Как да направите приложение за управление на наличности за малък бизнес

За да направите приложение за управление на наличности, започнете с четири неща: списък с артикули, количеството на всеки артикул във всяка локация, журнал на всяко движение на стока (влязла, излязла, коригирана, с причина) и известия за малко количество, базирани на ниво за поръчка. AI конструктор на приложения може да създаде базата данни, екраните и известията от обикновено описание. Изборът на дизайн, който има най-голямо значение, е записването на движенията, а не само презаписването на броя, защото именно тази история ви позволява да се доверите на числата.

Защо малките бизнеси изграждат свои собствени

Вечината малки бизнеси започват да следят стоката в електронна таблица и това работи, докато не спре да работи. Типичните точки на счупване:

• Няколко души обновяват таблицата и се презаписват взаимно
• Никой не може да каже защо броят се е променил или кой го е променил
• Нещо свършва, преди някой да го забележи
• Стоката е на повече от едно място (магазин, склад, бус, втора локация)
• Таблицата е натрупала инструкции как да се използва

Готов софтуер за наличности съществува и често е правилният отговор (вижте края на това ръководство). Хората изграждат свои, когато стоката им е необичайна (партиди с срок на годност, артикули, направени от други артикули, наеми, които се връщат), когато им трябва само част от голям продукт или когато искат той да пасва точно на начина, по който работи екипът им. Ако идвате от електронна таблица, как да превърнете електронна таблица в приложение е полезен спътник.

Какво трябва на приложението

Основни данни

Основната идея: нивото на наличност е резултат от движенията. Всяка промяна минава през запис за движение, а количеството в наличност се обновява от него. Така получавате одитна следа безплатно и грешките лесно се проследяват и обръщат.

Основни екрани

• Списък с артикули с търсене, филтър по категория и филтър „малко количество“
• Страница на артикул с количеството по локация и последните движения
• Бърза корекция: приемане на стока, изваждане на стока, преместване между локации, записване на преброяване
• Изглед за малко количество: всичко на или под нивото си за поръчка, групирано по доставчик
• Режим за преброяване за периодични броявания, който записва разликата като корекция

По-късно, ако ви трябват

• Поръчки за покупка: създаване на поръчка към доставчик, после приемане срещу нея
• Партиди и срокове на годност за храни, козметика и лекарства
• Спецификация на материалите: готов продукт, направен от компоненти, така че продажбата на един намалява няколко
• Отчети: стойност на наличностите, бавно движещи се артикули, употреба във времето (вижте как да направите табло)
• Сканиране на баркодове с камерата на телефона

Решения, които трябва да вземете преди изграждането

Кой е основният източник

Ако продавате през онлайн магазин или POS система, която вече следи стоката, решете коя система притежава броя. Две системи, които редактират едни и същи числа, ще се разминават. Възможности:

1. Приложението ви е само за неща, които магазинът не следи (суровини, консумативи, стока в склада).
2. Магазинът е източникът; приложението ви го чете за отчети и известия през неговия API.
3. Вашето приложение е източникът и изпраща броевете към магазина. Най-мощното и най-трудното за правилно изпълнение.

Започването с вариант 1 или 2 е много по-безопасно.

Кой какво може да прави

Скриването на себестойностите от някои служители е често срещано изискване; кажете го още в първото си запитване. Истинските права изискват вход в приложението, обхванат в как да добавите вход в приложението си.

Телефон или компютър

Работата със стока се извършва прав: в складовото помещение, на вратата за доставки, в буса. Проектирайте екраните за корекция и преброяване първо за телефон, с големи бутони и възможно най-малко писане. Отчетите и редакцията на артикули могат да са първо за компютър.

Изграждане стъпка по стъпка

Стъпка 1: Почистете текущите си данни

Експортирайте електронната си таблица и я подредете преди импорта: по един ред на артикул, еднообразни мерни единици, уникални SKU, без сляти клетки. Това отнема повече време, отколкото хората очакват, и спестява много проблеми по-късно.

Стъпка 2: Напишете първото запитване

Опишете бизнеса, стоката, хората и движенията:

Направи приложение за наличности за Fern & Stone, магазин за растения с търговски под, склад и доставъчен бус. Артикулите имат име, SKU, баркод, категория, мерна единица, себестойност, продажна цена, доставчик и ниво за поръчка. Следи количеството по локация. Всяка промяна е движение на стока с вид (получено, продадено, повредено, преброено, прехвърлено), количество, бележка, потребител и време — никога не редактирай количествата директно. Екрани: търсим списък с артикули с филтър за малко количество, страница на артикул с наличност по локация и история на движенията, бърз екран за корекция, удобен за телефон, и страница за малко количество, групирана по доставчик. Персоналът не вижда себестойности; мениджърите виждат. Използвай база данни, прост и бърз дизайн. Нека импортирам артикулите от CSV файл.

Стъпка 3: Импортирайте и проверете

Импортирайте почистения CSV, после проверете на случаен принцип десет артикула спрямо реалността. Грешните начални броеве ще подкопаят доверието в приложението от първия ден, затова направете реално преброяване на най-важните си артикули в деня, в който превключвате.

Стъпка 4: Тествайте движенията

Приемете стока, продайте част от нея, повредете един артикул, преместете някои в буса, направете преброяване, което открива две липсващи. Проверете дали историята на всеки артикул разказва правилно случилото се и дали количеството съвпада. Опитайте да накарате количеството да падне под нула и решете дали това трябва да се блокира или маркира.

Стъпка 5: Добавете известия и отчети

Известие по имейл за малко количество или дневна обобщена справка за мениджъра обикновено е първото, което хората поискат, след като основите работят. Нужен е имейл доставчик и планирана задача. След това — прост отчет за стойността на наличностите и списък с артикули, които не са се движили 90 дни.

Стъпка 6: Внедрете първо на една локация

Използвайте го на едно място за няколко седмици, поправете неудобното и после разширете. Най-голямата опасност не е грешка; а че персоналът се връща към електронната таблица, защото приложението е по-бавно.

Често срещани грешки

• Съхраняване само на текущото количество. Без движения не можете да отговорите на „защо това е грешно?“
• Позволяване на всеки да редактира всичко. Опечатка в ниво за поръчка или изтрит артикул може да остане незабелязана седмици.
• Игнориране на мерните единици. Покупката в кутии по 12 и продажбата на бройки изисква ясно правило, иначе броевете ще са с грешка от 12 пъти.
• Твърде много полета на екрана за корекция. Ако записването на доставка отнема минута, хората няма да го правят.
• Първо изграждане на двупосочна синхронизация с магазина. Накарайте приложението да бъде доверено само по себе си, преди да го свързвате с каквото и да е.
• Третиране като счетоводство. Оценката на стоката за данъчни цели (FIFO, средно претеглена) има правила; проверете със счетоводителя си, преди да разчитате на цифрите от приложението за вашите сметки.

Кога готов продукт е по-добрият избор

• Продавате основно през една платформа, например Shopify или Square. Вградените им функции за наличности може да покрият нуждите ви, вече свързани с продажбите.
• Имате нужда от наличности, тясно свързани със счетоводството. Счетоводният софтуер и продуктите за наличности, създадени да се интегрират с него, спестяват много обработка на разлики.
• Имате складова операция с комплектоване, опаковане, етикети за доставка и множество канали за продажба. Специализираните системи за наличности и складове са създадени за това.

Изградете собствено, когато стоката ви не пасва на тези продукти, когато бихте платили за голяма система, за да използвате малка част от нея, или когато процесът около стоката (одобрения, работни листа, връщания от наем) е всъщност това, което трябва да управлявате. Нашето ръководство за да изградите ли или да купите софтуер за малки бизнеси разглежда компромиса.

Изграждане с Mythex

Mythex е AI конструктор на приложения: описвате стоката, локациите и хората, а той изгражда приложението в жив преглед, като добавя база данни към проекта за артикули, локации и движения. Можете да прикачите снимка на електронната таблица, която използвате днес, за да види колоните ви, и да поискате CSV импорт. Снимките на артикулите използват файловото хранилище на проекта. Ако вашият магазин или POS има API, можете да запазите ключа му в тайните на проекта и да помолите Mythex да чете от него. Няма вградена система за вход за персонала ви, затова акаунтите и ролите в приложението използват библиотека или доставчик за автентикация, който избирате. Документацията за изграждане на вътрешен инструмент и изграждане на CRUD приложение са добри начални точки.

За първо запитване, което можете да редактирате, отворете шаблона за проследяване на наличности, или прочетете по-общото ръководство за как да изградите вътрешен инструмент.

Въпроси