Ako vytvoriť aplikáciu na správu zásob pre malú firmu

Na vytvorenie aplikácie na správu zásob začnite so štyrmi vecami: zoznamom položiek, množstvom každej položky na každej lokalite, záznamom každého pohybu zásob (príjem, výdaj, úprava, s dôvodom) a upozorneniami na nízky stav podľa bodu znovuobjednania. AI tvorca aplikácií dokáže vytvoriť databázu, obrazovky a upozornenia z jednoduchého opisu. Návrhové rozhodnutie, na ktorom najviac záleží, je zaznamenávať pohyby namiesto prepisovania počtu, lebo práve táto história vám dáva dôveru v čísla.

Prečo si malé firmy vytvárajú vlastné riešenie

Väčšina malých firiem začína sledovať zásoby v tabuľke, a to funguje, kým nezlyhá. Bežné body zlomu:

• Viacero ľudí tabuľku upravuje a navzájom si prepisujú zmeny
• Nikto nevie, prečo sa počet zmenil alebo kto ho zmenil
• Niečo dôjde skôr, než si to niekto všimne
• Zásoby sú na viacerých miestach (predajňa, zadná miestnosť, dodávka, druhá prevádzka)
• Tabuľka obrástla pokynmi, ako sa má používať

Hotový softvér na zásoby existuje a je často správnou odpoveďou (pozri koniec tohto sprievodcu). Ľudia si vytvárajú vlastný, keď sú ich zásoby nezvyčajné (šarže s dátumami spotreby, položky vyrobené z iných položiek, požičiavané veci, ktoré sa vracajú), keď potrebujú len zlomok veľkého produktu alebo keď chcú, aby to presne zodpovedalo tomu, ako ich tím pracuje. Ak prichádzate z tabuľky, užitočným sprievodcom je ako premeniť tabuľku na aplikáciu.

Čo aplikácia potrebuje

Základné dáta

Kľúčová myšlienka: stav zásob je výsledkom pohybov. Každá zmena prejde cez záznam pohybu a množstvo na sklade sa z neho aktualizuje. Dostanete tak auditnú stopu zadarmo a chyby sa ľahko vysledujú a vrátia späť.

Hlavné obrazovky

• Zoznam položiek s vyhľadávaním, filtrom kategórií a filtrom „nízky stav“
• Stránka položky s množstvom na každej lokalite a nedávnymi pohybmi
• Rýchla úprava: prijať zásoby, odobrať zásoby, presunúť medzi lokalitami, zapísať počet
• Zobrazenie nízkeho stavu: všetko na alebo pod bodom znovuobjednania, zoskupené podľa dodávateľa
• Režim inventúry na pravidelné počítanie, ktorý rozdiel zaznamená ako úpravu

Neskôr, ak ich budete potrebovať

• Objednávky dodávateľom: vytvoriť objednávku dodávateľovi a potom prijať tovar na jej základe
• Šarže a dátumy spotreby pre potraviny, kozmetiku a lieky
• Kusovník: hotový výrobok vyrobený zo súčiastok, takže jeho predaj zníži viacero položiek
• Reporty: hodnota zásob, pomaly sa pohybujúce položky, spotreba v čase (pozri ako vytvoriť dashboard)
• Skenovanie čiarových kódov fotoaparátom telefónu

Rozhodnutia pred vytvorením

Kto je zdroj pravdy

Ak predávate cez online obchod alebo pokladničný systém, ktorý už sleduje zásoby, rozhodnite, ktorý systém vlastní počet. Dva systémy, ktoré upravujú tie isté čísla, sa rozídu. Možnosti:

1. Vaša aplikácia slúži len na veci, ktoré obchod nesleduje (suroviny, spotrebný materiál, zásoby v zadnej miestnosti).
2. Zdrojom je obchod; vaša aplikácia ho číta na reporty a upozornenia cez jeho API.
3. Zdrojom je vaša aplikácia a posiela počty do obchodu. Najsilnejšie, a najviac práce na to, aby to fungovalo správne.

Začať s možnosťou 1 alebo 2 je oveľa bezpečnejšie.

Kto môže čo robiť

Skrytie nákupných cien pred niektorými zamestnancami je bežná požiadavka; uveďte ju už v prvom zadaní. Skutočné oprávnenia vyžadujú prihlásenie do aplikácie, ktoré je popísané v ako pridať prihlásenie do aplikácie.

Telefón alebo počítač

Práca so zásobami sa robí v stoji: v sklade, pri dverách pre doručenia, vo dodávke. Obrazovky na úpravu a počítanie navrhnite najskôr pre telefón, s veľkými tlačidlami a čo najmenším písaním. Reporty a úpravu položiek môžete navrhnúť najskôr pre počítač.

Postup budovania krok za krokom

Krok 1: Vyčistite si súčasné dáta

Exportujte tabuľku a upravte ju pred importom: jeden riadok na položku, konzistentné jednotky, jedinečné SKU, žiadne zlúčené bunky. Trvá to dlhšie, než ľudia očakávajú, ale ušetrí veľa problémov neskôr.

Krok 2: Napíšte prvé zadanie

Opíšte firmu, zásoby, ľudí a pohyby:

Vytvor aplikáciu na zásoby pre Fern & Stone, kvetinárstvo s predajnou miestnosťou, zadnou miestnosťou a dodávkou. Položky majú názov, SKU, čiarový kód, kategóriu, jednotku, nákupnú cenu, predajnú cenu, dodávateľa a bod znovuobjednania. Sleduj množstvo podľa lokality. Každá zmena je pohyb zásob s typom (prijaté, predané, poškodené, spočítané, presunuté), množstvom, poznámkou, používateľom a časom — množstvá nikdy neupravuj priamo. Obrazovky: vyhľadávateľný zoznam položiek s filtrom nízkeho stavu, stránka položky so zásobami podľa lokality a históriou pohybov, rýchla úprava vhodná pre telefón a stránka nízkeho stavu zoskupená podľa dodávateľa. Zamestnanci nevidia nákupné ceny; manažéri áno. Použi databázu, jednoduchý a rýchly dizajn. Nech sa položky importujú z CSV súboru.

Krok 3: Importujte a skontrolujte

Importujte vyčistené CSV a overte desať položiek oproti realite. Nesprávne počiatočné počty podkopú dôveru v aplikáciu od prvého dňa, preto v deň prechodu spočítajte skutočne tie najdôležitejšie položky.

Krok 4: Otestujte pohyby

Prijmite zásoby, predajte niečo, jednu položku označte ako poškodenú, presuňte časť do dodávky, urobte inventúru, ktorá nájde dva chýbajúce kusy. Skontrolujte, či história každej položky rozpráva správny príbeh a či množstvo sedí. Vyskúšajte, či sa dá množstvo dostať pod nulu, a rozhodnite, či to má byť zablokované alebo len označené.

Krok 5: Pridajte upozornenia a reporty

Upozornenie e-mailom na nízky stav alebo denný súhrn pre manažéra je zvyčajne prvá vec, o ktorú ľudia žiadajú, keď základy fungujú. Potrebuje poskytovateľa e-mailov a naplánovanú úlohu. Potom prichádza jednoduchý report o hodnote zásob a zoznam položiek, ktoré sa nepohli 90 dní.

Krok 6: Spustite najprv na jednej lokalite

Používajte to na jednom mieste pár týždňov, opravte, čo je nepohodlné, a potom rozšírte. Najväčšie riziko nie je chyba; je to to, že zamestnanci sa vrátia k tabuľke, lebo aplikácia je pomalšia.

Časté chyby

• Ukladanie iba aktuálneho množstva. Bez pohybov nedokážete odpovedať na otázku „prečo je to zle?“
• Dovoliť komukoľvek upravovať čokoľvek. Preklep v bode znovuobjednania alebo vymazaná položka môžu zostať bez povšimnutia týždne.
• Ignorovanie jednotiek. Nákup v baleniach po 12 kusoch a predaj jednotlivo potrebuje jasné pravidlo, inak budú počty chybné o faktor 12.
• Priveľa polí na obrazovke úpravy. Ak zapísanie dodávky trvá minútu, ľudia to robiť nebudú.
• Budovanie obojsmernej synchronizácie so obchodom ako prvé. Najprv získajte dôveru v aplikáciu samostatne, až potom ju niečím prepájajte.
• Zaobchádzanie s ňou ako s účtovníctvom. Ocenenie zásob na daňové účely (FIFO, vážený priemer) má pravidlá; pred spoliehaním sa na čísla z aplikácie pre vaše účty sa poraďte s účtovníkom.

Kedy je lepší hotový produkt

• Predávate hlavne cez jednu platformu ako Shopify alebo Square. Ich vstavané funkcie pre zásoby môžu pokryť to, čo potrebujete, už prepojené s vaším predajom.
• Potrebujete zásoby úzko späté s účtovníctvom. Účtovný softvér a produkty na zásoby navrhnuté na prepojenie s ním ušetria veľa zúčtovania.
• Máte skladovú prevádzku s vychystávaním, balením, prepravnými štítkami a viacerými predajnými kanálmi. Na to sú určené dedikované systémy pre zásoby a sklady.

Vytvorte si vlastné riešenie, keď sa vaše zásoby do týchto produktov nezmestia, keď by ste platili za veľký systém kvôli malej časti, ktorú použijete, alebo keď je to, čo potrebujete spravovať, proces okolo zásob (schválenia, pracovné listy, vrátenia požičaného). Náš sprievodca vlastný vývoj či kúpa softvéru pre malé firmy popisuje tento kompromis.

Vytvorenie s Mythex

Mythex je AI tvorca aplikácií: opíšete zásoby, lokality a ľudí a on postaví aplikáciu v živom náhľade a pridá databázu pre položky, lokality a pohyby. Môžete priložiť snímku obrazovky tabuľky, ktorú používate dnes, aby videl vaše stĺpce, a požiadať o import CSV. Fotky položiek používajú úložisko súborov projektu. Ak má váš obchod alebo POS API, môžete jeho kľúč uložiť ako tajomstvo projektu a požiadať Mythex, aby z neho čítal. Nemá vstavaný systém prihlasovania pre vaših zamestnancov, takže účty a roly používajú knižnicu alebo poskytovateľa autentifikácie podľa vášho výberu. Dokumentačné stránky o vytváraní interného nástroja a vytváraní CRUD aplikácie sú dobrým východiskom.

Na prvé zadanie, ktoré môžete upraviť, otvorte šablónu tracker zásob, alebo si prečítajte širší sprievodca ako vytvoriť interný nástroj.

Otázky