Kako napraviti aplikaciju za upravljanje zalihama za malu tvrtku

Za izradu aplikacije za upravljanje zalihama počnite s četiri stvari: popisom artikala, količinom svakog artikla na svakoj lokaciji, zapisnikom svakog kretanja zaliha (ulaz, izlaz, korekcija, s razlogom) i upozorenjima o niskim zalihama na temelju razine ponovne narudžbe. AI graditelj aplikacija može iz jednostavnog opisa izraditi bazu podataka, ekrane i upozorenja. Dizajnerska odluka koja najviše znači jest bilježenje kretanja umjesto samo prepisivanja broja, jer upravo ta povijest čini brojeve vjerodostojnima.

Zašto male tvrtke same grade

Većina malih tvrtki zalihe počne pratiti u tablici, što radi dok ne prestane raditi. Uobičajene točke loma:

• Više ljudi ažurira tablicu i prepisuje tuđe unose
• Nitko ne zna zašto se broj promijenio ili tko ga je promijenio
• Nešto ponestane prije nego što itko primijeti
• Zalihe su na više mjesta (prodajni prostor, skladište, kombi, druga lokacija)
• Tablica je narasla do te mjere da joj treba upute kako se koristi

Gotov softver za zalihe postoji i često je pravo rješenje (vidi kraj ovog vodiča). Ljudi grade vlastite kad su njihove zalihe neobične (serije s rokom trajanja, artikli napravljeni od drugih artikala, iznajmljena oprema koja se vraća), kad im treba samo dio velikog proizvoda ili kad žele da odgovara točno načinu na koji tim radi. Ako dolazite iz tablice, kako pretvoriti tablicu u aplikaciju koristan je pratitelj.

Što aplikacija treba

Osnovni podaci

Ključna ideja: razina zaliha je rezultat kretanja. Svaka promjena prolazi kroz zapis o kretanju, a količina na stanju ažurira se iz njega. To vam daje revizijski trag bez dodatnog truda i olakšava pronalaženje i poništavanje grešaka.

Osnovni ekrani

• Popis artikala s pretragom, filterom kategorije i filterom „niske zalihe“
• Stranica artikla s količinom po lokaciji i nedavnim kretanjima
• Brza korekcija: zaprimi zalihe, ukloni zalihe, premjesti između lokacija, zabilježi prebrojavanje
• Prikaz niskih zaliha: sve na ili ispod razine ponovne narudžbe, grupirano po dobavljaču
• Način prebrojavanja za periodična prebrojavanja, koji razliku bilježi kao korekciju

Kasnije, ako ih trebate

• Narudžbenice: narudžba dobavljaču, a zatim primka prema njoj
• Serije i rokovi trajanja za hranu, kozmetiku i lijekove
• Sastavnica (BOM): gotov proizvod napravljen od komponenti, pa prodaja jednog smanjuje više sastavnih dijelova
• Izvješća: vrijednost zaliha, sporo prodavani artikli, potrošnja kroz vrijeme (vidi kako napraviti nadzornu ploču)
• Skeniranje barkodova kamerom telefona

Odluke prije izrade

Tko je izvor istine

Ako prodajete kroz internetsku trgovinu ili sustav za prodajna mjesta (POS) koji već prati zalihe, odlučite koji sustav vodi brojeve. Dva sustava koja uređuju iste brojeve s vremenom će se razići. Mogućnosti:

1. Vaša aplikacija služi samo za ono što trgovina ne prati (sirovine, potrošni materijal, zalihe u skladištu).
2. Trgovina je izvor, a vaša aplikacija čita iz nje za izvješća i upozorenja putem njezinog API-ja.
3. Vaša aplikacija je izvor i šalje brojeve trgovini. Najmoćnije, i najviše posla da bi bilo ispravno.

Početak s opcijom 1 ili 2 puno je sigurniji.

Tko što smije raditi

Skrivanje nabavnih cijena od dijela osoblja čest je zahtjev; recite to u prvom upitu. Stvarne dozvole zahtijevaju prijavu u aplikaciju, o čemu piše kako dodati prijavu u svoju aplikaciju.

Telefon ili računalo

Rad sa zalihama odvija se u stojećem položaju: u skladištu, kod ulaza za isporuke, u kombiju. Ekrane za korekciju i prebrojavanje dizajnirajte prvo za telefon, s velikim gumbima i što manje tipkanja. Izvješća i uređivanje artikala mogu biti prvenstveno za računalo.

Izrada korak po korak

Korak 1: Očistite trenutačne podatke

Izvezite tablicu i uredite je prije uvoza: jedan red po artiklu, dosljedne jedinice, jedinstvene šifre, bez spojenih ćelija. To traje dulje nego što ljudi očekuju, ali vas kasnije puno manje košta.

Korak 2: Napišite prvi upit

Opišite poslovanje, zalihe, ljude i kretanja:

Napravi aplikaciju za zalihe za Fern & Stone, cvjećarnicu s prodajnim prostorom, skladištem i dostavnim kombijem. Artikli imaju naziv, šifru (SKU), barkod, kategoriju, jedinicu, nabavnu cijenu, prodajnu cijenu, dobavljača i razinu ponovne narudžbe. Prati količinu po lokaciji. Svaka promjena je kretanje zaliha s vrstom (zaprimljeno, prodano, oštećeno, prebrojano, premješteno), količinom, bilješkom, korisnikom i vremenom. Količine nikad ne uređuj izravno. Ekrani: popis artikala s pretragom i filterom niskih zaliha, stranica artikla sa zalihama po lokaciji i poviješću kretanja, brzi ekran za korekciju prilagođen telefonu i stranica niskih zaliha grupirana po dobavljaču. Osoblje ne vidi nabavne cijene; voditelji vide. Koristi bazu podataka, jednostavan i brz dizajn. Dopusti uvoz artikala iz CSV datoteke.

Korak 3: Uvezite i provjerite

Uvezite očišćeni CSV, zatim provjerite deset artikala u odnosu na stvarnost. Krivi početni brojevi odmah će uništiti povjerenje u aplikaciju, pa na dan prelaska napravite stvarno prebrojavanje najvažnijih artikala.

Korak 4: Testirajte kretanja

Zaprimite zalihe, prodajte neke, jedan oštetite, neke premjestite u kombi, napravite prebrojavanje koje pronađe dva nestala. Provjerite priča li povijest svakog artikla ispravnu priču i odgovara li količina. Pokušajte spustiti količinu ispod nule i odlučite treba li to blokirati ili samo označiti.

Korak 5: Dodajte upozorenja i izvješća

E-pošta o niskim zalihama ili dnevni sažetak za voditelja obično je prva stvar koju ljudi traže kad osnovne stvari rade. Treba joj pružatelj e-pošte i zakazani posao. Nakon toga, jednostavno izvješće o vrijednosti zaliha i popis artikala koji se nisu kretali 90 dana.

Korak 6: Prvo uvedite na jednoj lokaciji

Koristite je na jednom mjestu nekoliko tjedana, popravite što je nezgodno, pa proširite. Najveći rizik nije greška, nego to da se osoblje vrati na tablicu jer je aplikacija sporija.

Česte pogreške

• Pohranjivanje samo trenutne količine. Bez kretanja ne možete odgovoriti na pitanje „zašto je ovo krivo?“
• Dopuštanje da svatko uređuje sve. Greška u razini ponovne narudžbe ili obrisani artikl mogu ostati nezamijećeni tjednima.
• Ignoriranje jedinica. Kupnja u kutijama od 12 komada i prodaja pojedinačno traži jasno pravilo, inače će se brojevi razlikovati za faktor 12.
• Previše polja na ekranu za korekciju. Ako bilježenje isporuke traje minutu, ljudi to neće raditi.
• Dvosmjerna sinkronizacija s trgovinom kao prvi korak. Najprije neka aplikaciji vjeruju sami, pa je tek onda povežite s nečim drugim.
• Tretiranje kao računovodstva. Vrednovanje zaliha za porezne svrhe (FIFO, prosječna nabavna cijena) ima pravila; provjerite s računovođom prije nego se oslonite na brojke aplikacije za svoje knjige.

Kad je gotov proizvod bolji izbor

• Prodajete pretežno preko jedne platforme, primjerice Shopify ili Square. Njihove ugrađene značajke za zalihe mogu pokriti ono što trebate, već povezano s vašom prodajom.
• Trebate zalihe usko povezane s računovodstvom. Računovodstveni softver i proizvodi za zalihe građeni za integraciju s njim štede puno usklađivanja.
• Imate skladišne operacije s komisioniranjem, pakiranjem, naljepnicama za dostavu i više prodajnih kanala. Namjenski sustavi za zalihe i skladište građeni su upravo za to.

Izradite vlastitu aplikaciju kad se vaše zalihe ne uklapaju u te proizvode, kad biste platili veliki sustav za korištenje malog dijela ili kad je proces oko zaliha (odobrenja, radni nalozi, povrati iznajmljene opreme) ono što zapravo treba upravljati. Naš vodič o izradi ili kupnji softvera za male tvrtke opisuje kompromis.

Izrada s Mythexom

Mythex je AI graditelj aplikacija: opišete zalihe, lokacije i ljude, a on gradi aplikaciju u živom pregledu i dodaje bazu podataka u projekt za artikle, lokacije i kretanja. Možete priložiti snimku zaslona tablice koju koristite danas, da vidi vaše stupce, i zatražiti CSV uvoz. Fotografije artikala koriste pohranu datoteka projekta. Ako vaša trgovina ili POS ima API, ključ možete spremiti u tajne projekta i zatražiti od Mythexa da čita iz njega. Ne uključuje ugrađeni sustav prijave za vaše osoblje, pa se računi aplikacije i uloge oslanjaju na biblioteku za autentifikaciju ili pružatelja koje sami odaberete. Dokumentacija o izradi internog alata i izradi CRUD aplikacije dobra su polazišta.

Za prvi upit koji možete uređivati otvorite predložak praćenja zaliha, ili pročitajte širi vodič o kako napraviti interni alat.

Pitanja