Notion vs. Confluence: Was ist besser für die Dokumentation deines Teams?

Wähle Confluence, wenn dein Team bereits Jira nutzt, du ein strukturiertes Wiki mit klaren Rechten brauchst und die Dokumentation vor allem für Entwicklung, Produkt oder IT gedacht ist. Wähle Notion, wenn du einen flexiblen Arbeitsbereich willst, in dem Dokumente, Wikis, Projekte und Datenbanken zusammenleben, mit KI-Agenten in den höheren Tarifen. Stand September 2026 ist Confluence für bis zu 10 Nutzer kostenlos, und die bezahlten Tarife von Notion beginnen bei 10 $ pro Mitglied und Monat bei Jahresabrechnung.

Die Kurzfassung

Wie wir verglichen haben

Wir haben die öffentlich angegebenen Funktionen, Tarife und Preise auf der Preisseite von Notion und im Hilfecenter sowie auf den Seiten und Support-Dokumenten von Atlassian zu Confluence verglichen, Stand September 2026. Wir haben keine eigenen praktischen Tests durchgeführt und alles weggelassen, was wir nicht auf den Seiten der Anbieter bestätigen konnten. Die Preise pro Nutzer bei Atlassian hängen von deiner Nutzerzahl und dem Abrechnungszyklus ab, deshalb nennen wir für die bezahlten Tarife keine einzelne Zahl.

Was jedes Tool ist

Notion beschreibt sich als KI-Arbeitsbereich. Stand September 2026 umfasst es Dokumente, eine Wissensdatenbank, Projekte, Notion Calendar, Datenbanken, KI-Agenten, die wiederkehrende Arbeit automatisieren, KI-Meeting-Notizen und Unternehmenssuche. Alles ist eine Seite, und Seiten können Datenbanken enthalten, sodass du an einem Ort ein Wiki, einen Aufgaben-Tracker und eine CRM-ähnliche Liste bauen kannst.

Confluence ist Atlassians Wissensdatenbank. Stand September 2026 nennt die Confluence-Seite von Atlassian Bereiche und Seiten mit Echtzeit-Bearbeitung, Vorlagen für Dinge wie Produktanforderungen und Marketingpläne, Whiteboards mit eingebauter Jira-Integration, Datenbanken, Loom-Videos und Rovo, Atlassians KI-Assistenten.

Der einfachste Weg, den Unterschied zu sehen: Confluence ist ein Wiki, das zusätzliche Werkzeuge bekommen hat; Notion ist eine Sammlung von Bausteinen, aus denen du unter anderem ein Wiki formen kannst.

Dokumente schreiben und ordnen

Confluence ordnet Inhalte in Bereiche (meist einer pro Team oder Projekt), jeweils mit einem Baum von Seiten. Diese Struktur ist seine Stärke. Neue Leute finden Dinge durch Durchstöbern, und Vorlagen halten Dokumente einheitlich. Es passt zu Teams, die viel formale Dokumentation schreiben: Spezifikationen, Runbooks, Besprechungsnotizen, Versionshinweise.

Notion gibt dir mehr Freiheit. Seiten liegen in Seiten, und jede Seite kann eine Datenbank enthalten. Das ist großartig für kleine, schnelle Teams und kann in großen Teams unübersichtlich werden, wenn niemand die Struktur verantwortet.

Fazit: Confluence für strukturierte Dokumentation im großen Maßstab; Notion für flexible Dokumente, gemischt mit anderer Arbeit.

Datenbanken und Projektverfolgung

Die Datenbanken von Notion stehen im Mittelpunkt. Stand September 2026 unterstützen sie Unteraufgaben, Abhängigkeiten und eigene Eigenschaften, und viele Teams führen einfaches Projektmanagement in Notion, ohne ein weiteres Tool.

Confluence hat ebenfalls Datenbanken, die Atlassian als Weg beschreibt, Wissen zentral zu ordnen, mit Echtzeit-Synchronisierung. Zum Verfolgen von Arbeit erwartet Atlassian aber, dass du Jira nutzt, und Confluence ist so gebaut, dass es daneben steht.

Fazit: Wenn du Dokumente und Projektverfolgung in einem Tool willst, nimm Notion. Wenn deine Projekte schon in Jira liegen, nimm Confluence.

KI-Funktionen

Notion (Stand September 2026): Free und Plus enthalten eine begrenzte Testphase für Notion-KI, Agenten und KI-Meeting-Notizen. Business enthält den vollen Zugriff. Benutzerdefinierte Agenten, die wiederkehrende Aufgaben selbstständig erledigen, kannst du kostenlos testen; danach werden sie mit 10 $ pro 1.000 Notion-Credits abgerechnet.

Confluence (Stand September 2026): Die Support-Dokumente von Atlassian sagen, dass Rovo in Standard, Premium und Enterprise enthalten ist, mit höheren Nutzungskontingenten in Premium und Enterprise, und nicht im Free-Tarif. Atlassian beschreibt Rovo so, dass es grobe Notizen in saubere Dokumente verwandelt und Informationen im gesamten Arbeitsbereich findet.

Fazit: Beide bündeln inzwischen KI in bezahlten Tarifen. Notion gibt die volle KI im Business-Tarif; Confluence enthält Rovo ab Standard.

Rechte, Administration und Skalierung

Confluence hat ein klares Rechtemodell. Stand September 2026 hat der Free-Tarif keine benutzerdefinierten Rechte (alle können ansehen, hinzufügen und bearbeiten), während Standard und höher globale Rechte sowie Rechte auf Bereichs- und Seitenebene bieten. Standard umfasst 250 GB Speicher; Premium ergänzt unbegrenzten Speicher, Nutzungsanalysen, 24/7-Support und eine Verfügbarkeitszusage (SLA) von 99,9 %; Enterprise erhöht die SLA auf 99,95 %.

Notion bewahrt Seitenverläufe Stand September 2026 im Free-Tarif 7 Tage, bei Plus 30 Tage, bei Business 90 Tage und bei Enterprise ohne Begrenzung. Enterprise ergänzt SAML-SSO, Audit-Protokolle, erweiterte Sicherheitskontrollen, Domain-Verwaltung und Zero Data Retention bei seinen KI-Modellanbietern.

Fazit: Die bereichsbasierten Rechte von Confluence lassen sich in großen Organisationen leichter steuern. Notion ist einfacher zu teilen und für die meisten kleinen und mittleren Teams gut geeignet.

Veröffentlichen und Teilen außerhalb des Teams

Notion erlaubt jedem Arbeitsbereichsmitglied, in jedem Tarif Notion Sites zu veröffentlichen. Eigene Domains sind ein kostenpflichtiger Zusatz für 8 $ pro Domain und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 10 $ monatlich, Stand September 2026. Das macht Notion praktisch für öffentliche Hilfezentren, Karriereseiten oder einfache Websites.

Notion erlaubt außerdem Gäste: 10 im Free-Tarif und unbegrenzt in bezahlten Tarifen. Bei Confluence führen die Support-Dokumente von Atlassian im Free-Tarif keine Gäste auf; prüfe deshalb die Tarifdetails, wenn du mit externen Kunden arbeitest.

Preise Stand September 2026

Notion:

• Free — 0 $: für Einzelpersonen, 5 MB Datei-Uploads, 7 Tage Seitenverlauf, 10 Gäste, eine Testphase für Notion-KI.
• Plus — 10 $ pro Mitglied und Monat bei Jahresabrechnung: unbegrenzte Datei-Uploads, 30 Tage Seitenverlauf, unbegrenzte Gäste.
• Business — 20 $ pro Mitglied und Monat bei Jahresabrechnung: volle Notion-KI, Agenten und KI-Meeting-Notizen, 90 Tage Seitenverlauf.
• Enterprise — individuell.

Notion sagt, dass die Jahresabrechnung im Vergleich zur monatlichen Zahlung bis zu 20 % spart.

Confluence:

• Free — 0 $ für bis zu 10 Nutzer, 2 GB Speicher, Community-Support.
• Standard — nach Nutzern berechnet, mit Rechten, 250 GB Speicher und Rovo.
• Premium — nach Nutzern berechnet, mit unbegrenztem Speicher, Analysen, 24/7-Support und höheren Rovo-Kontingenten.
• Enterprise — individuell.

Atlassian berechnet Standard und Premium nach Nutzerstufe und Abrechnungszyklus und bietet auf seiner Preisseite einen Rechner an; rechne deshalb dort für dein eigenes Team.

Für wen welches passt

Wähle Confluence, wenn:

• Dein Team Arbeit bereits in Jira plant.
• Du viel strukturierte Dokumentation schreibst und Bereiche, Seitenbäume und Vorlagen willst.
• Du klare Rechte auf Bereichsebene für eine wachsende Organisation brauchst.
• Ein kostenloser Tarif für bis zu 10 Personen dir vorerst reicht.

Wähle Notion, wenn:

• Du Dokumente, Wikis, Aufgaben und Datenbanken in einem Tool willst.
• Dein Team klein bis mittelgroß ist und Flexibilität über strikte Struktur stellt.
• Du öffentliche Seiten ohne ein weiteres Website-Tool veröffentlichen willst.
• Du KI-Agenten und Meeting-Notizen im Alltag nutzen würdest.

Passt keines von beiden, behandelt unser Leitfaden zu Notion-Alternativen ClickUp, Obsidian, Anytype und mehr, und Airtable vs. Notion hilft, wenn deine „Dokumente“ eigentlich strukturierte Daten sind. Ist Jira selbst das Problem, siehe Jira-Alternativen.

Wann ein eigenes Tool mehr Sinn ergibt

Manchmal ist ein Team-Wiki in Wahrheit eine App in Verkleidung: ein Onboarding-Portal mit Checklisten pro Rolle, ein Hilfezentrum mit Suche und Feedback oder eine Wissensdatenbank, bei der sich Kunden anmelden. Du kannst mit einem KI-App-Builder wie Mythex eine einfache eigene Version bauen. Du beschreibst im Chat, was du willst, ein KI-Agent schreibt den Code und ergänzt eine eigene Postgres-Datenbank, und du veröffentlichst die App. Es fallen keine Gebühren pro Platz an, was bei großen, überwiegend lesenden Zielgruppen eine Rolle spielen kann. Stand September 2026 kostet Free 0 $ mit 5 Credits am Tag und Pro 25 $ im Monat.

Für die alltägliche Team-Dokumentation sind Notion oder Confluence meist die schnellere Wahl. Wenn du doch eigen bauen willst, führen dich wie du eine Wissensdatenbank baust und wie du ein internes Tool baust Schritt für Schritt hindurch.

Fragen