Kā izveidot klientu portālu: faili, statuss, rēķini un tiesības

Klientu portāls ir privāta zona, kurā katrs jūsu klients pierakstās, lai redzētu sava projekta statusu, kopīgos failus, atvērtos pieprasījumus un rēķinus. Lai to izveidotu, precīzi definējiet, ko klientam vajag redzēt pirmajās desmit sekundēs, modelējiet klientus, projektus un failus tā, lai katrs ieraksts piederētu vienam klientam, serverī nodrošiniet, ka klienti redz tikai savus ierakstus, un augšupielādes glabājiet privātā glabātuvē. Funkciju saraksts var būt īss; svarīgi ir pareizi nokārtot tiesības.

Kāpēc uzņēmumi veido klientu portālus

Portāli parasti aizstāj kaudzi e-pasta pavedienu, kopīgo mapju un ziņu „kāds ir statuss?”. Aģentūras, grāmatveži, konsultanti, būvnieki, studijas un pakalpojumu uzņēmumi visi tos izmanto. Labs portāls:

• Atbild uz statusa jautājumu, pirms klients to uzdod.
• Glabā failus vienuviet, ar skaidri redzamu jaunāko versiju.
• Dod pieprasījumiem pienācīgu vietu, nevis izkaisītiem e-pastiem.
• Liek jums izskatīties sakārtotam, kas ir svarīgi klientu noturēšanai un ieteikumiem.

Ja jums ir viens vai divi klienti un nekas sensitīvs, kopīgs dokuments vai mape var būt pietiekami. Portāls ir vērts veidošanas, kad jums ir daudz klientu, atkārtots darbs vai informācija, ko klienti nedrīkst redzēt viens par otru.

Ko klientu portālam vajag

Sākiet ar pieteikšanos, pārskatu, failiem un pieprasījumiem. Pievienojiet rēķinus, apstiprinājumus un ziņojumus, kad klientiem tie tiešām vajag.

Dati

Tipiskam portālam ir: klienti (uzņēmumi), klientu lietotāji (cilvēki, kas pierakstās un pieder vienam klientam), jūsu komandas dalībnieki, projekti (pieder vienam klientam), posmi vai statusa atjauninājumi, faili (pieder projektam), pieprasījumi un pēc izvēles rēķini. Galvenais dizaina noteikums: katram ierakstam jāizseko līdz tieši vienam klientam. Tad tiesības ir vienkārši nodrošināt un pārbaudīt.

Tiesības

Pierakstiet tās un pārbaudiet:

• Klienta lietotājs redz tikai tā klienta projektus, failus, pieprasījumus un rēķinus.
• Iekšējās piezīmes klientiem nekad netiek rādītas.
• Komandas dalībnieki redz klientus, kas viņiem piešķirti, vai visus klientus, ja esat mazs.
• Failu saites ir privātas un ar laika ierobežojumu, nevis publiskas URL, ko varētu kopīgot vai uzminēt.
• Klienta lietotāja noņemšana tūlīt noņem arī viņa piekļuvi.

Pārbaudēm jānotiek serverī. Portāls, kas ielādē visu klientu datus un filtrē tos pārlūkā, nav privāts.

Lēmumi un kompromisi

Pieteikšanās metode

Klienti pierakstās reti, tāpēc aizmirst paroles. Burvju saites (pieteikšanās saite, kas nosūtīta pa e-pastu) vai vienota pieteikšanās ar kontu, ko viņi jau lieto, portāliem bieži strādā labāk nekā paroles. Ko arī izvēlētos, uzaiciniet klientus no savas puses, nevis ļaujiet ikvienam reģistrēties. Mūsu ceļvedis par pieteikšanās pievienošanu lietotnei salīdzina iespējas.

Viens portāls vai viens katram klientam

Viena lietotne ar klientu sarakstu ir vieglāk uzturama nekā atsevišķa vietne katram klientam. Joprojām varat dot katram klientam savu zīmolu — viņa logotipu, viņa projektu nosaukumus — vienā un tajā pašā lietotnē.

Faili

Izmantojiet pienācīgu failu glabātuvi, nevis saglabājiet augšupielādes servera diskā, iestatiet maksimālo faila izmēru, ja varat, ierobežojiet failu tipus un pasniedziet failus tikai lietotājiem, kas izturējuši tiesību pārbaudi. Izlemiet, kā darbojas versijas: pārrakstīt vai glabāt vēsturi.

Rēķini un maksājumi

Varat rādīt rēķinus no sava grāmatvedības rīka, ģenerēt vienkāršus rēķinus portālā vai saistīt uz hostētu maksājuma lapu. Pilnīga rēķinu sistēma ir atsevišķs projekts — skatiet kā izveidot rēķinu lietotni. Portālam parasti pietiek parādīt rēķina statusu un saiti „Maksāt tagad” uz hostētu norēķinu lapu.

Integrācijas

Daudzi portāli ņem statusu no rīkiem, ko jau lietojat — projektu izsekotāja, CRM vai grāmatvedības programmatūras —, nevis prasa atjaunināt divas vietas. Integrācijas ietaupa laiku, bet pievieno uzstādīšanu un uzturēšanu. Ja jūsu komanda jau strādā CRM, apsveriet portāla veidošanu uz tiem pašiem datiem.

Pirmā uzvedne AI veidotājam

Izveido klientu portālu uzņēmumam Northlight, mazai tīmekļa dizaina aģentūrai. Klienti ir uzņēmumi; katram ir viens vai vairāki klientu lietotāji, kas pierakstās. Klientu lietotāji redz tikai sava uzņēmuma projektus. Katram projektam: pašreizējais statuss (Izpēte, Dizains, Izstrāde, Pārskatīšana, Tiešraidē), nākamais posms ar datumu, failu zona, kur abas puses var augšupielādēt un lejupielādēt (PDF, attēli, ZIP, maks. 50 MB), pieprasījumu forma (nosaukums, detaļas, prioritāte) ar viņu iepriekšējo pieprasījumu sarakstu un statusu, kā arī atjauninājumu laika līnija. Aģentūras darbinieki redz administratora zonu ar visiem klientiem, var mainīt projekta statusu, publicēt atjauninājumus, pievienot iekšējas piezīmes, ko klienti nekad neredz, un atbildēt uz pieprasījumiem. Visus piekļuves noteikumus nodrošini serverī. Dati glabājas datubāzē, faili privātā failu glabātuvē ar laika ierobežojumu lejupielādes saitēm. Pagaidu pieteikšanās šobrīd — īstu autentifikāciju pievienosim nākamais. Tīrs, profesionāls dizains, kas strādā telefonos.

Veidojiet soļos: vispirms dati un administrators, tad klienta skats, tad īsta pieteikšanās, tad faili, tad papildinājumi. Kā rakstīt uzvednes AI lietotņu veidotājiem piedāvā vairāk paņēmienu.

Veidošanas soļi

1. Vispirms uzskaitiet, ko klientam vajag redzēt, un par ko viņš šobrīd raksta e-pastus.
2. Izveidojiet datus tā, lai katrs ieraksts piederētu vienam klientam.
3. Veidojiet administratora skatu un ievadiet viena reāla klienta datus.
4. Veidojiet klienta skatu šim klientam.
5. Pievienojiet īstu pieteikšanos ar uzaicinājumiem no jūsu puses.
6. Pievienojiet failus privātā glabātuvē ar tiesību pārbaudēm lejupielādei.
7. Pārbaudiet tiesības: izveidojiet divus testa klientus un mēģiniet katru veidu, kā redzēt otra datus — mainot ID URL, minot failu saites, izmantojot vecu uzaicinājumu.
8. Pievienojiet pieprasījumus un paziņojumus pa e-pastu.
9. Izmēģiniet ar vienu vai diviem draudzīgiem klientiem un jautājiet, par ko viņi joprojām jums raksta e-pastus.
10. Pievienojiet rēķinus, apstiprinājumus vai integrācijas pēc šīs atsauksmes.

Biežākās kļūdas

• Filtrēšana pārlūkā, nevis serverī. Visnopietnākā portāla kļūda: katra klienta dati tiek lejupielādēti, tikai paslēpti.
• Publiskas failu URL. Kopīgota saite, ko var atvērt ikviens, sagrauj portālu.
• Atvērta reģistrācija. Klienti jāuzaicina, nevis jāļauj veidot savus kontus un izvēlēties uzņēmumu.
• Pārāk daudz funkciju startā. Portāls, ko klienti nesaprot, tiek ignorēts par labu e-pastam.
• Divi patiesības avoti. Ja statuss atrodas jūsu projektu rīkā un portālā, viens būs novecojis. Izvēlieties vienu vai sinhronizējiet tos.
• Atbrīvošanās aizmirstas. Kad klienta darbinieks aiziet, viņa piekļuvei jābeidzas.
• Regulētu datu glabāšana bez pienācīgas aizsardzības. Veselības, juridiski vai finanšu ieraksti var būt likumīgas prasības, kas jāievēro.

Izmaksas un rīki

Darbības izmaksas ir mitināšana, datubāze, failu glabātuve (kas aug līdz ar kopīgoto failu daudzumu) un e-pasta pakalpojumu sniedzējs ielūgumiem un paziņojumiem. Ja izmantojat hostētu pieteikšanās vai maksājumu pakalpojumu sniedzēju, pārbaudiet to pašreizējās cenas viņu vietnē. Salīdzinājumā ar portālu programmatūru, kas maksā par vietu, jūsu pašu portāla izmaksas aug līdz ar lietojumu, nevis līdz ar klientu skaitu.

Kad gatavs produkts ir labāka izvēle

Klientu portāla programmatūra un portāla funkcijas, kas iebūvētas grāmatvedības, juridiskos vai prakses vadības rīkos, var būt labāka izvēle, ja jūsu nozarei ir specifiskas prasības — elektroniskie paraksti ar juridisku spēku, regulēta ierakstu glabāšana, nodokļu dokumentu apmaiņa — vai ja jūsu esošais rīks jau iekļauj portālu. Šiem produktiem jau ir atrisināta atbilstība un atbalsts. Veidojiet savu, ja jūsu darba plūsma neiekļaujas vispārīgos portālos, ja vēlaties, lai portāls precīzi atbilstu jūsu zīmolam un procesam, vai ja uz vienu klientu vai vienu lietotāju bāzētas cenas vairs jums neizskatās loģiskas.

Veidošana ar Mythex

Mythex var izveidot portālu pēc iepriekšējās uzvednes: klienta skatu, administratora skatu, pieprasījumus un laika līniju, ar atsevišķu Postgres datubāzi un failu glabātuvi, kad lietotnei tās vajag. Klientu pieteikšanās ir „atnes pats” — Mythex konti ir domāti cilvēkiem, kas veido lietotni, un jūs izvēlaties klientu autentifikācijas pieeju, ko aģents iestrādā. Mythex nav iebūvēta e-paraksta vai rēķinu produkta, tāpēc tie ir integrācijas vai funkcijas, ko veidojat paši. Visām API atslēgām izmantojiet projekta noslēpumus, un pirms publicēšanas izklikšķiniet klienta un administratora plūsmas čata lietotnes testerī.

Dokumentācijā ir klientu portāla lietojuma piemērs, un tā aptver failu glabātuvi un pieteikšanās pievienošanu. Sākuma uzvednei izmēģiniet aģentūras klientu portāla veidni vai pārlūkojiet lietotņu veidnes. Pirms īstu klientu uzaicināšanas izejiet cauri mūsu drošības kontrolsarakstam AI veidotām lietotnēm.

Jautājumi