Kako napraviti aplikaciju za upravljanje zalihama za malu firmu

Da biste napravili aplikaciju za upravljanje zalihama, krenite od četiri stvari: spiska artikala, količine svakog artikla u svakoj lokaciji, dnevnika svakog kretanja robe (ulaz, izlaz, korekcija, uz razlog) i upozorenja za niske zalihe zasnovanih na nivou za ponovno naručivanje. AI alat za izradu aplikacija može da napravi bazu podataka, ekrane i upozorenja iz običnog opisa. Izbor dizajna koji najviše važi jeste beleženje kretanja, a ne samo prepisivanje brojanja, jer je ta istorija ono što vam omogućava da verujete brojkama.

Zašto male firme prave sopstvena rešenja

Većina malih firmi počinje da prati zalihe u tabeli, i to radi dok ne prestane. Uobičajene tačke pucanja:

• Više ljudi ažurira tabelu i jedni drugima prepisuju izmene
• Niko ne može da kaže zašto se brojka promenila ili ko ju je promenio
• Nešto ponestane pre nego što iko primeti
• Roba je na više mesta (prodajni prostor, magacin, kombi, drugi objekat)
• Tabela je dobila uputstva o tome kako se koristi

Gotov softver za zalihe postoji i često je pravi odgovor (pogledajte kraj ovog vodiča). Ljudi prave sopstveni kada su njihove zalihe neobične (serije sa rokovima trajanja, artikli napravljeni od drugih artikala, iznajmljena oprema koja se vraća), kada im treba samo deo velikog proizvoda ili kada žele da se uklopi tačno u način na koji njihov tim radi. Ako dolazite iz tabele, kako pretvoriti tabelu u aplikaciju je koristan pratilac.

Šta aplikacija treba da ima

Osnovni podaci

Ključna ideja: nivo zaliha je rezultat kretanja. Svaka promena prolazi kroz zapis o kretanju, a količina na stanju se ažurira iz njega. Tako dobijate revizijski trag bez dodatnog truda i greške je lako pratiti i poništiti.

Osnovni ekrani

• Lista artikala sa pretragom, filterom po kategoriji i filterom „niske zalihe”
• Stranica artikla sa količinom po lokaciji i nedavnim kretanjima
• Brza korekcija: prijem robe, uklanjanje robe, premeštanje između lokacija, unos brojanja
• Prikaz niskih zaliha: sve na nivou ili ispod nivoa za ponovno naručivanje, grupisano po dobavljaču
• Režim popisa zaliha za periodična brojanja, koji razliku beleži kao korekciju

Kasnije, ako su vam potrebni

• Narudžbenice: kreiranje porudžbine dobavljaču, pa prijem robe prema njoj
• Serije i rokovi trajanja za hranu, kozmetiku i lekove
• Sastavnica (bill of materials): gotov proizvod napravljen od komponenti, tako da prodaja jednog smanjuje više sastavnih delova
• Izveštaji: vrednost zaliha, artikli koji sporo izlaze, potrošnja tokom vremena (pogledajte kako napraviti dashboard)
• Skeniranje barkodova kamerom telefona

Odluke pre izrade

Ko je izvor istine

Ako prodajete preko online prodavnice ili sistema za prodaju na mestu koji već prati zalihe, odlučite koji sistem vodi brojanje. Dva sistema koja istovremeno menjaju iste brojke će se razići. Opcije:

1. Vaša aplikacija je samo za stvari koje prodavnica ne prati (sirovine, potrošni materijal, zalihe u magacinu).
2. Prodavnica je izvor, a vaša aplikacija čita iz nje za izveštaje i upozorenja preko njenog API-ja.
3. Vaša aplikacija je izvor i šalje brojke prodavnici. Najmoćnije i najviše posla da se ispravno uradi.

Početak sa opcijom 1 ili 2 mnogo je bezbedniji.

Ko šta sme da radi

Skrivanje nabavnih cena od dela osoblja čest je zahtev; navedite to u prvom promptu. Prave dozvole zahtevaju prijavu u aplikaciju, što je obrađeno u kako dodati prijavu u vašu aplikaciju.

Telefon ili računar

Rad sa zalihama obavlja se u stojećem položaju: u magacinu, na vratima za isporuku, u kombiju. Ekrane za korekciju i popis projektujte prvo za telefon, sa velikim dugmićima i što manje kucanja. Izveštaji i izmena artikala mogu biti prvenstveno za računar.

Izrada korak po korak

Korak 1: Očistite trenutne podatke

Izvezite tabelu i sredite je pre uvoza: jedan red po artiklu, dosledne jedinice, jedinstvene šifre, bez spojenih ćelija. Ovo traje duže nego što ljudi očekuju, i kasnije uštedi mnogo muke.

Korak 2: Napišite prvi prompt

Opišite posao, zalihe, ljude i kretanja:

Napravi aplikaciju za zalihe za Fern & Stone, prodavnicu biljaka sa prodajnim prostorom, magacinom i kombijem za isporuku. Artikli imaju naziv, šifru (SKU), barkod, kategoriju, jedinicu, nabavnu cenu, prodajnu cenu, dobavljača i nivo za ponovno naručivanje. Prati količinu po lokaciji. Svaka promena je kretanje robe sa tipom (primljeno, prodato, oštećeno, prebrojano, preneseno), količinom, beleškom, korisnikom i vremenom — nikada ne menjaj količine direktno. Ekrani: pretraživa lista artikala sa filterom niskih zaliha, stranica artikla sa zalihama po lokaciji i istorijom kretanja, brzi ekran za korekciju prilagođen telefonu i stranica niskih zaliha grupisana po dobavljaču. Osoblje ne vidi nabavne cene; menadžeri vide. Koristi bazu podataka, jednostavan i brz dizajn. Uvezi artikle iz CSV fajla.

Korak 3: Uvezite i proverite

Uvezite očišćeni CSV, pa proverite deset artikala naspram stvarnog stanja. Pogrešne početne količine podrivaju poverenje u aplikaciju od prvog dana, zato uradite stvarno brojanje svojih najvažnijih artikala dan kada prelazite.

Korak 4: Testirajte kretanja

Primite robu, prodajte deo, jedan artikal označite kao oštećen, premestite deo u kombi, uradite brojanje koje pronalazi dva nestala. Proverite da istorija svakog artikla pravilno prikazuje priču i da količina odgovara. Pokušajte da količina padne ispod nule i odlučite da li to treba blokirati ili označiti.

Korak 5: Dodajte upozorenja i izveštaje

Upozorenje za niske zalihe putem emaila ili dnevni pregled za menadžera obično je prva stvar koju ljudi traže kada osnove rade. Za to je potreban provajder za email i zakazan posao. Posle toga, jednostavan izveštaj o vrednosti zaliha i spisak artikala koji se nisu kretali 90 dana.

Korak 6: Prvo uvedite na jednoj lokaciji

Koristite je na jednom mestu nekoliko nedelja, popravite šta je nezgodno, pa proširite. Najveći rizik nije greška; to je osoblje koje se vraća tabeli jer je aplikacija sporija.

Česte greške

• Čuvanje samo trenutne količine. Bez kretanja ne možete da odgovorite na pitanje „zašto je ovo pogrešno?”
• Dozvoljavanje svima da menjaju sve. Tipkarska greška u nivou za ponovno naručivanje ili obrisan artikal mogu proći nezapaženo nedeljama.
• Zanemarivanje jedinica. Kupovina u kutijama od 12 i prodaja pojedinačno zahteva jasno pravilo, inače će brojke biti pogrešne za faktor 12.
• Previše polja na ekranu za korekciju. Ako beleženje isporuke traje minut, ljudi to neće raditi.
• Prvo pravljenje dvosmerne sinhronizacije sa prodavnicom. Neka aplikacija prvo stekne poverenje sama, pa je povežite sa čime god.
• Tretiranje kao računovodstvo. Procena zaliha za poreske svrhe (FIFO, ponderisani prosek) ima pravila; proverite sa knjigovođom pre nego što se oslonite na brojke aplikacije za svoje račune.

Kada je gotov proizvod bolji izbor

• Prodajete uglavnom preko jedne platforme, na primer Shopify ili Square. Njihove ugrađene funkcije za zalihe mogu pokriti ono što vam treba, već povezane sa prodajom.
• Treba vam da zalihe budu čvrsto povezane sa računovodstvom. Softver za računovodstvo i proizvodi za zalihe napravljeni da se integrišu s njim štede mnogo usklađivanja.
• Imate skladišno poslovanje sa komisioniranjem, pakovanjem, nalepnicama za slanje i više prodajnih kanala. Namenski sistemi za zalihe i skladišta za to su napravljeni.

Pravite sopstveno kada se vaše zalihe ne uklapaju u te proizvode, kada biste platili veliki sistem da biste koristili mali deo njega, ili kada je proces oko zaliha (odobrenja, radni nalozi, vraćanje iznajmljene opreme) ono što stvarno treba da vodite. Naš vodič o kupiti ili napraviti softver za male firme prolazi kroz taj kompromis.

Izrada uz Mythex

Mythex je AI alat za izradu aplikacija: opišete zalihe, lokacije i ljude, a on pravi aplikaciju u pregledu uživo, dodajući bazu podataka u projekat za artikle, lokacije i kretanja. Možete priložiti snimak ekrana tabele koju danas koristite da vidi vaše kolone i zatražiti CSV uvoz. Fotografije artikala koriste skladište fajlova projekta. Ako vaša prodavnica ili POS ima API, njen ključ možete sačuvati u tajnama projekta i tražiti da Mythex čita iz njega. Ne uključuje ugrađen sistem prijave za vaše osoblje, pa računi u aplikaciji i uloge koriste biblioteku ili provajdera za autentifikaciju koje vi izaberete. Stranice dokumentacije o izradi internog alata i izradi CRUD aplikacije su dobra polazna tačka.

Za prvi prompt koji možete da menjate, otvorite šablon trackera zaliha, ili pročitajte širi vodič o kako napraviti interni alat.

Pitanja