Ein einfaches CRM bauen: Kontakte, Pipeline und Notizen

Um ein einfaches CRM zu bauen, brauchst du eine Datenbank mit Kontakten und Firmen, eine Liste von Deals, die durch Phasen laufen, die du festlegst, einen Ort für Notizen und nächste Schritte und Ansichten, die jedem zeigen, was als Nächstes zu tun ist. Ein KI-App-Builder kann das aus einer kurzen Beschreibung erzeugen. Entscheidend dafür, ob die Leute es tatsächlich nutzen, ist die Wahl einer kleinen Menge an Feldern, Phasen, die zu deinem echten Verkaufsprozess passen, und einer Liste „heute nachfassen“, die die nächste Aktion nach oben bringt.

Selbst bauen oder kaufen? Zuerst entscheiden

Fertige CRMs sind gut, und einige sind kostenlos, deshalb lohnt sich ein eigenes CRM nur aus bestimmten Gründen. Ein eigenes CRM gewinnt meist, wenn:

• Dein Prozess keine Standard-Verkaufsfunnel ist. Recruiter verfolgen Kandidaten, Immobilienmakler Objekte und Besichtigungen, Agenturen Projekte, Stiftungen Spender und Förderungen. Diese in „Leads, Deals, gewonnen/verloren“ zu pressen erzeugt Umwege.
• Du einen kleinen Ausschnitt brauchst, den du gut erledigst. Ein Team von drei Personen, das nur Kontakte, eine Pipeline und Erinnerungen braucht, findet ein vollständiges CRM schwerfällig.
• Das CRM mit deinen anderen Daten zusammenarbeiten muss. Bestellungen, Buchungen, Support-Tickets oder Lagerbestände, die du bereits in deiner eigenen App führst.
• Preise pro Platz weh tun. Wenn viele gelegentliche Nutzer Zugriff brauchen, kann ein eigenes Tool einfacher sein.

Ein fertiges CRM gewinnt, wenn du vom ersten Tag an E-Mail-Sequenzen, ein Telefon-Wählsystem, E-Mail-Posteingangssynchronisation, Marketing-Automatisierung, ausführliche Auswertungen oder einen großen Integrationskatalog brauchst. Stand September 2026 umfasst das kostenlose CRM von HubSpot Kontaktverwaltung, Deal-Pipelines und ein Auswertungs-Dashboard für bis zu zwei Nutzer und 1.000 Kontakte, darüber gibt es kostenpflichtige Stufen. Teste ein kostenloses CRM eine Woche, bevor du baust; passt es, bist du fertig. Für die allgemeine Entscheidung siehe Selbst bauen oder kaufen: Software für kleine Unternehmen.

Was ein einfaches CRM braucht

Das Datenmodell

Zwei Entwurfsentscheidungen ersparen dir später Ärger:

• Halte Phasen in einer Tabelle, nicht fest codiert, damit du sie umbenennen oder umsortieren kannst, ohne neu zu bauen.
• Setze „nächster Schritt“ und „Datum des nächsten Schritts“ auf den Deal. Kleine Teams verlieren Deals meist durch vergessene Nachfassaktionen, nicht durch fehlende Funktionen. Eine Liste der Deals mit einem nächsten Schritt, der heute fällig oder überfällig ist, ist der nützlichste Bildschirm eines kleinen CRM.

Die Ansichten

• Kontaktliste mit Suche und Filtern (Verantwortlicher, Status, Quelle)
• Detailseiten für Kontakte und Deals mit Aktivitäts-Zeitleiste
• Pipeline-Board: Spalten pro Phase, Karten, die du zwischen ihnen ziehst
• Meine Nachfassaktionen: alles, was für die angemeldete Person heute oder überfällig ist
• Ein einfacher Bericht: Deals und Wert pro Phase sowie in diesem Monat gewonnene Deals

Wer sieht was

Lege das vor dem Bau fest: Kann jeder Vertriebsmitarbeiter jeden Deal sehen oder nur seine eigenen? Kann jeder einen Kontakt löschen? Sollen Führungskräfte alles sehen? Ein kleines Team lässt oft alle alles sehen, beschränkt das Löschen aber auf einen Administrator. Was immer du wählst, es braucht echten Login und Prüfungen auf dem Server, nicht nur versteckte Schaltflächen.

Deine Daten hereinholen

Die meisten CRMs beginnen als Tabellenkalkulation. Bevor du importierst:

1. Bereinige die Tabelle. Eine Zeile pro Kontakt, eine Spalte pro Feld, einheitliche Statuswerte.
2. Lege fest, wie Firmen zusammengeführt werden. „Acme“, „Acme GmbH“ und „ACME“ werden zu drei Firmen, wenn du sie nicht aufräumst.
3. Verlange einen CSV-Import mit einem Vorschau-Schritt, der zeigt, was angelegt wird, und Dubletten anhand der E-Mail markiert.

Wie du eine Tabelle in eine App verwandelst behandelt den Umzug ausführlicher.

Ein erster Prompt, der funktioniert

Baue ein einfaches CRM für eine Designagentur mit vier Personen. Daten: Firmen (Name, Website, Notizen), Kontakte (Name, E-Mail, Telefon, Firma, Rolle, Verantwortlicher, Quelle) und Deals (Titel, Firma, Kontakt, Wert, Phase, Verantwortlicher, erwartetes Abschlussdatum, nächster Schritt, Datum des nächsten Schritts). Phasen: Lead, Erstgespräch, Angebot gesendet, Verhandlung, Gewonnen, Verloren, gespeichert in einer Tabelle, damit wir sie bearbeiten können. Seiten: Kontaktliste mit Suche und Filtern, Detailseiten für Kontakte und Deals mit einer Notiz-Zeitleiste, ein Pipeline-Board zum Ziehen und Ablegen und eine Seite „Meine Nachfassaktionen“ mit Deals, deren nächster Schritt heute oder überfällig ist. Speichere alles in einer Datenbank und lege 15 realistische Beispieldatensätze an. Seitennavigation links, kompaktes und praktisches Design.

Beachte: Der Prompt lässt E-Mail-Synchronisation, Automatisierungen und Berichte über das Nötigste hinaus weg. Das kommt später, wenn das Team ein paar Wochen damit gearbeitet hat.

Build-Schritte

1. Kontakte und Firmen. Liste, Detail, Anlegen, Bearbeiten. Stelle sicher, dass die Daten einen Seitenneustart überstehen.
2. Deals und das Pipeline-Board. Prüfe, dass das Verschieben einer Karte die Phase in der Datenbank aktualisiert.
3. Notiz-Zeitleiste bei Kontakten und Deals.
4. Seite „Nachfassaktionen“. Das bringt die Leute dazu, das CRM jeden Morgen zu öffnen.
5. Login und Rollen, bevor echte Kundendaten hineinkommen.
6. CSV-Import deiner bestehenden Tabelle.
7. Ein Bericht, der eine Frage beantwortet, die jemand tatsächlich stellt, etwa „Was ist diesen Monat in der Pipeline?“
8. Eine Woche mit dem Team testen, dann ergänzen, was sie wollen.

Die Pipeline für ein Team nützlich machen

Ein Pipeline-Board sieht in einer Demo gut aus. Nützlich wird es im Alltag durch ein paar kleine Regeln, auf die sich das Team einigt:

• Abschlusskriterien für jede Phase. Schreibe pro Phase eine Zeile, die sagt, was wahr sein muss, damit ein Deal dorthin verschoben wird. „Angebot gesendet“ heißt, ein Angebotsdokument wurde per E-Mail verschickt, nicht „wir haben über den Preis gesprochen“. Zeige das als Hinweis auf dem Board.
• Pflichtfelder an wichtigen Phasen. Verlange einen Wert und ein erwartetes Abschlussdatum, bevor ein Deal nach „Angebot gesendet“ wandern kann, und einen Verlustgrund, bevor er nach „Verloren“ wandert. Verlustgründe sind die nützlichsten Daten, die ein kleines CRM sammelt.
• Eine Regel für verwaiste Deals. Markiere Deals ohne Aktivität seit, sagen wir, 14 Tagen. So tauchen vergessene Chancen auf, ohne dass jemand einen Bericht startet.
• Eine wöchentliche Übersicht. Eine kurze Seite mit den diese Woche gewonnenen, verlorenen und verschobenen Deals gibt einer Vertriebsbesprechung ihre Agenda.

Jede dieser Regeln ist ein Satz in einem Folge-Prompt, und jede macht die Daten verlässlicher, als es ein weiterer Bildschirm könnte.

Nice-to-haves für Version zwei

• E-Mails im CRM erfassen, indem du sie weiterleitest, oder über die API deines E-Mail-Anbieters
• Erinnerungs-E-Mails jeden Morgen mit den Nachfassaktionen der Person
• Tags und gespeicherte Filter
• Erkennung und Zusammenführung von Dubletten
• Ein Webformular auf deiner Website, das automatisch einen Lead anlegt
• Eine Exportschaltfläche, damit deine Daten nie eingesperrt sind

Häufige Fehler

• Zu viele Felder. Jedes Pflichtfeld ist ein Grund, einen Anruf nicht festzuhalten. Starte mit den Feldern, die du filterst oder auswertest.
• Phasen, die Gefühle beschreiben statt Ereignisse. „Warm“ und „heiß“ bedeuten für verschiedene Leute Verschiedenes; „Angebot gesendet“ ist eindeutig.
• Keine Verantwortlichen bei Datensätzen. Wenn alle einen Lead besitzen, folgt ihn niemand nach.
• Daten im Browser verstecken statt auf dem Server zu beschränken. Eine versteckte Schaltfläche ist keine Berechtigung.
• Automatisierungen bauen, bevor jemand das Tool nutzt. Beobachte zuerst, wie das Team arbeitet.

Kosten und Pflege

Die laufenden Kosten eines eigenen CRM sind gering: Hosting, eine Datenbank und ein E-Mail-Anbieter, wenn du Erinnerungen verschickst. Der eigentliche Aufwand ist die Verantwortung. Wenn jemand ein neues Feld will oder der Import bricht, kümmerst du dich darum (oder wer es gebaut hat). Plane jeden Monat etwas Zeit ein und halte den Umfang eng, damit es weniger zu pflegen gibt.

Mit Mythex bauen

Die Dokumentation von Mythex enthält einen Anwendungsfall einfaches CRM mit einem Startprompt: Du beschreibst Kontakte, Deals und Phasen, der Agent baut Listen-, Detail- und Pipeline-Ansichten und speichert die Daten in einer eigenen Postgres-Datenbank des Projekts. Teammitglieder, die beim Bau helfen, können deinem Arbeitsbereich ohne Gebühr pro Platz beitreten. Logins für die Personen, die das CRM benutzen, sind Teil der App selbst, die du den Agenten mit einem Ansatz deiner Wahl ergänzen lässt.

Die Dokumentation sagt auch klar, was nicht enthalten ist: kein eingebauter E-Mail-Versand, kein Wählsystem, keine Sequenzen und keine bidirektionale Synchronisation mit Salesforce oder HubSpot. Brauchst du das, behalte das fertige CRM. Wenn du einen Vorsprung willst, öffnet die Vorlage Sales-Pipeline-CRM ein neues Projekt mit ausgefülltem Startprompt, und wie du ein internes Tool baust behandelt das größere Muster.

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