วิธีสร้างแดชบอร์ด: แหล่งข้อมูล KPI กราฟ และการเข้าถึง

การสร้างแดชบอร์ดเริ่มจากคำถามที่มันต้องตอบและคนที่จะอ่านมัน กำหนดชุดตัวชี้วัดเล็กๆ ให้แม่นยำ เชื่อมข้อมูลที่ตัวชี้วัดเหล่านั้นมาจาก แล้วเลือกกราฟที่เรียบง่ายสำหรับแต่ละตัว จากนั้นตัดสินใจว่าใครเห็นตัวเลขใดได้บ้าง เครื่องมือสร้างแอปด้วย AI สร้างแดชบอร์ดที่สวยงามได้ในไม่กี่นาที งานยากคือการได้ข้อมูลและนิยามที่ถูกต้อง และส่วนนี้แหละที่ตัดสินว่ามีใครเชื่อถือมันหรือไม่

เริ่มจากคำถาม ไม่ใช่กราฟ

แดชบอร์ดที่พยายามแสดงทุกอย่างจะถูกเปิดดูเพียงครั้งเดียว ก่อนคิดถึงกราฟ ให้ตอบคำถามเหล่านี้

• สำหรับใคร? ผู้ก่อตั้ง ทีมขาย ทีมปฏิบัติการ นักลงทุน หรือลูกค้าของคุณ?
• รองรับการตัดสินใจอะไร? "เราต้องจ้างพนักงานซัพพอร์ตเพิ่มอีกคนไหม?" เป็นคำถามที่แดชบอร์ดตอบได้ "แสดงข้อมูลของเราให้ดูหน่อย" ไม่ใช่
• พวกเขาจะดูบ่อยแค่ไหน? แดชบอร์ดปฏิบัติการรายวันต้องการข้อมูลสดและการแจ้งเตือน ส่วนมุมมองบอร์ดรายเดือนไม่ต้องการ

เขียนคำถามสามถึงห้าข้อ แต่ละข้อจะกลายเป็นตัวชี้วัดหนึ่งหรือสองตัว

นิยามแต่ละตัวชี้วัดให้แน่นอน

การโต้เถียงเรื่องแดชบอร์ดส่วนใหญ่จริงๆ แล้วคือการโต้เถียงเรื่องนิยาม เขียนนิยามสั้นๆ ให้ทุกตัวเลข

วางนิยามเหล่านี้ลงในพรอมต์ของคุณ มิฉะนั้น AI จะเลือกการคำนวณที่ฟังดูสมเหตุสมผลซึ่งอาจไม่ตรงกับวิธีที่ธุรกิจของคุณนับ

ข้อมูลมาจากไหน

มีสองหลักการที่ใช้ได้ทุกที่

1. เก็บคีย์ไว้บนเซิร์ฟเวอร์ คีย์ API และรหัสผ่านฐานข้อมูลควรอยู่ในตัวแปรสภาพแวดล้อมของแอป ไม่เคยอยู่ในโค้ดฝั่งเบราว์เซอร์
2. ตัดสินใจเรื่องความสดของข้อมูล การดึงจาก API หลายตัวทุกครั้งที่โหลดหน้าจะช้าและอาจชนขีดจำกัดอัตรา แดชบอร์ดธุรกิจส่วนใหญ่ การซิงก์ทุกชั่วโมงหรือข้ามคืนเข้าสู่ฐานข้อมูลของคุณเอง พร้อมเวลา "อัปเดตล่าสุด" บนหน้า จะเรียบง่ายและเชื่อถือได้มากกว่า

หากคุณยังไม่คุ้นกับ API API คืออะไร และฐานข้อมูลคืออะไร อธิบายพื้นฐานไว้

เลือกกราฟที่เหมาะ

• ตัวเลขเดี่ยวพร้อมการเปลี่ยนแปลง ("$42k เพิ่มขึ้น 8% จากเดือนก่อน") คือการ์ด KPI องค์ประกอบที่มีประโยชน์ที่สุดในแดชบอร์ดส่วนใหญ่
• แนวโน้มตามเวลา ใช้กราฟเส้น ใช้แท่งเฉพาะเมื่อมีช่วงเวลาจำนวนน้อย
• เปรียบเทียบหมวดหมู่ ใช้กราฟแท่งแนวนอนที่เรียงตามค่า
• ส่วนหนึ่งของทั้งหมด ใช้แท่งซ้อน กราฟวงกลมใช้ได้เฉพาะเมื่อมีสองหรือสามส่วน
• รายละเอียดและข้อยกเว้น ใช้ตารางที่เรียงลำดับ ค้นหา และกรองได้ มักมีประโยชน์กว่ากราฟใดๆ

รักษาสีให้สม่ำเสมอ: สีหนึ่งสำหรับ "ช่วงเวลานี้" สีจางสำหรับ "การเปรียบเทียบ" และสีแดงเฉพาะสิ่งที่ต้องให้ความสนใจ

ใครเห็นอะไร

ตัดสินใจเรื่องการเข้าถึงก่อนสร้าง

• ภายใน ทุกคนเห็นทุกอย่าง ง่ายที่สุด แต่ยังต้องมีการล็อกอินหากมีข้อมูลธุรกิจ
• ตามบทบาท ฝ่ายขายเห็นตัวเลขการขาย ฝ่ายการเงินเห็นอัตรากำไร ผู้จัดการเห็นทีมของตนเอง
• สำหรับลูกค้า ลูกค้าแต่ละคนเห็นเฉพาะข้อมูลของตนเอง ทุกการค้นหาต้องกรองตามบัญชีของลูกค้าบนเซิร์ฟเวอร์ ทดสอบโดยล็อกอินเป็นลูกค้าสองคนที่ต่างกัน

แดชบอร์ดที่มีข้อมูลรายได้หรือข้อมูลลูกค้าอยู่บน URL สาธารณะโดยไม่มีการล็อกอินคือการรั่วไหลของข้อมูลที่รอให้ใครสักคนพบ

พรอมต์แรกที่ใช้ได้ผล

สร้างแดชบอร์ดการขายสำหรับบริษัทซอฟต์แวร์ B2B ขนาดสิบคน ผู้ชม: ผู้ก่อตั้งและหัวหน้าทีมขาย ที่ตรวจทุกวันจันทร์ หน้าภาพรวม: การ์ด KPI สำหรับ MRR ใหม่ของเดือนนี้ MRR รวม ลูกค้าใหม่ของเดือนนี้ ลูกค้าที่ยกเลิกของเดือนนี้ และมูลค่าไปป์ไลน์ แต่ละตัวพร้อมการเปลี่ยนแปลงเทียบกับเดือนก่อน กราฟเส้นของ MRR ย้อนหลัง 12 เดือน กราฟแท่งของดีลใหม่แยกตามแหล่งที่มา หน้าดีลพร้อมตารางที่ค้นหาและเรียงลำดับได้ (บริษัท เจ้าของ มูลค่า ขั้นตอน วันที่ปิด) และกรองตามเจ้าของและขั้นตอน นิยามตัวชี้วัด: MRR คือผลรวมของยอดการสมัครสมาชิกรายเดือนที่ใช้งานอยู่ โดยแผนรายปีหารด้วย 12 การยกเลิกนับลูกค้าที่การสมัครสิ้นสุดในเดือนนี้ ตอนนี้ใช้ข้อมูลตัวอย่างที่สมจริงในฐานข้อมูล เราจะเชื่อม Stripe ทีหลัง แสดงเวลา "อัปเดตล่าสุด" ต้องล็อกอิน เลย์เอาต์แถบด้านข้างที่สะอาด

พรอมต์นี้ระบุผู้ชม นิยามของทุกตัวชี้วัด กราฟ และแผนข้อมูล และเริ่มจากข้อมูลตัวอย่าง เพื่อให้คุณตกลงเรื่องการออกแบบได้ก่อนเชื่อมแหล่งข้อมูลจริง

ขั้นตอนการสร้าง

1. เลย์เอาต์ด้วยข้อมูลตัวอย่าง ตกลงตัวชี้วัดและกราฟในขณะที่ข้อมูลเป็นของปลอมและแก้ไขได้ง่ายและถูก
2. เชื่อมแหล่งจริงหนึ่งแหล่ง ตรวจทุกตัวเลขกับระบบต้นทางด้วยมือ หาก MRR ต่างจากที่ Stripe แสดง ให้หาสาเหตุก่อนไปต่อ
3. เพิ่มแหล่งอื่น ทีละแหล่ง พร้อมตรวจแต่ละแหล่ง
4. รีเฟรชตามกำหนดเวลา หรือการค้นหาเมื่อโหลด พร้อมป้าย "อัปเดตล่าสุด"
5. ตัวกรอง ช่วงวันที่มาก่อน แล้วค่อยเป็นหนึ่งหรือสองตัวอื่นที่คนขอ
6. ล็อกอินและบทบาท
7. สถานะว่างและสถานะข้อผิดพลาด หน้าจะแสดงอะไรเมื่อแหล่งข้อมูลล่มหรือตัวกรองไม่คืนผลลัพธ์
8. แชร์กับผู้ชม แล้วลบสิ่งที่ไม่มีใครดูหลังผ่านไปหนึ่งเดือน

ทำให้เร็ว

แดชบอร์ดที่ช้าจะถูกตรวจน้อยลง คำนวณยอดรวมที่แพงล่วงหน้า (ใช้ตารางสรุปรายวันแทนการสแกนทุกออเดอร์) แบ่งหน้าตารางขนาดใหญ่ และโหลดการ์ดตัวเลขหลักก่อน เพื่อให้หน้าใช้งานได้ก่อนที่กราฟจะโหลดเสร็จ หากตัวเลขใช้เวลาคำนวณนาน ให้แสดงเวลาที่คำนวณล่าสุดแทนการคำนวณใหม่ทุกครั้งที่มีคนเข้าชม

ความผิดพลาดที่พบบ่อย

• กราฟมากเกินไป ถ้าทุกอย่างถูกเน้น ก็ไม่มีอะไรถูกเน้น
• ตัวชี้วัดที่ไม่ได้นิยาม คนสองคนที่อ่านแดชบอร์ดเดียวกันควรได้ข้อสรุปเดียวกัน
• ไม่เคยตรวจตัวเลขกับต้นทาง ตัวเลขผิดเพียงตัวเดียวทำให้คนหยุดเชื่อถือทั้งแดชบอร์ด
• ค้นหา API ทุกตัวทุกครั้งที่โหลดหน้า ช้า เปราะบาง และบางครั้งมีค่าใช้จ่ายสูง
• ไม่มีบริบทของวันที่ แสดงช่วงเวลาและการเปรียบเทียบเสมอ
• ความลับในฝั่งฟรอนต์เอนด์ คีย์ API ที่มองเห็นในเบราว์เซอร์สามารถถูกคัดลอกโดยใครก็ได้ที่เปิดหน้านั้น

เมื่อเครื่องมือ BI เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

หากข้อมูลของคุณอยู่ในฐานข้อมูลหรือคลังข้อมูลแล้ว และผู้ใช้หลักคือนักวิเคราะห์ที่ต้องการสำรวจ แบ่งส่วน และสร้างกราฟของตัวเอง เครื่องมือ BI เช่น Looker Studio, Power BI, Metabase และอื่นๆ จะให้บริการพวกเขาได้ดีกว่าการสร้างเอง เครื่องมือ SaaS จำนวนมากยังมีรายงานในตัวที่ดี ตรวจสอบก่อนสร้างใหม่ แดชบอร์ดที่สร้างเองชนะเมื่อมีไว้สำหรับลูกค้าหรือคนที่ไม่ใช่นักวิเคราะห์ ต้องการตรรกะหรือสิทธิ์ที่เครื่องมือ BI แสดงไม่ได้ รวมแหล่งข้อมูลในแบบที่เฉพาะกับธุรกิจของคุณ หรืออยู่ในผลิตภัณฑ์ที่คุณดำเนินการอยู่แล้ว

หากงานไม่ได้อยู่ที่การดูตัวเลขมากนัก แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงระเบียน คุณต้องการแผงควบคุมผู้ดูแลหรือเครื่องมือภายในแทน ดูวิธีสร้างเครื่องมือภายใน และหากตัวเลขของคุณอยู่ในสเปรดชีตวันนี้ วิธีเปลี่ยนสเปรดชีตให้เป็นแอป เป็นบทความถัดไปที่ดี

การสร้างกับ Mythex

บน Mythex คุณอธิบายแดชบอร์ดและเอเจนต์จะสร้างหน้าและกราฟในพรีวิวสด โดยเริ่มจากข้อมูลตัวอย่างที่สมจริง และย้ายไปยังฐานข้อมูล Postgres เฉพาะเมื่อตัวเลขต้องคงอยู่ กรณีการใช้งานแดชบอร์ด ของเอกสารมีพรอมต์เริ่มต้น หากข้อมูลของคุณอยู่ในเครื่องมืออย่าง Google Sheets คุณเชื่อมบัญชีผ่าน Connectors ได้ และขอให้เอเจนต์อ่านข้อมูลแล้วสร้างแดชบอร์ดจากมัน

แอปเองไม่มีตัวเชื่อมต่อคลังข้อมูลในตัว สำหรับ BigQuery, Snowflake, Stripe และที่คล้ายกัน แอปจะเรียก API ของพวกเขาด้วยคีย์ที่คุณเก็บเป็นความลับของโปรเจกต์ การล็อกอินและบทบาทสำหรับคนที่ดูแดชบอร์ดเป็นส่วนหนึ่งของแอปที่คุณสร้าง หากต้องการเริ่มจากพรอมต์ ดูเทมเพลตแดชบอร์ด เช่น แดชบอร์ดตัวชี้วัด

คำถาม