如何建立客戶入口網站：檔案、進度、發票與權限

客戶入口網站是一個私人區域，讓你的每位客戶登入後查看專案進度、共享檔案、待處理的需求與發票。要建置一個，你需要先定義客戶在前十秒內必須看到什麼，建立客戶、專案與檔案的資料模型，使每一筆紀錄都歸屬於一位客戶，在伺服器端強制執行「客戶只能看到自己的紀錄」，並把上傳的檔案存在私有儲存空間。功能清單可以保持精簡；真正重要的是權限設定正確。

企業為什麼要建置客戶入口網站

入口網站通常會取代一堆電子郵件往來、共享資料夾，以及「進度如何了？」的訊息。代理商、會計師、顧問、營造商、工作室與各種服務業都在使用。一個好的入口網站能：

• 在客戶開口詢問之前，就先回答進度問題。
• 把檔案集中在一處，並讓最新版本一目了然。
• 讓需求有一個正式的歸屬，而不是散落在各封電子郵件中。
• 讓你顯得有條理，這對客戶留存與轉介紹很重要。

如果你只有一兩位客戶，而且沒有敏感內容，共享文件或資料夾可能就已足夠。當你有許多客戶、重複性的工作，或客戶不應看到彼此的資訊時，就值得建置入口網站。

客戶入口網站需要什麼

先從登入、總覽、檔案與需求開始。當客戶真正需要時，再加入發票、核准與訊息功能。

資料

典型的入口網站包含：客戶（公司）、客戶使用者（登入的人員，各自隸屬於一位客戶）、你的團隊成員、專案（隸屬於一位客戶）、里程碑或狀態更新、檔案（隸屬於一個專案）、需求，以及選用的發票。關鍵的設計規則是：每筆紀錄都應能追溯到恰好一位客戶。這讓權限既容易實施，也容易檢查。

權限

把以下規則寫下來並加以測試：

• 客戶使用者只能看到隸屬於其客戶的專案、檔案、需求與發票。
• 內部備註絕不顯示給客戶。
• 團隊成員只能看到被指派的客戶；若你的團隊很小，也可以看到所有客戶。
• 檔案連結是私人且有時效的，而非任何人都能分享或猜到的公開網址。
• 移除客戶使用者後，其存取權限必須立即失效。

這些檢查必須在伺服器端進行。一個把所有客戶資料都下載到瀏覽器、再在前端過濾的入口網站，並不是私密的。

決定與取捨

登入方式

客戶很少登入，因此常常忘記密碼。對入口網站來說，魔術連結（透過電子郵件寄送的登入連結）或使用客戶已有帳號的單一登入，往往比密碼更好用。無論選哪一種，都應由你這一方邀請客戶，而不是讓任何人自行註冊並挑選公司。我們關於為你的 App 加入登入的指南比較了各種選項。

單一入口網站還是每位客戶一個

一個附有客戶列表的 App，比為每位客戶各建一個網站更容易維護。你仍然可以在同一個 App 中，為每位客戶提供各自的品牌感受——他們的標誌、他們的專案名稱。

檔案

使用正規的檔案儲存空間，而不是把上傳的檔案存在伺服器本機磁碟上；設定檔案大小上限；如果可以，限制檔案類型；只把檔案提供給通過權限檢查的使用者。也要決定版本如何運作：直接覆寫，還是保留歷史紀錄。

發票與付款

你可以顯示會計工具中的發票、在入口網站中產生簡單的發票，或連結到代管的付款頁面。建置完整的開立發票系統是一個獨立的專案——請參閱如何建置發票 App。對入口網站而言，顯示發票狀態並附上代管結帳頁面的「立即付款」連結，通常就已足夠。

整合

許多入口網站會從你已在使用的工具中拉取進度資料——專案追蹤器、CRM 或會計軟體——而不是要求你在兩個地方更新。整合能節省時間，但也會增加設定與維護工作。如果你的團隊已經在使用 CRM，可以考慮讓入口網站建置在同一份資料之上。

給 AI 建置工具的首次提示詞

為 Northlight 建立一個客戶入口網站，它是一家小型網頁設計代理商。客戶是公司；每家公司有一位或多位登入的客戶使用者。客戶使用者只能看到自己公司的專案。每個專案包含：目前狀態（探索、設計、開發、審核、上線）、附日期的下一個里程碑、可供雙方上傳與下載的檔案區（PDF、圖片、ZIP，上限 50 MB），以及需求表單（標題、詳細說明、優先順序），附上過去需求與其狀態的列表，還有一條更新時間軸。代理商職員有一個管理區，可以查看所有客戶、變更專案狀態、張貼更新、新增客戶看不到的內部備註，並回覆需求。所有存取規則都在伺服器端強制執行。資料存在資料庫中，檔案存在私有檔案儲存空間，並使用有時效的下載連結。目前使用佔位登入，之後我們會再加入真正的認證。設計乾淨專業，並在手機上運作良好。

請分階段建置：先資料與管理端，再來客戶端，然後真正的登入，接著檔案，最後才是其他附加功能。如何為 AI App 建置工具撰寫提示詞有更多模式可以參考。

建置步驟

1. 先列出客戶需要看到什麼，以及他們目前最常用電子郵件詢問你什麼。
2. 設計資料，確保每筆紀錄都歸屬於一位客戶。
3. 建置管理端，並輸入一位真實客戶的資料。
4. 為該客戶建置客戶端。
5. 加入真正的登入，由你這一方發出邀請。
6. 加入檔案，存放在私有儲存空間，並在下載時進行權限檢查。
7. 測試權限：建立兩個測試客戶，並嘗試各種方式來查看對方的資料——修改網址中的 ID、猜測檔案連結、使用過期的邀請。
8. 加入需求與電子郵件通知。
9. 與一兩位友善的客戶試行，並詢問他們還在用電子郵件詢問你什麼。
10. 根據這些回饋，再加入發票、核准或整合功能。

常見錯誤

• 在前端而非伺服器端過濾。 這是最嚴重的入口網站漏洞：每位客戶的資料都被下載了，只是被隱藏起來。
• 公開的檔案網址。 任何人都能開啟的共享連結，會使入口網站形同虛設。
• 開放註冊。 客戶應該由你邀請，而不是能自行建立帳號並選擇公司。
• 上線時功能太多。 客戶看不懂的入口網站會被冷落，大家仍然回到電子郵件。
• 兩個事實來源。 如果狀態同時存在你的專案工具與入口網站中，其中一處必然過時。請選定一處，或做同步。
• 忘記離職流程。 當客戶的員工離職時，其存取權限必須隨之終止。
• 在沒有適當保護的情況下儲存受監管的資料。 健康、法律或財務紀錄可能有你必須遵守的法律要求。

成本與工具

持續的成本包括託管、資料庫、檔案儲存（會隨你共享的檔案增加而增長），以及用於邀請與通知的電子郵件服務商。如果你使用代管的登入或付款服務商，請到其官方網站查看當前定價。相較於依席位收費的入口網站軟體，你自建的入口網站成本會隨使用量成長，而不是隨客戶數量增加。

什麼時候現成的產品是更好的選擇

客戶入口網站軟體，以及內建於會計、法律或事務所管理工具中的入口網站功能，在你的產業有特定要求時可能是更好的選擇——例如具有法律效力的電子簽署、受監管的紀錄保存、稅務文件交換——或是你現有的工具已內建入口網站。這些產品已經處理過合規與支援問題。當你的工作流程不符合一般入口網站的模式、你希望入口網站完全符合你的品牌與流程，或以客戶或席位計價已不再適合你時，則應該自己建置。

用 Mythex 建置

Mythex 可以建置上述提示詞中的入口網站：客戶端、管理端、需求與時間軸，並在 App 需要時加入專屬的 Postgres 資料庫與檔案儲存空間。客戶的登入由你自行帶入——Mythex 帳號是給建置 App 的人使用的，而你為客戶選擇的認證方式則由代理接上。Mythex 沒有內建的電子簽署或發票產品，因此這些需要整合，或由你自行開發。任何 API 金鑰都請使用專案祕密資訊；在邀請真正的客戶之前，可以用聊天中的 App 測試工具點擊完整的客戶與管理流程，確認沒有問題。

文件中有客戶入口網站使用案例，並涵蓋檔案儲存與加入登入。若要一個起始提示詞，可以試試代理商客戶入口網站範本，或瀏覽App 範本。在邀請真正的客戶之前，請先依照我們的AI 建置 App 安全檢查清單走一遍。

常見問題