Notion vs Confluence: welke is beter voor de documentatie van je team?

Kies Confluence als je team al Jira gebruikt, je een gestructureerde wiki met duidelijke rechten nodig hebt, en de documentatie vooral voor engineering, product of IT is. Kies Notion als je één flexibele werkruimte wilt waarin docs, wiki's, projecten en databases samen leven, met AI-agents ingebouwd in de hogere abonnementen. Vanaf september 2026 is Confluence gratis voor tot 10 gebruikers, en de betaalde abonnementen van Notion beginnen bij $10 per lid per maand bij jaarlijkse betaling.

De korte versie

Hoe we vergeleken

We hebben de publiek vermelde functies, abonnementen en prijzen vergeleken op de prijspagina van Notion en het helpcentrum, en op de Confluence-pagina's en supportdocumentatie van Atlassian, vanaf september 2026. We hebben niet zelf getest, en alles wat we niet op de sites van de leveranciers konden bevestigen, hebben we weggelaten. De prijzen per gebruiker van Atlassian hangen af van je aantal gebruikers en facturatiecyclus, dus we noemen geen enkel vast bedrag voor de betaalde abonnementen.

Wat elke tool is

Notion noemt zichzelf een AI-werkruimte. Vanaf september 2026 omvat het docs, een kennisbank, projecten, Notion Calendar, databases, AI-agents die herhaalde werkzaamheden automatiseren, AI-vergadernotities en zoeken in de hele organisatie. Alles is een pagina, en pagina's kunnen databases bevatten, dus je kunt een wiki, een taaktracker en een CRM-achtige lijst op dezelfde plek bouwen.

Confluence is de kennisbanktool van Atlassian. Vanaf september 2026 noemt de Confluence-site van Atlassian spaces en pagina's met realtime bewerken, sjablonen voor zaken zoals productvereisten en marketingplannen, whiteboards met ingebouwde Jira-integraties, databases, Loom-video en Rovo, de AI-assistent van Atlassian.

De eenvoudigste manier om het verschil te zien: Confluence is een wiki die extra tools heeft gekregen; Notion is een set bouwblokken die je kunt vormen tot een wiki, onder andere.

Schrijven en docs ordenen

Confluence ordent content in spaces (meestal één per team of project), elk met een boom van pagina's. Die structuur is de kracht ervan. Nieuwe mensen vinden dingen door te bladeren, en sjablonen houden documenten consistent. Het past bij teams die veel formele documentatie schrijven: specificaties, runbooks, vergaderverslagen, releasenotes.

Notion geeft je meer vrijheid. Pagina's nestelen in pagina's, en elke pagina kan een database bevatten. Dat is prettig voor kleine, snelle teams, en het kan rommelig worden in grote teams tenzij iemand de structuur bewaakt.

Oordeel: Confluence voor gestructureerde documentatie op schaal; Notion voor flexibele docs gemengd met ander werk.

Databases en projectbeheer

De databases van Notion staan centraal. Vanaf september 2026 ondersteunen ze subtaken, afhankelijkheden en eigen eigenschappen, en veel teams draaien lichtgewicht projectmanagement in Notion zonder een andere tool.

Confluence heeft ook databases, die Atlassian beschrijft als een manier om kennis centraal te ordenen met realtime synchronisatie. Maar voor het bijhouden van werk verwacht Atlassian dat je Jira gebruikt, en Confluence is ontworpen om ernaast te staan.

Oordeel: wil je docs en projectbeheer in één tool, dan Notion. Staan je projecten al in Jira, dan Confluence.

AI-functies

Notion (vanaf september 2026): Free en Plus bevatten een beperkte proef van Notion AI, agents en AI-vergadernotities. Business bevat volledige toegang. Custom Agents, die herhaalde taken zelfstandig uitvoeren, zijn gratis te proberen en daarna te betalen tegen $10 per 1.000 Notion-credits.

Confluence (vanaf september 2026): De supportdocumentatie van Atlassian zegt dat Rovo is inbegrepen bij Standard, Premium en Enterprise, met hogere gebruikersquota op Premium en Enterprise, en niet op Free. Atlassian beschrijft Rovo als een tool die ruwe notities helpt omzetten in verzorgde documenten en informatie vindt in je hele werkruimte.

Oordeel: beide bundelen nu AI in betaalde abonnementen. Notion zet volledige AI op zijn Business-niveau; Confluence neemt Rovo mee vanaf Standard.

Rechten, beheer en schaal

Confluence heeft een helder rechtenmodel. Vanaf september 2026 heeft het gratis abonnement geen aangepaste rechten (iedereen kan bekijken, toevoegen en bewerken), terwijl Standard en hoger globale rechten, rechten op spaceniveau en rechten op paginaniveau toevoegen. Standard bevat 250 GB opslag; Premium voegt onbeperkte opslag, gebruiksanalyses, 24/7 support en een uptime-SLA van 99,9% toe; Enterprise verhoogt de SLA naar 99,95%.

Notion bewaart, vanaf september 2026, de paginageschiedenis 7 dagen op Free, 30 op Plus, 90 op Business en zonder limiet op Enterprise. Enterprise voegt SAML SSO, auditlogs, geavanceerde beveiligingsopties, domeinbeheer en zero data retention bij de AI-modelaanbieders toe.

Oordeel: de rechten per space van Confluence zijn makkelijker te beheren in grote organisaties. Notion is eenvoudiger om te delen en prima voor de meeste kleine en middelgrote teams.

Publiceren en delen buiten het team

Notion laat elk lid van de werkruimte Notion Sites publiceren op elk abonnement. Eigen domeinen zijn een betaalde add-on van $8 per maand per domein bij jaarlijkse facturatie, of $10 maand-na-maand, vanaf september 2026. Dat maakt Notion handig voor openbare helpcentra, vacaturepagina's of eenvoudige websites.

Notion staat ook gasten toe: 10 op Free en onbeperkt op betaalde abonnementen. Voor Confluence noemen de supportdocumenten van Atlassian geen gasten op het gratis abonnement, dus controleer de abonnementsdetails als je met externe klanten werkt.

Prijzen vanaf september 2026

Notion:

• Free — $0: voor individuen, uploads van 5 MB, 7 dagen paginageschiedenis, 10 gasten, een proef van Notion AI.
• Plus — $10 per lid per maand bij jaarlijkse betaling: onbeperkte uploads, 30 dagen paginageschiedenis, onbeperkte gasten.
• Business — $20 per lid per maand bij jaarlijkse betaling: volledige Notion AI, agents en AI-vergadernotities, 90 dagen paginageschiedenis.
• Enterprise — op maat.

Notion zegt dat jaarlijkse betaling tot 20% bespaart ten opzichte van maandelijks betalen.

Confluence:

• Free — $0 voor tot 10 gebruikers, 2 GB opslag, communityondersteuning.
• Standard — geprijsd per gebruiker, met rechten, 250 GB opslag en Rovo.
• Premium — geprijsd per gebruiker, met onbeperkte opslag, analyses, 24/7 support en hogere Rovo-quota.
• Enterprise — op maat.

Atlassian prijst Standard en Premium per gebruikerstrap en facturatiecyclus en biedt een calculator op de prijspagina, dus reken je eigen team daar door.

Voor wie elk past

Kies Confluence als:

• Je team werk al in Jira plant.
• Je veel gestructureerde documentatie schrijft en spaces, paginabomen en sjablonen wilt.
• Je duidelijke rechten op spaceniveau nodig hebt voor een groeiende organisatie.
• Een gratis abonnement voor tot 10 personen je voorlopig genoeg is.

Kies Notion als:

• Je docs, wiki's, taken en databases in één tool wilt.
• Je team klein tot middelgroot is en flexibiliteit belangrijker vindt dan strikte structuur.
• Je openbare pagina's wilt publiceren zonder een andere websitetool.
• Je dagelijks AI-agents en vergadernotities zou gebruiken.

Als geen van beide past, behandelt onze gids over Notion-alternatieven ClickUp, Obsidian, Anytype en meer, en helpt Airtable vs Notion als je "docs" eigenlijk gestructureerde data zijn. Als Jira zelf het probleem is, zie Jira-alternatieven.

Wanneer een eigen tool meer zin heeft

Soms is een teamwiki eigenlijk een app in vermomming: een onboardingportaal met checklists per rol, een helpcentrum met zoekfunctie en feedback, of een kennisbank waarin klanten inloggen. Je kunt met een AI-appbouwer zoals Mythex een eenvoudige eigen versie bouwen. Je beschrijft wat je wilt in de chat, een AI-agent schrijft de code en voegt een eigen Postgres-database toe, en je publiceert. Er zijn geen kosten per zitplaats, wat belangrijk kan zijn bij grote groepen die vooral lezen. Vanaf september 2026 is Free $0 met 5 credits per dag en Pro $25 per maand.

Voor dagelijkse teamdocumentatie zijn Notion of Confluence meestal de snellere keuze. Als je toch zelf wilt bouwen, lopen hoe je een kennisbank bouwt en hoe je een interne tool bouwt je stap voor stap door het proces.

Veelgestelde vragen