Notion vs Confluence: kumpi sopii tiimisi dokumentaatioon paremmin?

Valitse Confluence, jos tiimisi käyttää jo Jiraa, tarvitset jäsennellyn wikin selkeillä käyttöoikeuksilla ja dokumentaatio on pääosin tarkoitettu ohjelmisto-, tuote- tai IT-tiimille. Valitse Notion, jos haluat yhden joustavan työtilan, jossa dokumentit, wikit, projektit ja tietokannat elävät yhdessä ja tekoälyagentit ovat mukana korkeammilla paketeilla. Syyskuusta 2026 alkaen Confluence on ilmainen enintään 10 käyttäjälle, ja Notionin maksulliset paketit alkavat 10 dollarista jäsentä kohden kuukaudessa vuosilaskutuksella.

Lyhyesti

Miten vertailimme

Vertailimme julkisesti ilmoitettuja ominaisuuksia, paketteja ja hintoja Notionin hinnoittelusivulta ja ohjekeskuksesta sekä Atlassianin Confluence-sivuilta ja tukidokumentaatiosta syyskuussa 2026. Emme tehneet käytännön testejä, ja jätimme pois kaiken, mitä emme voineet vahvistaa toimittajien omilta sivuilta. Atlassianin käyttäjäkohtaiset hinnat riippuvat käyttäjämäärästä ja laskutusjaksosta, joten emme ilmoita yhtä lukua maksulliselle paketeille.

Mitä kumpikin työkalu on

Notion kuvailee itseään tekoälytyötilaksi. Syyskuusta 2026 alkaen se kattaa dokumentit, tietopankin, projektit, Notion Calendarin, tietokannat, arkisen työn automatisoivat tekoälyagentit, AI Meeting Notes ja yrityshaun. Kaikki on sivu, ja sivut voivat sisältää tietokantoja, joten voit rakentaa wikin, tehtäväseurannan ja CRM-tyyppisen listan samaan paikkaan.

Confluence on Atlassianin tietopankkityökalu. Syyskuusta 2026 alkaen Atlassianin Confluence-sivu listaa tilat ja sivut reaaliaikaisella muokkauksella, pohjat esimerkiksi tuotevaatimuksille ja markkinointisuunnitelmille, valkotaulut sisäänrakennetuilla Jira-integraatioilla, tietokannat, Loom-videot ja Rovon, Atlassianin tekoälyavustajan.

Yksinkertaisin tapa nähdä ero: Confluence on wiki, johon on kasvanut lisätyökaluja; Notion on joukko rakennuspalikoita, joista voit muokata wikin, muun muassa.

Dokumenttien kirjoittaminen ja järjestäminen

Confluence järjestää sisällön tiloihin (yleensä yksi per tiimi tai projekti), joista jokaisessa on sivupuu. Rakenne on sen vahvuus. Uudet ihmiset löytävät asioita selaamalla, ja pohjat pitävät dokumentit yhtenäisinä. Se sopii tiimeille, jotka kirjoittavat paljon muodollista dokumentaatiota: määrittelyjä, ajopohjia, kokousmuistioita ja julkaisutiedotteita.

Notion antaa enemmän vapautta. Sivut sisältävät sivuja, ja mikä tahansa sivu voi sisältää tietokannan. Se sopii pienille, nopeasti liikkuville tiimeille, ja suurissa tiimeissä se voi mennä sekavaksi, ellei joku omista rakennetta.

Johtopäätös: Confluence rakenteiselle dokumentaatiolle mittakaavassa; Notion joustaville dokumenteille, jotka sekoittuvat muuhun työhön.

Tietokannat ja projektien seuranta

Notionin tietokannat ovat keskiössä. Syyskuusta 2026 alkaen ne tukevat alitehtäviä, riippuvuuksia ja omia ominaisuuksia, ja monet tiimit ajavat kevyttä projektinhallintaa Notionissa ilman muuta työkalua.

Confluencessakin on tietokantoja. Atlassian kuvaa niitä tapana kerätä tietämys keskitetysti reaaliaikaisella synkronoinnilla. Työn seurantaan Atlassian kuitenkin odottaa Jiran käyttöä, ja Confluence on suunniteltu toimimaan sen rinnalla.

Johtopäätös: jos haluat dokumentit ja projektiseurannan samaan työkaluun, valitse Notion. Jos projektisi elävät jo Jirassa, valitse Confluence.

Tekoälyominaisuudet

Notion (syyskuu 2026): Free ja Plus sisältävät rajoitetun kokeilun Notion AI:sta, agenteista ja AI Meeting Notesista. Business sisältää täyden käytön. Mukautetut agentit, jotka hoitavat toistuvia tehtäviä itsenäisesti, ovat ilmaiseksi kokeiltavissa, ja sen jälkeen niistä veloitetaan 10 dollaria per 1 000 Notion-krediittiä.

Confluence (syyskuu 2026): Atlassianin tukidokumentaation mukaan Rovo kuuluu Standard-, Premium- ja Enterprise-paketteihin, ja Premium- ja Enterprise-paketeissa käyttökiintiöt ovat suuremmat. Ilmaisessa paketissa Rovoa ei ole. Atlassianin mukaan Rovo auttaa muuttamaan raakamuistiinpanot hiotuiksi dokumenteiksi ja löytämään tietoa koko työtilasta.

Johtopäätös: molemmat sisällyttävät tekoälyn maksullisiin paketteihin. Notion antaa täyden tekoälyn Business-paketissa; Confluence sisällyttää Rovon Standardista alkaen.

Käyttöoikeudet, hallinta ja mittakaava

Confluencen käyttöoikeusmalli on selkeä. Syyskuusta 2026 alkaen ilmaisessa paketissa ei ole mukautettuja käyttöoikeuksia (kaikki voivat katsella, lisätä ja muokata), kun taas Standard ja sitä ylemmät lisäävät globaalit, tila- ja sivukohtaiset käyttöoikeudet. Standard sisältää 250 Gt tallennustilaa; Premium lisää rajattoman tallennustilan, käyttöanalytiikan, 24/7-tuen ja 99,9 %:n käytettävyystakuun; Enterprise nostaa takuun 99,95 %:iin.

Notion säilyttää syyskuusta 2026 alkaen sivuhistorian 7 päivää Free-paketissa, 30 päivää Plus-paketissa, 90 päivää Business-paketissa ja rajattomasti Enterprise-paketissa. Enterprise lisää SAML SSO:n, tarkastuslokit, edistyneet tietoturvaominaisuudet, verkkotunnusten hallinnan ja nolla datan säilytyksen tekoälymallien tarjoajien kanssa.

Johtopäätös: Confluencen tilakohtaisia käyttöoikeuksia on helpompi hallita suurissa organisaatioissa. Notion on yksinkertaisempi jakaa ja sopii useimmille pienille ja keskisuurille tiimeille.

Julkaiseminen ja jakaminen tiimin ulkopuolelle

Notion antaa jokaisen työtilan jäsenen julkaista Notion Sitesin millä tahansa paketilla. Omat verkkotunnukset ovat maksullinen lisäosa, 8 $ per verkkotunnus kuukaudessa vuosilaskutuksella tai 10 $ kuukausittain, syyskuusta 2026 alkaen. Se tekee Notionista kätevän julkisille ohjekeskuksille, työpaikkasivuille tai yksinkertaisille sivustoille.

Notion sallii myös vieraat: 10 Free-paketissa ja rajattomasti maksullisissa paketeissa. Confluencen osalta Atlassianin tukidokumentaatio ei mainitse vieraita Free-paketissa, joten tarkista paketin tiedot, jos teet töitä ulkopuolisten asiakkaiden kanssa.

Hinnoittelu syyskuussa 2026

Notion:

• Free – 0 $: yksityishenkilöille, 5 Mt tiedostolatauksia, 7 päivän sivuhistoria, 10 vierasta, kokeilu Notion AI:sta.
• Plus – 10 $ per jäsen kuukaudessa vuosilaskutuksella: rajattomat tiedostolataukset, 30 päivän sivuhistoria, rajattomat vieraat.
• Business – 20 $ per jäsen kuukaudessa vuosilaskutuksella: täysi Notion AI, agentit ja AI Meeting Notes, 90 päivän sivuhistoria.
• Enterprise – räätälöity.

Notionin mukaan vuosilaskutus säästää jopa 20 % verrattuna kuukausimaksuun.

Confluence:

• Free – 0 $ enintään 10 käyttäjälle, 2 Gt tallennustilaa, yhteisötuki.
• Standard – hinta per käyttäjä, sisältää käyttöoikeudet, 250 Gt tallennustilaa ja Rovon.
• Premium – hinta per käyttäjä, sisältää rajattoman tallennustilan, analytiikan, 24/7-tuen ja suuremmat Rovo-kiintiöt.
• Enterprise – räätälöity.

Atlassian hinnoittelee Standardin ja Premiumin käyttäjämäärän ja laskutusjakson mukaan ja tarjoaa laskurin hinnoittelusivullaan, joten laske oman tiimisi hinta siellä.

Kenelle kumpikin sopii

Valitse Confluence, jos:

• Tiimisi suunnittelee jo työnsä Jirassa.
• Kirjoitat paljon jäsenneltyä dokumentaatiota ja haluat tilat, sivupuut ja pohjat.
• Tarvitset selkeät, tilatasoiset käyttöoikeudet kasvavalle organisaatiolle.
• Ilmainen paketti enintään 10 henkilölle riittää toistaiseksi.

Valitse Notion, jos:

• Haluat dokumentit, wikit, tehtävät ja tietokannat yhdessä työkalussa.
• Tiimisi on pieni tai keskisuuri ja arvostaa joustavuutta tiukan rakenteen sijaan.
• Haluat julkaista julkisia sivuja ilman toista verkkosivutyökalua.
• Käyttäisit tekoälyagentteja ja kokousmuistioita päivittäin.

Jos kumpikaan ei sovi, Notion-vaihtoehdot-oppaamme käsittelee ClickUpia, Obsidiania, Anytypea ja muita, ja Airtable vs. Notion auttaa, jos ”dokumenttisi” ovat oikeasti jäsenneltyä dataa. Jos ongelma on Jira itse, katso Jira-vaihtoehdot.

Kun oma työkalu on järkevämpi

Joskus tiimiwiki on oikeastaan sovellus naamioituneena: perehdytysportaali rooleittain tehtävälistoineen, ohjekeskus hakutoiminnolla ja palautteella tai tietopankki, johon asiakkaat kirjautuvat. Voit rakentaa yksinkertaisen oman version tekoälysovellusrakentajalla, kuten Mythexillä. Kuvailet tarpeesi chatissa, tekoälyagentti kirjoittaa koodin, lisää oman Postgres-tietokannan ja sinä julkaiset sen. Käyttäjäkohtaisia maksuja ei ole, mikä voi olla merkittävää suurille, lähinnä lukeville yleisöille. Syyskuusta 2026 alkaen Free on 0 $ ja 5 krediittiä päivässä, ja Pro on 25 $/kk.

Tavalliseen tiimidokumentaatioon Notion tai Confluence on yleensä nopeampi valinta. Jos menet omalla ratkaisulla, miten rakentaa tietopankki ja miten rakentaa sisäinen työkalu käyvät läpi vaiheet.

Kysymykset