Küçük İşletme için Stok Yönetim Uygulaması Nasıl Yapılır

Bir stok yönetim uygulaması yapmak için dört şeyle başlayın: bir ürün listesi, her ürünün her lokasyondaki miktarı, her stok hareketinin kaydı (giriş, çıkış, düzeltme ve gerekçesiyle) ve yeniden sipariş seviyesine dayalı düşük stok uyarıları. Bir yapay zekâ uygulama oluşturucu, düz bir açıklamadan veritabanını, ekranları ve uyarıları oluşturabilir. En önemli tasarım seçimi, yalnızca sayımın üzerine yazmak yerine hareketleri kaydetmektir; çünkü sayılara güvenmenizi sağlayan şey bu geçmiştir.

Küçük işletmeler neden kendi uygulamalarını yapıyor?

Çoğu küçük işletme stoğu bir tabloda takip etmeye başlar ve bu, bozulana kadar işe yarar. Genellikle kırılma noktaları şunlardır:

• Birkaç kişi tabloyu günceller ve birbirinin değişikliklerinin üzerine yazar
• Bir sayının neden değiştiğini ya da kimin değiştirdiğini kimse anlayamaz
• Bir şey tükenir ve kimse fark etmeden önce bu olur
• Stok birden fazla yerde bulunur (satış alanı, depo, kamyonet, ikinci şube)
• Tablo, nasıl kullanılacağına dair talimatlarla büyümüştür

Hazır stok yazılımları mevcuttur ve çoğu zaman doğru cevaptır (rehberin sonuna bakın). İnsanlar kendi uygulamalarını, stokları alışılmadık olduğunda (son kullanma tarihli partiler, başka ürünlerden üretilen ürünler, geri dönen kiralamalar), büyük bir ürünün yalnızca küçük bir parçasına ihtiyaç duyduklarında ya da ekiplerinin çalışma biçimine tam uyması için yaparlar. Tablodan geliyorsanız, bir tabloyu uygulamaya dönüştürme rehberi faydalı bir yardımcıdır.

Uygulamanın ihtiyaçları

Temel veriler

Temel fikir: stok seviyesi, hareketlerin sonucudur. Her değişiklik bir hareket kaydından geçer ve elde bulunan miktar ondan güncellenir. Bu size bedavaya bir denetim izi verir ve hataların izlenmesini ve geri alınmasını kolaylaştırır.

Temel ekranlar

• Ürün listesi: arama, kategori filtresi ve bir "düşük stok" filtresi
• Ürün sayfası: lokasyon başına miktar ve son hareketler
• Hızlı düzeltme: stok al, stok çıkar, lokasyonlar arasında taşı, sayımı kaydet
• Düşük stok görünümü: yeniden sipariş seviyesinde ya da altında olan her şey, tedarikçiye göre gruplanmış
• Stok sayım modu: periyodik sayımlar için; farkı bir düzeltme olarak kaydeder

Daha sonra, ihtiyaç olursa

• Satın alma siparişleri: bir tedarikçiye sipariş oluşturun, sonra ona karşı teslim alın
• Partiler ve son kullanma tarihleri: gıda, kozmetik ve ilaçlar için
• Malzeme listesi (BOM): parçalardan yapılmış bir bitmiş ürün; biri satıldığında birkaç parça düşer
• Raporlar: stok değeri, yavaş hareket eden ürünler, zaman içindeki kullanım (bkz. bir panel nasıl yapılır)
• Telefon kamerasıyla barkod okuma

Yapmadan önce verilecek kararlar

Doğruluk kaynağı kim?

Zaten stoku takip eden bir çevrimiçi mağaza ya da satış noktası sistemi kullanıyorsanız, sayıyı hangi sistemin yöneteceğine karar verin. Aynı sayıları düzenleyen iki sistem zamanla birbirinden ayrılır. Seçenekler:

1. Uygulamanız yalnızca mağazanın takip etmediği şeyler için (hammaddeler, sarf malzemeleri, depo stoğu).
2. Mağaza kaynaktır; uygulamanız raporlar ve uyarılar için API'si üzerinden ondan okur.
3. Uygulamanız kaynaktır ve sayıları mağazaya gönderir. En güçlü seçenek ama doğru yapması en çok iş gerektiren.

Baştan birinci ya da ikinci seçenekle başlamak çok daha güvenlidir.

Kim neler yapabilir?

Bazı personelden maliyet fiyatlarını gizlemek yaygın bir gerekliliktir; bunu ilk isteminizde belirtin. Gerçek izinler için uygulama girişi gerekir; bkz. uygulamanıza giriş nasıl eklenir.

Telefon mu, masaüstü mü?

Stok işi ayakta yapılır: depoda, teslimat kapısında, kamyonetin yanında. Düzeltme ve sayım ekranlarını önce telefon için tasarlayın; büyük düğmeler ve mümkün olduğunca az yazı. Raporlar ve ürün düzenleme masaüstü öncelikli olabilir.

Adım adım yapın

Adım 1: Mevcut verilerinizi temizleyin

Tablonuzu içe aktarmadan önce dışa aktarın ve düzenleyin: ürün başına bir satır, tutarlı birimler, benzersiz SKU'lar, birleştirilmiş hücre yok. Bu, insanların beklediğinden daha uzun sürer ama ileride çok sorun önler.

Adım 2: İlk istemi yazın

İşletmeyi, stoğu, insanları ve hareketleri anlatın:

Fern & Stone için bir stok uygulaması yap; bu bir bitki dükkânı ve satış alanı, bir depo ve bir teslimat kamyonetine sahip. Ürünlerin adı, SKU'su, barkodu, kategorisi, birimi, maliyet fiyatı, satış fiyatı, tedarikçisi ve bir yeniden sipariş seviyesi olsun. Miktarı lokasyon bazında takip et. Her değişiklik bir stok hareketi olsun: tür (teslim alındı, satıldı, hasarlı, sayıldı, transfer edildi), miktar, not, kullanıcı ve zaman — miktarları asla doğrudan düzenleme. Ekranlar: düşük stok filtreli, aranabilir ürün listesi; lokasyon bazında stok ve hareket geçmişi olan ürün sayfası; telefona uygun hızlı düzeltme ekranı; tedarikçiye göre gruplanmış bir düşük stok sayfası. Personel maliyet fiyatlarını göremesin; yöneticiler görebilsin. Bir veritabanı kullan, sade ve hızlı bir tasarım. Ürünleri bir CSV dosyasından içe aktarmama izin ver.

Adım 3: İçe aktarın ve kontrol edin

Temizlenmiş CSV'nizi içe aktarın, sonra on ürünü gerçeklerle karşılaştırın. Yanlış başlangıç sayıları uygulamaya ilk günden itibaren güveni zedeler; bu yüzden geçişe geçtiğiniz gün en önemli ürünlerinizi gerçekten sayın.

Adım 4: Hareketleri test edin

Stok teslim alın, bir kısmını satın, birini hasarlı işaretleyin, bir kısmını kamyonete taşıyın, iki eksik çıkaracak bir sayım yapın. Her ürünün geçmişinin olanları doğru anlattığını ve miktarın eşleştiğini kontrol edin. Miktarı sıfırın altına düşürmeyi deneyin ve bunun engellenmesi mi yoksa işaretlenmesi mi gerektiğine karar verin.

Adım 5: Uyarılar ve raporlar ekleyin

Temeller çalıştıktan sonra insanların ilk istediği şey genellikle yöneticiye giden düşük stok e-postası ya da günlük özet olur. Bunun için bir e-posta sağlayıcısı ve zamanlanmış bir iş gerekir. Ardından basit bir stok değeri raporu ve 90 gündür hareket etmeyen ürünlerin listesi.

Adım 6: Önce tek bir lokasyonda kullanın

Bir iki hafta yalnızca bir yerde kullanın, sıkıntılı yerleri düzeltin, sonra genişletin. En büyük risk bir hata değil; personelin uygulama daha yavaş olduğu için tabloya geri dönmesidir.

Sık yapılan hatalar

• Yalnızca mevcut miktarı saklamak. Hareketler olmadan "bu neden yanlış?" sorusuna cevap veremezsiniz.
• Herkesin her şeyi düzenlemesine izin vermek. Yeniden sipariş seviyesindeki bir yazım hatası ya da silinen bir ürün haftalarca fark edilmeyebilir.
• Birimleri göz ardı etmek. 12'li kutularla alıp tek tek satmak için net bir kural gerekir; yoksa sayımlar 12 kat sapar.
• Düzeltme ekranında çok fazla alan. Bir teslimatı kaydetmek bir dakika sürüyorsa, insanlar bunu yapmaz.
• Önce iki yönlü mağaza senkronizasyonu yapmak. Uygulamaya tek başına güven oluşmadan onu başka bir şeye bağlamayın.
• Bunu muhasebe gibi görmek. Vergi amaçlı stok değerlemesinin (FIFO, ağırlıklı ortalama) kuralları vardır; uygulamanın rakamlarını hesaplarınız için kullanmadan önce muhasebecinizle kontrol edin.

Hazır bir ürün ne zaman daha iyi bir seçimdir?

• Esas olarak Shopify ya da Square gibi tek bir platform üzerinden satış yapıyorsunuz. Onların yerleşik stok özellikleri ihtiyacınızı, zaten satışlarınıza bağlı olarak karşılayabilir.
• Stoğun muhasebeyle sıkı bağlantılı olması gerekiyor. Muhasebe yazılımları ve onunla entegre olacak şekilde yapılmış stok ürünleri çok mutabakat işinden kurtarır.
• Toplama, paketleme, kargo etiketleri ve birden fazla satış kanalı olan bir depo operasyonunuz var. Bunun için özel stok ve depo sistemleri tasarlanmıştır.

Kendi uygulamanızı, stokunuz bu ürünlere uymadığında, büyük bir sistemin küçük bir parçası için ödeme yapacaksanız ya da stokla ilgili süreci (onaylar, iş formları, kiralama iadeleri) yönetmeniz gerektiğinde yapın. Küçük işletmeler için yazılım: yaptırmak mı, satın almak mı rehberi bu ödünleşimi anlatır.

Mythex ile yapmak

Mythex bir yapay zekâ uygulama oluşturucudur: stoğu, lokasyonları ve insanları anlatırsınız, uygulamayı canlı önizlemede oluşturur ve ürünler, lokasyonlar ve hareketler için projeye bir veritabanı ekler. Bugün kullandığınız tablonun ekran görüntüsünü ekleyerek sütunlarınızı görmesini ve bir CSV içe aktarımı istemesini sağlayabilirsiniz. Ürün fotoğrafları projenin dosya depolamasını kullanır. Mağazanızın ya da POS'unuzun bir API'si varsa, anahtarını proje gizli bilgilerinde saklayıp Mythex'ten ondan okumasını isteyebilirsiniz. Personeliniz için yerleşik bir giriş sistemi yoktur; uygulama hesapları ve roller sizin seçtiğiniz bir kimlik doğrulama kütüphanesi ya da sağlayıcısıyla kurulur. Başlangıç noktası olarak dahili araç nasıl yapılır ve CRUD uygulaması nasıl yapılır belgelerine bakabilirsiniz.

Düzenleyebileceğiniz bir ilk istem için stok takipçisi şablonunu açın ya da daha geniş bir rehber için dahili araç nasıl yapılır yazısını okuyun.

Sorular