Hvernig á að smíða viðskiptavinagátt: skrár, staða, reikningar og heimildir

Viðskiptavinagátt er lokað svæði þar sem hver viðskiptavinur skráir sig inn til að sjá stöðu verkefnis síns, sameiginlegar skrár, opnar beiðnir og reikninga. Til að smíða eina þarftu að skilgreina nákvæmlega hvað viðskiptavinur þarf að sjá á fyrstu tíu sekúndunum, móta viðskiptavini, verkefni og skrár þannig að sérhver færsla tilheyri einum viðskiptavini, framfylgja á þjóninum að viðskiptavinir sjái aðeins sínar eigin færslur, og geyma upphlaðnar skrár í einkageymslu. Listinn yfir eiginleika getur verið stuttur; það sem skiptir máli er að heimildirnar séu réttar.

Af hverju fyrirtæki smíða viðskiptavinagáttir

Gáttir koma yfirleitt í stað hrúgu af tölvupóstþráðum, sameiginlegum möppum og skilaboðum um „hver er staðan?“. Umboðsskrifstofur, endurskoðendur, ráðgjafar, byggingarverktakar, vinnustofur og þjónustufyrirtæki nota þær allar. Góð gátt:

• Svarar spurningunni um stöðu áður en viðskiptavinurinn spyr hana.
• Setur skrár á einn stað, með nýjustu útgáfuna augljósa.
• Gefur beiðnum réttan stað í stað þess að dreifa þeim í tölvupóstum.
• Lætur þig líta skipulagðan út, sem skiptir máli fyrir viðskiptavinahald og meðmæli.

Ef þú ert með einn eða tvo viðskiptavini og ekkert viðkvæmt getur sameiginlegt skjal eða mappa dugað. Gátt er þess virði að smíða þegar þú ert með marga viðskiptavini, endurtekna vinnu, eða upplýsingar sem viðskiptavinir eiga ekki að sjá um hvern annan.

Það sem viðskiptavinagátt þarf

Byrjaðu á innskráningu, yfirliti, skrám og beiðnum. Bættu við reikningum, samþykki og skilaboðum þegar viðskiptavinir þurfa þau í raun.

Gögnin

Dæmigerð gátt inniheldur: viðskiptavini (fyrirtæki), notendur viðskiptavina (fólk sem skráir sig inn og tilheyrir einum viðskiptavini), starfsmenn þína, verkefni (sem tilheyra einum viðskiptavini), áfanga eða stöðuuppfærslur, skrár (sem tilheyra verkefni), beiðnir og valfrjálst reikninga. Lykilreglan í hönnuninni: sérhver færsla ætti að rekjast til nákvæmlega eins viðskiptavinar. Þá er auðvelt að framfylgja heimildum og athuga þær.

Heimildir

Skrifaðu þessar niður og prófaðu þær:

• Notandi viðskiptavinar sér aðeins verkefni, skrár, beiðnir og reikninga sem tilheyra viðskiptavini hans.
• Innri athugasemdir sjást aldrei viðskiptavinum.
• Starfsfólk þitt sér viðskiptavinina sem það er úthlutað, eða alla viðskiptavini ef þú ert lítil.
• Hlekkir á skrár eru einkamál og tímabundnir, ekki opinberar slóðir sem hver sem er gæti deilt eða giskað á.
• Ef notandi viðskiptavinar er fjarlægður lokast aðgangur hans samstundis.

Athuganirnar verða að fara fram á þjóninum. Gátt sem hleður gögnum allra viðskiptavina og síar þau í vafranum er ekki einkamál.

Ákvarðanir og málamiðlanir

Innskráningaraðferð

Viðskiptavinir skrá sig sjaldan inn, og því gleyma þeir lykilorðum. Töfrahlekkir (innskráningarhlekkur sendur í tölvupósti) eða einn innskráningarlykill (SSO) með reikningi sem þeir nota nú þegar henta oft betur en lykilorð fyrir gáttir. Hvað sem þú velur, bjóddu viðskiptavinum frá þinni hlið í stað þess að leyfa hverjum sem er að skrá sig sjálfur. Leiðbeiningin okkar um að bæta innskráningu við appið þitt ber saman valkostina.

Ein gátt eða ein fyrir hvern viðskiptavin

Eitt app með lista yfir viðskiptavini er auðveldara í viðhaldi en sérstök síða fyrir hvern viðskiptavin. Þú getur samt gefið hverjum viðskiptavini sinn eigin vörumerkjabrag, sitt lógó og sín verkefnanöfn, innan sama apps.

Skrár

Notaðu almennilega skráageymslu í stað þess að vista upphleðslur á eigin diski þjónsins, settu hámarksstærð á skrár, takmarkaðu skráargerðir ef þú getur, og þjónaðu skrám aðeins þeim notendum sem standast heimildaathugunina. Ákveddu hvernig útgáfur virka: yfirskrifa, eða geyma sögu.

Reikningar og greiðslur

Þú getur sýnt reikninga úr bókhaldstólinu þínu, búið til einfalda reikninga í gáttinni, eða tengt á hýsta greiðslusíðu. Að smíða fullt reikningakerfi er verkefni út af fyrir sig; sjá hvernig þú smíðar reikningaforrit. Fyrir gátt er yfirleitt nóg að sýna stöðu reiknings og hlekk „Greiða núna“ á hýsta greiðslusíðu.

Samþættingar

Margar gáttir sækja stöðu úr tólum sem þú notar nú þegar, til dæmis verkefnaskrá, CRM eða bókhaldshugbúnaði, í stað þess að biðja þig um að uppfæra á tveimur stöðum. Samþættingar spara tíma en bæta við uppsetningu og viðhaldi. Ef teymið þitt lifir nú þegar í CRM, íhugaðu að byggja gáttina ofan á sömu gögn.

Fyrsta skipun fyrir gervigreindarsmíðatól

Smíðaðu viðskiptavinagátt fyrir Northlight, litla vefhönnunarumboðsskrifstofu. Viðskiptavinir eru fyrirtæki; hvert hefur einn eða fleiri notendur sem skrá sig inn. Notendur viðskiptavina sjá aðeins verkefni síns eigin fyrirtækis. Fyrir hvert verkefni: núverandi stöðu (Könnun, Hönnun, Smíði, Yfirferð, Í loftinu), næsta áfanga með dagsetningu, skráasvæði þar sem báðir aðilar geta hlaðið upp og sótt (PDF, myndir, ZIP, hámark 50 MB), beiðnaeyðublað (titill, nánari lýsing, forgangur) með lista yfir fyrri beiðnir þeirra og stöðu þeirra, og tímalínu uppfærslna. Starfsfólk umboðsskrifstofunnar sér stjórnendasvæði með öllum viðskiptavinum, getur breytt stöðu verkefna, birt uppfærslur, bætt við innri athugasemdum sem viðskiptavinir sjá aldrei, og svarað beiðnum. Framfylgdu öllum aðgangsreglum á þjóninum. Geymdu gögn í gagnagrunni og skrár í einkaskráageymslu með tímabundnum niðurhalshlekkjum. Innskráning sem stendur í bili, við bætum raunverulegri auðkenningu síðar. Hrein, fagleg hönnun sem virkar í símum.

Smíðaðu í skrefum: gögn og stjórnandi fyrst, síðan sýn viðskiptavinarins, síðan raunveruleg innskráning, síðan skrár og síðan viðbætur. Hvernig þú skrifar skipanir fyrir gervigreindarsmíðatól hefur fleiri mynstur.

Byggingarskref

1. Skrifaðu niður það sem viðskiptavinur þarf að sjá fyrst, og það sem hann sendir nú þegar tölvupóst um.
2. Hannaðu gögnin þannig að sérhver færsla tilheyri einum viðskiptavini.
3. Smíðaðu stjórnendasýnina og settu inn gögn eins raunverulegs viðskiptavinar.
4. Smíðaðu sýn viðskiptavinarins fyrir þann viðskiptavin.
5. Bættu við raunverulegri innskráningu með boðum frá þinni hlið.
6. Bættu við skrám í einkageymslu með heimildaathugun við niðurhal.
7. Prófaðu heimildirnar: búðu til tvo prufuviðskiptavini og reyndu allar leiðir til að sjá gögn hins: breyttu auðkennum í vefslóðinni, giskaðu á skráarhlekki, notaðu gamalt boð.
8. Bættu við beiðnum og tilkynningum með tölvupósti.
9. Prófaðu með einum eða tveimur vinveittum viðskiptavinum og spurðu hvað þeir sendi þér enn tölvupóst um.
10. Bættu við reikningum, samþykki eða samþættingum út frá þeirri endurgjöf.

Algeng mistök

• Sía í vafranum í stað þjónsins. Alvarlegasti galli gáttar: gögn allra viðskiptavina eru sótt, bara falin.
• Opinberar slóðir á skrár. Sameiginlegur hlekkur sem hver sem er getur opnað ógildir gáttina.
• Opin nýskráning. Viðskiptavinir eiga að vera boðnir, ekki geta búið til sína eigin reikninga og valið fyrirtæki.
• Of margir eiginleikar við ræsingu. Gátt sem viðskiptavinir skilja ekki verður hunsuð í þágu tölvupósts.
• Tveir uppsprettur sannleika. Ef staðan býr í verkefnatólinu þínu og gáttinni verður önnur þeirra úreld. Veldu eina eða samstilltu þær.
• Að gleyma útskráningu. Þegar starfsmaður viðskiptavinar hættir verður aðgangur hans að ljúka.
• Að geyma viðkvæm gögn án réttrar verndar. Heilsufars-, lögfræði- eða fjárhagsgögn geta haft lagalegar kröfur sem þú þarft að uppfylla.

Kostnaður og verkfæri

Rekstrarkostnaðurinn er hýsing, gagnagrunnur, skráageymsla (sem vex með skránum sem þú deilir) og tölvupóstveita fyrir boð og tilkynningar. Ef þú notar hýsta innskráningarþjónustu eða greiðsluveitu skaltu athuga núverandi verð á þeirra eigin vefsíðu. Borið saman við gáttarhugbúnað sem greiðir eftir sætum vaxa kostnaður þinnar eigin gáttar með notkun en ekki með fjölda viðskiptavina.

Þegar tilbúin vara er betri kostur

Hugbúnaður fyrir viðskiptavinagáttir, og gáttareiginleikar sem fylgja bókhalds-, lögfræði- eða rekstrarstjórnunartólum, getur verið betri kostur þegar atvinnugreinin þín hefur sérstakar kröfur, til dæmis rafrænar undirskriftir með lagagildi, skráningu viðkvæmra gagna eða skiptingu skattaskjala, eða þegar núverandi tól þitt inniheldur gátt nú þegar. Þær vörur hafa þegar tekist á við reglur og þjónustu. Smíðaðu þína eigin þegar vinnuflæðið þitt passar ekki við almennar gáttir, þegar þú vilt að gáttin passi nákvæmlega við vörumerkið þitt og ferli, eða þegar verð á hvern viðskiptavin eða sæti hentar þér ekki lengur.

Smíðað með Mythex

Mythex getur smíðað gáttina í skipuninni hér að ofan: sýn viðskiptavinarins, stjórnendasýn, beiðnir og tímalínu, með sérstökum Postgres-gagnagrunni og skráageymslu sem bætist við þegar appið þarf á þeim að halda. Innskráning viðskiptavina er koma-þinn-eigin: Mythex-aðgangar eru fyrir fólkið sem smíðar appið, og þú velur auðkenningaraðferð fyrir viðskiptavini þína sem fulltrúinn tengir inn. Mythex hefur enga innbyggða rafræna undirskrift eða reikningsgerð, svo þetta eru samþættingar eða eiginleikar sem þú smíðar. Notaðu verkefnisleyndarmál fyrir alla API-lykla, og prófunartólið í spjallinu til að smella í gegnum flæði viðskiptavina og stjórnanda áður en þú birtir.

Skjölin hafa notkunardæmi um viðskiptavinagátt og fjalla um skráageymslu og að bæta við innskráningu. Fyrir upphafsskipun skaltu prófa sniðmát fyrir gátt umboðsskrifstofu eða skoða app-sniðmát. Áður en þú býður raunverulegum viðskiptavinum skaltu fara yfir öryggisgátlistann okkar fyrir öpp smíðuð með gervigreind.

Spurningar