Airtable vs. Notion: Welches Tool sollte dein Team nutzen?

Nutze Airtable, wenn deine Arbeit im Kern strukturierte Daten ist: viele verknüpfte Tabellen, Tausende Datensätze, Automatisierungen und eigene Oberflächen darüber. Nutze Notion, wenn deine Arbeit überwiegend Dokumente und Wissen ist, also Wikis, Notizen, Spezifikationen und Besprechungsprotokolle, mit ein paar leichten Datenbanken dazwischen. Notion ist pro Platz günstiger; Airtable bewältigt datenintensive Abläufe besser. Wenn deine Daten eine App brauchen, die keines der beiden gut abdeckt, ist eine einfache eigene Lösung ebenfalls eine Option.

Airtable vs. Notion auf einen Blick

Sieh dir die Preise von Airtable und die Preise von Notion für den aktuellen Stand an.

So haben wir verglichen

Wir haben die öffentlich angegebenen Funktionen, Limits und Preise auf den Websites und in den Hilfecentern von Airtable und Notion verglichen, Stand September 2026. Praktische Tests haben wir nicht durchgeführt, und Aussagen, die wir auf den Seiten der Anbieter nicht bestätigen konnten, haben wir weggelassen. Preise sind in US-Dollar angegeben.

Airtable: eine Datenbank, auf der du Apps bauen kannst

Airtable nennt sich inzwischen eine Plattform zum Bauen von Apps. Im Kern ist es eine relationale Datenbank mit einer tabellenähnlichen Oberfläche: Du legst Tabellen an, verknüpfst Datensätze und baust Ansichten, Automatisierungen und Oberflächen darauf. Auf der Website werden außerdem KI-gestützter App-Bau, KI-Agenten und Portale für externe Mitarbeitende beworben.

Tarife (Stand September 2026):

• Free: 1.000 Datensätze pro Base, 1 GB Anhänge pro Base, 2 Wochen Revisionsverlauf, 1.000 API-Aufrufe im Monat, bis zu 5 Editoren. Neue Konten erhalten zuerst eine 14-tägige Team-Testphase.
• Team: 20 $ pro Editor und Monat bei jährlicher Abrechnung (24 $ monatlich). 50.000 Datensätze pro Base, 20 GB Anhänge pro Base, 1 Jahr Verlauf. Ergänzt Automatisierungen, Erweiterungen, den Interface Designer sowie Zeitachsen- und Gantt-Ansichten. Enthält 15.000 KI-Credits pro abrechnungspflichtigem Mitarbeitenden im Monat.
• Business: 45 $ pro Editor und Monat bei jährlicher Abrechnung (54 $ monatlich). 125.000 Datensätze pro Base, 100 GB Anhänge pro Base, Zwei-Wege-Synchronisation und ein Admin-Panel. Airtable schreibt vor, dass Business eine private E-Mail-Domain erfordert (nicht Gmail oder Yahoo).
• Enterprise Scale: individuelle Preise.

Airtable berechnet Personen mit Bearbeitungsrechten. Lesende Mitarbeitende, Formulareinreichungen und Freigabelinks sind kostenlos.

Stärken: echte relationale Daten; viele Ansichten derselben Datensätze; Automatisierungen und Oberflächen für Teammitglieder ohne Technikhintergrund; ein klarer kostenloser Tarif für kleine Tests.

Grenzen: Der Preis pro Editor summiert sich in großen bearbeitenden Teams; Datensatzgrenzen pro Base spielen eine Rolle, sobald eine Tabelle wächst; für lange Dokumente ist es nicht gedacht.

Notion: Dokumente und Wissen, mit Datenbanken darin

Notion ist ein Arbeitsbereich, in dem Seiten, Wikis und Datenbanken nebeneinander liegen. Eine Notion-Datenbank kann ein Aufgabenboard, ein Redaktionskalender oder ein einfaches CRM sein und steht direkt neben den Dokumenten, die sie erklären. Notion bietet außerdem Formulare, veröffentlichte Websites und Notion Calendar.

Tarife (Stand September 2026):

• Free: 0 $. Unbegrenzte Blöcke für Einzelpersonen, aber begrenzt für Arbeitsbereiche mit 2 oder mehr Mitgliedern, 5 MB Datei-Uploads, 7 Tage Seitenverlauf, bis zu 10 Gäste und eine Testphase von Notion AI.
• Plus: 10 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung (12 $ monatlich). Unbegrenzte Blöcke und Datei-Uploads, 30 Tage Verlauf, unbegrenzte Diagramme, eigene Formulare und Websites.
• Business: 20 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung (24 $ monatlich). Ergänzt Notion Agent, KI-Besprechungsnotizen, Enterprise-Suche (Beta), SAML-SSO, private Teamräume und 90 Tage Verlauf.
• Enterprise: individuell, mit SCIM, Audit-Logs und Zero Data Retention bei den KI-Modellanbietern von Notion.

Eigene Domains für Notion-Websites kosten 8 $ im Monat pro Domain bei jährlicher Abrechnung. Custom Agents, die wiederkehrende Aufgaben für dich erledigen, kannst du kostenlos testen und danach zu 10 $ pro 1.000 Notion-Credits im Monat nutzen.

Stärken: ein Ort für Dokumente und einfache Daten; leicht für ein ganzes Unternehmen einzuführen; starke KI-Funktionen im Business-Tarif; pro Platz günstiger als Airtable.

Grenzen: Die Datenbanken sind gut, aber leichter als die von Airtable für große, stark verknüpfte Daten; der kostenlose Tarif richtet sich eigentlich an Einzelpersonen; für alle KI-Funktionen brauchst du Business.

Die wichtigen Unterschiede

Daten vs. Dokumente. Das ist die eigentliche Entscheidung. Wenn der Kern deiner Arbeit aus Zeilen und Feldern besteht, etwa Bestellungen, Anlagen, Bewerbungen oder Artikelnummern, ist Airtable dafür gemacht. Wenn der Kern das Schreiben und Wissen ist, ist es Notion.

Wer zahlt. Notion berechnet jedes Mitglied des Arbeitsbereichs. Airtable berechnet nur Personen, die bearbeiten können; lesende Nutzer sind kostenlos. In einem Team, in dem wenige bearbeiten und viele nur lesen, fällt die Platzanzahl bei Airtable womöglich geringer aus als erwartet.

Umfang. Airtable veröffentlicht Datensatzgrenzen pro Base für jeden Tarif. Die Limits von Notion im kostenlosen Tarif beziehen sich auf Blöcke und Mitglieder statt auf Datensätze.

Apps bauen. Der Interface Designer und die Portale von Airtable machen aus Basen einfache Apps für Teammitglieder und externe Nutzer. Das Gegenstück bei Notion sind Seiten und veröffentlichte Websites, die eher für Dokumentation als für transaktionale Apps geeignet sind.

KI. Beide Tools bieten KI. Airtable enthält monatliche KI-Credits in den kostenpflichtigen Tarifen. Notion reserviert Notion Agent und KI-Besprechungsnotizen für Business und höher.

Für wen sich Airtable eignet

• Betriebsteams, die Inventar, Anlagen, Lieferanten oder Bestellungen verfolgen.
• Content- und Marketingteams mit einer Produktionspipeline aus vielen verknüpften Datensätzen.
• Teams, die Automatisierungen und einfache Oberflächen ohne Programmierung wollen.
• Alle, die aus einer Tabelle herausgewachsen sind, aber noch keine eigene App brauchen. Siehe wie du eine Tabelle in eine App verwandelst.

Für wen sich Notion eignet

• Teams, die ein Firmen-Wiki, Dokumente und Besprechungsnotizen an einem Ort brauchen.
• Kleine Teams, die Aufgaben und Dokumente zusammen und zu einem niedrigeren Preis pro Platz wollen.
• Einzelpersonen, die persönliche Projekte im kostenlosen Tarif organisieren.
• Unternehmen, die einen KI-Agenten wollen, der über ihre Dokumente und verbundenen Apps arbeitet (Business-Tarif).

Wann eine eigene App sinnvoller ist

Beide Tools lassen sich weit dehnen, aber manche Teams landen bei einer Base oder einem Arbeitsbereich, der eigentlich eine Anwendung ist: ein kundenorientiertes Portal, ein Buchungsablauf mit eigenen Regeln oder ein internes Tool mit strengen Berechtigungen und eigener Logik. Pro Platz für viele Editoren zu zahlen kann außerdem teuer werden.

Dann kann es sinnvoll sein, ein eigenes einfaches Tool zu bauen. Ein KI-App-Builder wie Mythex lässt dich die App im Chat beschreiben. Der KI-Agent schreibt den Code, legt bei Bedarf eine eigene Postgres-Datenbank an und veröffentlicht die App. Mythex hat keine Gebühren pro Platz. Der Nachteil: Du besitzt und pflegst eine eigene App, statt ein ausgereiftes Produkt mit jahrelangen Funktionen zu nutzen. Für die meisten Teams sind Airtable oder Notion der richtige Ausgangspunkt. Wie du entscheidest, erklären Build vs. Buy bei Software für Kleinunternehmen und wie du ein internes Tool baust.

Unser Fazit

• Wähle Airtable, wenn deine Arbeit aus strukturierten Daten besteht, die verknüpft, automatisiert und über eine benutzerfreundliche Oberfläche bereitgestellt werden sollen.
• Wähle Notion, wenn deine Arbeit überwiegend aus Dokumenten, Wissen und leichtem Tracking besteht und du einen niedrigeren Preis pro Platz willst.
• Nutze beide, wenn du einen echten Wiki-Bedarf und einen echten Datenbankbedarf hast. Plane dann zwei Sets an Plätzen ein.

Neu bei der Idee von Tabellen und Datensätzen? Lies was eine Datenbank ist. Du willst weitere Optionen vergleichen? Siehe Airtable-Alternativen und Notion-Alternativen.

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