如何建立客戶入口網站：檔案、進度、發票及權限

客戶入口網站是一個私人區域，讓你的每位客戶登入後查看項目進度、共用檔案、待處理的要求和發票。要建立一個，首先要明確定義客戶在首十秒內需要看到什麼；然後為客戶、項目和檔案建立資料模型，確保每筆紀錄都只屬於一位客戶；在伺服器上強制執行「客戶只能看到自己的紀錄」；並把上載的檔案存放在私人儲存空間。功能清單可以保持精簡，真正重要的是把權限設定正確。

為什麼企業需要客戶入口網站

入口網站通常用來取代大量的電郵往來、共用資料夾，以及「進度如何？」這類訊息。廣告公司、會計師、顧問、建築商、工作室和各類服務業都會使用。一個好的入口網站：

• 在客戶開口詢問之前，就已回答進度問題。
• 把檔案集中在一處，並清楚顯示最新版本。
• 讓要求有一個正式的位置，而不是散落在各封電郵之中。
• 讓你看來井井有條，這對客戶留存和轉介紹都很重要。

如果你只有一兩位客戶，而且沒有敏感資料，共用文件或資料夾可能已經足夠。當你有很多客戶、需要重複處理的工作，或客戶之間不應看到彼此的資料時，就值得建立入口網站。

客戶入口網站需要什麼

先從登入、總覽、檔案和要求開始。等到客戶真正需要時，再加入發票、審批和訊息功能。

資料

典型的入口網站包括：客戶（公司）、客戶用戶（登入的人，各自屬於一位客戶）、你的團隊成員、項目（各屬於一位客戶）、里程碑或進度更新、檔案（屬於某個項目）、要求，以及可選的發票。設計上的關鍵規則是：每筆紀錄都應能準確追溯到唯一一位客戶。這樣，權限就容易執行，也容易檢查。

權限

請把這些規則寫下來並加以測試：

• 客戶用戶只能看到屬於其客戶的項目、檔案、要求和發票。
• 內部備註絕不向客戶顯示。
• 團隊成員只能看到分配給他們的客戶；如果公司規模較小，則可以看到所有客戶。
• 檔案連結是私人的，並設有時限，而不是任何人都可以分享或猜到的公開網址。
• 移除客戶用戶後，其存取權即時失效。

這些檢查必須在伺服器上進行。如果入口網站把所有客戶的資料全部載入，然後在瀏覽器中過濾，那它就不是私人的。

決定與取捨

登入方式

客戶很少登入，因此經常忘記密碼。對入口網站來說，魔術連結（透過電郵發送的登入連結）或使用客戶已有帳戶的單一登入，通常比密碼更好用。無論選擇哪一種，都應由你這邊邀請客戶，而不是讓任何人自行註冊。我們的如何為應用程式加入登入功能指南比較了各種選項。

一個入口網站，還是每位客戶一個

一個附有客戶列表的應用程式，比為每位客戶設立獨立網站更容易維護。你仍然可以在同一應用程式中，為每位客戶提供各自的品牌感覺，例如他們的標誌和項目名稱。

檔案

應使用妥善的檔案儲存空間，而不是把上載檔案存在伺服器自己的磁碟上；設定檔案大小上限；如可能，限制檔案類型；並且只向通過權限檢查的用戶提供檔案。同時要決定版本如何運作：是直接覆寫，還是保留歷史版本。

發票及付款

你可以顯示會計工具中的發票、在入口網站中生成簡單的發票，或連結到代管的付款頁面。建立完整的開票系統本身就是一個獨立的項目，請參閱如何建立開票應用程式。對入口網站來說，顯示發票狀態，並附上通往代管結帳頁面的「立即付款」連結，通常已經足夠。

整合

很多入口網站會從你已在使用的工具（例如項目追蹤工具、CRM 或會計軟件）中提取進度，而不是要求你在兩個地方更新。整合可以節省時間，但也會增加設定和維護的工作。如果你的團隊本來就在使用 CRM，可以考慮在同一份資料之上建立入口網站。

給 AI 生成器的首個提示

為 Northlight 建立一個客戶入口網站，它是一間小型網頁設計公司。客戶是公司；每間公司有一位或多位客戶用戶需要登入。客戶用戶只能看到自己公司的項目。每個項目包括：目前進度（探索、設計、開發、審閱、上線）、附有日期的下一個里程碑、雙方都可以上載和下載檔案的檔案區（PDF、圖片、ZIP，上限 50 MB）、附有標題、詳情和優先次序的要求表格，以及他們過往要求及其狀態的列表，還有一條更新時間軸。公司員工可以看到管理區，能查看所有客戶、更改項目進度、發布更新、加入客戶永遠看不到的內部備註，並回覆要求。所有存取規則都必須在伺服器上強制執行。資料儲存在資料庫中，檔案則存放在私人檔案儲存空間，下載連結設有時限。目前使用佔位登入，我們之後再加入真正的驗證。設計要乾淨、專業，並在手機上運作良好。

按步驟建置：先做資料和管理區，然後是客戶檢視，接著是真正的登入，再是檔案，最後才加入其他功能。如何為 AI 應用程式生成器撰寫提示有更多做法可供參考。

建置步驟

1. 先列出客戶需要看到什麼，以及他們目前最常因為什麼而向你發電郵。
2. 設計資料，確保每筆紀錄都屬於一位客戶。
3. 建立管理檢視，並輸入一位真實客戶的資料。
4. 為該客戶建立客戶檢視。
5. 加入真正的登入功能，由你這邊發出邀請。
6. 加入檔案功能，存放在私人儲存空間，並在下載時進行權限檢查。
7. 測試權限：建立兩個測試客戶，然後嘗試所有可能看到另一方資料的方式，例如在網址中更改 ID、猜測檔案連結、使用舊的邀請。
8. 加入要求及電郵通知。
9. 與一兩位友好的客戶進行試用，並詢問他們還在用電郵向你提出什麼。
10. 根據這些回饋，再加入發票、審批或整合功能。

常見錯誤

• 在瀏覽器中過濾，而不是在伺服器上過濾。 這是最嚴重的入口網站錯誤：每位客戶的資料全部被下載，只是被隱藏起來而已。
• 公開的檔案網址。 任何人都能開啟的共用連結，會令入口網站的私隱保障形同虛設。
• 開放註冊。 客戶應該由你邀請，而不是可以自行建立帳戶並選擇公司。
• 推出時功能過多。 客戶如果不理解入口網站，就會繼續使用電郵，令它被冷落。
• 兩個真相來源。 如果進度同時存放在你的項目工具和入口網站中，其中一個必然會過時。請選擇一個來源，或讓兩者同步。
• 忘記離職處理。 當客戶的員工離職時，其存取權必須即時終止。
• 在沒有適當保護的情況下儲存受監管的資料。 健康、法律或財務紀錄可能附帶你必須遵守的法律要求。

成本及工具

持續的成本包括：託管、資料庫、檔案儲存空間（會隨你分享的檔案增加而增長），以及用於邀請和通知的電郵服務供應商。如果你使用代管的登入服務或付款服務供應商，請到其官方網站查閱最新收費。與按席位收費的入口網站軟件相比，你自行建立的入口網站，成本會隨使用量增加，而不是隨客戶數目增加。

何時現成的產品是更好的選擇

客戶入口網站軟件，以及會計、法律或事務管理工具內建的入口網站功能，在以下情況可能是更好的選擇：你的行業有特定要求，例如具有法律效力的電子簽署、受監管的紀錄保存、報稅文件交換；或者你現有的工具已包含入口網站。這些產品已處理過合規與支援問題。如果你的工作流程不適合通用入口網站，如果你希望入口網站完全貼合你的品牌和流程，或者按客戶或按席位收費已不再適合你，那麼就應該自行建立。

使用 Mythex 建立

Mythex 可以建立上述提示中的入口網站：客戶檢視、管理檢視、要求和時間軸，並在應用程式需要時加入專屬的 Postgres 資料庫和檔案儲存空間。客戶登入則由你自行接駁：Mythex 帳戶是供建立應用程式的人使用的，你可為客戶選擇驗證方式，再由代理接駁。Mythex 沒有內建的電子簽署或開票產品，因此這些功能需要透過整合或自行建置。任何 API 金鑰都應使用專案機密儲存，並在發布前使用應用程式內的測試工具，逐步測試客戶與管理員的流程。

文件中有客戶入口網站用例，並介紹了檔案儲存及加入登入功能。如需起步提示，可以試用廣告公司客戶入口網站範本，或瀏覽應用程式範本。在邀請真正的客戶之前，請先依照我們的 AI 製作應用程式安全檢查清單逐項檢查。

常見問題