Die besten Projektmanagement-Tools 2026: 9 im Vergleich

Das beste Projektmanagement-Tool für die meisten kleinen Teams ist Asana oder monday.com, wenn Sie strukturierte Projekte mit Zeitplänen und Automatisierungen wollen, Trello, wenn Sie einfache Boards möchten, die jeder in wenigen Minuten nutzen kann, und ClickUp, wenn Sie ein Tool wollen, das fast alles abdeckt. Jira und Linear sind die Empfehlungen für Softwareteams, Notion passt zu Teams, die Dokumente und Aufgaben an einem Ort wollen, Basecamp zu Kundenarbeit mit einem festen Preis und Wrike zu größeren Teams, die Ressourcen planen müssen. Die meisten haben einen kostenlosen Plan, also testen Sie zwei mit einem echten Projekt, bevor Sie bezahlen.

Projektmanagement-Tools im Überblick

So haben wir verglichen

Wir haben die öffentlich angegebenen Pläne, Limits und Preise auf der Preisseite jedes Anbieters im Oktober 2026 verglichen. Für diesen Ratgeber haben wir die Tools nicht selbst praktisch getestet. Die Preise sind in US-Dollar angegeben, außer bei monday.com, dessen Preisseite uns Euro zeigte; der endgültige Preis von monday hängt von Ihrem Abrechnungsland ab. Preise pro Nutzer sinken meist bei jährlicher Zahlung, deshalb nennen wir die Abrechnungsart neben jedem Preis. Was wir nicht auf der eigenen Website des Anbieters bestätigen konnten, haben wir weggelassen.

Diese Fragen haben wir jedem Tool gestellt:

• Kostenloser Plan: Wie viele Personen und Projekte können es nutzen, bevor Sie zahlen?
• Einstiegspreis: Was kostet der erste bezahlte Plan, und ist er pro Nutzer oder pauschal?
• Ansichten: Gibt es die Ansichten, die kleine Teams brauchen, etwa Boards, Listen, Kalender und Zeitleisten?
• Zielgruppe: Allgemeine Teams, Softwareteams oder Kundenarbeit?

Asana: strukturierte Projekte für wachsende Teams

Asana ist ein allgemeines Projektmanagement-Tool mit Listen, Boards, Kalendern und, in bezahlten Plänen, Zeitleisten- und Gantt-Ansichten.

• Personal (kostenlos): 0 $, für ein oder zwei Personen gedacht, mit unbegrenzt Aufgaben und Projekten, Listen-, Board- und Kalenderansicht und 100 MB Limit pro Datei.
• Starter: 10,99 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (13,49 $ monatlich). Ergänzt Zeitleisten- und Gantt-Ansichten, Berichts-Dashboards, unbegrenzt Automatisierungen, Formulare, benutzerdefinierte Felder und unbegrenzt kostenlose Gäste.
• Advanced: 24,99 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (30,49 $ monatlich). Ergänzt Portfolios, Ziele, Ressourcenverwaltung, Genehmigungen und Korrekturfreigaben.
• Enterprise: individueller Preis.

Für wen: Teams mit 3 bis 50 Personen, die mehrere Projekte gleichzeitig führen und klare Verantwortliche und Fälligkeitstermine wollen. Echte Grenzen: Der kostenlose Plan ist eigentlich für ein oder zwei Personen gedacht, deshalb braucht ein Team fast sofort Starter, und der Preis pro Nutzer summiert sich. Für einen direkten Vergleich siehe Trello vs. Asana und Asana vs. monday.

monday work management: visuelle Boards mit Automatisierungen

monday.com basiert auf farbigen Boards, auf denen jede Zeile ein Element und jede Spalte ein Feld ist, mit Dashboards und Automatisierungen obendrauf.

• Kostenlos: bis zu 2 Plätze, 3 Boards und 3 Dokumente, mit iOS- und Android-Apps.
• Basic: 9 € pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit unbegrenzt Elementen und unbegrenzt kostenlosen Betrachtern.
• Standard: 12 € pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit Zeitleisten- und Gantt-Ansicht, Kalenderansicht, Gastzugang und 250 Automatisierungsaktionen im Monat.
• Pro: 19 € pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit privaten Boards, Zeiterfassung und 25.000 Automatisierungsaktionen im Monat.
• monday gibt an, dass Pläne ab 3 Nutzern starten, und bezahlte Pläne enthalten monatliche KI-Credits.

Für wen: Operations-, Marketing- und Kundenservice-Teams, die Arbeit gern als visuelle Tabelle sehen. Echte Grenzen: Bezahlte Pläne starten bei 3 Plätzen, sodass auch ein Zweierteam für drei zahlt, und Automatisierungen gibt es erst ab Standard.

Trello: die einfachsten Boards

Trello, das zu Atlassian gehört, ist ein Kanban-Tool: Karten wandern über Listen auf einem Board.

• Kostenlos: bis zu 10 Mitarbeitende pro Workspace, 10 Boards pro Workspace, unbegrenzt Karten und Power-Ups, mit 10 MB Limit pro Datei.
• Standard: 5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (6 $ monatlich), mit unbegrenzt Boards, benutzerdefinierten Feldern und erweiterten Checklisten.
• Premium: 10 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (12,50 $ monatlich), ergänzt Kalender-, Zeitleisten-, Tabellen-, Dashboard- und Kartenansichten.
• Enterprise: 17,50 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Für wen: kleine Teams und Freelancer, die etwas wollen, das alle am ersten Tag verstehen. Echte Grenzen: Zeitleisten- und Kalenderansichten brauchen Premium, und Boards werden unübersichtlich, sobald ein Projekt hunderte Karten oder viele Abhängigkeiten hat.

ClickUp: ein Tool für fast alles

ClickUp vereint Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Ziele, Chat und Zeiterfassung.

• Free Forever: unbegrenzt Aufgaben, Dokumente und Mitglieder, aber 60 MB Speicher, 5 Spaces und 100 Automatisierungsaktionen im Monat.
• Core: 9 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit unbegrenztem Speicher, Gantt-Diagrammen, Formularen und 1.000 Automatisierungen im Monat.
• Business: 17 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, ergänzt erweiterte Dashboards, Ressourcenverwaltung, Zeitblätter und 10.000 Automatisierungen im Monat.
• Enterprise: individuell. Bezahlte Pläne enthalten ein monatliches Kontingent an KI-Credits, zusätzliche Credits kosten 10 $ pro 10.000.

Für wen: Teams, die mehrere Tools durch eines ersetzen wollen und sich Zeit für die Einrichtung nehmen. Echte Grenzen: Die Menge an Optionen kann neue Nutzer überfordern, und 60 MB kostenloser Speicher sind schnell voll, sobald Dateien angehängt werden.

Notion: Dokumente und Aufgaben an einem Ort

Notion ist ein Arbeitsbereich aus Seiten und Datenbanken. Sie können Aufgaben-Boards, Projekt-Tracker und Wikis nebeneinander aufbauen.

• Kostenlos: unbegrenzt Seiten für Einzelpersonen, aber begrenzte Blöcke für Teams ab 2 Personen, 5 MB Datei-Uploads und 7 Tage Seitenverlauf.
• Plus: 10 $ pro Mitglied und Monat.
• Business: 20 $ pro Mitglied und Monat, inklusive Notion AI, Notion Agent und KI-Meetingnotizen.
• Enterprise: individuell. Notion gibt an, dass die jährliche Abrechnung bis zu 20 % spart.

Für wen: Teams, deren Arbeit vor allem aus Dokumenten besteht, etwa Content-, Recherche- oder Planungsprojekte. Echte Grenzen: Notion ist flexibel statt vorgegeben, Sie entwerfen also Ihr eigenes Projektsystem, und Berichts- und Workload-Ansichten sind schlanker als in spezialisierten Tools. Passt es nicht, siehe Notion-Alternativen.

Jira: für Softwareteams

Jira ist Atlassians Tool zur Verfolgung von Issues, Sprints und Releases mit stark konfigurierbaren Workflows.

• Kostenlos: bis zu 10 Nutzer, 2 GB Speicher und Community-Support.
• Standard, Premium und Enterprise: pro Nutzer berechnet, wobei der Preis je Nutzer von der Teamgröße abhängt. Nutzen Sie den Rechner auf der Preisseite für Ihre Teamgröße.

Für wen: Softwareteams, die in Sprints arbeiten, und Unternehmen, die bereits Atlassian-Werkzeuge wie Confluence nutzen. Echte Grenzen: Für nicht-technische Teams kann es schwerfällig wirken, und eine gute Einrichtung braucht Zeit. Unser Ratgeber zu Jira-Alternativen stellt leichtere Optionen vor.

Basecamp: Pauschalpreis für Kundenarbeit

Basecamp bietet jedem Projekt dieselben Werkzeuge: Nachrichtenboard, To-dos, Kartentabelle, Chat, Zeitplan, Dokumente und Check-ins. Es berechnet einen monatlichen Pauschalpreis statt pro Nutzer.

• Kostenlos: 1 aktives Projekt, bis zu 3 Nutzer, 1 GB Speicher.
• Freelancer: 29 $/Monat, 3 aktive Projekte, bis zu 5 Nutzer, 10 GB.
• Pro: 79 $/Monat, 8 aktive Projekte, bis zu 10 Nutzer, 25 GB.
• Pro Plus: 99 $/Monat, 12 aktive Projekte, bis zu 15 Nutzer, 100 GB.
• Pro Unlimited: 199 $/Monat bei jährlicher Abrechnung (329 $ monatlich), unbegrenzt Projekte und Nutzer, 1 TB.

Für wen: Agenturen und Beratungen, die Kunden in Projekte einbinden und eine planbare Rechnung wollen. Echte Grenzen: Es gibt keine Gantt-Diagramme und keine benutzerdefinierten Felder in dem Umfang, den andere Tools bieten, und die günstigeren Stufen begrenzen die aktiven Projekte.

Linear: schnelle, klar strukturierte Issue-Verfolgung

Linear ist ein Issue-Tracker für Produkt- und Entwicklungsteams, bekannt für Geschwindigkeit und Tastaturbedienung.

• Kostenlos: unbegrenzt Mitglieder, 2 Teams, 250 Issues und 10 MB Uploads.
• Basic: 10 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit 5 Teams und unbegrenzt Issues.
• Business: 16 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit unbegrenzt Teams, privaten Teams und Gästen sowie Linear Insights.
• Enterprise: individuell, nur mit jährlicher Abrechnung.

Für wen: Startups, die jede Woche Software ausliefern. Echte Grenzen: Es ist für Produktarbeit gebaut, nicht für allgemeine Geschäftsprojekte, und das kostenlose Limit von 250 Issues ist für ein aktives Team schnell erreicht.

Wrike: Planung für größere Teams

Wrike ist ein Work-Management-Tool mit Gantt-Diagrammen, Dashboards und, in höheren Stufen, Ressourcen- und Budgetplanung.

• Kostenlos: Web-, Desktop- und mobile Apps, Aufgabenverwaltung, Board- und Tabellenansicht.
• Team: 10 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, für 2 bis 15 Nutzer, mit Gantt-Diagrammen, Dashboards und KI-Funktionen.
• Business: 25 $ pro Nutzer und Monat, nur bei jährlicher Abrechnung, für 5 bis 200 Nutzer.
• Pinnacle und Apex: Vertrieb kontaktieren. Wrike verkauft Plätze in Gruppen, zum Beispiel in Fünferpaketen bis 30 Plätze.

Für wen: Teams ab 15 Personen, die Kapazitäten über Projekte hinweg planen müssen. Echte Grenzen: Für die meisten kleinen Teams ist es mehr als nötig, und Platzpakete bedeuten, dass Sie für ungenutzte Plätze zahlen können.

Wann ein eigenes Tool mehr Sinn ergibt

Fertige Tools passen zu den meisten Teams. Wenn Ihr Prozess aber eine Form hat, die keines davon trifft, etwa Aufträge, die durch branchenspezifische Stufen laufen, mit Kundenfreigabe und Fotos in jedem Schritt, kämpfen Sie am Ende womöglich mit dem Tool oder zahlen für Funktionen, die Sie nicht nutzen.

Dann kann eine kleine interne App einfacher sein. Mit einem KI-App-Builder wie Mythex beschreiben Sie den Ablauf im Chat und erhalten eine funktionierende App mit Live-Vorschau, Datenbank und Logins, veröffentlicht unter einer URL. Der ehrliche Kompromiss: Politur, Integrationen und mobile Apps gibt es nicht vom ersten Tag an, und die Pflege liegt bei Ihnen. Unser Ratgeber zu einem Projektmanagement-Tool bauen zeigt, was eine erste Version braucht.

Wer welches Tool wählen sollte

• Kleines Team, einfache Arbeit: Trello.
• Mehrere Projekte mit Fristen und Verantwortlichen: Asana oder monday.com.
• Ein Tool für alles: ClickUp.
• Dokumentenlastige Arbeit: Notion.
• Softwareteam: Jira oder Linear.
• Kundenarbeit mit festem Budget: Basecamp.
• Großes Team, das Kapazitäten plant: Wrike.

Fazit

Es gibt nicht das eine beste Projektmanagement-Tool. Trello ist der einfachste Einstieg, Asana und monday.com sind die stärksten Allrounder für Geschäftsteams, ClickUp bietet die meisten Funktionen, und Jira und Linear liegen bei Software vorn. Basecamps Pauschalpreis ist ungewöhnlich und für Kundenarbeit ein guter Wert. Wählen Sie zwei aus, führen Sie dasselbe echte Projekt eine Woche lang in beiden durch und behalten Sie das Tool, das Ihr Team tatsächlich öffnet.

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