Notion-Alternativen: 6 Tools im Vergleich für Dokumente, Wikis und Projekte

Die besten Notion-Alternativen hängen davon ab, warum du wechseln willst. Confluence passt am besten als Team-Wiki, besonders zusammen mit Jira. ClickUp eignet sich für Teams, die Aufgaben, Dokumente und Projektmanagement in einem Tool wollen. Obsidian und Anytype sind für Menschen, die mehr Kontrolle darüber wollen, wo ihre Notizen liegen. Airtable passt für Teams, deren „Notion-Datenbanken“ eigentlich zu strukturierten Daten geworden sind. Und wenn das, was du in Notion gebaut hast, eigentlich eine App ist, ist auch eine einfache eigene Version eine Option.

Notion selbst bleibt ein starker All-in-One-Arbeitsbereich mit Dokumenten, Datenbanken, Formularen, Websites und KI-Agenten im Business-Tarif. Wechsle aus einem konkreten Grund, nicht weil ein Tool neu ist.

Was Notion heute bietet

Stand September 2026 bietet Notion:

• Free: 0 $, unbegrenzte Blöcke für Einzelpersonen (eingeschränkt für Teams ab 2 Personen), 5 MB Uploads, 7 Tage Seitenverlauf, 10 Gäste, eine Testphase für Notion AI.
• Plus: 10 $ pro Mitglied und Monat bei Jahresabrechnung (12 $ monatlich).
• Business: 20 $ pro Mitglied und Monat bei Jahresabrechnung (24 $ monatlich), mit Notion Agent, KI-Meeting-Notizen und SAML-SSO.
• Enterprise: individuell.

Warum Leute nach Notion-Alternativen suchen

1. Lokale, private Notizen. Notion ist ein Cloud-Dienst. Manche wollen ihre Notizen auf dem eigenen Gerät speichern.
2. Stärkeres Projektmanagement. Notion-Datenbanken können Aufgaben verfolgen, aber manche Teams wollen Sprints, Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und Auslastungsansichten gleich eingebaut haben.
3. Ein eigenes Wiki. Größere Teams wünschen sich manchmal eine strukturiertere Wissensbasis mit Rechten pro Bereich.
4. Strukturierte Daten in großem Umfang. Verknüpfte Datenbanken mit vielen Einträgen können einem Dokumenten-Tool über den Kopf wachsen.
5. Kosten pro Mitglied. Notion berechnet jeden Mitglied, was sich bei großen Teams summiert.

Notion-Alternativen auf einen Blick

Wie wir verglichen haben

Wir haben die öffentlich angegebenen Funktionen, Limits und Preise auf der jeweiligen Website des Anbieters Stand September 2026 verglichen. Wir haben keine eigenen praktischen Tests durchgeführt. Wo wir eine Aussage nicht auf der Seite des Anbieters bestätigen konnten, haben wir sie weggelassen. Preise sind in US-Dollar angegeben und ändern sich oft; prüfe deshalb vor einer Entscheidung jede Preisseite.

Confluence: das Wiki für Teams, die schon bei Atlassian sind

Confluence ist Atlassians Wissensdatenbank, aufgebaut um Bereiche und Seiten, mit Whiteboards, Datenbanken und Vorlagen für Marketing-, Produkt- und Programmteams.

• Preise (Stand September 2026): Kostenlos für bis zu 10 Nutzer mit bis zu 2 GB Dateispeicher. Standard und Premium werden pro Nutzer und Monat abgerechnet; der Preis hängt von deiner Nutzerzahl und dem Abrechnungszyklus ab, prüfe also die Preisseite von Atlassian für die Größe deines Teams. Enterprise ist individuell.
• Stärken: strukturierte Bereiche und Rechte für Unternehmenswissen; kostenloser Gastzugang wird unter den Funktionen genannt; passt natürlich zu Jira.
• Grenzen: strukturierter und formeller als Notion; der kostenlose Tarif endet bei 10 Nutzern.
• Wähle es, wenn du ein echtes Unternehmens-Wiki brauchst, besonders wenn die Entwicklung schon in Jira arbeitet. Siehe Notion vs. Confluence.

ClickUp: wenn Aufgaben das Zentrum deiner Arbeit sind

ClickUp vereint Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Chat und Dashboards in einer App.

• Preise (Stand September 2026): Free Forever (60 MB Speicher, unbegrenzte Aufgaben, gemeinsame Dokumente, Kanban-Boards, Sprint-Verwaltung). Unlimited kostet 7 $ pro Nutzer und Monat bei Jahresabrechnung (10 $ monatlich) mit unbegrenztem Speicher, Gantt-Diagrammen und Zeiterfassung. Business kostet 12 $ bei Jahresabrechnung (19 $ monatlich) und ergänzt 5.000 Automatisierungen im Monat sowie erweiterte Dashboards. Enterprise ist individuell.
• Stärken: deutlich mehr Projektmanagement-Funktionen als Notion von Haus aus.
• Grenzen: viele Funktionen bedeuten mehr zu lernen; die 60 MB Speicher des kostenlosen Tarifs sind knapp.
• Wähle es, wenn du Projekte in Notion versucht hast und dir Sprints, Gantt-Diagramme und Zeiterfassung fehlten.

Obsidian: Notizen auf deinem eigenen Gerät

Obsidian ist eine Notiz-App, die deine Notizen lokal speichert. Laut Preisseite ist sie ohne Limits kostenlos und braucht keine Anmeldung.

• Preise (Stand September 2026): Die App ist kostenlos. Die optionale Synchronisierung kostet 4 $ pro Nutzer und Monat bei Jahresabrechnung (5 $ monatlich), mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Versionsverlauf. Die optionale Veröffentlichung kostet 8 $ pro Website und Monat bei Jahresabrechnung (10 $ monatlich). Eine kommerzielle Lizenz (50 $ pro Nutzer und Jahr) ist optional und unterstützt die Entwicklung.
• Stärken: deine Notizen bleiben auf deinem Gerät; kein Konto nötig; Obsidian sagt, seine Apps sammeln keine Telemetrie.
• Grenzen: eher für persönliches Wissen gebaut als für Team-Projektmanagement; gemeinsame Tresore brauchen die kostenpflichtige Sync-Erweiterung.
• Wähle es, wenn du ein privates, langlebiges System für persönliche Notizen willst.

Anytype: private Arbeitsbereiche mit Selbst-Hosting

Anytype bietet private und gemeinsame Bereiche für Notizen und Zusammenarbeit, mit einer Business-Version für Wissen, Projekte, CRM und Chat.

• Preise (Stand September 2026): Kostenlos mit 100 MB Remote-Speicher und 10 gemeinsamen Kanälen. Plus kostet 4 $/Monat (1 GB), Pro 8 $/Monat (10 GB), Ultra 16 $/Monat (100 GB); bei Jahresabrechnung sparst du 20 %. Laut FAQ kannst du dein eigenes Netzwerk ohne Mitgliedschaft selbst hosten.
• Stärken: Option zum Selbst-Hosten; niedrige bezahlte Preise; 50 % Rabatt für Lehrende und Studierende.
• Grenzen: ein kleineres Ökosystem an Integrationen und Vorlagen als bei Notion.
• Wähle es, wenn Datenschutz und Kontrolle darüber, wo deine Daten liegen, am wichtigsten sind.

Airtable: wenn deine Notion-Datenbanken zu echten Daten geworden sind

Airtable ist eine relationale Datenbank mit Automatisierungen und Oberflächen obendrauf.

• Preise (Stand September 2026): Free (1.000 Einträge pro Base, bis zu 5 Editoren); Team 20 $ pro Editor und Monat bei Jahresabrechnung (24 $ monatlich); Business 45 $ (54 $ monatlich); Enterprise Scale individuell. Nur-Lese-Nutzer sind kostenlos.
• Stärken: verknüpfte Tabellen, viele Ansichten, Automatisierungen und Oberflächen für Kollegen ohne Technikkenntnisse.
• Grenzen: kein Schreibwerkzeug; Preise pro Editor.
• Wähle es, wenn dein Notion-Arbeitsbereich überwiegend aus Datenbanken besteht. Siehe Airtable vs. Notion.

Eine eigene App: wenn dein Arbeitsbereich eigentlich eine App ist

Manchmal wächst ein Notion-Arbeitsbereich zu etwas, das wie Software funktioniert: ein Kundenportal, ein Ablauf für Aufnahme und Freigabe, ein CRM mit Regeln. Ein Tool für Dokumente ist dafür nicht gut geeignet.

Ein KI-App-Builder wie Mythex lässt dich im Chat beschreiben, was du brauchst. Ein KI-Agent schreibt den Code, ergänzt eine eigene Postgres-Datenbank, wenn die App sie braucht, und veröffentlicht sie. Es fallen keine Gebühren pro Platz an, und im Pro-Tarif kannst du den Code exportieren. Free kostet 0 $ mit 5 Credits am Tag (bis zu 30 im Monat); Pro kostet 25 $ im Monat. Siehe die Tarifübersicht.

Wo Notion besser ist: Für Schreiben, Wikis und alltägliche Notizen ist Notion (oder Confluence, oder Obsidian) einfacher und ausgereifter als alles, was du selbst bauen würdest. Eine eigene App ergibt nur für den Workflow-Teil Sinn. Die ehrlichen Abwägungen findest du unter wie du teure SaaS durch dein eigenes Tool ersetzt, oder wie du eine Aufgabenverwaltungs-App baust als Beispiel.

Bevor du wechselst

1. Zuerst exportieren. Exportiere deine Notion-Seiten und -Datenbanken und prüfe die Importoptionen des neuen Tools.
2. Datenbanken abbilden. Relationen, Rollups und Formeln lassen sich selten sauber übertragen. Liste jene auf, von denen du abhängst.
3. Links prüfen. Interne Links zwischen Seiten können nach dem Umzug brechen. Plane Zeit ein, die wichtigsten zu reparieren.
4. Zuerst ein Team umziehen. Teste mit einer kleinen Gruppe, bevor du alle umziehst.

Unser Urteil

• Unternehmens-Wiki: Confluence.
• Projekte und Aufgaben: ClickUp.
• Private persönliche Notizen: Obsidian.
• Datenschutz mit Selbst-Hosting: Anytype.
• Strukturierte Daten: Airtable.
• Ein Workflow, der zur App geworden ist: ein kleiner eigener Bau.
• Dokumente plus einfache Datenbanken zu fairem Preis: Notion ist immer noch schwer zu schlagen.

Für eine strukturierte Entscheidung lies Selbst bauen oder kaufen: Software für kleine Unternehmen.

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