Kako napraviti aplikaciju za upravljanje zalihama za malu firmu

Da biste napravili aplikaciju za upravljanje zalihama, počnite sa četiri stvari: listom artikala, količinom svakog artikla na svakoj lokaciji, evidencijom svakog kretanja zaliha (ulaz, izlaz, korekcija, sa razlogom) i upozorenjima o niskom stanju zasnovanim na nivou ponovne narudžbe. AI alat za izradu aplikacija može napraviti bazu podataka, ekrane i upozorenja iz jednostavnog opisa. Izbor dizajna koji najviše važi jeste bilježenje kretanja umjesto samo prepisivanja broja, jer upravo ta istorija čini da brojevima možete vjerovati.

Zašto male firme prave sopstvene

Većina malih firmi počinje da prati zalihe u tabeli, i to radi dok ne prestane. Uobičajene tačke pucanja:

• Više ljudi ažurira tabelu i međusobno prepisuju izmjene
• Niko ne može da kaže zašto se broj promijenio ili ko ga je promijenio
• Nešto ponestane prije nego što iko primijeti
• Zalihe su na više mjesta (podna prodavnica, magacin, kombi, drugi objekat)
• Tabela je dobila uputstva kako se koristi

Gotov softver za zalihe postoji i često je pravi odgovor (pogledajte kraj ovog vodiča). Ljudi prave sopstveni kada su njihove zalihe neuobičajene (serije sa rokovima trajanja, artikli napravljeni od drugih artikala, iznajmljeni predmeti koji se vraćaju), kada im treba samo mali dio velikog proizvoda ili kada žele da odgovara tačno načinu na koji tim radi. Ako dolazite iz tabele, kako pretvoriti tabelu u aplikaciju je koristan pratilac.

Šta aplikacija treba

Osnovni podaci

Ključna ideja: nivo zaliha je rezultat kretanja. Svaka promjena prolazi kroz zapis kretanja, a količina na stanju se ažurira iz njega. To vam daje revizijski trag bez dodatnog truda i olakšava praćenje i poništavanje grešaka.

Osnovni ekrani

• Lista artikala sa pretragom, filterom kategorije i filterom „niska zaliha“
• Stranica artikla sa količinom po lokaciji i nedavnim kretanjima
• Brza korekcija: primi zalihe, skini zalihe, premjesti između lokacija, zabilježi popis
• Pregled niskih zaliha: sve na ili ispod nivoa ponovne narudžbe, grupisano po dobavljaču
• Režim popisa zaliha za periodične popise, koji bilježi razliku kao korekciju

Kasnije, ako ih budete trebali

• Narudžbenice: kreiranje narudžbe dobavljaču, pa prijem prema njoj
• Serije i rokovi trajanja za hranu, kozmetiku i lijekove
• Sastavnica (BOM): gotov proizvod napravljen od komponenti, tako da prodaja jednog smanjuje više sastavnih dijelova
• Izvještaji: vrijednost zaliha, sporo prometovani artikli, potrošnja kroz vrijeme (pogledajte kako napraviti kontrolnu tablu)
• Skeniranje barkodova kamerom telefona

Odluke prije izrade

Ko je izvor istine

Ako prodajete preko online prodavnice ili sistema za prodajna mjesta koji već prati zalihe, odlučite koji sistem vodi brojanje. Dva sistema koja istovremeno mijenjaju iste brojeve će se razići. Opcije:

1. Vaša aplikacija je samo za stvari koje prodavnica ne prati (sirovine, potrepštine, zalihe iz magacina).
2. Prodavnica je izvor; vaša aplikacija čita iz nje za izvještaje i upozorenja preko njenog API-ja.
3. Vaša aplikacija je izvor i šalje brojeve prodavnici. Najmoćnije, i najviše posla da se ispravno uradi.

Početi sa opcijom 1 ili 2 mnogo je sigurnije.

Ko šta smije

Skrivanje nabavnih cijena od dijela osoblja čest je zahtjev; navedite to u prvom upitu. Prave dozvole zahtijevaju prijavu u aplikaciju, o čemu piše kako dodati prijavu u aplikaciju.

Telefon ili računar

Rad sa zalihama se obavlja stojeći: u magacinu, na ulaznim vratima, u kombiju. Ekrane za korekciju i popis dizajnirajte prvo za telefon, sa velikim dugmadima i što manje kucanja. Izvještaji i uređivanje artikala mogu biti prvenstveno za računar.

Izrada korak po korak

Korak 1: Očistite trenutne podatke

Izvezite tabelu i sredite je prije uvoza: jedan red po artiklu, dosljedne jedinice, jedinstveni SKU, bez spojenih ćelija. Ovo traje duže nego što ljudi očekuju i uštedi mnogo problema kasnije.

Korak 2: Napišite prvi upit

Opišite posao, zalihe, ljude i kretanja:

Napravi aplikaciju za zalihe za Fern & Stone, prodavnicu biljaka sa podnim prostorom, magacinom i dostavnim kombijem. Artikli imaju naziv, SKU, barkod, kategoriju, jedinicu, nabavnu cijenu, prodajnu cijenu, dobavljača i nivo ponovne narudžbe. Prati količinu po lokaciji. Svaka promjena je kretanje zaliha sa vrstom (primljeno, prodato, oštećeno, prebrojano, premješteno), količinom, napomenom, korisnikom i vremenom – nikada ne mijenjaj količine direktno. Ekrani: lista artikala sa pretragom sa filterom niskih zaliha, stranica artikla sa zalihama po lokaciji i istorijom kretanja, brza korekcija prilagođena telefonu, i stranica niskih zaliha grupisana po dobavljaču. Osoblje ne vidi nabavne cijene; menadžeri vide. Koristi bazu podataka, jednostavan i brz dizajn. Dozvoli mi da uvezem artikle iz CSV datoteke.

Korak 3: Uvezite i provjerite

Uvezite očišćeni CSV, pa provjerite deset artikala u odnosu na stvarnost. Pogrešni početni brojevi će od prvog dana potkopati povjerenje u aplikaciju, zato uradite stvarni popis vaših najvažnijih artikala na dan kada prelazite.

Korak 4: Testirajte kretanja

Primite zalihe, prodajte nešto, oštetite jedan artikal, premjestite dio u kombi, uradite popis koji otkrije dva nestala. Provjerite da istorija svakog artikla ispravno priča priču i da količina odgovara. Pokušajte da količina padne ispod nule i odlučite da li to treba blokirati ili označiti.

Korak 5: Dodajte upozorenja i izvještaje

E-mail o niskim zalihama ili dnevni sažetak za menadžera obično je prva stvar koju ljudi traže kad osnove rade. Treba vam provajder e-pošte i zakazani zadatak. Nakon toga, jednostavan izvještaj o vrijednosti zaliha i lista artikala koji se nisu kretali 90 dana.

Korak 6: Pokrenite prvo na jednoj lokaciji

Koristite je na jednom mjestu nekoliko sedmica, popravite što je nezgodno, pa proširite. Najveći rizik nije greška; to je osoblje koje se vraća tabeli jer je aplikacija sporija.

Česte greške

• Čuvanje samo trenutne količine. Bez kretanja ne možete odgovoriti na pitanje „zašto je ovo pogrešno?“
• Dozvoljavanje svima da mijenja sve. Greška u nivou ponovne narudžbe ili obrisan artikal mogu proći nezapaženo nedjeljama.
• Ignorisanje jedinica. Kupovina u kutijama od 12 i prodaja pojedinačnih komada traži jasno pravilo, inače će brojevi biti pogrešni za faktor 12.
• Previše polja na ekranu za korekciju. Ako bilježenje isporuke traje minut, ljudi to neće raditi.
• Dvosmjerna sinhronizacija prodavnice prije svega. Prvo neka aplikacija bude pouzdana sama, pa je povezujte sa čime god.
• Tretiranje kao računovodstvo. Procjena zaliha za porezne svrhe (FIFO, ponderisani prosjek) ima pravila; prije oslanjanja na brojke iz aplikacije za vaše knjige provjerite sa računovođom.

Kada je gotov proizvod bolji izbor

• Prodajete uglavnom preko jedne platforme, na primjer Shopify ili Square. Njihove ugrađene funkcije za zalihe mogu pokriti šta vam treba, već povezane sa prodajom.
• Trebaju vam zalihe čvrsto povezane sa računovodstvom. Softver za računovodstvo i proizvodi za zalihe napravljeni da se integrišu s njim štede mnogo usklađivanja.
• Imate skladišnu operaciju sa komisioniranjem, pakovanjem, nalepnicama za otpremu i više prodajnih kanala. Namjenski sistemi za zalihe i skladišta su napravljeni za to.

Napravite sopstveni kada vaše zalihe ne odgovaraju tim proizvodima, kada biste platili veliki sistem da koristite mali njegov dio ili kada je proces oko zaliha (odobrenja, radni nalozi, povrati iznajmljenih stvari) zapravo ono što treba da upravljate. Naš vodič o graditi ili kupiti softver za male firme objašnjava kompromis.

Izrada sa Mythexom

Mythex je AI alat za izradu aplikacija: opišete zalihe, lokacije i ljude, a on gradi aplikaciju u live pregledu, dodajući bazu podataka u projekat za artikle, lokacije i kretanja. Možete priložiti snimak ekrana tabele koju danas koristite da vidi vaše kolone i zatražiti CSV uvoz. Fotografije artikala koriste skladište datoteka projekta. Ako vaša prodavnica ili POS ima API, ključ možete čuvati u tajnama projekta i tražiti od Mythexa da čita iz njega. Ne uključuje ugrađen sistem prijave za vaše osoblje, pa prijave i uloge koriste biblioteku ili provajdera za autentifikaciju koje sami izaberete. Stranice dokumentacije o izradi internog alata i izradi CRUD aplikacije su dobre polazne tačke.

Za prvi upit koji možete uređivati, otvorite šablon praćenja zaliha, ili pročitajte širi vodič kako napraviti interni alat.

Pitanja