ક્લાયંટ પોર્ટલ કેવી રીતે બનાવવું: ફાઇલો, સ્થિતિ, ઇન્વોઇસ અને પરવાનગીઓ

ક્લાયંટ પોર્ટલ એક ખાનગી વિસ્તાર છે જ્યાં તમારો દરેક ક્લાયંટ લૉગ ઇન કરીને પોતાના પ્રોજેક્ટની સ્થિતિ, વહેંચાયેલી ફાઇલો, ખુલ્લી વિનંતીઓ અને ઇન્વોઇસ જુએ છે. તેને બનાવવા માટે, વ્યાખ્યાયિત કરો કે ક્લાયંટને પહેલી દસ સેકન્ડમાં શું જોવાની જરૂર છે, ક્લાયંટ, પ્રોજેક્ટ અને ફાઇલોને એવી રીતે મોડેલ કરો કે દરેક રેકોર્ડ એક ક્લાયંટનો હોય, સર્વર પર ફરજિયાત કરો કે ક્લાયંટ ફક્ત પોતાના રેકોર્ડ જુએ, અને અપલોડ ખાનગી સ્ટોરેજમાં રાખો. સુવિધા યાદી ટૂંકી રહી શકે છે; પરવાનગીઓ સાચી રાખવી એ જ મહત્વનું છે.

વ્યવસાયો ક્લાયંટ પોર્ટલ કેમ બનાવે છે

પોર્ટલ સામાન્ય રીતે ઈમેલ થ્રેડ, શેર કરેલા ફોલ્ડર અને "સ્થિતિ શું છે?" સંદેશાઓના ઢગલાને બદલે છે. એજન્સીઓ, એકાઉન્ટન્ટ, કન્સલ્ટન્ટ, બિલ્ડર, સ્ટુડિયો અને સેવા વ્યવસાયો બધા તેનો ઉપયોગ કરે છે. સારું પોર્ટલ:

• ક્લાયંટ પૂછે તે પહેલાં સ્થિતિ વિશેનો સવાલ જવાબ આપી દે.
• ફાઇલોને એક જગ્યાએ રાખે, જેમાં નવીનતમ વર્ઝન સ્પષ્ટ હોય.
• વિનંતીઓને વિખરાયેલા ઈમેલને બદલે યોગ્ય ઘર આપે.
• તમને વ્યવસ્થિત બતાવે, જે રિટેન્શન અને રેફરલ માટે મહત્વનું છે.

જો તમારી પાસે એક કે બે ક્લાયંટ હોય અને કોઈ સંવેદનશીલ માહિતી ન હોય, તો શેર કરેલો દસ્તાવેજ કે ફોલ્ડર પૂરતું હોઈ શકે. પોર્ટલ ત્યારે બનાવવા લાયક છે જ્યારે તમારી પાસે ઘણા ક્લાયંટ હોય, વારંવારનું કામ હોય, અથવા એવી માહિતી હોય જે ક્લાયંટ એકબીજા વિશે ન જોવી જોઈએ.

ક્લાયંટ પોર્ટલને શું જોઈએ

લૉગિન, વિહંગાવલોકન, ફાઇલો અને વિનંતીઓથી શરૂ કરો. ઇન્વોઇસ, મંજૂરીઓ અને સંદેશાવ્યવહાર ત્યારે ઉમેરો જ્યારે ક્લાયંટને તેની ખરેખર જરૂર હોય.

ડેટા

સામાન્ય પોર્ટલમાં છે: ક્લાયંટ (કંપનીઓ), ક્લાયંટ વપરાશકર્તાઓ (લૉગ ઇન કરતા લોકો, એક ક્લાયંટના), તમારા ટીમ સભ્યો, પ્રોજેક્ટ (એક ક્લાયંટના), માઇલસ્ટોન અથવા સ્થિતિ અપડેટ્સ, ફાઇલો (પ્રોજેક્ટના), વિનંતીઓ, અને વૈકલ્પિક રીતે ઇન્વોઇસ. ડિઝાઇનનો મુખ્ય નિયમ: દરેક રેકોર્ડ બરાબર એક ક્લાયંટ સુધી શોધી શકાય તેવો હોવો જોઈએ. તેનાથી પરવાનગીઓ લાગુ કરવી અને તપાસવી સીધી બને છે.

પરવાનગીઓ

તેમને લખો અને ચકાસો:

• ક્લાયંટ વપરાશકર્તા ફક્ત પોતાના ક્લાયંટના પ્રોજેક્ટ, ફાઇલો, વિનંતીઓ અને ઇન્વોઇસ જુએ છે.
• આંતરિક નોંધો ક્લાયંટને ક્યારેય બતાવવામાં આવતી નથી.
• ટીમ સભ્યો તેમને સોંપાયેલા ક્લાયંટ જુએ છે, અથવા જો તમે નાના હોવ તો બધા ક્લાયંટ.
• ફાઇલ લિંક ખાનગી અને સમય-મર્યાદિત છે, એવા જાહેર URL નહીં જે કોઈ શેર કરી શકે કે અનુમાન કરી શકે.
• ક્લાયંટ વપરાશકર્તાને દૂર કરવાથી તરત જ તેમની ઍક્સેસ જાય છે.

તપાસ સર્વર પર થવી જોઈએ. જે પોર્ટલ બધા ક્લાયંટનો ડેટા લોડ કરીને બ્રાઉઝરમાં ફિલ્ટર કરે તે ખાનગી નથી.

નિર્ણયો અને ટ્રેડ-ઓફ

લૉગિન પદ્ધતિ

ક્લાયંટ ભાગ્યે જ લૉગ ઇન કરે છે, તેથી તેઓ પાસવર્ડ ભૂલી જાય છે. મેજિક લિંક (ઈમેલ દ્વારા મોકલેલી સાઇન-ઇન લિંક) અથવા તેઓ પહેલેથી વાપરે છે તે ખાતા સાથે સિંગલ સાઇન-ઓન પોર્ટલ માટે ઘણીવાર પાસવર્ડ કરતાં સારા હોય છે. તમે જે પણ પસંદ કરો, ક્લાયંટને તમારી બાજુથી આમંત્રિત કરો, કોઈને પણ પોતાનું ખાતું બનાવવા ન દો. વિકલ્પોની સરખામણી માટે તમારી એપમાં લૉગિન ઉમેરવું જુઓ.

એક પોર્ટલ કે દરેક ક્લાયંટ માટે એક

ક્લાયંટ યાદી ધરાવતી એક એપ દરેક ક્લાયંટ માટે અલગ સાઇટ કરતાં જાળવવી સરળ છે. છતાં તમે એક જ એપમાં દરેક ક્લાયંટને પોતાનો બ્રાન્ડેડ અનુભવ આપી શકો — તેમનો લોગો, તેમના પ્રોજેક્ટના નામ.

ફાઇલો

સર્વરની પોતાની ડિસ્ક પર અપલોડ સાચવવાને બદલે યોગ્ય ફાઇલ સ્ટોરેજ વાપરો, મહત્તમ ફાઇલ કદ સેટ કરો, શક્ય હોય તો ફાઇલ પ્રકારો મર્યાદિત કરો, અને ફાઇલો ફક્ત પરવાનગી તપાસ પાસ કરનારા વપરાશકર્તાઓને જ સર્વ કરો. વર્ઝન કેવી રીતે કામ કરે તે નક્કી કરો: ઓવરરાઇટ, કે ઇતિહાસ રાખવો.

ઇન્વોઇસ અને ચુકવણીઓ

તમે તમારા એકાઉન્ટિંગ ટૂલમાંથી ઇન્વોઇસ બતાવી શકો, પોર્ટલમાં સરળ ઇન્વોઇસ બનાવી શકો, અથવા હોસ્ટેડ ચુકવણી પેજની લિંક આપી શકો. સંપૂર્ણ ઇન્વોઇસિંગ સિસ્ટમ બનાવવી એ પોતાનો અલગ પ્રોજેક્ટ છે — ઇન્વોઇસિંગ એપ કેવી રીતે બનાવવી જુઓ. પોર્ટલ માટે, ઇન્વોઇસની સ્થિતિ અને હોસ્ટેડ ચેકઆઉટ પર "હવે ચૂકવો" લિંક બતાવવી સામાન્ય રીતે પૂરતી છે.

ઇન્ટિગ્રેશન

ઘણા પોર્ટલ તમે પહેલેથી વાપરો છો તે ટૂલ્સ, જેમ કે પ્રોજેક્ટ ટ્રેકર, CRM અથવા એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર, માંથી સ્થિતિ ખેંચે છે, જેથી તમારે બે જગ્યાએ અપડેટ ન કરવું પડે. ઇન્ટિગ્રેશન સમય બચાવે છે પણ સેટઅપ અને જાળવણી ઉમેરે છે. જો તમારી ટીમ પહેલેથી CRM માં કામ કરે છે, તો પોર્ટલ એ જ ડેટા પર બનાવવાનો વિચાર કરો.

AI બિલ્ડર માટે પહેલો પ્રોમ્પ્ટ

Northlight માટે ક્લાયંટ પોર્ટલ બનાવો, એક નાની વેબ ડિઝાઇન એજન્સી. ક્લાયંટ કંપનીઓ છે; દરેકના એક કે વધુ ક્લાયંટ વપરાશકર્તાઓ છે જે લૉગ ઇન કરે છે. ક્લાયંટ વપરાશકર્તાઓ ફક્ત પોતાની કંપનીના પ્રોજેક્ટ જુએ છે. દરેક પ્રોજેક્ટ માટે: વર્તમાન સ્થિતિ (Discovery, Design, Build, Review, Live), તારીખ સાથે આગલો માઇલસ્ટોન, ફાઇલ વિસ્તાર જ્યાં બંને પક્ષ અપલોડ અને ડાઉનલોડ કરી શકે (PDF, છબીઓ, ZIP, મહત્તમ 50 MB), શીર્ષક, વિગતો અને પ્રાથમિકતા સાથેનું વિનંતી ફોર્મ અને તેમની ભૂતકાળની વિનંતીઓની યાદી તથા સ્થિતિ, અને અપડેટ્સની સમયરેખા. એજન્સી સ્ટાફ પાસે બધા ક્લાયંટ સાથેનો એડમિન વિસ્તાર હોય, જે પ્રોજેક્ટ સ્થિતિ બદલી શકે, અપડેટ્સ પોસ્ટ કરી શકે, ક્લાયંટ ક્યારેય ન જુએ તેવી આંતરિક નોંધો ઉમેરી શકે, અને વિનંતીઓનો જવાબ આપી શકે. બધા પ્રવેશ નિયમો સર્વર પર લાગુ કરો. ડેટા ડેટાબેઝમાં, ફાઇલો ટાઇમ-મર્યાદિત ડાઉનલોડ લિંક સાથે ખાનગી ફાઇલ સ્ટોરેજમાં સાચવો. હાલ માટે પ્લેસહોલ્ડર લૉગિન — આગળ અમે વાસ્તવિક પ્રમાણીકરણ ઉમેરીશું. સ્વચ્છ, વ્યાવસાયિક ડિઝાઇન જે ફોન પર કામ કરે.

પગલાંમાં બનાવો: પહેલાં ડેટા અને એડમિન, પછી ક્લાયંટ વ્યૂ, પછી વાસ્તવિક લૉગિન, પછી ફાઇલો, પછી વધારાઓ. AI એપ બિલ્ડર્સ માટે પ્રોમ્પ્ટ કેવી રીતે લખવા માં વધુ પેટર્ન છે.

બિલ્ડ પગલાં

1. પહેલાં નક્કી કરો કે ક્લાયંટને શું જોવાની જરૂર છે, અને અત્યારે તેઓ તમને શેના વિશે ઈમેલ કરે છે.
2. ડેટાની રચના કરો જેથી દરેક રેકોર્ડ એક ક્લાયંટનો હોય.
3. એડમિન વ્યૂ બનાવો અને એક વાસ્તવિક ક્લાયંટનો ડેટા દાખલ કરો.
4. તે ક્લાયંટ માટે ક્લાયંટ વ્યૂ બનાવો.
5. આમંત્રણો તમારી બાજુથી સાથે વાસ્તવિક લૉગિન ઉમેરો.
6. ફાઇલો ઉમેરો ખાનગી સ્ટોરેજમાં, ડાઉનલોડ પર પરવાનગી તપાસ સાથે.
7. પરવાનગીઓનું પરીક્ષણ કરો: બે પરીક્ષણ ક્લાયંટ બનાવો અને બીજાનો ડેટા જોવાની દરેક રીત અજમાવો — URL માં IDs બદલવા, ફાઇલ લિંક અનુમાન કરવી, જૂના આમંત્રણનો ઉપયોગ.
8. વિનંતીઓ અને સૂચનાઓ ઈમેલ દ્વારા ઉમેરો.
9. એક કે બે મૈત્રીપૂર્ણ ક્લાયંટ સાથે પાયલટ કરો અને પૂછો કે તેઓ હજી પણ તમને શેના વિશે ઈમેલ કરે છે.
10. તે પ્રતિસાદના આધારે ઇન્વોઇસ, મંજૂરીઓ અથવા ઇન્ટિગ્રેશન ઉમેરો.

સામાન્ય ભૂલો

• બ્રાઉઝરમાં ફિલ્ટરિંગ, સર્વર પર નહીં. સૌથી ગંભીર પોર્ટલ બગ: દરેક ક્લાયંટનો ડેટા ડાઉનલોડ થાય છે, ફક્ત છુપાવેલો.
• જાહેર ફાઇલ URL. કોઈ પણ ખોલી શકે તેવી શેર લિંક પોર્ટલને નકારે છે.
• ખુલ્લી સાઇન-અપ. ક્લાયંટને આમંત્રિત કરવા જોઈએ, પોતાનું ખાતું બનાવીને કંપની પસંદ કરવાની મંજૂરી ન હોય.
• લોન્ચ પર ઘણી બધી સુવિધાઓ. જે પોર્ટલ ક્લાયંટ સમજી ન શકે તે અવગણાય છે અને ઈમેલ ચાલુ રહે છે.
• બે સત્યના સ્ત્રોત. જો સ્થિતિ તમારા પ્રોજેક્ટ ટૂલ અને પોર્ટલ બંનેમાં હોય, તો એક જૂનું થશે. એક પસંદ કરો અથવા તેમને સિંક કરો.
• ઓફબોર્ડિંગ ભૂલવું. ક્લાયંટના સ્ટાફ સભ્ય જાય ત્યારે તેમની ઍક્સેસ બંધ થવી જોઈએ.
• નિયંત્રિત ડેટા યોગ્ય સુરક્ષા વિના સંગ્રહવો. આરોગ્ય, કાનૂની અથવા નાણાકીય રેકોર્ડ પર કાનૂની જરૂરિયાતો હોઈ શકે છે જે તમારે પૂરી કરવી પડે.

ખર્ચ અને ટૂલ્સ

ચાલુ ખર્ચ છે હોસ્ટિંગ, ડેટાબેઝ, ફાઇલ સ્ટોરેજ (જે તમે શેર કરો તે ફાઇલો સાથે વધે છે), અને આમંત્રણો તથા સૂચનાઓ માટે ઈમેલ પ્રદાતા. જો તમે હોસ્ટેડ લૉગિન પ્રદાતા અથવા ચુકવણી પ્રદાતા વાપરો, તો તેમની વર્તમાન કિંમત તેમની પોતાની સાઇટ પર તપાસો. પ્રતિ-સીટ પોર્ટલ સોફ્ટવેરની સરખામણીમાં, તમારા પોતાના પોર્ટલનો ખર્ચ ક્લાયંટની સંખ્યાને બદલે વપરાશ સાથે વધે છે.

ક્યારે તૈયાર ઉત્પાદન વધુ સારું છે

ક્લાયંટ પોર્ટલ સોફ્ટવેર, અને એકાઉન્ટિંગ, કાનૂની અથવા પ્રેક્ટિસ-મેનેજમેન્ટ ટૂલ્સમાં બનેલી પોર્ટલ સુવિધાઓ, વધુ સારી પસંદગી હોઈ શકે છે જ્યારે તમારા ઉદ્યોગની ચોક્કસ જરૂરિયાતો હોય — કાનૂની માન્યતા સાથે ઇ-સહી, નિયંત્રિત રેકોર્ડ-રાખવું, કર દસ્તાવેજોની આપલે — અથવા જ્યારે તમારું હાલનું ટૂલ પહેલેથી પોર્ટલ ધરાવે. તે ઉત્પાદનો પહેલેથી અનુપાલન અને સપોર્ટ સંભાળી ચૂક્યા છે. તમારું પોતાનું બનાવો જ્યારે તમારો વર્કફ્લો સામાન્ય પોર્ટલમાં બંધબેસતો ન હોય, જ્યારે તમે પોર્ટલને તમારી બ્રાન્ડ અને પ્રક્રિયા સાથે બરાબર મેળ ખાતું ઇચ્છતા હો, અથવા જ્યારે પ્રતિ-ક્લાયંટ કે પ્રતિ-સીટ કિંમત હવે તમારા માટે યોગ્ય ન રહે.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex ઉપરના પ્રોમ્પ્ટમાંનું પોર્ટલ બનાવી શકે છે: ક્લાયંટ વ્યૂ, એડમિન વ્યૂ, વિનંતીઓ અને સમયરેખા, જ્યારે એપને જરૂર હોય ત્યારે સમર્પિત Postgres ડેટાબેઝ અને ફાઇલ સ્ટોરેજ સાથે. ક્લાયંટ લૉગિન બ્રિંગ-યોર-ઓન છે — Mythex ખાતાં એપ બનાવનાર લોકો માટે છે, અને તમારા ક્લાયંટ માટે તમે પ્રમાણીકરણ પદ્ધતિ પસંદ કરો છો જે એજન્ટ જોડે છે. Mythex માં કોઈ બિલ્ટ-ઇન ઈ-સહી કે ઇન્વોઇસિંગ ઉત્પાદન નથી, તેથી તે ઇન્ટિગ્રેશન અથવા તમે બનાવો તે સુવિધાઓ છે. કોઈ પણ API કી માટે પ્રોજેક્ટ સિક્રેટ્સ વાપરો, અને ક્લાયંટ અને એડમિન પ્રવાહોમાં ક્લિક કરવા માટે એપ્લિકેશનમાંના ટેસ્ટર નો ઉપયોગ કરો, પ્રકાશિત કરતા પહેલાં.

ડૉક્સમાં ક્લાયંટ પોર્ટલ યુઝ કેસ છે અને ફાઇલ સ્ટોરેજ તથા લૉગિન ઉમેરવું આવરી લે છે. શરૂઆતના પ્રોમ્પ્ટ માટે એજન્સી ક્લાયંટ પોર્ટલ ટેમ્પલેટ અજમાવો, અથવા એપ ટેમ્પલેટ્સ બ્રાઉઝ કરો. વાસ્તવિક ક્લાયંટને આમંત્રિત કરતા પહેલાં, AI-બનાવેલી એપ્સ માટે સુરક્ષા ચેકલિસ્ટ ચલાવો.

પ્રશ્નો