Как да създадете приложение за проследяване на време: таймери, табели с часове и отчети

Приложение за проследяване на време записва кой по какво е работил, колко дълго и дали това време може да се фактурира. За да създадете такова, ви трябват клиенти и проекти, срещу които да се проследява, таймер, който оцелява, когато браузърът е затворен, начин за добавяне и поправяне на записи ръчно, седмична табела с часове и отчети, които превръщат суровите записи в суми. Инструмент за създаване на приложения с ИИ може да направи работеща първа версия по една ясна подкана. Решенията, които имат значение, са правилата: закръгляне, кой какво може да редактира, кога една седмица се заключва и какво се смята за фактурируемо.

Решете за какво проследявате времето

Едно и също приложение изглежда различно според причината зад него:

• Фактуриране на клиенти. Часове по клиент, ставка на човек или проект и чист експорт за фактури. Точността и одитната следа са най-важни.
• Заплати за почасово наети служители. Часове на вход и изход, почивки, правила за извънредни часове и одобрение от мениджър. Важат местните трудови правила, затова проверете какви записи сте длъжни да пазите.
• Разбиране къде отива времето. Лична или екипна информация, оценки срещу реално изпълнение. Скоростта на въвеждане е по-важна от одобренията.

Изберете една основна цел за първата версия. Тракерът за фрийлансър за фактуриране и часовникът за смяна в склад споделят таймер и почти нищо друго.

Какво трябва на приложението

Данни

Запазвайте начален и краен час при всеки запис и извеждайте продължителността от тях. Записите, въведени като „2ч 15мин“ без часове, могат да пазят само продължителността, но запазете дата.

Страници

• Таймер и днес: голям бутон за старт и стоп, избор на проект и записите за днес отдолу.
• Седмичен изглед: решетка с проекти по страничната линия и дни в хоризонтална посока, където хората въвеждат часове директно. Мнозина предпочитат това пред таймерите.
• Отчети: часове по клиент, проект и човек за даден период, с разделение на фактурируеми и нефактурируеми, и експорт в CSV.
• Администрация: управление на клиенти, проекти, хора и ставки.

Права

Преди да строите, запишете кой какво може да прави:

• Хората виждат и редактират собствените си записи.
• Мениджърите виждат записите на екипа си и одобряват седмици.
• Само администраторите променят ставките и, идеално, само администраторите ги виждат изобщо.
• Никой не редактира запис, след като е одобрен или фактуриран, освен ако администратор не го отвори отново.

Последното правило е това, което прави отчетите надеждни. Нашето ръководство за добавяне на вход към приложението обхваща входа, а контрол на достъпа по роли – ролите.

Решения и компромиси

Таймер, ръчно въвеждане или и двете

Таймерите са точни, когато хората не забравят да ги стартират, а това не винаги се случва. Ръчното въвеждане е бързо за хората, които попълват седмицата си в петък. Повечето екипи се нуждаят и от двете, и от начин да редактират запис от таймер след това. Ако изградите само едно, изградете седмичната решетка; тя е по-проста и покрива случая „забравих да стартирам“.

Къде живее работещият таймер

Таймер, който брои в браузъра, губи всичко, когато разделът се затвори. Запазвайте началното време в базата данни, когато някой натисне старт, и показвайте изминалото време, като изваждате това от сега. Таймерът тогава продължава да работи при презареждания, лаптопи и телефони. Решете дали един човек може да пуска два таймера едновременно. Обикновено отговорът е не: стартирането на нов спира стария.

Закръгляне

Чести правила са закръгляне на всеки запис нагоре до най-близките 6, 15 или 30 минути. Пазете точните часове в базата и прилагайте закръгляне само в отчетите и фактурите. Показвайте и двете числа в отчетите, за да не се изненада никой.

Заключване и одобрения

Без заключване часовете от миналия месец, които са фактурирани, могат да се променят след като фактурата е изпратена. Прост модел: хората изпращат седмица, мениджър я одобрява и одобрените записи стават само за четене. Ако фактурирате от приложението, маркирайте записите като фактурирани, за да не могат да бъдат таксувани два пъти.

Часови зони и полунощ

Пазете времената в UTC и показвайте в часовата зона на човека. Решете към кой ден принадлежи запис, който върви от 23:00 до 01:00. Обичайният отговор е денят, в който е започнал.

Първа подкана, която работи

Създай приложение за проследяване на време за дизайнерско студио с шест души. Данни: клиенти (име, почасова ставка), проекти (клиент, име, бюджетни часове) и записи на време (човек, проект, начало, край, бележка, фактурируем да/не, статус чернова/изпратен/одобрен). Страници: страница „Днес“ с таймер за старт и стоп и избор на проект, който запазва началния час в базата, за да оцелее таймерът при презареждане; страница „Седмица“ с проектите като редове и понеделник до неделя като колони, където хората могат да въвеждат часове директно; страница „Отчети“, която показва часове по клиент, проект и човек за даден период, разделени на фактурируеми и нефактурируеми, с експорт в CSV; и страница „Администрация“ за клиенти, проекти и хора. Само един таймер може да работи на човек. Одобрените записи не могат да се редактират. Пази времената в UTC и ги показвай в часовата зона на потребителя. Чист, бърз дизайн, удобен за клавиатура.

Тя назовава таблиците, страниците, поведението на таймера и правилото за заключване – неща, които ИИ иначе би трябвало да налучка.

Стъпки за изграждане

1. Първо проекти и ръчни записи. Клиенти, проекти, форма за добавяне на запис и списък. Уверете се, че сумите се събират.
2. Таймер. Старт, стоп, един работещ таймер на човек, запазен начален час. Тествайте: стартирайте таймер, затворете раздела и го отворете отново.
3. Седмична решетка. Въвеждането на часове в клетка създава или обновява запис.
4. Вход и роли. Добавете ги, преди реални хора да използват приложението, за да не виждат ставки или чужди записи по погрешка.
5. Изпращане и одобрение. Седмично изпращане, одобрение от мениджър, само за четене след одобрение.
6. Отчети и експорт. Период, групиране, разделяне на фактурируеми, CSV.
7. Ставки и връзки към фактуриране, ако фактурирате клиенти. Пазете създаването на фактури в отделна стъпка или приложение; вижте как да създадете приложение за фактуриране.
8. Тествайте крайните случаи. Запис през полунощ, седмица със смяна на часовото време, два таймера, пуснати от две устройства, редактиране на одобрен запис.

Чести грешки

• Броене на време само в браузъра. Работи в демото и губи часове в реална употреба.
• Закръгляне на съхранените стойности. Никога не можете да върнете точното време.
• Без заключване на одобрени седмици. Отчетите спират да съвпадат с фактурите.
• Всеки вижда ставките на всички. Скрийте ставките според ролята от първия ден.
• Твърде много задължителни полета. Ако записването на време отнема повече от няколко секунди, хората спират да го правят и данните стават измислица. Направете задачата и бележката незадължителни в началото.
• Изграждане на цял мениджър на проекти вътре в тракера. Пазете проектите като прости етикети. Ако ви трябват задачи, дъски и срокове, това е инструмент за управление на проекти – отделен проект.

Кога по-добър избор е готов тракер

Ако екипът ви се нуждае от таймер, седмичен изглед и отчети, специализираните продукти за проследяване на време вече правят това добре. Те идват и с неща, които отнемат реална работа за изграждане: настолни и телефонни приложения, засичане на неактивност, интеграции с календар и инструменти и напомняния за попълване на табелите с часове. За почасови заплати инструмент, създаден за целта, ще се справи с почивките, извънредните часове и водене на записи по-безопасно от първа версия на собствено приложение.

Създайте свое, когато правилата ви не пасват, когато искате часовете да са свързани с данни, които вече пазите (работни задания, поръчки, абонаментни договори, фактури), когато цената на потребител в голям екип нараства, или когато проследяването на време е една част от по-голям вътрешен инструмент. Нашето ръководство за избор между изграждане и покупка на софтуер разглежда компромиса, а ако часовете ви сега живеят в споделена електронна таблица, вижте как да превърнете електронна таблица в приложение.

Създаване с Mythex

В Mythex опишете тракера в чата, а агентът го изгражда в жив преглед. Той добавя специализирана PostgreSQL база данни, когато записите трябва да се пазят, и можете да го поискате директно или да напишете /database. Примерът за вътрешен инструмент в документацията препоръчва да изберете една болезнена стъпка за първата версия, което тук пасва: започнете със записите и седмичната решетка, после добавете таймери и одобрения.

Входът за екипа ви е нещо, което добавяте със собствения си подход за автентикация (рецепта за добавяне на вход). Акаунтите в Mythex са за хората, които създават, не за хората, които ще използват приложението ви. Когато основният поток работи, /test кара агента да премине през превюто (старт на таймер, добавяне на запис, пускане на отчет) и да докладва какво се счупва. За визуална отправна точка разгледайте шаблоните за приложения.

Въпроси