20 идей внутренних инструментов для команд (с основными функциями)

Хорошие внутренние инструменты заменяют болезненный повторяющийся процесс: заявку, которая потерялась в почте, таблицу, которую несколько человек редактируют одновременно, отчёт, который кто-то каждую неделю собирает вручную. Лучший первый инструмент обычно небольшой — одна форма, один список со статусами или один дашборд — и он нацелен на одну команду. Ниже приведены 20 идей из операционной сферы, продаж, поддержки, работы с персоналом и финансов; для каждой указано, кто её использует, и основные функции, которые стоит сделать первыми.

Как выбрать подходящую идею

Перед списком — быстрый фильтр. Идея подходит, если:

• Она возникает часто. Ежедневные и еженедельные процессы окупают усилия; ежегодные почти никогда.
• В ней участвует больше одного человека. Именно при передаче работы всё теряется.
• Таблица или входящие письма справляются с задачей плохо. Вы писали инструкции, как ей пользоваться, или вещи постоянно выпадают из поля зрения.
• Можно описать, что значит «готово». Заявка одобрена; заказ отправлен; тикет закрыт.
• У неё будет владелец. Каждому инструменту нужен человек, который за ним следит.

Если готовый продукт уже делает эту работу хорошо и по доступной цене, используйте его. В статье «Разработка или покупка программного обеспечения для малого бизнеса» есть чек-лист для этого решения.

Операционная деятельность

1. Приём заявок и трекер

Кто использует: все, кому нужно что-то от центральной команды — операционный отдел, дизайн, IT, facilities. Основные функции: форма заявки с типом, приоритетом и сроком; общий список со статусами (Новая, В работе, Ожидает, Готово); назначение ответственного; комментарии к каждой заявке; вид «мои заявки» для того, кто её подал.

2. Реестр оборудования и активов

Кто использует: сотрудники IT или офис-менеджеры, а также сотрудники, которые берут оборудование. Основные функции: список активов с серийными номерами, местоположением и состоянием; кто и с какого времени владеет каждой единицей; выдача и возврат; напоминания о сроках возврата; история по каждому активу.

3. Инвентаризация и остатки на складе

Кто использует: складские, кухонные или магазинные сотрудники, а также те, кто заказывает расходники. Основные функции: товары с текущим остатком и минимальным уровнем для дозаказа; быстрые записи «списано» и «получено»; список товаров с низким остатком; поставщик для каждого товара; простая история движения товара. Как создать приложение для управления запасами подробно описывает это.

4. Планировщик смен и графиков

Кто использует: руководители команд, работающих по сменам, и сотрудники, которые проверяют своё расписание. Основные функции: недельная сетка смен; назначение людей на смены; доступность и заявки на отпуск; запросы на обмен сменами, которые одобряет руководитель; вид «мои смены», удобный для телефона.

5. Справочник поставщиков

Кто использует: закупки, операционный отдел и финансы. Основные функции: карточки поставщиков с контактами, условиями и категориями; даты продления договоров с напоминаниями; заметки и оценки по прошлым заказам; прикреплённые документы, такие как договоры и сертификаты.

6. Журнал инцидентов и проблем

Кто использует: команды facilities, безопасности, IT или качества. Основные функции: быстрая форма отчёта с загрузкой фото, которая работает на телефоне; степень серьёзности и категория; ответственный и статус по каждому инциденту; действия по устранению с датами выполнения; сводка открытых проблем по зонам.

Продажи и клиенты

7. Лёгкая CRM

Кто использует: небольшие отделы продаж или основатели, которым полные CRM кажутся слишком тяжёлыми. Основные функции: контакты и компании; воронка с этапами; заметки и следующие шаги по каждой сделке; список «связаться сегодня»; простая отчётность по сделкам на каждом этапе. См. как создать CRM.

8. Конструктор коммерческих предложений и смет

Кто использует: менеджеры по продажам или по работе с клиентами. Основные функции: список товаров и цен; сборка сметы из позиций со скидками; версия для отправки или PDF; статус предложения (Черновик, Отправлено, Принято, Потеряно); список предложений по каждому клиенту.

9. Чек-лист онбординга клиента

Кто использует: менеджеры по работе с клиентами или отделы customer success. Основные функции: шаблон чек-листа для каждого тарифа или услуги; отдельный экземпляр чек-листа для каждого нового клиента; ответственные и сроки по каждому шагу; общий прогресс по всем клиентам, которых подключают.

10. Трекер партнёров и рекомендаций

Кто использует: отделы партнёрств или маркетинга. Основные функции: карточки партнёров; рекомендации, записанные за каждым партнёром; статус каждой рекомендации; вознаграждение к выплате и выплаченное; сводка по каждому партнёру за период.

Поддержка и сервис

11. Внутренняя база знаний

Кто использует: агенты поддержки, новые сотрудники, все, кто отвечает на повторяющиеся вопросы. Основные функции: статьи по категориям; поиск; владелец и дата «последней проверки» у каждой статьи; отметка статей, которые нужно обновить.

12. Доска эскалаций

Кто использует: руководители поддержки и специалисты, к которым передают обращения. Основные функции: эскалированные обращения с клиентом, кратким описанием и срочностью; назначение специалисту; статус и время с момента эскалации; ссылка на исходный тикет в вашем инструменте службы поддержки.

13. Согласование возвратов и компенсаций

Кто использует: агенты поддержки, которые запрашивают, финансы или руководители, которые одобряют. Основные функции: форма запроса с номером заказа, причиной и суммой; правила согласования (например, сумма выше определённого порога требует подтверждения руководителя); одобрение или отказ с комментарием; журнал всех решений для последующей проверки.

Персонал и HR

14. Центр онбординга сотрудников

Кто использует: HR, руководители и новые сотрудники. Основные функции: чек-лист для каждой роли: учётные записи, оборудование, обучение и знакомство с коллегами; ответственные за каждый шаг в HR, IT и у руководителя; приветственная страница для нового сотрудника; отслеживание прогресса для всех, кто выходит на работу в этом месяце.

15. Заявки на отпуск

Кто использует: все сотрудники, руководители и HR. Основные функции: форма заявки с датами и типом; согласование руководителем; календарь команды, где видно, кто в отсутствии; остаток дней у каждого. Ограничьте права строго: люди должны видеть свой баланс, а не баланс всех.

16. Планирование собеседований и оценочные карты

Кто использует: руководители, нанимающие сотрудников, и интервьюеры. Основные функции: кандидаты по ролям с этапом отбора; слоты собеседований и интервьюеры; структурированная оценочная карта на каждое собеседование; сводный вид для решения о найме. Ограничьте, кто видит данные кандидатов, и проверьте местные правила о сроках их хранения.

17. Трекер обучения и сертификации

Кто использует: руководители групп, специалисты по соответствию требованиям или по безопасности. Основные функции: обязательные курсы для каждой роли; даты прохождения и истечения; напоминания до окончания срока действия сертификата; список тех, у кого срок вышел.

Финансы и администрирование

18. Заявки на возмещение расходов и согласование

Кто использует: сотрудники, которые подают заявки, руководители, которые согласовывают, и финансы, которые выплачивают. Основные функции: форма заявки с суммой, категорией и загрузкой чека; согласование руководителем; список «готово к выплате» для финансов; экспорт в CSV для вашей бухгалтерской программы. Саму бухгалтерию ведите в специализированном бухгалтерском продукте.

19. Заявки на закупку

Кто использует: все, кто покупает от имени компании, и владельцы бюджетов. Основные функции: заявка с товаром, поставщиком, стоимостью и обоснованием; шаги согласования в зависимости от суммы; статус от «Запрошено» до «Заказано» и «Получено»; расходы по бюджету или подразделению.

20. Еженедельный дашборд метрик

Кто использует: руководители групп и менеджмент. Основные функции: несколько показателей, которые сейчас кто-то собирает вручную каждую неделю; ручной ввод или подключение к источнику данных; графики во времени; короткое поле для заметок с контекстом. Как создать дашборд объясняет, как выбрать нужные показатели.

Все 20 в одной таблице

Что нужно любому внутреннему инструменту

Что бы вы ни создавали, несколько вещей важны всегда:

• Вход и роли. Знайте, кто что сделал, и показывайте каждому только то, что ему нужно.
• История действий по важным записям: кто изменил статус и когда.
• Экспорт. Выгрузка в CSV делает работу комфортнее и даёт простую резервную копию.
• Экраны, удобные для телефона, для тех, кто работает вне офиса.
• Владелец и способ для пользователей сообщать о проблемах.

Начните с самой маленькой версии, которая убирает проблему, подключите к ней двух-трёх реальных пользователей и добавляйте функции только тогда, когда их попросят. Если идея начинается с таблицы, как превратить таблицу в приложение покажет, как перейти.

Как создать это в Mythex

Большинство этих идей — это формы, списки и дашборды с базой данных, которые Mythex создаёт по описанию на обычном языке. Вы описываете процесс, Mythex строит его в живом предпросмотре и добавляет базу данных Postgres, когда инструменту нужно сохранять данные, а участников команды вы приглашаете в рабочее пространство без оплаты за каждое место. Вход для пользователей самого инструмента добавляется в приложение с помощью вашего собственного подхода к аутентификации — руководство по внутренним инструментам в документации рассказывает об этом и о других реальных ограничениях. Пошаговое руководство есть в статье как создать внутренний инструмент, а начать можно и с одного из шаблонов дашбордов.

Вопросы