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Application de facturation des adhésions pour associations : renouvellements, prorata et événements

Une application de facturation pour association d’adhérents envoie la bonne facture de renouvellement à chaque membre au bon moment, calcule au prorata les cotisations des personnes qui adhèrent en cours d’année, et sépare les droits d’inscription aux événements et le sponsoring des cotisations. Décrivez à Mythex vos catégories et votre règle de renouvellement et il construit l’application sur une vraie base de données, avec des factures en PDF, un statut de paiement et des rappels.

Commencer gratuitement

À qui ça s'adresse

Les associations qui établissent chaque automne des centaines de factures de renouvellement dans un traitement de texte, débattent en interne de la façon de facturer les nouveaux adhérents en cours d’année, et mélangent les recettes de congrès avec les cotisations dans un même tableur.

Ce que vous pouvez créer

Factures annuelles de renouvellement avec catégorie et période couverte
Factures d’organisations listant les personnes nommées
Cotisations au prorata pour les adhérents en cours d’année
Droits d’inscription aux événements et sponsoring en factures séparées
Paiement en ligne et statut de paiement
Liste des renouvellements en retard avec rappels

Choisissez une seule règle de renouvellement

Décidez si les renouvellements suivent une date annuelle fixe ou la date d’adhésion de chaque membre, et appliquez-la à tous. Une date fixe simplifie l’administration et le reporting ; les renouvellements à date anniversaire répartissent la trésorerie et la charge de travail sur l’année. Mélanger les deux est ce qui crée la confusion. Indiquez la règle à Mythex et il génère les factures de chaque adhésion arrivant à échéance dans le cycle suivant, avec la catégorie et la période sur chacune.

Date fixe ou anniversaire, pas les deux
Génération par lot à chaque cycle
Catégorie et période sur chaque facture

Calculer au prorata les nouveaux adhérents en cours d’année

Avec une date de renouvellement fixe, quelqu’un qui adhère en septembre ne devrait pas payer une année entière pour trois mois. Choisissez une règle simple, comme un prorata par trimestre, et appliquez-la automatiquement à l’adhésion. La facture indique la période couverte, pour que le membre comprenne le montant.

Organisations, événements et sponsors

Les adhésions d’organisations donnent lieu à une seule facture listant les personnes nommées couvertes, avec le numéro de bon de commande si elles en ont besoin. Les billets de congrès, les forfaits de sponsoring et les frais d’exposant sont facturés séparément des cotisations, pour que les recettes d’adhésion et celles des événements soient présentées à part, ce que les conseils et les commissaires aux comptes demandent généralement.

Personnes nommées sur les factures d’organisations
Numéros de bon de commande si nécessaire
Recettes d’événements et de sponsors séparées

Erreurs à éviter

Ne laissez pas les avantages des adhérents en retard continuer indéfiniment tant que leur facture n’est pas payée ; fixez un délai de grâce, puis suspendez la fiche d’annuaire et les tarifs membres. Ne ressaisissez pas à la main les paiements de la banque si le paiement en ligne est possible. Et vérifiez le traitement fiscal des cotisations et des événements dans le pays où vous opérez, avec votre expert-comptable.

Comment ça marche

Décrivez ce que vous voulez en langage courant, ou partez d'un modèle ci-dessous.
Regardez Mythex le créer dans un aperçu en direct, avec une vraie base de données derrière.
Modifiez tout en discutant : textes, mise en page, champs, fonctionnalités.
Publiez à une URL publique en un clic, et connectez votre propre domaine avec Pro.

Un prompt pour démarrer

Créez une application de facturation pour mon association d’adhérents. Les renouvellements ont lieu le 1er janvier ; générez en novembre les factures de chaque adhésion, avec la catégorie et la période couverte. Les nouveaux adhérents en cours d’année sont calculés au prorata par trimestre. Les factures d’organisations listent les personnes nommées et un numéro de bon de commande. Les billets de congrès, le sponsoring et les frais d’exposant sont des factures séparées. Ajoutez le paiement en ligne, le statut de paiement, des rappels, et un délai de grâce de 30 jours au terme duquel les fiches d’annuaire sont suspendues.

Questions

Peut-il générer toutes les factures de renouvellement d’un coup ?

Oui. À la date que vous choisissez, il crée une facture pour chaque adhésion arrivant à échéance, avec la bonne catégorie et la bonne période.

Peut-il calculer au prorata les nouveaux adhérents ?

Oui. Définissez une règle, par exemple au trimestre ou au mois, et la facture d’adhésion est calculée automatiquement.

Les membres peuvent-ils payer par carte ?

Oui, via un prestataire de paiement comme Stripe connecté avec votre propre compte. Les paiements marquent les factures comme payées.

Dois-je savoir coder ?

Non. Décrivez vos catégories et vos règles dans le chat, et Mythex construit la facturation.

Combien cela coûte-t-il ?

Créez et publiez sur l’offre gratuite sans carte. Pro coûte $25/month et ajoute un domaine personnalisé, l’édition du code et l’export.

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