Kaip sukurti klientų portalą: failai, statusas, sąskaitos ir leidimai

Klientų portalas – tai privati sritis, kurioje kiekvienas jūsų klientas prisijungia, kad pamatytų savo projekto statusą, bendrinamus failus, atviras užklausas ir sąskaitas. Jam sukurti pirmiausia apibrėžkite, ką klientas turi matyti per pirmas dešimt sekundžių, sumodeliuokite klientus, projektus ir failus taip, kad kiekvienas įrašas priklausytų vienam klientui, serveryje užtikrinkite, kad klientai visada mato tik savo įrašus, ir laikykite įkeltus failus privačioje saugykloje. Funkcijų sąrašas gali būti trumpas; svarbiausia – teisingai nustatyti leidimus.

Kodėl verslai kuria klientų portalus

Portalai paprastai pakeičia krūvą el. laiškų gijų, bendrinamų aplankų ir žinučių „koks statusas?“. Agentūros, buhalteriai, konsultantai, statybininkai, studijos ir paslaugų verslai visi jų naudoja. Geras portalas:

• Atsako į statuso klausimą, kol klientas jį uždavė.
• Sudeda failus į vieną vietą, o naujausią versiją aišku.
• Suteikia užklausoms tinkamą vietą vietoje išsibarsčiusių el. laiškų.
• Parodo, kad esate organizuoti, o tai svarbu klientų išlaikymui ir rekomendacijoms.

Jei turite vieną ar du klientus ir nieko neskausto, bendrinamas dokumentas ar aplankas gali pakakti. Portalas verta kurti, kai turite daug klientų, pasikartojantį darbą arba informaciją, kurios klientai neturėtų matyti vieni apie kitus.

Ko reikia klientų portalui

Pradėkite nuo prisijungimo, apžvalgos, failų ir užklausų. Sąskaitas, patvirtinimus ir žinutes pridėkite, kai klientams to iš tikrųjų prireiks.

Duomenys

Tipiškas portalas turi: klientus (įmones), kliento naudotojus (žmones, kurie prisijungia ir priklauso vienam klientui), jūsų komandos narius, projektus (priklausančius vienam klientui), etapus ar statuso atnaujinimus, failus (priklausančius projektui), užklausas ir pasirinktinai sąskaitas. Pagrindinė dizaino taisyklė: kiekvienas įrašas turi atsekti iki tiksliai vieno kliento. Tada leidimus lengva taikyti ir tikrinti.

Leidimai

Užsirašykite ir patikrinkite:

• Kliento naudotojas mato tik projektus, failus, užklausas ir sąskaitas, priklausančius jo klientui.
• Vidinės pastabos niekada nerodomos klientams.
• Komandos nariai mato klientus, kurie jiems priskirti, arba visus klientus, jei esate maža komanda.
• Failų nuorodos yra privačios ir galioja ribotą laiką, o ne viešos URL, kuriuos kas nors galėtų bendrinti ar atspėti.
• Pašalinus kliento naudotoją, jo prieiga iš karto panaikinama.

Tikrinimai turi vykti serveryje. Portalas, kuris įkelia visų klientų duomenis ir filtruoja juos naršyklėje, nėra privatus.

Sprendimai ir kompromisai

Prisijungimo būdas

Klientai prisijungia retai, todėl pamiršta slaptažodžius. Portalams dažnai geriau tinka magic link (prisijungimo nuoroda, siunčiama el. paštu) arba vienas prisijungimas su paskyra, kurią jie jau naudoja, o ne slaptažodžiai. Ką bepasirinktumėte, kviesdami klientus, siųskite kvietimus iš savo pusės, o ne leiskite bet kam registruotis. Mūsų vadove apie prisijungimo pridėjimą prie programos palyginamos galimybės.

Vienas portalas ar po vieną kiekvienam klientui

Vienos programos su klientų sąrašu prižiūrėti lengviau nei atskira svetainė kiekvienam klientui. Vis dėlto kiekvienam klientui galite suteikti savitą, prekinio ženklo pojūtį – jų logotipą, jų projektų pavadinimus – tos pačios programos viduje.

Failai

Naudokite tinkamą failų saugyklą, o ne įrašykite įkėlimus į serverio diską, nustatykite didžiausią failo dydį, jei galite, apribokite failų tipus ir teikite failus tik naudotojams, kurie praeina leidimų patikrinimą. Nuspręskite, kaip veikia versijos: perrašyti ar saugoti istoriją.

Sąskaitos ir mokėjimai

Galite rodyti sąskaitas iš savo apskaitos įrankio, sugeneruoti paprastas sąskaitas portale arba nukreipti į talpinamą mokėjimo puslapį. Pilnos sąskaitų sistemos kūrimas yra atskiras projektas – žr. kaip sukurti sąskaitų faktūrų programą. Portalui paprastai pakanka rodyti sąskaitos statusą ir nuorodą „Mokėti dabar“ į talpinamą apmokėjimo puslapį.

Integracijos

Daugelis portalų traukia statusą iš įrankių, kuriuos jau naudojate – projektų sekimo, CRM ar apskaitos programinės įrangos – o ne verčia atnaujinti du kartus. Integracijos taupo laiką, bet prideda sąrankos ir priežiūros. Jei jūsų komanda jau dirba CRM, apsvarstykite portalo kūrimą ant tų pačių duomenų.

Pirmoji užklausa DI kūrimo įrankiui

Sukurk klientų portalą Northlight, mažai žiniatinklio dizaino agentūrai. Klientai yra įmonės; kiekvienai yra vienas ar daugiau kliento naudotojų, kurie prisijungia. Kliento naudotojai mato tik savo įmonės projektus. Kiekvienam projektui: dabartinis statusas (Tyrimas, Dizainas, Kūrimas, Peržiūra, Gyvas), artimiausias etapas su data, failų sritis, kurioje abi pusės gali įkelti ir atsisiųsti (PDF, paveikslėliai, ZIP, iki 50 MB), užklausos forma (pavadinimas, detalės, prioritetas) su jų ankstesnių užklausų sąrašu ir statusu bei atnaujinimų laiko juosta. Agentūros darbuotojai turi administravimo sritį su visais klientais, gali keisti projekto statusą, skelbti atnaujinimus, pridėti vidines pastabas, kurių klientai niekada nemato, ir atsakyti į užklausas. Visas prieigos taisykles vykdyk serveryje. Duomenis saugok duomenų bazėje, failus – privačioje failų saugykloje su laiku ribotomis atsisiuntimo nuorodomis. Kol kas laikinas prisijungimas – netrukus pridėsime tikrą autentifikavimą. Švarus, profesionalus dizainas, tinkamas telefonams.

Kurkite žingsniais: pirmiausia duomenys ir administravimas, tada kliento vaizdas, tada tikras prisijungimas, failai ir papildomi dalykai. Kaip rašyti užklausas DI kūrimo įrankiams turi daugiau šablonų.

Kūrimo žingsniai

1. Išvardykite, ką klientas pirmiausia turi matyti ir dėl ko jis šiuo metu rašo jums el. laiškus.
2. Suprojektuokite duomenis taip, kad kiekvienas įrašas priklausytų vienam klientui.
3. Sukurkite administravimo vaizdą ir įveskite vieno tikro kliento duomenis.
4. Sukurkite kliento vaizdą tam klientui.
5. Pridėkite tikrą prisijungimą su kvietimais iš jūsų pusės.
6. Pridėkite failus privačioje saugykloje su leidimų patikrinimu atsisiunčiant.
7. Patikrinkite leidimus: sukurkite du testinius klientus ir pabandykite pamatyti kito duomenis visais būdais – keičiant ID URL, spėjant failų nuorodas, naudojant seną kvietimą.
8. Pridėkite užklausas ir pranešimus el. paštu.
9. Išbandykite su vienu ar dviem draugiškais klientais ir paklauskite, ką vis dar rašo jums el. paštu.
10. Pridėkite sąskaitas, patvirtinimus ar integracijas pagal tą atsiliepimą.

Dažnos klaidos

• Filtravimas naršyklėje vietoje serverio. Pati rimčiausia portalo klaida: kiekvieno kliento duomenys atsisiunčiami, tik paslepiami.
• Viešos failų URL. Bendrinama nuoroda, kurią gali atidaryti bet kas, sugriauna portalą.
• Atviras registravimasis. Klientai turi būti pakviesti, o ne patys kurti paskyras ir pasirinkti įmonę.
• Per daug funkcijų paleidžiant. Portalas, kurio klientai nesupranta, bus ignoruojamas ir liks el. paštas.
• Du tiesos šaltiniai. Jei statusas gyvena jūsų projektų įrankyje ir portale, vienas iš jų pasensta. Pasirinkite vieną arba sinchronizuokite.
• Atsiribojimo pamiršimas. Kai kliento darbuotojas išeina, jo prieiga turi nutrūkti.
• Reglamentuotų duomenų saugojimas be tinkamos apsaugos. Sveikatos, teisiniai ar finansiniai įrašai gali turėti teisinių reikalavimų, kuriuos turite įvykdyti.

Išlaidos ir įrankiai

Nuolatinės išlaidos – talpinimas, duomenų bazė, failų saugykla (kuri auga su bendrinamų failų kiekiu) ir el. laiškų paslaugos teikėjas kvietimams ir pranešimams. Jei naudojate paruoštą prisijungimo ar mokėjimų paslaugos teikėją, pažiūrėkite dabartines kainas jų pačių svetainėje. Palyginti su vienam naudotojui skirta portalo programine įranga, jūsų pačių portalo išlaidos auga pagal naudojimą, o ne pagal klientų skaičių.

Kada geriau paruošta produkto priemonė

Klientų portalo programinė įranga ir portalo funkcijos, įmontuotos į apskaitos, teisinius ar praktikos valdymo įrankius, gali būti geresnis pasirinkimas, kai jūsų pramonė turi specifinių reikalavimų – el. parašai su teisine galia, reglamentuotas įrašų tvarkymas, mokesčių dokumentų keitimasis – arba kai jūsų esamas įrankis jau turi portalą. Tie produktai jau tvarko atitiktį ir palaikymą. Kurkite savo, kai jūsų darbo eiga netelpa į bendrus portalus, kai norite, kad portalas visiškai atitiktų jūsų prekės ženklą ir procesą, arba kai kaina pagal klientą ar vietą nebeturi prasmės.

Kūrimas su Mythex

Mythex gali sukurti portalą pagal aukščiau pateiktą užklausą: kliento vaizdą, administravimo vaizdą, užklausas ir laiko juostą, prie projekto pridedant atskirą Postgres duomenų bazę ir failų saugyklą, kai programai jų reikia. Kliento prisijungimas – „atsinešk pats“: Mythex paskyros skirtos žmonėms, kurie kuria programą, o kliento autentifikavimo būdą pasirenkate patys, o agentas jį įdiegia. Mythex neturi įmontuoto el. parašo ar sąskaitų produkto, todėl tai yra integracijos arba funkcijos, kurias kuriate patys. Bet kuriems API raktams naudokite projekto paslaptis, o pokalbio programos testeriu prieš paskelbiant praeikite kliento ir administravimo srautus.

Dokumentacijoje yra kliento portalo naudojimo atvejis ir aprašyta failų saugykla bei prisijungimo pridėjimas. Pradiniam užklausos variantui pabandykite agentūros kliento portalo šabloną arba naršykite programų šablonus. Prieš kviesdami tikrus klientus, praeikite per mūsų saugumo kontrolinį sąrašą DI sukurtoms programoms.

Klausimai