20 идеи за внатрешни алатки за тимови (со основни функции)

Добрите внатрешни алатки заменуваат болен, повторлив процес: барање што се губи во email, табела што неколку луѓе ја уредуваат истовремено, извештај што некој го прави рачно секоја недела. Најдобрата прва алатка обично е мала — една форма, една листа со статуси, една табла — и насочена кон еден тим. Подолу се 20 идеи низ операции, продажба, поддршка, луѓе и финансии, секоја со тоа кој ја користи и основните функции што треба прво да се изградат.

Како да ја изберете правилната идеја

Пред списокот, брз филтер. Идејата е добар кандидат ако:

• Се случува често. Дневните или неделните процеси се исплатуваат; годишните ретко.
• Е вклучено повеќе од едно лице. Предавањата се местата каде нешто се губи.
• Табела или inbox ја работат работата лошо. Имате напишано упатства како да се користи, или работите паѓаат низ пукнатините.
• Можете да опишете што значи „готово“. Барањето е одобрено; нарачката е испратена; билетот е затворен.
• Некој ќе ја поседува. Секоја алатка треба човек што ќе се грижи за неа.

Ако готов производ веќе ја работи работата добро и по прифатлива цена, користете го. Градење наспроти купување софтвер за мали бизниси има контролна листа за таа одлука.

Операции

1. Прием на барања и трекер

Кој ја користи: секој што му треба нешто од централен тим — операции, дизајн, IT, објекти. Основни функции: форма за барање со тип, приоритет и рок; заедничка листа со статуси (Ново, Во тек, Чека, Завршено); доделување на лице; коментари на секое барање; преглед „моите барања“ за лицето што го поставило.

2. Регистар на опрема и средства

Кој ја користи: IT или office менаџери, плус вработените што земаат опрема. Основни функции: листа на средства со сериски броеви, локација и состојба; кој го има секој предмет и од кога; земање и враќање; потсетници за предметите што треба да се вратат; историја по средство.

3. Инвентар и нивоа на залихи

Кој ја користи: магацински, кујнски или продавнички персонал, и секој што нарачува материјали. Основни функции: производи со тековни залихи и ниво за повторна нарачка; брзи записи „искористено“ и „примено“; листа на ниски залихи; добавувач по производ; едноставна историја на движења на залихите. Како да направите апликација за управување со инвентар го покрива ова подетално.

4. Планер на смени и распоред

Кој ја користи: менаџери на тимови со смени и вработените што го проверуваат својот распоред. Основни функции: неделна мрежа на смени; доделување луѓе на смени; достапност и барања за слободно; барања за замена на смена што менаџерот ги одобрува; преглед „моите смени“ прилагоден за телефон.

5. Директориум на добавувачи

Кој ја користи: набавка, операции и финансии. Основни функции: записи за добавувачи со контакти, услови и категории; датуми на обнова на договори со потсетници; белешки и оценки од минати нарачки; приложени документи како договори и сертификати.

6. Регистар на инциденти и проблеми

Кој ја користи: тимови за објекти, безбедност, IT или квалитет. Основни функции: брза форма за пријава, со качување слика, што работи на телефони; сериозност и категорија; сопственик и статус за секој инцидент; следни акции со рокови; резиме на отворени проблеми по област.

Продажба и клиенти

7. Лесен CRM

Кој ја користи: мали продажни тимови или основачи што ги сметаат целосните CRM-и за преоптоварени. Основни функции: контакти и компании; pipeline со фази; белешки и следни чекори за секоја сделка; листа „следи денес“; едноставен извештај за сделките по фаза. Видете како да направите CRM.

8. Градител на понуди и предлози

Кој ја користи: продажни или account менаџери. Основни функции: листа на производи и цени; составување понуда од ставки со попусти; верзија за споделување или PDF; статус на понудата (Нацрт, Испратена, Прифатена, Изгубена); листа на понуди по клиент.

9. Контролна листа за воведување на клиенти

Кој ја користи: account менаџери или тимови за успех на клиентите. Основни функции: шаблон на контролна листа по план или услуга; една инстанца по нов клиент; сопственици и рокови на секој чекор; напредок на едно место за сите клиенти што се во воведување.

10. Следење на партнери или препораки

Кој ја користи: тимови за партнерства или маркетинг. Основни функции: записи за партнери; препораки евидентирани по партнер; статус на секоја препорака; провизија што се должи и што е платена; резиме по партнер за периодот.

Поддршка и услуга

11. Внатрешна база на знаење

Кој ја користи: агенти за поддршка, нови вработени, секој што одговара на повторени прашања. Основни функции: статии подредени по категорија; пребарување; сопственик и датум „последно прегледано“ на секоја статија; знаменце за статии што треба да се ажурираат.

12. Табла за ескалации

Кој ја користи: лидери на поддршката и специјалистите на кои ескалираат. Основни функции: ескалирани случаи со клиент, резиме и итност; доделување на специјалист; статус и време од ескалацијата; врска назад до оригиналниот билет во вашата алатка за помош.

13. Одобрување на враќања и поврати

Кој ја користи: агенти за поддршка што бараат, финансии или менаџери што одобруваат. Основни функции: форма за барање со број на нарачка, причина и износ; правила за одобрување (на пример, над утврден износ треба менаџер); одобри или одбиј со коментар; дневник на сите одлуки за подоцнежен преглед.

Луѓе и HR

14. Центар за воведување нови вработени

Кој ја користи: HR, менаџери и нови вработени. Основни функции: контролна листа по улога што ги опфаќа сметките, опремата, обуката и запознавањата; сопственици по чекор низ HR, IT и менаџерот; добредојдена страница за новиот вработен; следење на напредокот за сите што почнуваат овој месец.

15. Барања за слободно

Кој ја користи: сите вработени, менаџери и HR. Основни функции: форма за барање со датуми и вид; одобрување од менаџер; календар на тимот што покажува кој е отсутен; преостанат фонд по лице. Дозволите држете ги строги — луѓето треба да го гледаат својот баланс, не на сите.

16. Закажување интервјуа и оценувачки листи

Кој ја користи: менаџери за вработување и интервјуери. Основни функции: кандидати по улога со фаза; термини за интервјуа и интервјуери; структурирана оценувачка листа по интервју; приказ на резимето за одлуката за вработување. Ограничете кој може да ги гледа податоците за кандидатите и проверете ги локалните правила колку долго се чуваат.

17. Следење на обуки и сертификати

Кој ја користи: водачи на тимови, менаџери за усогласеност или безбедност. Основни функции: задолжителни обуки по улога; датуми на завршување и истекување; потсетници пред сертификатот да истече; листа на тоа кој е надвор од рок.

Финансии и администрација

18. Барања за трошоци и одобрувања

Кој ја користи: вработени што поднесуваат, менаџери што одобруваат, финансии што плаќаат. Основни функции: форма за барање со износ, категорија и качена сметка; одобрување од менаџер; листа „спремно за плаќање“ за финансиите; извоз во CSV за вашиот софтвер за сметководство. Самото сметководство чувајте го во соодветен сметководствен производ.

19. Барања за набавка

Кој ја користи: секој што купува во име на компанијата и носителите на буџет. Основни функции: барање со ставка, добавувач, трошок и образложение; чекори на одобрување според износот; статус од Побарано до Нарачано до Примено; трошење по буџет или оддел.

20. Неделна табла со метрики

Кој ја користи: водачи на тимови и менаџмент. Основни функции: неколкуте бројки што некој во моментов ги собира рачно секоја недела; рачен внес или врска со местото каде што се податоците; графици низ времето; краток простор за белешки за контекст. Како да направите табла објаснува како да ги изберете вистинските бројки.

Сите 20 одеднаш

Што секоја внатрешна алатка треба

Што и да градите, неколку работи важат насекаде:

• Најава и улоги. Знаете кој што направил, а на секого му покажувате само она што му треба.
• Историја на активности на важните записи: кој го променил статусот и кога.
• Извоз. CSV извозот ги држи луѓето задоволни и ви дава едноставна резервна копија.
• Екрани прилагодени за телефон за секој што работи подалеку од биро.
• Сопственик и начин корисниците да пријават проблеми.

Почнете со најмалата верзија што ја отстранува мъката, добијте два-три вистински корисници и додавајте функции само кога ќе ги побараат. Ако идејата започнува како табела, како да претворите табела во апликација ја објаснува промената.

Градење на овие со Mythex

Повеќето од овие идеи се формулари, листи и табли со база податоци, какви што Mythex гради од опис на обичен јазик. Вие го опишувате работниот тек, Mythex го гради во live преглед и додава Postgres база кога алатката треба да зачува податоци, а соработниците ги поканувате во работниот простор без трошоци по седиште. Најавата за корисниците на самата алатка ја додавате во апликацијата, со свој пристап за автентикација — водичот за внатрешни алатки во документацијата го опфаќа тоа и други искрени ограничувања. За чекор-по-чекор упатство, прочитајте како да направите внатрешна алатка, или почнете од една од шаблоните за табли.

Прашања