Näin rakennat asiakasportaalin: tiedostot, tila, laskut ja käyttöoikeudet

Asiakasportaali on yksityinen alue, jossa jokainen asiakkaasi kirjautuu sisään nähdäkseen projektinsa tilan, jaetut tiedostot, avoimet pyynnöt ja laskut. Sen rakentamiseksi määrittele tarkasti, mitä asiakkaan pitää nähdä ensimmäisten kymmenen sekunnin aikana, mallinna asiakkaat, projektit ja tiedostot niin, että jokainen tietue kuuluu yhdelle asiakkaalle, varmista palvelimella, että asiakkaat näkevät vain omat tietueensa, ja säilytä lataukset yksityisessä tallennustilassa. Ominaisuuslista voi pysyä lyhyenä; oikeuksien oikein saaminen on se, mikä ratkaisee.

Miksi yritykset rakentavat asiakasportaaleja

Portaalit korvaavat yleensä kasan sähköpostiketjuja, jaettuja kansioita ja ”mikä on tilanne?” -viestejä. Toimistot, tilitoimistot, konsultit, rakennusalan yritykset, studiot ja palveluyritykset käyttävät kaikki portaaleja. Hyvä portaali:

• Vastaa tilakysymykseen ennen kuin asiakas kysyy sitä.
• Pitää tiedostot yhdessä paikassa, ja uusin versio on selvä.
• Antaa pyynnöille oikean paikan hajallaan olevien sähköpostien sijaan.
• Saa sinut näyttämään järjestelmälliseltä, mikä on tärkeää asiakkaiden pysymisen ja suosituksien kannalta.

Jos sinulla on yksi tai kaksi asiakasta eikä mitään arkaluonteista, jaettu dokumentti tai kansio voi riittää. Portaali kannattaa rakentaa, kun asiakkaita on paljon, työtä toistuu tai asiakkaiden ei pidä nähdä toistensa tietoja.

Mitä asiakasportaali tarvitsee

Aloita kirjautumisesta, yleiskuvasta, tiedostoista ja pyynnöistä. Lisää laskut, hyväksynnät ja viestintä, kun asiakkaat niitä oikeasti tarvitsevat.

Data

Tyypillisessä portaalissa on: asiakkaat (yritykset), asiakaskäyttäjät (kirjautuvat ihmiset, jotka kuuluvat yhdelle asiakkaalle), tiimisi jäsenet, projektit (kuuluvat yhdelle asiakkaalle), virstanpylväät tai tilapäivitykset, tiedostot (kuuluvat projektille), pyynnöt ja tarvittaessa laskut. Keskeinen suunnittelusääntö: jokaisen tietueen pitäisi palautua täsmälleen yhteen asiakkaaseen. Se tekee käyttöoikeuksista helpot toteuttaa ja tarkistaa.

Oikeudet

Kirjoita nämä ylös ja testaa ne:

• Asiakaskäyttäjä näkee vain oman asiakkaansa projektit, tiedostot, pyynnöt ja laskut.
• Sisäisiä muistiinpanoja ei näytetä koskaan asiakkaille.
• Tiimin jäsenet näkevät asiakkaat, joihin heidät on määritetty, tai kaikki asiakkaat, jos olette pieniä.
• Tiedostolinkit ovat yksityisiä ja aikarajoitettuja, eivät julkisia URL-osoitteita, joita kuka tahansa voi jakaa tai arvata.
• Asiakaskäyttäjän poistaminen poistaa hänen pääsynsä välittömästi.

Tarkistukset on tehtävä palvelimella. Portaali, joka lataa kaikkien asiakkaiden tiedot ja suodattaa ne selaimessa, ei ole yksityinen.

Päätökset ja kompromissit

Kirjautumistapa

Asiakkaat kirjautuvat harvoin, joten he unohtavat salasanoja. Taikalinkit (kirjautumislinkki sähköpostitse) tai kertakirjautuminen tilillä, jota he jo käyttävät, toimivat portaaleissa usein paremmin kuin salasanat. Valitsitpa minkä tahansa, kutsu asiakkaat omalta puoleltasi sen sijaan, että antaisit kenen tahansa rekisteröityä ja valita yrityksen. Oppaamme kirjautumisen lisäämisestä sovellukseesi vertailee vaihtoehtoja.

Yksi portaali vai yksi per asiakas

Yksi sovellus, jossa on asiakaslista, on helpompi ylläpitää kuin erillinen sivusto per asiakas. Voit silti antaa kullekin asiakkaalle oman brändätyn ilmeen – hänen logonsa, hänen projektiensa nimet – saman sovelluksen sisällä.

Tiedostot

Käytä kunnollista tiedostotallennusta sen sijaan, että tallentaisit lataukset palvelimen omalle levylle. Aseta tiedostokokoraja, rajoita tiedostotyyppejä jos voit, ja tarjoa tiedostoja vain käyttäjille, jotka läpäisevät oikeustarkistuksen. Päätä, miten versiot toimivat: korvataanko vanha, vai säilytetäänkö historia.

Laskut ja maksut

Voit näyttää laskut kirjanpitotyökalustasi, luoda yksinkertaisia laskuja portaalissa tai linkittää hostattuun maksusivuun. Täysi laskutusjärjestelmä on oma projektinsa; katso näin rakennat laskutussovelluksen. Portaalille riittää yleensä laskun tilan näyttäminen ja ”Maksa nyt” -linkki hostattuun maksusivuun.

Integraatiot

Monet portaalit hakevat tilan työkaluista, joita käytät jo, kuten projektinseurannasta, CRM:stä tai kirjanpito-ohjelmasta, sen sijaan että pyytäisivät päivittämään kahteen paikkaan. Integraatiot säästävät aikaa mutta lisäävät käyttöönottoa ja ylläpitoa. Jos tiimisi elää jo CRM:ssä, harkitse portaalin rakentamista samaan dataan.

Ensimmäinen kehote tekoälyrakentajalle

Rakenna asiakasportaali Northlightille, pienelle web-suunnittelutoimistolle. Asiakkaat ovat yrityksiä; jokaisella on yksi tai useampi asiakaskäyttäjä, joka kirjautuu sisään. Asiakaskäyttäjät näkevät vain oman yrityksensä projektit. Jokaisessa projektissa on: nykyinen tila (Selvitys, Suunnittelu, Rakennus, Tarkistus, Julkaistu), seuraava virstanpylväs päivämäärineen, tiedostoalue, johon molemmat osapuolet voivat ladata ja josta voi ladata (PDF, kuvat, ZIP, enintään 50 Mt), pyyntölomake (otsikko, tiedot, prioriteetti) ja luettelo aiemmista pyynnöistä sekä niiden tilasta, sekä aikajana päivityksistä. Toimiston henkilökunta näkee ylläpitonäkymän, jossa on kaikki asiakkaat. He voivat vaihtaa projektin tilaa, julkaista päivityksiä, lisätä sisäisiä muistiinpanoja, joita asiakkaat eivät koskaan näe, ja vastata pyyntöihin. Kaikki käyttöoikeudet tarkistetaan palvelimella. Tallenna data tietokantaan ja tiedostot yksityiseen tiedostotallennukseen, jossa lataukset ovat aikarajoitettuja. Toistaiseksi paikkamerkkikirjautuminen – lisäämme oikean todennuksen seuraavaksi. Selkeä, ammattimainen ulkoasu, joka toimii puhelimilla.

Rakenna vaiheittain: ensin data ja ylläpito, sitten asiakasnäkymä, sitten oikea kirjautuminen, sitten tiedostot ja lisäosat. Näin kirjoitat kehotteita tekoälysovellusrakentajille sisältää lisää malleja.

Rakennusvaiheet

1. Listaa, mitä asiakas tarvitsee nähdä ensin, ja mistä hän nyt kirjoittaa sinulle sähköpostia.
2. Suunnittele data niin, että jokainen tietue kuuluu yhdelle asiakkaalle.
3. Rakenna ylläpitonäkymä ja syötä yhden oikean asiakkaan tiedot.
4. Rakenna asiakasnäkymä tälle asiakkaalle.
5. Lisää oikea kirjautuminen kutsuilla omalta puoleltasi.
6. Lisää tiedostot yksityiseen tallennustilaan, ja lataukset tarkistetaan oikeuksien osalta.
7. Testaa oikeudet: luo kaksi testiasiakasta ja kokeile kaikki tavat nähdä toisen tiedot – vaihtamalla tunnisteita URL-osoitteessa, arvaamalla tiedostolinkkejä tai käyttämällä vanhaa kutsua.
8. Lisää pyynnöt ja sähköposti-ilmoitukset.
9. Pilotoi yhden tai kahden ystävällisen asiakkaan kanssa ja kysy, mistä he vielä lähettävät sinulle sähköpostia.
10. Lisää laskut, hyväksynnät tai integraatiot tuon palautteen perusteella.

Yleisimmät virheet

• Suodattaminen selaimessa palvelimen sijaan. Vakavin portaalivirhe: jokaisen asiakkaan tiedot ladataan, ne vain piilotetaan.
• Julkiset tiedoston URL-osoitteet. Jaettu linkki, jonka kuka tahansa voi avata, kumoaa portaalin.
• Avoin rekisteröinti. Asiakkaat pitää kutsua, eivät luoda tilejä itse ja valita yritystä.
• Liian monta ominaisuutta julkaisussa. Portaalia, jota asiakkaat eivät ymmärrä, ei käytetä, ja sähköposti voittaa.
• Kaksi totuuden lähdettä. Jos tila on sekä projektityökalussasi että portaalissa, toinen vanhenee. Valitse yksi tai synkronoi ne.
• Pois poistumisen unohtaminen. Kun asiakkaan työntekijä lähtee, hänen pääsynsä on päätyttävä.
• Säänneltyjen tietojen tallentaminen ilman oikeita suojauksia. Terveys-, oikeudelliset tai taloustiedot voivat sisältää lakisääteisiä vaatimuksia, jotka sinun on täytettävä.

Kustannukset ja työkalut

Juoksevat kustannukset ovat hostaus, tietokanta, tiedostotallennus (joka kasvaa jaettujen tiedostojen mukana) ja sähköpostipalveluntarjoaja kutsuille ja ilmoituksille. Jos käytät hostattua kirjautumispalvelua tai maksupalvelua, tarkista niiden ajantasainen hinnoittelu niiden omilta sivuilta. Verrattuna istuinkohtaiseen portaaliohjelmistoon oman portaalisi kustannukset kasvavat käytön mukana eivätkä asiakasmäärän mukana.

Milloin valmis tuote on parempi valinta

Asiakasportaaliohjelmistot sekä portaalit, jotka sisältyvät kirjanpito-, lakipalvelu- tai toimistonhallintatyökaluihin, voivat olla parempi valinta, kun alallasi on erityisiä vaatimuksia, kuten sähköisiä allekirjoituksia, joilla on oikeudellinen pätevyys, säänneltyä asiakirjanpitoa tai verotiedostojen vaihtoa, tai kun nykyinen työkalusi sisältää jo portaalin. Ne tuotteet ovat jo hoitaneet vaatimustenmukaisuuden ja tuen. Rakenna oma, kun työnkulkusi ei sovi yleisiin portaaleihin, haluat portaalin täsmälleen brändiisi ja prosessiisi, tai asiakaskohtainen tai istuinkohtainen hinnoittelu ei enää toimi.

Asiakasportaalin rakentaminen Mythexillä

Mythex voi rakentaa yllä olevan kehotteen portaalin: asiakasnäkymän, ylläpitonäkymän, pyynnöt ja aikajanan, ja lisää oman Postgres-tietokannan ja tiedostotallennuksen, kun sovellus niitä tarvitsee. Asiakkaiden kirjautuminen on tuo-oma-kirjautumisesi: Mythex-tilit ovat niitä varten, jotka rakentavat sovellusta, ja valitset asiakkaillesi todennustavan, jonka agentti kytkee. Mythexissä ei ole sisäänrakennettua sähköistä allekirjoitusta tai laskutusta, joten ne ovat integraatioita tai ominaisuuksia, jotka rakennat itse. Käytä projektin salaisuuksia kaikille API-avaimille ja testaa asiakas- ja ylläpitovirrat chatissa olevalla sovellustestaajalla ennen julkaisua.

Dokumentaatiossa on asiakasportaalin käyttötapaus, ja se kattaa tiedostotallennuksen ja kirjautumisen lisäämisen. Aloituskehotteeksi kokeile toimiston asiakasportaalimallia tai selaa sovellusmalleja. Ennen kuin kutsut todellisia asiakkaita, käy läpi tekoälysovellusten tietoturvatarkistuslistamme.

Kysymykset