Kaip sukurti atsargų valdymo programą mažam verslui

Kad sukurtumėte atsargų valdymo programą, pradėkite nuo keturių dalykų: prekių sąrašo, kiekvienos prekės kiekio kiekvienoje vietoje, visų atsargų judėjimų žurnalo (gauta, išduota, koreguota, su priežastimi) ir įspėjimų apie mažas atsargas pagal perpirkimo lygį. DI programų kūrėjas gali sukurti duomenų bazę, ekranus ir įspėjimus iš paprasto aprašymo. Svarbiausias projektinis sprendimas – įrašyti judėjimus, o ne tik perrašyti kiekį, nes būtent ta istorija leidžia pasitikėti skaičiais.

Kodėl mažos įmonės kuria pačios

Dauguma mažų įmonių atsargas pradeda sekti skaičiuoklėje, ir tai veikia, kol nustoja veikti. Dažniausi lūžio taškai:

• Kelios vienu metu atnaujina lentelę ir perrašo vienas kito įrašus
• Niekas nežino, kodėl kiekis pakito ar kas jį pakeitė
• Kažkas išsiseka, o niekas to nepastebi laiku
• Atsargos yra daugiau nei vienoje vietoje (prekybos salė, sandėlis, furgonas, antra vieta)
• Lentelė jau pilna instrukcijų, kaip ja naudotis

Yra parduodama paruošta atsargų programinė įranga, ir dažnai tai tinkamiausias sprendimas (žr. šio vadovo pabaigą). Žmonės kuria savo, kai jų atsargos neįprastos (partijos su galiojimo datomis, iš kitų prekių pagamintos prekės, grąžinami nuomojami daiktai), kai jiems reikia tik dalies didelio produkto arba kai nori, kad programa tiksliai atitiktų, kaip dirba jų komanda. Jei pereinate nuo skaičiuoklės, kaip paversti skaičiuoklę programa bus naudingas palydovas.

Ko reikia programai

Pagrindiniai duomenys

Pagrindinė mintis: atsargų lygis yra judėjimų rezultatas. Kiekvienas pakeitimas eina per judėjimo įrašą, o turimas kiekis atnaujinamas pagal jį. Taip gaunate audito pėdsaką be papildomo darbo, o klaidas lengva atsekti ir atšaukti.

Pagrindiniai ekranai

• Prekių sąrašas su paieška, kategorijos filtru ir „mažos atsargos“ filtru
• Prekės puslapis su kiekiu pagal vietas ir paskutiniais judėjimais
• Greitas koregavimas: gauti prekes, nurašyti, perkelti tarp vietų, įrašyti inventorizaciją
• Mažų atsargų vaizdas: visos prekės, kurių kiekis yra perpirkimo lygyje ar žemiau, sugrupuotos pagal tiekėją
• Inventorizacijos režimas periodiniams skaičiavimams, kuris įrašo skirtumą kaip koregavimą

Vėliau, jei prireiks

• Pirkimo užsakymai: sukurti užsakymą tiekėjui, tada priimti pagal jį
• Partijos ir galiojimo datos maistui, kosmetikai ir vaistams
• Medžiagų sąrašas (BOM): iš komponentų pagaminta galutinė prekė, kad jos pardavimas sumažintų kelis komponentus
• Ataskaitos: atsargų vertė, lėtai judančios prekės, naudojimas laike (žr. kaip sukurti skydelį)
• Brūkšninių kodų skenavimas telefono fotoaparatu

Sprendimai prieš kuriant

Kas yra tiesos šaltinis

Jei parduodate per internetinę parduotuvę ar kasos sistemą, kuri jau seka atsargas, nuspręskite, kuri sistema valdo kiekį. Dvi sistemos, abi redaguojančios tuos pačius skaičius, pradės nesutapti. Pasirinkimai:

1. Jūsų programa skirta tik tam, ko parduotuvė neseka (žaliavoms, reikmenims, sandėlio atsargoms).
2. Parduotuvė yra šaltinis; jūsų programa skaito iš jos ataskaitoms ir įspėjimams per jos API.
3. Jūsų programa yra šaltinis ir siunčia kiekius į parduotuvę. Galingiausias variantas ir labiausiai reikalaujantis darbo, kad būtų padaryta teisingai.

Pradėti nuo 1 ar 2 varianto yra daug saugiau.

Kas ką gali daryti

Savikainų slėpimas tam tikriems darbuotojams yra dažnas reikalavimas; pasakykite apie tai pirmame užklausime. Tikros teisės reikalauja programos prisijungimo, aprašyto kaip pridėti prisijungimą prie programos.

Telefonas ar kompiuteris

Darbas su atsargomis vyksta stovint: sandėlyje, prie pristatymo durų, furgone. Koregavimo ir inventorizacijos ekranus projektuokite pirmiausia telefonui, su dideliais mygtukais ir kuo mažiau rašymo. Ataskaitas ir prekių redagavimą galima projektuoti pirmiausia kompiuteriui.

Kurkite žingsnis po žingsnio

1 žingsnis: sutvarkykite dabartinius duomenis

Eksportuokite skaičiuoklę ir sutvarkykite ją prieš importuodami: viena eilutė vienai prekei, vienodi vienetai, unikalūs SKU, jokių sujungtų langelių. Tai užtrunka ilgiau, nei žmonės tikisi, bet vėliau sutaupo daug vargo.

2 žingsnis: parašykite pirmąjį užklausimą

Aprašykite verslą, atsargas, žmones ir judėjimus:

Sukurk atsargų programą Fern & Stone, augalų parduotuvei su prekybos sale, sandėliu ir pristatymo furgonu. Prekės turi pavadinimą, SKU, brūkšninį kodą, kategoriją, vienetą, savikainą, pardavimo kainą, tiekėją ir perpirkimo lygį. Sek kiekį pagal vietą. Kiekvienas pakeitimas yra atsargų judėjimas su tipu (gauta, parduota, sugadinta, suskaičiuota, perkelta), kiekiu, pastaba, naudotoju ir laiku – niekada tiesiogiai neredaguok kiekių. Ekranai: ieškoma prekių sąrašas su mažų atsargų filtru, prekės puslapis su atsargomis pagal vietas ir judėjimų istorija, telefonui patogus greito koregavimo ekranas ir mažų atsargų puslapis, sugrupuotas pagal tiekėją. Darbuotojai negali matyti savikainų; vadovai gali. Naudok duomenų bazę, paprastą ir greitą dizainą. Leisk importuoti prekes iš CSV failo.

3 žingsnis: importuokite ir patikrinkite

Importuokite išvalytą CSV, tada patikrinkite dešimt prekių su realiu gyvenimu. Neteisingi pradiniai kiekiai pakirs pasitikėjimą programa nuo pirmos dienos, todėl perjungimo dieną suskaičiuokite realiai svarbiausias prekes.

4 žingsnis: išbandykite judėjimus

Gaukite prekes, parduokite dalį, nurašykite vieną, perkelkite dalį į furgoną, atlikite inventorizaciją, kuri randa du dingusius vienetus. Patikrinkite, ar kiekvienos prekės istorija teisingai atpasakoja tai, kas įvyko, ir ar kiekis sutampa. Pabandykite padaryti, kad kiekis nukristų žemiau nulio, ir nuspręskite, ar tai turi būti blokuojama, ar tik pažymima.

5 žingsnis: pridėkite įspėjimus ir ataskaitas

Pranešimas el. paštu apie mažas atsargas arba kasdienė suvestinė vadovui dažniausiai yra pirmas dalykas, kurio žmonės paprašo, kai pagrindai veikia. Jam reikia el. pašto paslaugos teikėjo ir suplanuotos užduoties. Po to – paprasta atsargų vertės ataskaita ir sąrašas prekių, kurios nejudėjo 90 dienų.

6 žingsnis: diegkite pirmiausia vienoje vietoje

Naudokite ją vienoje vietoje porą savaičių, ištaisykite, kas nepatogu, tada plėskite. Didžiausia rizika nėra klaida; tai darbuotojai, grįžtantys prie skaičiuoklės, nes programa lėtesnė.

Dažniausios klaidos

• Saugoti tik dabartinį kiekį. Be judėjimų nepaaiškinsite „kodėl tai neteisinga?“
• Leisti visiems redaguoti viską. Klaida perpirkimo lygyje ar ištrinta prekė gali likti nepastebėta savaites.
• Ignoruoti vienetus. Pirkimas dėžėmis po 12 ir pardavimas vienetais reikalauja aiškios taisyklės, kitaip kiekiai bus neteisingi 12 kartų.
• Per daug laukų koregavimo ekrane. Jei gavimo įrašymas užtrunka minutę, žmonės to nedarys.
• Dvipusės parduotuvės sinchronizacijos kūrimas pirmiausia. Pirmiausia pasitikėkite programa pati, tik tada jungkite prie ko nors.
• Traktavimas kaip apskaita. Atsargų vertinimui mokesčių tikslais (FIFO, vidutinė svertinė) yra taisyklės; prieš remdamiesi programos skaičiais sąskaitoms, pasitarkite su buhalteriu.

Kada geresnis paruoštas produktas

• Parduodate daugiausia per vieną platformą, pavyzdžiui, Shopify ar Square. Jų integruotos atsargų funkcijos gali padengti tai, ko reikia, jau susietos su pardavimais.
• Reikia atsargų glaudžiai susietų su apskaita. Apskaitos programinė įranga ir atsargų produktai, sukurti integruotis su ja, sutaupo daug suderinimo darbo.
• Turite sandėlio operaciją su komplektavimu, pakavimu, siuntimo etiketėmis ir keliais pardavimo kanalais. Specializuotos atsargų ir sandėlio sistemos sukurtos būtent tam.

Kurkite patys, kai jūsų atsargos netelpa į tuos produktus, kai mokėtumėte už didelę sistemą, o naudotumėte tik nedalį jos, arba kai aplinkinis procesas (patvirtinimai, darbų lapai, nuomos grąžinimai) yra tai, ką iš tikrųjų reikia valdyti. Mūsų vadovas pirkti ar kurti programinę įrangą mažam verslui aptaria šį kompromisą.

Kaip tai daryti su Mythex

Mythex yra DI programų kūrėjas: aprašote atsargas, vietas ir žmones, o programa sukuriama gyvoje peržiūroje, prie projekto pridedant duomenų bazę prekėms, vietoms ir judėjimams. Galite pridėti savo dabartinės skaičiuoklės ekrano nuotrauką, kad ji matytų jūsų stulpelius, ir paprašyti CSV importo. Prekių nuotraukos naudoja projekto failų saugyklą. Jei jūsų parduotuvė ar kasos sistema turi API, jos raktą galite saugoti projekto paslaptyse ir paprašyti Mythex skaityti iš jo. Mythex neturi įmontuotos prisijungimo sistemos jūsų darbuotojams, todėl programos paskyras ir roles įgyvendinate naudodami pasirinktą autentifikavimo biblioteką ar paslaugą. Dokumentacijos puslapiai apie vidinio įrankio kūrimą ir CRUD programos kūrimą yra geros pradžios vietos.

Pirmam užklausimui, kurį galite redaguoti, atidarykite atsargų sekimo šabloną arba perskaitykite platesnį vadovą kaip sukurti vidinę programą.

Klausimai