วิธีสร้างแอปจัดการสินค้าคงคลังสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การสร้างแอปจัดการสินค้าคงคลังเริ่มจากสี่สิ่ง: รายการสินค้า จำนวนของแต่ละสินค้าในแต่ละตำแหน่ง บันทึกการเคลื่อนไหวของสต็อกทุกครั้ง (เข้า ออก ปรับ พร้อมเหตุผล) และการแจ้งเตือนสินค้าใกล้หมดตามระดับสั่งซื้อซ้ำ ตัวสร้างแอป AI สามารถสร้างฐานข้อมูล หน้าจอ และการแจ้งเตือนจากคำอธิบายธรรมดาได้ การตัดสินใจออกแบบที่สำคัญที่สุดคือการบันทึกการเคลื่อนไหว แทนที่จะเขียนทับจำนวนเพียงอย่างเดียว เพราะประวัตินั่นเองที่ทำให้คุณเชื่อถือตัวเลขได้

ทำไมธุรกิจขนาดเล็กจึงสร้างเอง

ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่เริ่มติดตามสต็อกในสเปรดชีต ซึ่งใช้ได้จนกว่าจะใช้ไม่ได้ จุดที่มักพังมีดังนี้:

• หลายคนอัปเดตชีตและทับข้อมูลกัน
• ไม่มีใครบอกได้ว่าทำไมจำนวนจึงเปลี่ยน หรือใครเป็นคนเปลี่ยน
• สินค้าหมดโดยที่ไม่มีใครสังเกตจนกว่าจะสาย
• สินค้าอยู่หลายที่ (หน้าร้าน ห้องหลังร้าน รถตู้ สาขาที่สอง)
• ชีตโตขึ้นจนมีคำแนะนำการใช้งานของตัวเอง

ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังสำเร็จรูปมีอยู่และมักเป็นคำตอบที่ถูกต้อง (ดูตอนท้ายของคู่มือนี้) คนสร้างเองเมื่อสินค้าของพวกเขาพิเศษ (ล็อตที่มีวันหมดอายุ สินค้าที่ทำจากสินค้าอื่น ของเช่าที่ต้องคืน) เมื่อพวกเขาต้องการใช้เพียงส่วนเล็กๆ ของผลิตภัณฑ์ขนาดใหญ่ หรือเมื่อต้องการให้เข้ากับวิธีทำงานของทีมอย่างแม่นยำ หากคุณกำลังย้ายจากสเปรดชีต วิธีเปลี่ยนสเปรดชีตเป็นแอป เป็นคู่มือที่มีประโยชน์

แอปต้องมีอะไรบ้าง

ข้อมูลหลัก

แนวคิดสำคัญคือ ระดับสต็อกคือผลลัพธ์ของการเคลื่อนไหว ทุกการเปลี่ยนแปลงต้องผ่านบันทึกการเคลื่อนไหว และจำนวนที่มีอยู่จะถูกอัปเดตจากบันทึกนั้น ซึ่งให้ประวัติการตรวจสอบมาฟรีๆ และทำให้ตามรอยและย้อนความผิดพลาดได้ง่าย

หน้าจอหลัก

• รายการสินค้า พร้อมการค้นหา ตัวกรองหมวดหมู่ และตัวกรอง "สินค้าใกล้หมด"
• หน้าสินค้า แสดงจำนวนในแต่ละตำแหน่งและการเคลื่อนไหวล่าสุด
• ปรับด่วน รับสต็อก นำสต็อกออก ย้ายระหว่างตำแหน่ง หรือบันทึกการนับ
• มุมมองสินค้าใกล้หมด ทุกอย่างที่อยู่ที่หรือต่ำกว่าระดับสั่งซื้อซ้ำ จัดกลุ่มตามซัพพลายเออร์
• โหมดนับสต็อก สำหรับการนับเป็นระยะ ซึ่งบันทึกส่วนต่างเป็นการปรับยอด

ภายหลัง หากคุณต้องการ

• ใบสั่งซื้อ: สร้างใบสั่งซื้อถึงซัพพลายเออร์ แล้วบันทึกการรับสินค้าเทียบกับใบนั้น
• ล็อตและวันหมดอายุ สำหรับอาหาร เครื่องสำอาง และยา
• ใบรายการวัตถุดิบ (BOM): สินค้าสำเร็จรูปที่ทำจากส่วนประกอบ ทำให้การขายหนึ่งชิ้นลดสต็อกของส่วนประกอบหลายตัว
• รายงาน: มูลค่าสต็อก สินค้าที่เคลื่อนไหวช้า การใช้งานตามเวลา (ดู วิธีสร้างแดชบอร์ด)
• การสแกนบาร์โค้ด ด้วยกล้องโทรศัพท์

การตัดสินใจก่อนสร้าง

ใครคือแหล่งข้อมูลหลัก

หากคุณขายผ่านร้านออนไลน์หรือระบบ POS ที่จัดการสต็อกอยู่แล้ว ให้ตัดสินใจว่าระบบใดเป็นเจ้าของตัวเลข ระบบสองตัวที่แก้ตัวเลขชุดเดียวกันจะคลาดเคลื่อนไปคนละทาง ทางเลือกมีดังนี้:

1. แอปของคุณใช้เฉพาะสิ่งที่ร้านไม่ได้ติดตาม (วัตถุดิบ เครื่องใช้สิ้นเปลือง สต็อกหลังร้าน)
2. ร้านเป็นแหล่งข้อมูล แอปอ่านจากร้าน เพื่อใช้ทำรายงานและการแจ้งเตือนผ่าน API ของร้าน
3. แอปของคุณเป็นแหล่งข้อมูล และส่งตัวเลขไปยังร้าน ทรงพลังที่สุด และต้องทำให้ถูกต้องมากที่สุด

การเริ่มจากตัวเลือกที่ 1 หรือ 2 ปลอดภัยกว่ามาก

ใครทำอะไรได้บ้าง

การซ่อนราคาต้นทุนจากพนักงานบางคนเป็นข้อกำหนดที่พบบ่อย ให้ระบุไว้ในพรอมต์แรก สิทธิ์จริงต้องมีการล็อกอินเข้าแอป ซึ่งอธิบายไว้ใน วิธีเพิ่มการล็อกอินให้แอปของคุณ

โทรศัพท์หรือเดสก์ท็อป

งานสต็อกมักทำขณะยืน: ในห้องเก็บของ ที่ประตูรับของ บนรถตู้ ออกแบบหน้าปรับยอดและหน้านับสต็อกให้ใช้โทรศัพท์เป็นหลัก ปุ่มใหญ่ และพิมพ์น้อยที่สุด หน้ารายงานและการแก้ไขสินค้าออกแบบให้ใช้บนเดสก์ท็อปเป็นหลักได้

สร้างทีละขั้นตอน

ขั้นที่ 1: ทำความสะอาดข้อมูลปัจจุบันของคุณ

ส่งออกสเปรดชีตและจัดให้เรียบร้อยก่อนนำเข้า: หนึ่งแถวต่อหนึ่งสินค้า หน่วยสม่ำเสมอ SKU ไม่ซ้ำกัน และไม่มีเซลล์ที่รวมกัน ขั้นตอนนี้ใช้เวลามากกว่าที่คนคาดไว้ แต่จะช่วยประหยัดปัญหาในภายหลังได้มาก

ขั้นที่ 2: เขียนพรอมต์แรก

อธิบายธุรกิจ สต็อก คน และการเคลื่อนไหว:

สร้างแอปสินค้าคงคลังสำหรับ Fern & Stone ร้านต้นไม้ที่มีหน้าร้าน ห้องหลังร้าน และรถตู้ส่งของ สินค้ามีชื่อ SKU บาร์โค้ด หมวดหมู่ หน่วย ราคาต้นทุน ราคาขาย ซัพพลายเออร์ และระดับสั่งซื้อซ้ำ ติดตามจำนวนแยกตามตำแหน่ง ทุกการเปลี่ยนแปลงคือการเคลื่อนไหวของสต็อกที่มีประเภท (รับเข้า ขาย เสียหาย นับ โอนย้าย) จำนวน หมายเหตุ ผู้ใช้ และเวลา ห้ามแก้ไขจำนวนโดยตรง หน้าจอ: รายการสินค้าที่ค้นหาได้พร้อมตัวกรองสินค้าใกล้หมด หน้าสินค้าพร้อมสต็อกแยกตามตำแหน่งและประวัติการเคลื่อนไหว หน้าปรับด่วนที่ใช้งานบนโทรศัพท์ได้ และหน้าสินค้าใกล้หมดจัดกลุ่มตามซัพพลายเออร์ พนักงานดูราคาต้นทุนไม่ได้ ผู้จัดการดูได้ ใช้ฐานข้อมูล ดีไซน์เรียบง่ายและรวดเร็ว ให้ฉันนำเข้าสินค้าจากไฟล์ CSV

ขั้นที่ 3: นำเข้าและตรวจสอบ

นำเข้า CSV ที่ทำความสะอาดแล้ว จากนั้นตรวจสินค้าสิบรายการเทียบกับของจริง จำนวนเริ่มต้นที่ผิดจะทำลายความเชื่อมั่นในแอปตั้งแต่วันแรก ดังนั้นให้นับสินค้าสำคัญของคุณจริงๆ ในวันที่เปลี่ยนระบบ

ขั้นที่ 4: ทดสอบการเคลื่อนไหว

รับสต็อกเข้า ขายบางส่วน ทำให้ชิ้นหนึ่งเสียหาย ย้ายบางส่วนไปรถตู้ ทำการนับที่พบว่าหายไปสองชิ้น ตรวจว่าประวัติของแต่ละสินค้าเล่าเรื่องได้ถูกต้อง และจำนวนตรงกัน ลองทำให้จำนวนต่ำกว่าศูนย์แล้วตัดสินใจว่าควรบล็อกหรือแค่แจ้งเตือน

ขั้นที่ 5: เพิ่มการแจ้งเตือนและรายงาน

อีเมลแจ้งสินค้าใกล้หมดหรือสรุปรายวันสำหรับผู้จัดการมักเป็นสิ่งแรกที่คนขอหลังจากพื้นฐานทำงานได้ ต้องใช้ผู้ให้บริการอีเมลและงานที่ตั้งเวลาไว้ หลังจากนั้นอาจเพิ่มรายงานมูลค่าสต็อกอย่างง่ายและรายการที่ไม่มีการเคลื่อนไหวในรอบ 90 วัน

ขั้นที่ 6: ใช้กับสถานที่เดียวก่อน

ใช้ในที่เดียวสองสามสัปดาห์ แก้จุดที่ไม่สะดวก แล้วค่อยขยาย ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดไม่ใช่บั๊ก แต่คือพนักงานกลับไปใช้สเปรดชีตเพราะแอปช้ากว่า

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• เก็บเฉพาะจำนวนปัจจุบัน หากไม่มีการเคลื่อนไหว คุณจะตอบคำถาม "ทำไมตัวเลขนี้ผิด" ไม่ได้
• ให้ใครก็แก้อะไรก็ได้ การพิมพ์ผิดในระดับสั่งซื้อซ้ำหรือการลบสินค้าอาจไม่ถูกสังเกตเป็นสัปดาห์
• ไม่สนใจหน่วย การซื้อเป็นกล่องละ 12 ชิ้นแต่ขายเป็นชิ้นเดียวต้องมีกฎที่ชัดเจน ไม่งั้นตัวเลขจะคลาดเคลื่อนเป็น 12 เท่า
• มีฟิลด์มากเกินไปในหน้าปรับยอด หากการบันทึกการรับของใช้เวลาหนึ่งนาที คนจะไม่ทำ
• สร้างการซิงค์สองทางกับร้านก่อน ทำให้แอปเป็นที่เชื่อถือได้ด้วยตัวเองก่อน แล้วค่อยเชื่อมกับอย่างอื่น
• มองว่าเป็นบัญชี การประเมินมูลค่าสต็อกเพื่อภาษี(FIFO, ค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก) มีกฎของตัวเอง ควรตรวจสอบกับนักบัญชีก่อนพึ่งตัวเลขจากแอปสำหรับบัญชีของคุณ

เมื่อไรผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปดีกว่า

• คุณขายผ่านแพลตฟอร์มเดียวเป็นหลัก เช่น Shopify หรือ Square ฟีเจอร์สินค้าคงคลังในตัวของพวกเขาอาจครอบคลุมสิ่งที่คุณต้องการ และเชื่อมกับยอดขายอยู่แล้ว
• คุณต้องการสินค้าคงคลังที่ผูกแน่นกับบัญชี ซอฟต์แวร์บัญชีและผลิตภัณฑ์สินค้าคงคลังที่ออกแบบมาให้เชื่อมกันจะช่วยประหยัดการกระทบยอดได้มาก
• คุณมีการดำเนินงานคลังสินค้า ที่มีการหยิบ แพ็ก ฉลากจัดส่ง และหลายช่องทางการขาย ระบบคลังสินค้าและสินค้าคงคลังเฉพาะทางถูกสร้างมาสำหรับงานแบบนั้น

ควรสร้างเองเมื่อสต็อกของคุณไม่เข้ากับผลิตภัณฑ์เหล่านั้น เมื่อคุณต้องจ่ายค่าระบบขนาดใหญ่เพื่อใช้เพียงส่วนเล็กๆ หรือเมื่อกระบวนการรอบๆ สต็อก (การอนุมัติ ใบงาน การคืนของเช่า) คือสิ่งที่คุณต้องจัดการจริงๆ ดู การสร้างเทียบกับการซื้อซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สำหรับการแลกเปลี่ยนนี้

การสร้างด้วย Mythex

Mythex เป็นตัวสร้างแอป AI คุณอธิบายสต็อก ตำแหน่ง และคน แล้วระบบจะสร้างแอปในพรีวิวสด พร้อมเพิ่มฐานข้อมูลให้โปรเจกต์สำหรับสินค้า ตำแหน่ง และการเคลื่อนไหว คุณแนบภาพหน้าจอของสเปรดชีตที่ใช้อยู่ตอนนี้เพื่อให้เห็นคอลัมน์ของคุณ และขอให้นำเข้าเป็น CSV ได้ รูปสินค้าใช้ที่เก็บไฟล์ของโปรเจกต์ หากร้านหรือ POS ของคุณมี API คุณเก็บคีย์ไว้ในความลับของโปรเจกต์และขอให้ Mythex อ่านข้อมูลจากนั้นได้ ไม่มีระบบล็อกอินในตัวสำหรับพนักงานของคุณ บัญชีแอปและบทบาทจึงใช้ไลบรารีหรือผู้ให้บริการด้านการยืนยันตัวตนที่คุณเลือก เอกสาร การสร้างเครื่องมือภายใน และ การสร้างแอป CRUD เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

สำหรับพรอมต์แรกที่แก้ไขได้ ลองเปิด เทมเพลตตัวติดตามสินค้าคงคลัง หรืออ่านคู่มือกว้างๆ เรื่อง วิธีสร้างเครื่องมือภายใน

คำถาม