20 sisäisen työkalun ideaa tiimeille (ja niiden keskeiset ominaisuudet)

Hyvät sisäiset työkalut korvaavat kivuliaan, toistuvan prosessin: pyynnön, joka katoaa sähköpostiin, taulukon, jota useampi ihminen muokkaa samaan aikaan, tai raportin, jonka joku kokoaa käsin joka viikko. Paras ensimmäinen työkalu on yleensä pieni – yksi lomake, yksi lista tiloineen tai yksi näkymä – ja se on suunnattu yhdelle tiimille. Alla on 20 ideaa operatiivisesta toiminnasta, myynnistä, asiakaspalvelusta, henkilöstöasioista ja taloudesta. Jokaisen kohdalla kerrotaan, ketkä sitä käyttävät ja mitkä ominaisuudet kannattaa rakentaa ensin.

Näin valitset oikean idean

Ennen listaa lyhyt seula. Idea on hyvä ehdokas, jos:

• Se tapahtuu usein. Päivittäiset tai viikoittaiset prosessit maksavat vaivan takaisin; vuosittaiset harvoin.
• Useampi ihminen on mukana. Luovutuskohdissa asiat katoavat.
• Taulukko tai postilaatikko hoitaa tehtävän huonosti. Olet kirjoittanut ohjeet siihen, miten sitä käytetään, tai asiat lipsuvat läpi.
• Valmis voidaan määritellä. Pyyntö on hyväksytty, tilaus on lähetetty, tiketti on suljettu.
• Joku omistaa sen. Jokainen työkalu tarvitsee ihmisen, joka huolehtii siitä.

Jos valmis ohjelmisto hoitaa tehtävän hyvin ja kohtuuhintaan, käytä sitä. Pienyrityksen ohjelmiston rakentaminen vai ostaminen -artikkelissa on tarkistuslista tähän päätökseen.

Operatiivinen toiminta

1. Pyyntöjen vastaanotto ja seuranta

Kuka käyttää: kuka tahansa, joka tarvitsee jotakin keskitetyltä tiimiltä – operatiivinen tiimi, suunnittelu, IT tai kiinteistöhallinta. Keskeiset ominaisuudet: pyyntölomake, jossa on tyyppi, prioriteetti ja eräpäivä; yhteinen lista tiloineen (Uusi, Työn alla, Odottaa, Valmis); vastuuhenkilön määrittäminen; kommentit kuhunkin pyyntöön; näkymä ”omat pyynnöt” pyynnön esittäjälle.

2. Laite- ja omaisuusrekisteri

Kuka käyttää: IT- tai toimistopäälliköt sekä työntekijät, jotka lainaavat laitteita. Keskeiset ominaisuudet: lista omaisuudesta sarjanumeroineen, sijainteineen ja kunnon kanssa; kuka omistaa minkäkin ja mistä lähtien; lainaus ja palautus; muistutukset palautettavista laitteista; historia kullekin kohteelle.

3. Varasto ja varastosaldot

Kuka käyttää: varasto-, keittiö- tai myymälähenkilökunta sekä ne, jotka tilaavat tarvikkeita. Keskeiset ominaisuudet: tuotteet nykyisine varastosaldoineen ja tilauspisteineen; nopeat ”käytetty” ja ”vastaanotettu” -merkinnät; lista vähäisistä varastosaldoista; toimittaja kullekin tuotteelle; yksinkertainen varastotapahtumahistoria. Varastonhallintasovelluksen rakentaminen käsittelee tätä syvällisemmin.

4. Vuoro- ja työvuoroaikataulun suunnittelu

Kuka käyttää: vuoropohjaisten tiimien esimiehet sekä henkilöstö, joka tarkistaa oman aikataulunsa. Keskeiset ominaisuudet: viikkoruudukko vuoroista; henkilöiden sijoittaminen vuoroihin; käytettävyys- ja vapaapyynnöt; vuorovaihtopyynnöt, jotka esimies hyväksyy; puhelimella toimiva näkymä ”omat vuorot”.

5. Myyjä- ja toimittajarekisteri

Kuka käyttää: hankinta, operatiivinen tiimi ja talous. Keskeiset ominaisuudet: toimittajatiedot yhteyshenkilöineen, ehtoineen ja luokkineen; sopimusten uusintapäivät muistutuksineen; muistiinpanot ja arviot aiemmista tilauksista; liitteenä sopimukset ja todistukset.

6. Häiriö- ja ongelmaloki

Kuka käyttää: kiinteistöhallinta, työturvallisuus, IT tai laatutiimit. Keskeiset ominaisuudet: nopea ilmoituslomake, jossa voi lisätä kuvan ja joka toimii puhelimella; vakavuus ja luokka; vastuuhenkilö ja tila kullekin häiriölle; seurantatoimet eräpäivineen; yhteenveto avoimista ongelmista alueittain.

Myynti ja asiakkaat

7. Kevyt CRM

Kuka käyttää: pienet myyntitiimit tai perustajat, joille täysi CRM tuntuu raskaalta. Keskeiset ominaisuudet: kontaktit ja yritykset; myyntiputki vaiheineen; muistiinpanot ja seuraavat askeleet kullakin kaupalla; lista ”seuraa tänään”; yksinkertainen raportointi kaupoista vaiheittain. Katso CRM:n rakentaminen.

8. Tarjous- ja ehdotustyökalu

Kuka käyttää: myynti- tai asiakasvastaavat. Keskeiset ominaisuudet: tuote- ja hinnasto; tarjouksen kokoaminen rivikohtaisesti alennuksineen; jaettava tai PDF-versio; tarjouksen tila (Luonnos, Lähetetty, Hyväksytty, Hävitty); lista tarjouksista asiakkaittain.

9. Asiakkaan käyttöönoton tarkistuslista

Kuka käyttää: asiakasvastaavat tai asiakkuudenhallinnan tiimit. Keskeiset ominaisuudet: tarkistuslistapohja per paketti tai palvelu; yksi tarkistuslista per uusi asiakas; vastuuhenkilöt ja eräpäivät kullakin vaiheella; edistyminen yhdellä silmäyksellä kaikille käyttöön otettaville asiakkaille.

10. Kumppani- ja suosittelujen seuranta

Kuka käyttää: kumppanuus- tai markkinointitiimit. Keskeiset ominaisuudet: kumppanitiedot; suositukset kirjattuna kullekin kumppanille; kunkin suosituksen tila; maksettava ja maksettu provisio; yhteenveto kumppanista kaudelta.

Asiakaspalvelu

11. Sisäinen tietopankki

Kuka käyttää: asiakaspalvelijat, uudet työntekijät ja kaikki, jotka vastaavat toistuviin kysymyksiin. Keskeiset ominaisuudet: artikkelit kategorioittain; haku; kullekin artikkelille vastuuhenkilö ja ”viimeksi tarkistettu” -päivämäärä; merkintä artikkeleista, jotka kaipaavat päivitystä.

12. Eskalointitaulu

Kuka käyttää: asiakaspalvelun vetäjät ja asiantuntijat, joille tapauksia eskaloidaan. Keskeiset ominaisuudet: eskaloidut tapaukset asiakkaineen, yhteenvetoineen ja kiireellisyyksineen; määritys asiantuntijalle; tila ja eskaloinnista kulunut aika; linkki alkuperäiseen tikettiin help desk -työkalussasi.

13. Palautusten ja hyvitysten hyväksyntä

Kuka käyttää: asiakaspalvelijat, jotka pyytävät, sekä talous tai esimiehet, jotka hyväksyvät. Keskeiset ominaisuudet: pyyntölomake tilausnumerolla, syyllä ja summalla; hyväksyntäsäännöt (esimerkiksi tietyn summan ylittävä vaatii esimiehen hyväksynnän); hyväksyntä tai hylkäys kommentilla; loki kaikista päätöksistä myöhempää tarkastelua varten.

Henkilöstö ja HR

14. Työntekijän perehdytyskeskus

Kuka käyttää: HR, esimiehet ja uudet työntekijät. Keskeiset ominaisuudet: tarkistuslista roolia kohden, joka kattaa tunnukset, laitteet, koulutuksen ja esittelyt; vastuuhenkilö kullekin vaiheelle HR:ssä, IT:ssä ja esimiehellä; tervetulosivu uudelle työntekijälle; edistymisen seuranta kaikille tässä kuussa aloittaville.

15. Vapaapyynnöt

Kuka käyttää: kaikki henkilöstö, esimiehet ja HR. Keskeiset ominaisuudet: pyyntölomake päivämäärillä ja tyypillä; esimiehen hyväksyntä; tiimikalenteri, josta näkyy kuka on poissa; jäljellä oleva vapaakiintiö kullekin. Pidä oikeudet tiukkoina – ihmisten pitää nähdä oma saldonsa, ei kaikkien.

16. Haastattelujen aikataulutus ja arviointilomakkeet

Kuka käyttää: rekrytoivat esimiehet ja haastattelijat. Keskeiset ominaisuudet: hakijat roolikohtaisesti vaiheineen; haastteluajat ja haastattelijat; jäsennelty arviointilomake kullekin haastattelulle; yhteenvetonäkymä rekrytointipäätöstä varten. Rajoita, kuka näkee hakijatiedot, ja tarkista paikalliset säännöt siitä, kuinka kauan niitä säilytetään.

17. Koulutus- ja pätevyysseuranta

Kuka käyttää: tiimivetäjät sekä vaatimustenmukaisuus- tai työturvallisuusvastaavat. Keskeiset ominaisuudet: roolikohtaiset pakolliset koulutukset; suoritus- ja vanhentumispäivät; muistutukset ennen kuin pätevyys vanhenee; lista niistä, joiden koulutus on vanhentunut.

Talous ja hallinto

18. Kulukorvaukset ja hyväksynnät

Kuka käyttää: työntekijät, jotka lähettävät korvauksia, esimiehet, jotka hyväksyvät, ja talous, joka maksaa. Keskeiset ominaisuudet: korvauslomake summalla, kategorialla ja kuittiliitteellä; esimiehen hyväksyntä; lista ”valmis maksettavaksi” talousosastolle; vienti CSV-tiedostoon kirjanpito-ohjelmaasi varten. Pidä itse kirjanpito varsinaisessa kirjanpito-ohjelmistossa.

19. Ostopyynnöt

Kuka käyttää: kuka tahansa, joka ostaa yrityksen puolesta, ja budjettivastaavat. Keskeiset ominaisuudet: pyyntö tuotteesta, toimittajasta, kustannuksesta ja perustelusta; hyväksyntävaiheet summan mukaan; tila pyydetystä tilattuun ja vastaanotettuun; kulutus budjetin tai osaston mukaan.

20. Viikoittainen mittaristo

Kuka käyttää: tiimivetäjät ja johto. Keskeiset ominaisuudet: ne muutamat luvut, jotka joku kerää tällä hetkellä käsin joka viikko; manuaalinen syöttö tai yhteys siihen, missä data on; kaaviot ajan yli; lyhyt muistiinpanokenttä kontekstia varten. Mittariston rakentaminen selittää, miten oikeat luvut valitaan.

Kaikki 20 yhdellä silmäyksellä

Mitä jokainen sisäinen työkalu tarvitsee

Mitä ikinä rakennatkin, muutama asia pätee kaikkiin:

• Kirjautuminen ja roolit. Tiedä, kuka teki mitä, ja näytä kullekin vain se, mitä hän tarvitsee.
• Toimintahistoria tärkeissä tietueissa: kuka muutti tilan ja milloin.
• Vienti. CSV-vienti pitää ihmiset tyytyväisinä ja antaa yksinkertaisen varmuuskopion.
• Puhelimella toimivat näkymät niille, jotka työskentelevät muualla kuin pöytänsä ääressä.
• Vastuuhenkilö ja tapa, jolla käyttäjät voivat ilmoittaa ongelmista.

Aloita pienimmästä versiosta, joka poistaa kivun, hanki kaksi tai kolme oikeaa käyttäjää ja lisää ominaisuuksia vasta, kun niitä pyydetään. Jos idea alkaa taulukkona, taulukon muuttaminen sovellukseksi käy läpi siirtymisen.

Näiden rakentaminen Mythexillä

Useimmat näistä ideoista ovat tietokantapohjaisia lomakkeita, listoja ja mittaristoja, joita Mythex rakentaa tavallisella kielellä kuvatusta työnkulusta. Kuvaat työnkulun, Mythex rakentaa sen live-esikatseluun ja lisää Postgres-tietokannan, kun työkalun täytyy tallentaa dataa, ja kutsut tiimiläiset työtilaan ilman istumapaikkakohtaisia maksuja. Työkalun omien käyttäjien kirjautuminen lisätään sovellukseen omalla tunnistautumistavallasi – sisäisen työkalun opas dokumentaatiossa kertoo siitä ja muista rajoituksista. Vaiheittaisen ohjeen saat artikkelista sisäisen työkalun rakentaminen, tai voit aloittaa jostakin mittaristomallista.

Kysymykset