Kaip sukurti sąskaitų faktūrų programą

Sąskaitų faktūrų programa saugo klientų sąrašą, leidžia kurti sąskaitas su eilutėmis ir mokesčiais, suteikia kiekvienai unikalų numerį, sukuria PDF ar nuorodą, kurią klientas gali atidaryti, ir seka, ar ji apmokėta. Pirma versija yra paprasta duomenų bazės programa, kurią galite sukurti su DI per dieną ar dvi. Detalės, kurios svarbios – numeravimas, mokesčiai, užrakintos sąskaitos, mokėjimo statusas – yra tai, kas atskiria žaislą nuo to, ką galima siųsti klientui.

Nuspręskite, kokio tipo sąskaitų įrankis jums reikalingas

„Sąskaitų faktūrų programa“ apima kelis skirtingus dalykus. Prieš pradėdami pasirinkite vieną:

Trečias tipas yra tas, kur kurti savo atsiperka labiausiai: jei jau fiksuojate darbus ar valandas, sąskaitos generavimas iš tų duomenų sutaupo pakartotinį rašymą. Ketvirtasis yra pilnas SaaS MVP su savo rūpesčiais dėl paskyrų ir mokėjimų.

Duomenų modelis

Keturios lentelės apima daugumą poreikių:

• Verslo nustatymai – jūsų vardas, adresas, mokesčių ar PVM numeris, logotipas, banko duomenys, numatytieji mokėjimo terminai, numatytoji mokesčio norma, valiuta ir kitas sąskaitos numeris.
• Klientai – vardas, įmonė, el. paštas, atsiskaitymo adresas, jų mokesčių numeris, jei reikia, ir numatytieji terminai.
• Sąskaitos – numeris, klientas, išrašymo data, mokėjimo data, statusas, valiuta, pastabos ir sumos (tarpinė, mokestis, galutinė).
• Eilutės – sąskaita, aprašymas, kiekis, vieneto kaina, mokesčio norma ir eilutės suma.

Pridėkite lentelę mokėjimai, jei klientai moka dalimis ar keliais būdais: sąskaita, data, suma, būdas, nuoroda.

Taisyklės, kurios svarbios

DI programų kūrėjai šių dalykų neįgyvendins teisingai, jei nepaprašysite:

1. Nuoseklūs, unikalūs numeriai. Daugelis mokesčių sistemų tikisi, kad sąskaitų numeriai būtų unikalūs ir nuoseklūs. Numerį generuokite serveryje, kai sąskaita išrašoma, o ne kai sukuriamas juodraštis, kad atsisakyti juodraščiai nepaliktų tarpų.
2. Užrakinkite išsiųstas sąskaitas. Kai sąskaita išsiųsta, tylus jos redagavimas yra problema. Leiskite redaguoti tik juodraščius; išsiųstą sąskaitą anuliuokite ir išrašykite naują arba išrašykite kreditinę sąskaitą.
3. Įsiminkite kliento duomenis. Jei klientas kitais metais pakeičia adresą, praėjusių metų sąskaitose turi likti senas. Išrašant sąskaitą nukopijuokite kliento duomenis į ją.
4. Pinigai kaip mažiausi valiutos vienetai. Sumas saugokite centais (ar pensais), o ne dešimtainiais skaičiais, kad sumos nesiskirtų dėl apvalinimo. Mokestį apvalinkite taip, kaip reikalauja jūsų mokesčių institucija – pagal eilutę ar pagal sąskaitą.
5. Statusas atitinka tikrovę. Juodraštis, išsiųsta, apmokėta, dalinai apmokėta, pradelsta, anuliuota. „Pradelsta“ turėtų būti apskaičiuojama pagal mokėjimo datą, o ne nustatoma rankiniu būdu.

PDF ar sąskaitos puslapis?

Klientai tikisi PDF, bet interneto puslapis lengviau išlaikomas sinchronizuotas. Dauguma sąskaitų įrankių siūlo abu:

• Bendrinamą sąskaitos puslapį su sunkiai atspėjama nuoroda, kad klientas galėtų peržiūrėti ir mokėti neprisijungęs.
• PDF atsisiuntimą, sugeneruotą iš tų pačių duomenų, su jūsų logotipu ir duomenimis.

Paprašykite spausdinimui tinkamo maketo ir patikrinkite PDF popieriaus formatą (A4 ar US Letter). Ilgi eilučių sąrašai turi tvarkingai pereiti į kitus puslapius.

Gauti apmokėjimą internetu

Banko rekvizitų rodymas sąskaitoje daugeliui verslų pakanka. Jei norite kortelių mokėjimų, prijunkite mokėjimo paslaugos teikėją:

• Stripe Checkout ar mokėjimo nuoroda sąskaitos sumai. Klientas sąskaitos puslapyje spusteli „Mokėti dabar“.
• Webhook iš teikėjo praneša jūsų programai, kad mokėjimas pavyko, ir programa pažymi sąskaitą kaip apmokėtą. Nežymėkite jos apmokėta vien dėl to, kad klientas sugrįžo į sėkmės puslapį – į jį galima patekti neapmokėjus. Žr. kaip pridėti mokėjimus prie programos.
• Pirma bandomasis režimas. Naudokite teikėjo bandomuosius raktus ir bandomąsias korteles, kol visas srautas veikia.

Verta žinoti: Stripe nuo 2026 m. rugsėjo siūlo ir savo sąskaitų faktūrų produktą su talpinamais sąskaitų puslapiais. Jei jums tereikia išsiųsti sąskaitą ir gauti apmokėjimą, to gali pakakti.

Priminimai

Automatiniai laiškai „jūsų sąskaitos mokėjimo terminas artėja“ yra viena labiausiai vertinamų funkcijų ir viena lengviausiai pražangų. Jums reikia:

• El. laiškų paslaugos teikėjo (Resend, Postmark, SendGrid ir panašių) – žr. kaip siųsti el. laiškus iš programos.
• Kažko, kas veikia pagal tvarkaraštį ir randa pradelstas sąskaitas. Publikuota žiniatinklio programa, kuri užmiega, kai nenaudojama, pati nepabus, todėl paklauskite kūrėjo, kaip bus paleidžiamas patikrinimas – pavyzdžiui, planuotas kvietimas iš išorinės cron paslaugos į programos galinį tašką.
• Įrašo, kurie priminimai jau išsiųsti, kad niekas negautų to paties laiško du kartus.

Pradėkite nuo rankinio mygtuko „Siųsti priminimą“. Automatizuokite vėliau.

Pirmasis veikiantis užklausimas

Sukurk sąskaitų faktūrų programą mano internetinio dizaino verslui. Prisijungiu ir tvarkau klientus (vardas, įmonė, el. paštas, atsiskaitymo adresas, PVM numeris). Kuriu sąskaitas su eilutėmis (aprašymas, kiekis, vieneto kaina), PVM norma kiekvienai eilutei, ir matau tarpinę sumą, PVM ir galutinę sumą, apskaičiuojamas iš karto. Sąskaitų numeriai nuoseklūs (INV-0001, INV-0002) ir priskiriami, kai pažymiu sąskaitą kaip išsiųstą; juodraščiai lieka redaguojami, išsiųstos sąskaitos užrakinamos. Kiekviena sąskaita turi statusą (juodraštis, išsiųsta, apmokėta, pradelsta) ir mokėjimo datą; pradelsta nustatoma pagal mokėjimo datą. Kiekviena sąskaita gauna privatią bendrinamą nuorodą ir PDF atsisiuntimą su mano logotipu ir banko duomenimis. Skydelis rodo visą neapmokėtą ir pradelstą sumą. Sumas saugok pensais. Tik GBP. Visa informacija saugoma duomenų bazėje.

Kūrimo žingsniai

1. Pirma nustatymai ir klientai. Įsitikinkite, kad jūsų verslo duomenys ir klientų sąrašas veikia, nes nuo jų priklauso kiekviena sąskaita.
2. Sąskaitos redaktorius. Eilutės, mokesčiai ir sumos. Išbandykite su nepatogiais skaičiais – pavyzdžiui, 3 × £33,33 su 20 % PVM – ir palyginkite sumas su skaičiuokle.
3. Numeravimas ir užrakinimas. Išrašykite tris sąskaitas, ištrinkite juodraštį, išrašykite dar vieną. Numeriai turi išlikti nuoseklūs be tarpų ir dublikatų.
4. Sąskaitos puslapis ir PDF. Atidarykite bendrinamą nuorodą privačiame lange. Atspausdinkite PDF.
5. Mokėjimai. Pridėkite Stripe bandomajame režime, apmokėkite sąskaitą bandomąja kortele, patikrinkite, ar webhook pažymi ją apmokėta.
6. Saugumo patikra. Atsijunkite ir pabandykite atidaryti kito kliento sąskaitą pakeisdami ID URL. Veikti turėtų tik privati nuoroda, ir ji neturėtų atskleisti kitų sąskaitų. Mūsų saugumo kontrolinis sąrašas DI sukurtoms programoms turi daugiau bandymų.
7. Eksportas. Pridėkite sąskaitų ir mokėjimų CSV eksportą jūsų buhalteriui.

Dažniausios klaidos

• Pinigai su slankiuoju kableliu. £0,1 + £0,2 nelygu £0,3 – tai tikra klaida tikrose programose. Saugokite sveikus mažiausius vienetus.
• Redaguojamos išsiųstos sąskaitos. Pakeitus sąskaitą, kai klientas jau ją gavo, kyla ginčų ir apskaitos problemų.
• Numeriai priskiriami juodraščiui. Atsiranda tarpai ir painiava.
• Nuspėjamos sąskaitų nuorodos. /invoice/42 kviečia kažką bandyti /invoice/43. Naudokite ilgus atsitiktinius žetonus.
• Prielaida, kad taisyklė viena. Mokesčių normos, atvirkštinis apmokestinimas ir privalomi tekstai skiriasi pagal šalį ir kliento tipą. Klauskite buhalterio; neleiskite DI spėlioti.
• Jokios atsarginės kopijos. Sąskaitos yra įrašai, kuriuos galite būti įpareigoti saugoti metų metus. Reguliariai eksportuokite, o planuose, kuriuose tai leidžiama, saugokite kodą GitHub.

Sąnaudos ir įrankiai

Kada geresnė paruošta sąskaitų programinė įranga

Kurkite savo, kai sąskaitų išrašymas yra jūsų darbo eigos dalis, kai norite įrankio, pritaikyto tiksliai jūsų atsiskaitymo būdui, arba kai pridedate sąskaitas prie jau turimos programos. Rinkitės įsitvirtinusią apskaitos ar sąskaitų programinę įrangą, kai:

• Reikia buhalterijos, banko srautų, išlaidų sekimo ir mokesčių deklaracijų vienoje vietoje.
• Jūsų šalis reikalauja elektroninių sąskaitų konkrečiu formatu ar per sertifikuotą kanalą.
• Norite, kad jūsų buhalteris dirbtų įrankyje, kurį jau pažįsta.

Dažnas tarpinis kelias: kurkite dalį, kuri yra specifinė jums (darbai, darbo laiko apskaita, klientų portalas, kuriame klientai mato savo sąskaitas), o skaičius eksportuokite į apskaitos programinę įrangą. Pirkti ar kurti programinę įrangą mažam verslui aptaria šį sprendimą.

Kaip tai daryti su Mythex

Mythex pokalbyje aprašote sąskaitų programą ir stebite, kaip ji formuojasi gyvoje peržiūroje. Kai programai reikia, pridedama duomenų bazė, API raktai, pavyzdžiui, jūsų Stripe paslaptis, saugomi projekto paslaptyse, o programa paskelbiama adresu, kurį galite iškart naudoti. Stripe receptas dokumentacijoje rodo sąranką su jūsų pačių raktais. Norėdami pradėti nuo užklausimo, kuris jau aprašo pagrindus, išbandykite sąskaitų generatoriaus ar laisvai samdomo specialisto sąskaitų šablonus.

Klausimai