如何為小型企業建立庫存管理應用程式

要建立庫存管理應用程式，先由四樣嘢開始：貨品列表、每個地點嘅每件貨品數量、每次庫存變動嘅紀錄（入貨、出貨、調整，並附原因），以及按補貨水平設定嘅低庫存提示。AI 應用程式生成工具可以根據一段簡單描述建立數據庫、畫面同提示。最重要嘅設計決定，係記錄每次變動，而唔係只係覆寫一個數目，因為正係呢段歷史紀錄令你可以信任個數字。

點解小型企業會自己建立

大部分小型企業都係用試算表開始記錄庫存，而呢個方法行得通，直至行唔通為止。通常會喺以下情況出現問題：

• 幾個人更新同一份試算表，互相覆蓋對方嘅改動
• 冇人知道數字點解改變，或者邊個改咗
• 貨品喺冇人留意到之前已經售罄
• 貨品存放喺多過一個地方（店舖、後倉、貨車、第二個分店）
• 份試算表已經累積咗成段使用說明

市面上有現成嘅庫存軟件，而且通常係最合適嘅答案（參閱本指南末段）。人哋會自己建立，通常係因為佢哋嘅貨品好特別（有有效期嘅批次、由其他貨品組成嘅成品、會歸還嘅租借物品）、佢哋只需要大型產品嘅一小部分功能，或者佢哋想要一個完全貼合團隊運作方式嘅系統。如果你由試算表轉過嚟，如何將試算表變成應用程式會係一份好有用嘅配套指南。

應用程式需要咩

核心數據

核心概念：庫存量係變動嘅結果。 每一次改動都要經過一筆變動紀錄，而手頭數量亦由呢啲紀錄更新。咁樣你自然就有審計紀錄，出錯時亦容易追查同撤銷。

核心畫面

• 貨品列表，附搜尋、類別篩選，以及「低庫存」篩選
• 貨品頁面，顯示每個地點嘅數量同近期變動
• 快速調整：入貨、出貨、地點之間轉移、記錄盤點
• 低庫存頁面：所有等於或低於補貨水平嘅貨品，按供應商分組
• 盤點模式，用於定期盤點，會將差額記錄為調整

之後如有需要再加

• **採購單：**向供應商開立訂單，然後按訂單收貨
• 食品、化妝品同藥物嘅批次同有效期
• 物料清單：由組件製成嘅成品，令出售一件成品時會減少多件組件嘅庫存
• **報表：**庫存價值、滯銷貨品、一段時間內嘅用量（參閱如何建立儀表板）
• 用手機相機掃描條碼

建立之前要決定嘅事

邊個係準確數據嘅來源

如果你透過網上商店或已經追蹤庫存嘅銷售點系統賣嘢，要決定邊個系統負責管理數量。如果兩套系統都可以改同一組數字，佢哋就會慢慢出現差異。可以有以下選擇：

1. 你嘅應用程式只管理商店唔追蹤嘅嘢（原材料、耗材、後倉庫存）。
2. 商店係數據來源；你嘅應用程式透過其 API 讀取數據，用於報表同提示。
3. 你嘅應用程式係數據來源，並將數量推送去商店。 功能最強大，但要做得正確亦最費功夫。

由選項 1 或 2 開始安全得多。

邊個可以做咩

對某啲員工隱藏成本價係常見要求；請喺你嘅首個提示詞入面講清楚。真正嘅權限需要應用程式登入，可參閱如何為應用程式加入登入。

手機定桌面

庫存工作通常係企住做：喺儲存室、送貨門口、貨車入面。調整同盤點畫面應該優先為手機而設計，按鈕要大，盡量減少打字。報表同貨品編輯則可以以桌面為主。

一步一步咁建立

第一步：整理現有數據

將你嘅試算表匯出，並喺匯入之前整理好：每行一件貨品、單位統一、SKU 唯一、冇合併儲存格。呢一步所花時間會比人哋預期長，但之後可以省返好多麻煩。

第二步：撰寫首個提示詞

描述業務、庫存、人員同變動：

為 Fern & Stone 建立一個庫存應用程式。佢係一間植物店，有店舖、後倉同送貨貨車。貨品有名稱、SKU、條碼、類別、單位、成本價、售價、供應商同補貨水平。按地點追蹤數量。每次改動都係一筆庫存變動，包括類型（入貨、售出、損壞、盤點、轉移）、數量、備註、用戶同時間，絕對唔可以直接編輯數量。畫面：可搜尋嘅貨品列表（附低庫存篩選）、顯示每個地點庫存同變動歷史嘅貨品頁面、適合手機使用嘅快速調整畫面，以及按供應商分組嘅低庫存頁面。員工睇唔到成本價，經理睇得到。使用資料庫，設計要簡潔快速。容許我由 CSV 檔案匯入貨品。

第三步：匯入同檢查

匯入已整理好嘅 CSV，然後隨機抽查十件貨品，對照實際情況。錯誤嘅起始庫存會由第一日就削弱大家對應用程式嘅信心，所以喺你切換嗰日，要對最重要嘅貨品做一次實際盤點。

第四步：測試變動

入貨、售出一些、將一件標記為損壞、將部分轉去貨車、做一次盤點並發現兩件唔見咗。檢查每件貨品嘅歷史紀錄是否正確講述咗發生嘅事，以及數量是否吻合。試吓將數量減到負數，然後決定應該攔截定只係標記。

第五步：加入提示同報表

基本功能運作正常之後，人哋通常第一個會要求低庫存電郵，或者每日發俾經理嘅摘要。呢個需要電郵服務商同排程工作。之後可以加入簡單嘅庫存價值報表，以及一份 90 日內冇移動過嘅貨品清單。

第六步：先喺一個地點推行

先喺一個地方用兩星期，修正用起嚟唔順手嘅地方，然後再擴展。最大嘅風險唔係出 bug，而係員工因為應用程式比較慢而重新用返試算表。

常見錯誤

• 只儲存現有數量。 冇變動紀錄，你就答唔到「點解呢個數唔啱？」
• 任何人都可以改任何嘢。 補貨水平打錯字，或者刪除咗一件貨品，可能要幾個星期先被發現。
• 忽略單位。 採購以每盒 12 件計，但銷售以單件計，就必須有清晰規則，否則數量會相差 12 倍。
• 調整畫面欄位太多。 如果記錄一次送貨要一分鐘，人哋就唔會做。
• 先建立商店雙向同步。 先令應用程式獨立取得信任，然後才連接其他嘢。
• 當成會計處理。 為稅務而計算存貨價值（先入先出、加權平均）有其規則；喺依賴應用程式數字處理帳目之前，請先向會計師查證。

幾時用現成產品更好

• 你主要透過一個平台賣嘢，例如 Shopify 或 Square。佢哋內建嘅庫存功能可能已經涵蓋你所需，並且同你嘅銷售直接連結。
• 你需要庫存同會計緊密相連。 會計軟件同專為與其整合而設計嘅庫存產品，可以省卻大量對賬工夫。
• 你有倉庫營運，涉及揀貨、包裝、運單同多個銷售渠道。專門嘅庫存同倉庫系統就係為咁嘅情況而設計。

如果你嘅庫存唔啱用呢啲產品，或者你只需要一個大型系統嘅一小部分功能卻要為整個系統付費，或者真正需要管理嘅係庫存周邊嘅流程（審批、工作單、租借歸還），咁就應該自己建立。我哋有關小型企業自建與購買軟件嘅指南會講解當中嘅取捨。

用 Mythex 建立

Mythex 係一個 AI 應用程式生成工具：你描述庫存、地點同人員，它就會喺即時預覽中建立應用程式，並為貨品、地點同變動加入一個數據庫到項目中。你可以附上你而家使用嘅試算表截圖，令它睇到你嘅欄位，並要求匯入 CSV。貨品相片會使用項目嘅檔案儲存。如果你嘅商店或銷售點系統有 API，你可以將其金鑰儲存喺項目機密入面，並要求 Mythex 從中讀取數據。Mythex 並無內建嘅員工登入系統，所以應用程式帳戶同角色需要使用你選擇嘅認證函式庫或服務商。建立內部工具同建立 CRUD 應用程式嘅文件頁面都是好嘅起點。

如果想要一個可以自行修改嘅首個提示詞，可以打開庫存追蹤器範本，或者閱讀更廣泛嘅如何建立內部工具指南。

常見問題