Jinsi ya Kutengeneza Programu ya Usimamizi wa Hesabu kwa Biashara Ndogo

Ili kutengeneza programu ya usimamizi wa hesabu, anza na mambo manne: orodha ya bidhaa, kiasi cha kila bidhaa katika kila eneo, rekodi ya kila mwendo wa stoo (imeingia, imetoka, imerekebishwa, pamoja na sababu), na arifa za upungufu kulingana na kiwango cha kuagiza upya. Kijenzi cha programu cha AI kinaweza kuunda hifadhidata, skrini na arifa kutoka maelezo ya kawaida. Uamuzi wa muundo unaojali zaidi ni kurekodi mienendo badala ya kubadilisha hesabu tu, kwa sababu historia hiyo ndiyo inayokufanya uamini namba.

Kwa nini biashara ndogo hujijengea wenyewe

Biashara nyingi ndogo huanza kufuatilia stoo kwenye jedwali la kielektroniki, na hilo linafanya kazi hadi linapoacha kufanya kazi. Sehemu za kawaida za kuvunjika:

• Watu kadhaa wanasasisha jedwali na kuandikana
• Hakuna anayejua kwa nini hesabu ilibadilika au nani aliibadilisha
• Kitu kinaisha kabla hakuna aliyekiona
• Stoo iko zaidi ya mahali pamoja (sakafu ya duka, chumba cha nyuma, gari la usafirishaji, tawi la pili)
• Jedwali limejaa maelekezo ya jinsi ya kulitumia

Programu za hesabu zilizotengenezwa tayari zipo na mara nyingi ndizo jibu sahihi (tazama mwisho wa mwongozo huu). Watu hujijengea wenyewe pale stoo yao ni ya kipekee (makundi yenye tarehe za kuisha, bidhaa zinazotengenezwa kutoka bidhaa nyingine, vitu vya kukodisha vinavyorudi), pale wanapohitaji sehemu ndogo tu ya bidhaa kubwa, au wanapotaka ifae kabisa jinsi timu yao inavyofanya kazi. Ukitoka kwenye jedwali la kielektroniki, jinsi ya kugeuza jedwali la kielektroniki kuwa programu ni mwandamani mzuri.

Programu inahitaji nini

Data kuu

Wazo kuu: kiwango cha stoo ni matokeo ya mienendo. Kila mabadiliko hupitia rekodi ya mwendo, na kiasi kilichopo husasishwa kutoka hapo. Hilo linakupa rekodi ya ukaguzi bila gharama ya ziada, na hufanya makosa yawe rahisi kufuatilia na kurudisha nyuma.

Skrini kuu

• Orodha ya bidhaa yenye utafutaji, kichujio cha kategoria, na kichujio cha "stoo ndogo"
• Ukurasa wa bidhaa unaoonyesha kiasi kwa kila eneo na mienendo ya hivi karibuni
• Marekebisho ya haraka: kupokea stoo, kuondoa stoo, kuhamisha kati ya maeneo, kurekodi hesabu
• Mwonekano wa stoo ndogo: kila kitu kilicho kwenye au chini ya kiwango chake cha kuagiza upya, kimepangwa kwa msambazaji
• Hali ya hesabu ya stoo kwa hesabu za kipindi, inayorekodi tofauti kama marekebisho

Baadaye, kama unazihitaji

• Oda za ununuzi: tengeneza oda kwa msambazaji, kisha pokea kulingana nayo
• Makundi na tarehe za kuisha kwa chakula, vipodozi na dawa
• Orodha ya vifaa: bidhaa iliyokamilika inayotengenezwa kutoka vipengele, hivyo kuuza moja kunapunguza kadhaa
• Ripoti: thamani ya stoo, bidhaa zinazosogea polepole, matumizi kwa muda (tazama jinsi ya kutengeneza dashibodi)
• Kusoma misimbo pau kwa kamera ya simu

Maamuzi ya kufanya kabla ya kujenga

Nani ni chanzo cha ukweli

Ikiwa unauza kupitia duka la mtandaoni au mfumo wa mauzo (POS) unaofuatilia stoo tayari, amua mfumo gani unamiliki hesabu. Mifumo miwili inayohariri namba zilezile itatofautiana. Chaguzi:

1. Programu yako ni kwa vitu ambavyo duka halifuatilii (malighafi, vifaa, stoo ya chumba cha nyuma).
2. Duka ndio chanzo; programu yako inasoma kutoka kwake kwa ripoti na arifa kupitia API yake.
3. Programu yako ndio chanzo na inasukuma hesabu kwenda kwenye duka. Yenye nguvu zaidi, na kazi nyingi zaidi kuipata sawa.

Kuanza na chaguo 1 au 2 ni salama zaidi.

Nani anaweza kufanya nini

Kuficha bei za gharama kwa baadhi ya wafanyakazi ni hitaji la kawaida; sema hivyo kwenye ombi lako la kwanza. Ruhusa halisi zinahitaji kuingia kwenye programu, kama inavyoelezwa kwenye jinsi ya kuongeza kuingia kwenye programu yako.

Simu au kompyuta

Kazi ya stoo hufanyika ukiwa umesimama: kwenye stoo, mlangoni pa kupokea mizigo, kwenye gari. Buni skrini za marekebisho na hesabu kwa simu kwanza, zenye vitufe vikubwa na kuandika kidogo iwezekanavyo. Ripoti na uhariri wa bidhaa unaweza kuwa wa kompyuta kwanza.

Jenga hatua kwa hatua

Hatua ya 1: Safisha data yako ya sasa

Hamisha jedwali lako la kielektroniki na lipange kabla ya kuingiza: safu moja kwa kila bidhaa, vipimo thabiti, SKU za kipekee, bila seli zilizounganishwa. Hii inachukua muda mrefu kuliko watu wanavyotarajia, lakini inaokoa matatizo mengi baadaye.

Hatua ya 2: Andika ombi la kwanza

Eleza biashara, stoo, watu na mienendo:

Jenga programu ya hesabu kwa Fern & Stone, duka la mimea lenye sakafu ya duka, chumba cha nyuma na gari la usafirishaji. Bidhaa zina jina, SKU, msimbo pau, kategoria, kipimo, bei ya gharama, bei ya kuuza, msambazaji na kiwango cha kuagiza upya. Fuatilia kiasi kwa kila eneo. Kila mabadiliko ni mwendo wa stoo wenye aina (imepokelewa, imeuzwa, imeharibika, imehesabiwa, imehamishwa), kiasi, maelezo, mtumiaji na muda — kamwe usihariri kiasi moja kwa moja. Skrini: orodha ya bidhaa inayoweza kutafutwa yenye kichujio cha stoo ndogo, ukurasa wa bidhaa wenye stoo kwa kila eneo na historia ya mienendo, skrini ya marekebisho ya haraka inayofaa simu, na ukurasa wa stoo ndogo uliopangwa kwa msambazaji. Wafanyakazi hawaoni bei za gharama; mameneja wanaziona. Tumia hifadhidata, muundo rahisi na wa haraka. Niruhusu niingize bidhaa kutoka faili la CSV.

Hatua ya 3: Ingiza na kagua

Ingiza CSV yako iliyosafishwa, kisha kagua bidhaa kumi kwa kuzilinganisha na hali halisi. Hesabu za mwanzo zisizo sahihi zitadhoofisha imani kwenye programu tangu siku ya kwanza, kwa hiyo fanya hesabu halisi ya bidhaa zako muhimu zaidi siku unapohamia.

Hatua ya 4: Jaribu mienendo

Pokea stoo, uza baadhi, haribu moja, hamisha baadhi kwenda kwenye gari, fanya hesabu inayopata mbili zikikosekana. Angalia kama historia ya kila bidhaa inasimulia hadithi sahihi na kama kiasi kinalingana. Jaribu kufanya kiasi kishuke chini ya sifuri, kisha amua kama hilo lizuiwe au liwekewe alama.

Hatua ya 5: Ongeza arifa na ripoti

Barua pepe ya stoo ndogo au muhtasari wa kila siku kwa meneja kwa kawaida ndicho kitu cha kwanza watu wanachoomba mara misingi inapofanya kazi. Kinahitaji mtoa huduma wa barua pepe na kazi iliyopangwa. Baada ya hapo, ripoti rahisi ya thamani ya stoo na orodha ya bidhaa ambazo hazijasogea kwa siku 90.

Hatua ya 6: Zindua kwenye eneo moja kwanza

Itumie mahali pamoja kwa wiki mbili, rekebisha kilichokwama, kisha ipanue. Hatari kubwa si hitilafu; ni wafanyakazi kurudi kwenye jedwali la kielektroniki kwa sababu programu ni ya polepole.

Makosa ya kawaida

• Kuhifadhi kiasi cha sasa tu. Bila mienendo huwezi kujibu "kwa nini hili ni sahihi?"
• Kuruhusu mtu yeyote kuhariri chochote. Kosa la kuandika katika kiwango cha kuagiza upya au bidhaa iliyofutwa linaweza kupita bila kuonekana kwa wiki.
• Kupuuza vipimo. Kununua kwa maboksi ya 12 na kuuza vipande kunahitaji kanuni wazi, la sivyo hesabu zitakosea kwa mara 12.
• Sehemu nyingi mno kwenye skrini ya marekebisho. Ikiwa kurekodi mzigo kunachukua dakika, watu hawataufanya.
• Kujenga usawazishaji wa pande mbili kwanza. Pata programu iaminiwe yenyewe kabla ya kuiunganisha na chochote.
• Kuitumia kama uhasibu. Thamani ya stoo kwa madhumuni ya kodi (FIFO, wastani wa uzito) ina kanuni zake; muulize mhasibu wako kabla ya kutegemea takwimu za programu kwa hesabu zako.

Wakati bidhaa iliyotengenezwa tayari ni chaguo bora zaidi

• Unauza zaidi kupitia jukwaa moja kama Shopify au Square. Vipengele vyao vya hesabu vilivyojengwa ndani vinaweza kukidhi mahitaji yako, vikiwa tayari vimeunganishwa na mauzo yako.
• Unahitaji hesabu iliyofungamanishwa kwa karibu na uhasibu. Programu za uhasibu na bidhaa za hesabu zilizoundwa kuunganishwa nazo huokoa muda mwingi wa kusuluhisha tofauti.
• Una shughuli ya ghala yenye kuchukua bidhaa, kufunga, lebo za usafirishaji na njia nyingi za mauzo. Mifumo maalum ya hesabu na ghala imejengwa kwa ajili hiyo.

Jijengee wewe mwenyewe stoo yako isipoingia kwenye bidhaa hizo, pale unapolipia mfumo mkubwa kutumia sehemu ndogo yake, au pale mchakato unaouzunguka stoo (idhini, karatasi za kazi, marejesho ya kukodisha) ndio unaohitaji kusimamiwa kweli. Mwongozo wetu kuhusu kujenga au kununua programu kwa biashara ndogo unaeleza biashara hiyo.

Kukijenga na Mythex

Mythex ni kijenzi cha programu cha AI: unaeleza stoo, maeneo na watu, nayo inajenga programu kwenye onyesho la moja kwa moja, ikiongeza hifadhidata ya mradi kwa bidhaa, maeneo na mienendo. Unaweza kuambatisha picha ya skrini ya jedwali unalotumia leo ili liweze kuona safu zako, na kuomba uingizaji wa CSV. Picha za bidhaa hutumia hifadhi ya faili ya mradi. Ikiwa duka lako au POS lina API, unaweza kuhifadhi funguo yake kwenye siri za mradi na kumwomba Mythex asome kutoka kwake. Mythex haijumuishi mfumo wa kuingia uliojengwa ndani kwa wafanyakazi wako, kwa hiyo akaunti za programu na majukumu hutumia maktaba ya uthibitishaji au mtoa huduma utakayemchagua. Kurasa za nyaraka kuhusu kujenga zana ya ndani na kujenga programu ya CRUD ni mahali pazuri pa kuanzia.

Kwa ombi la kwanza unaloweza kulihariri, fungua violezo vya kifuatiliaji cha hesabu, au soma mwongozo mpana zaidi kuhusu jinsi ya kutengeneza zana ya ndani.

Maswali