Ekipler için 20 Dahili Araç Fikri (Temel Özelliklerle)

İyi dahili araçlar tekrar eden acı verici bir süreci ortadan kaldırır: e-postada kaybolan bir talep, aynı anda birkaç kişinin düzenlediği bir elektronik tablo ya da birinin her hafta elle hazırladığı bir rapor. En iyi ilk araç genellikle küçüktür — tek bir form, durumları olan tek bir liste ya da tek bir gösterge tablosu — ve tek bir ekibe yöneliktir. Aşağıda operasyon, satış, destek, personel ve finans alanlarından 20 fikir var; her birinin yanında kimin kullandığı ve ilk olarak hangi temel özellikleri kurmanız gerektiği yazıyor.

Doğru fikri nasıl seçersiniz

Listeye geçmeden önce kısa bir filtre. Bir fikir şu durumlarda iyi bir adaydır:

• Sık olur. Günlük ya da haftalık süreçler emeğe değer; yıllık süreçler nadiren değer.
• Birden fazla kişi dahildir. Devir teslimler, işlerin kaybolduğu yerlerdir.
• İşi kötü yapan bir elektronik tablo ya da gelen kutusu vardır. Kullanımı için talimat yazmışsınızdır ya da işler arada kaybolur.
• "Bitti"nin ne olduğunu tarif edebilirsiniz. Bir talep onaylanır; bir sipariş gönderilir; bir bilet kapanır.
• Birisi sahiplenir. Her aracın bakımıyla ilgilenecek bir kişiye ihtiyacı vardır.

Hazır bir ürün işi iyi ve uygun fiyatla yapıyorsa onu kullanın. Küçük işletmeler için yazılımı hazır almak mı yoksa geliştirmek mi başlıklı rehberde bu karar için bir kontrol listesi var.

Operasyon

1. Talep alma ve takip

Kullanan kişiler: merkezi bir ekipten bir şey isteyen herkes — operasyon, tasarım, BT, tesis yönetimi. Temel özellikler: tür, öncelik ve son tarih alanları olan bir talep formu; durumları olan ortak bir liste (Yeni, Devam ediyor, Beklemede, Tamamlandı); bir kişiye atama; her talepte yorumlar; talebi açan kişi için "taleplerim" görünümü.

2. Ekipman ve varlık kaydı

Kullanan kişiler: BT ya da ofis yöneticileri, ekipman alan personel. Temel özellikler: seri numaraları, konumu ve durumu olan varlık listesi; her eşyanın kimde olduğu ve ne zamandan beri; zimmet alma ve iade; iadesi gereken eşyalar için hatırlatmalar; varlık başına geçmiş kaydı.

3. Envanter ve stok seviyeleri

Kullanan kişiler: depo, mutfak ya da dükkân personeli ve malzeme siparişini veren kişi. Temel özellikler: mevcut stoku ve yeniden sipariş seviyesi olan ürünler; hızlı "kullanıldı" ve "teslim alındı" kayıtları; düşük stok listesi; ürün başına tedarikçi; basit bir stok hareketi geçmişi. Envanter yönetim uygulaması nasıl yapılır bunu ayrıntılı anlatıyor.

4. Vardiya ve nöbet planlayıcı

Kullanan kişiler: vardiyalı ekiplerin yöneticileri ve vardiyalarını kontrol eden personel. Temel özellikler: haftalık vardiya tablosu; kişileri vardiyalara atama; müsaitlik ve izin talepleri; yöneticinin onayladığı vardiya takas talepleri; telefona uygun "vardiyalarım" görünümü.

5. Satıcı ve tedarikçi rehberi

Kullanan kişiler: satın alma, operasyon ve finans. Temel özellikler: iletişim bilgileri, koşulları ve kategorileri olan tedarikçi kayıtları; sözleşme yenileme tarihleri ve hatırlatmalar; geçmiş siparişlerden notlar ve değerlendirmeler; sözleşme ve sertifika gibi eklenmiş belgeler.

6. Olay ve sorun günlüğü

Kullanan kişiler: tesis, güvenlik, BT ya da kalite ekipleri. Temel özellikler: telefonda da çalışan, fotoğraf yüklemeli hızlı bir bildirim formu; önem derecesi ve kategori; her olay için bir sorumlu ve durum; son tarihli takip işleri; alana göre açık sorunların özeti.

Satış ve müşteriler

7. Hafif CRM

Kullanan kişiler: tam kapsamlı CRM'leri fazla ağır bulan küçük satış ekipleri ya da kurucular. Temel özellikler: kişiler ve şirketler; aşamaları olan bir satış hattı; her anlaşmada notlar ve sonraki adımlar; "bugün takip et" listesi; aşamaya göre anlaşmaların basit raporu. Bkz. CRM nasıl yapılır.

8. Teklif ve öneri oluşturucu

Kullanan kişiler: satış ya da hesap yöneticileri. Temel özellikler: ürün ve fiyat listesi; kalem kalem indirimli teklif oluşturma; paylaşılabilir ya da PDF sürümü; teklif durumu (Taslak, Gönderildi, Kabul edildi, Kaybedildi); müşteri başına teklif listesi.

9. Müşteri başlangıç kontrol listesi

Kullanan kişiler: hesap yöneticileri ya da müşteri başarı ekipleri. Temel özellikler: plan ya da hizmet başına kontrol listesi şablonu; her yeni müşteri için bir kontrol listesi örneği; her adımda sorumlular ve son tarihler; başlangıç sürecindeki tüm müşterilerin ilerlemesi tek bakışta.

10. Ortak ya da tavsiye takipçisi

Kullanan kişiler: iş ortaklıkları ya da pazarlama ekipleri. Temel özellikler: ortak kayıtları; her ortağa bağlı tavsiyeler; her tavsiyenin durumu; ödenmesi gereken ve ödenen komisyon; dönem için ortak başına özet.

Destek ve hizmet

11. Dahili bilgi tabanı

Kullanan kişiler: destek temsilcileri, yeni işe başlayanlar, tekrar eden sorulara cevap verenler. Temel özellikler: kategorilere göre düzenlenmiş makaleler; arama; her makalede sorumlu ve "son gözden geçirme" tarihi; güncellenmesi gereken makaleler için işaret.

12. Yükseltme panosu

Kullanan kişiler: destek liderleri ve onlara yükseltme yapılan uzmanlar. Temel özellikler: müşteri, özet ve aciliyet bilgisiyle yükseltilen vakalar; bir uzmana atama; durum ve yükseltmeden bu yana geçen süre; yardım masası aracınızdaki orijinal bilete bağlantı.

13. İade ve geri ödeme onayı

Kullanan kişiler: talep eden destek temsilcileri, onaylayan finans ya da yöneticiler. Temel özellikler: sipariş numarası, neden ve tutarı içeren bir talep formu; onay kuralları (örneğin belirli bir tutarın üzerinde yönetici onayı); yorumla onayla ya da reddet; ileride incelenmek üzere tüm kararların günlüğü.

İK ve personel

14. Çalışan oryantasyon merkezi

Kullanan kişiler: İK, yöneticiler ve yeni işe başlayanlar. Temel özellikler: her rol için hesaplar, ekipman, eğitim ve tanıtımları kapsayan bir kontrol listesi; İK, BT ve yönetici arasında adım başına sorumlular; yeni çalışan için karşılama sayfası; bu ay başlayan herkes için ilerleme takibi.

15. İzin talepleri

Kullanan kişiler: tüm personel, yöneticiler ve İK. Temel özellikler: tarih ve tür alanlı bir talep formu; yönetici onayı; kimin izinde olduğunu gösteren ekip takvimi; kişi başına kalan hak. Yetkileri sıkı tutun — insanlar kendi bakiyelerini görmeli, herkesinkini değil.

16. Mülakat planlama ve değerlendirme formları

Kullanan kişiler: işe alım yöneticileri ve mülakatçılar. Temel özellikler: pozisyon başına aşamalı adaylar; mülakat zamanları ve mülakatçılar; her mülakat için yapılandırılmış bir değerlendirme formu; işe alım kararı için özet görünüm. Aday verisini kimlerin görebileceğini sınırlayın ve verilerin ne kadar saklanabileceğini yerel kurallara göre kontrol edin.

17. Eğitim ve sertifika takipçisi

Kullanan kişiler: ekip liderleri, uyum ya da güvenlik yöneticileri. Temel özellikler: rol başına zorunlu eğitimler; tamamlanma ve geçerlilik tarihleri; sertifika geçerliliğini yitirmeden önce hatırlatmalar; süresi geçmiş olanların listesi.

Finans ve idari işler

18. Masraf talepleri ve onaylar

Kullanan kişiler: masraf bildiren personel, onaylayan yöneticiler, ödemeyi yapan finans. Temel özellikler: tutar, kategori ve fiş yüklemeli bir talep formu; yönetici onayı; finans için "ödemeye hazır" listesi; muhasebe yazılımınız için CSV dışa aktarımı. Muhasebenin kendisini uygun bir muhasebe ürününde tutun.

19. Satın alma talepleri

Kullanan kişiler: şirket adına satın alma yapan herkes ve bütçe sahipleri. Temel özellikler: ürün, tedarikçi, maliyet ve gerekçe içeren bir talep; tutara göre onay adımları; Talep edildi'den Sipariş verildi'ye ve Teslim alındı'ya bir durum akışı; bütçe ya da departman başına harcama.

20. Haftalık metrik gösterge tablosu

Kullanan kişiler: ekip liderleri ve yönetim. Temel özellikler: şu an her hafta elle derlenen birkaç sayı; manuel giriş ya da verinin bulunduğu yere bağlantı; zaman içindeki grafikler; bağlam için kısa bir not alanı. Gösterge tablosu nasıl yapılır doğru sayıların nasıl seçileceğini anlatıyor.

20 fikrin özeti

Her dahili aracın ihtiyaç duyduğu şeyler

Ne inşa ederseniz edin, birkaç şey her yerde geçerlidir:

• Giriş ve roller. Kimin ne yaptığını bilin ve her kişiye yalnızca ihtiyacı olanı gösterin.
• Önemli kayıtlarda bir etkinlik geçmişi. Durumu kimin ne zaman değiştirdiği.
• Dışa aktarma. CSV dışa aktarımı insanları rahat tutar ve basit bir yedek sağlar.
• Telefona uygun ekranlar. Masa başında çalışmayan herkes için.
• Bir sorumlu ve kullanıcıların sorunları bildirebileceği bir yol.

Acıyı gideren en küçük sürümle başlayın, gerçek kullanan iki üç kişi ekleyin ve özellikleri yalnızca istenince ekleyin. Fikir bir elektronik tablo olarak başlıyorsa, elektronik tabloyu uygulamaya nasıl çevirirsiniz bu geçişi adım adım anlatıyor.

Bunları Mythex ile yapmak

Bu fikirlerin çoğu, Mythex gibi bir sohbet tanımından oluşturulabilen veritabanlı form, liste ve gösterge tablosu türündedir. İş akışını anlatırsınız, Mythex canlı önizlemede oluşturur ve araç veri kaydetmesi gerektiğinde bir Postgres veritabanı ekler; ekip arkadaşlarınızı koltuk başına ücret olmadan çalışma alanına davet edersiniz. Aracın kendi kullanıcıları için giriş ise uygulamaya kendi kimlik doğrulama yönteminizle eklediğiniz bir şeydir — dokümantasyondaki dahili araç rehberi bunu ve diğer dürüst sınırları anlatıyor. Adım adım bir anlatım için dahili araç nasıl yapılır yazısını okuyun ya da gösterge tablosu şablonlarından birinden başlayın.

Sorular