Kako napraviti aplikaciju za praćenje vremena: tajmeri, evidencije i izvještaji

Aplikacija za praćenje vremena bilježi ko je na čemu radio, koliko dugo i da li se to vrijeme može naplatiti. Za njenu izradu trebaju vam klijenti i projekti za praćenje, tajmer koji preživi zatvoren pregledač, način da dodajete i ispravljate unose ručno, sedmična evidencija i izvještaji koji sirove unose pretvaraju u zbirove. AI alat za izradu aplikacija može da napravi radnu prvu verziju iz jednog jasnog prompta. Odluke koje su važne tiču se pravila: zaokruživanje, ko smije šta da mijenja, kada se sedmica zaključava i šta se računa kao naplatno.

Odlučite za šta pratite vrijeme

Ista aplikacija izgleda drugačije zavisno od razloga iza nje:

• Naplata klijentima. Sati po klijentu, tarifa po osobi ili projektu i čist izvoz za fakture. Tačnost i trag revizije su najvažniji.
• Plate za radnike na sat. Prijava i odjava, pauze, pravila za prekovremeni rad i odobrenje menadžera. Važe lokalna pravila o radu, pa provjerite koje evidencije morate čuvati.
• Razumijevanje gdje odlazi vrijeme. Lični ili timski uvid, procjene naspram stvarnog. Brzina unosa važnija je od tokova odobravanja.

Izaberite jedan kao glavni posao za prvu verziju. Tajmer i nekoliko drugih stvari dijeli alat za naplatu freelancera i sat smjene u skladištu, a skoro ništa više.

Šta aplikacija treba

Podaci

Čuvajte vrijeme početka i kraja kod svakog unosa i trajanje izvodite iz njih. Unosi upisani kao "2h 15min" bez vremena mogu čuvati samo trajanje, ali zadržite datum.

Stranice

• Tajmer i danas: veliko dugme za start i stop, izbor projekta i današnji unosi ispod.
• Sedmični prikaz: mreža s projektima niz lijevu stranu i danima preko, gdje ljudi direktno upisuju sate. Mnogi više vole ovo od tajmera.
• Izvještaji: sati po klijentu, projektu i osobi za datumski raspon, s podjelom na naplatno i nenaplatno i izvozom u CSV.
• Administracija: upravljanje klijentima, projektima, osobama i tarifama.

Dozvole

Prije izrade zapišite ko šta može da radi:

• Ljudi vide i uređuju svoje unose.
• Menadžeri vide unose svog tima i odobravaju sedmice.
• Samo administratori mijenjaju tarife, i idealno samo administratori uopšte vide tarife.
• Niko ne uređuje unos nakon što je odobren ili fakturisan, osim ako ga administrator ponovo ne otvori.

Zadnje pravilo čini izvještaje pouzdanim. Naš vodič o dodavanju prijave u aplikaciju pokriva stranu prijave, a kontrola pristupa zasnovana na ulogama pokriva uloge.

Odluke i kompromisi

Tajmer, ručni unos ili oboje

Tajmeri su tačni kada se ljudi sjete da ih pokrenu, a to nije uvijek slučaj. Ručni unos je brz za ljude koji popunjavaju sedmicu u petak. Većina timova treba oboje, i način da se unos s tajmera uredi naknadno. Ako pravite samo jedno, pravite sedmičnu mrežu; jednostavnija je i pokriva slučaj kada se zaboravi pokrenuti tajmer.

Gdje živi aktivan tajmer

Tajmer koji broji u pregledaču gubi sve kada se kartica zatvori. Sačuvajte vrijeme početka u bazu podataka kada neko pritisne start, a prikazujte proteklo vrijeme oduzimanjem od sadašnjeg. Tajmer tada nastavlja raditi kroz osvježavanja, laptopove i telefone. Odlučite da li jedna osoba može imati dva tajmera istovremeno. Obično je odgovor ne: pokretanje novog zaustavlja stari.

Zaokruživanje

Uobičajena pravila su zaokruživanje svakog unosa na najbližih 6, 15 ili 30 minuta. Čuvajte tačna vremena u bazi podataka, a zaokruživanje primjenjujte samo u izvještajima i fakturama. U izvještajima prikažite oba broja da niko ne bude iznenađen.

Zaključavanje i odobravanja

Bez zaključavanja, fakturisani sati prošlog mjeseca mogu se promijeniti nakon što je faktura izašla. Jednostavan model: ljudi šalju sedmicu, menadžer je odobrava, a odobreni unosi postaju samo za čitanje. Ako fakturišete iz aplikacije, označite unose kao fakturisane kako se ne bi naplatili dvaput.

Vremenske zone i ponoć

Čuvajte vremena u UTC i prikazujte ih u vremenskoj zoni osobe. Odlučite kojem danu pripada unos koji traje od 23:00 do 01:00. Uobičajen odgovor je dan kada je počeo.

Prvi prompt koji funkcioniše

Napravi aplikaciju za praćenje vremena za dizajnerski studio sa šest osoba. Podaci: klijenti (naziv, satnica), projekti (klijent, naziv, budžetski sati) i unosi vremena (osoba, projekat, početak, kraj, napomena, naplativo da/ne, status nacrt/poslato/odobreno). Stranice: stranica Danas sa tajmerom za start i stop i izborom projekta koji čuva vrijeme početka u bazu podataka, tako da tajmer preživi osvježavanje; stranica Sedmica s projektima kao redovima i ponedjeljkom do nedjelje kao kolonama, gdje ljudi direktno upisuju sate; stranica Izvještaji koja prikazuje sate po klijentu, projektu i osobi za datumski raspon, podijeljene na naplatno i nenaplatno, s izvozom u CSV; i stranica Administracija za klijente, projekte i osobe. Samo jedan tajmer može raditi po osobi. Odobreni unosi ne mogu se uređivati. Čuvaj vremena u UTC i prikazuj ih u vremenskoj zoni korisnika. Čist, brz dizajn prijatan za tastaturu.

Navodi tabele, stranice, ponašanje tajmera i pravilo zaključavanja, što bi AI inače pogađao.

Koraci izrade

1. Prvo projekti i ručni unosi. Klijenti, projekti, obrazac za dodavanje unosa i lista. Provjerite da se zbirovi slažu.
2. Tajmer. Start, stop, jedan aktivan tajmer po osobi, sačuvano vrijeme početka. Testirajte tako što pokrenete tajmer, zatvorite karticu i ponovo je otvorite.
3. Sedmična mreža. Upisivanje sati u ćeliju kreira ili ažurira unos.
4. Prijava i uloge. Dodajte ih prije nego što stvarni ljudi počnu da koriste aplikaciju, kako niko slučajno ne bi vidio tarife ili tuđe unose.
5. Slanje i odobravanje. Sedmično slanje, odobravanje menadžera, samo za čitanje nakon odobravanja.
6. Izvještaji i izvoz. Datumski raspon, grupisanje, podjela na naplatno, CSV.
7. Tarife i veze za fakturisanje ako naplaćujete klijentima. Izradu faktura držite u zasebnom koraku ili aplikaciji; pogledajte kako napraviti aplikaciju za fakturisanje.
8. Testirajte rubne slučajeve. Unos koji prelazi ponoć, sedmica s promjenom ljetnjeg računanja vremena, dva tajmera pokrenuta s dva uređaja, uređivanje odobrenog unosa.

Česte greške

• Računanje vremena samo u pregledaču. Radi u demou, a u stvarnoj upotrebi gubi sate.
• Zaokruživanje sačuvanih vrijednosti. Tačno vrijeme nikada ne možete ponovo dobiti.
• Bez zaključavanja odobrenih sedmica. Izvještaji prestanu da se slažu s fakturama.
• Svi vide tuđe tarife. Sakrijte tarife po ulozi od prvog dana.
• Previše obaveznih polja. Ako unos vremena traje duže od nekoliko sekundi, ljudi prestanu da ga rade, a podaci postanu fikcija. Zadatak i napomenu u početku učinite opcionalnim.
• Pravljenje punog upravljača projektima unutar alata za praćenje. Držite projekte kao jednostavne oznake. Ako trebate zadatke, table i rokove, to je alat za upravljanje projektima, zaseban posao.

Kada je gotov alat za praćenje bolji izbor

Ako vašem timu trebaju tajmer, sedmični prikaz i izvještaji, namjenski proizvodi za praćenje vremena to već dobro rade. Dolaze i sa stvarima čija izrada traži pravi rad: aplikacije za desktop i telefon, otkrivanje neaktivnosti, integracije s kalendarom i alatima, te podsjetnici za popunjavanje evidencija. Za plate po satu, alat napravljen za to pouzdanije će obraditi pauze, prekovremeni rad i vođenje evidencije nego prilagođena aplikacija prve verzije.

Gradite sopstvenu kada vaša pravila ne odgovaraju, kada želite da sati budu povezani s podacima koje već čuvate (poslovi, radni nalozi, retainer ugovori, fakture), kada cijena po korisniku u velikom timu postaje visoka ili kada je praćenje vremena dio većeg internog alata. Naš vodič o izradi naspram kupovini softvera prolazi kroz taj kompromis, a ako su vaši sati trenutno u zajedničkoj tabeli, pogledajte kako pretvoriti tabelu u aplikaciju.

Izrada s Mythexom

Na Mythexu aplikaciju za praćenje opisujete u chatu, a agent je gradi u živom pregledu. Dodaje namjensku Postgres bazu podataka kada unosi treba sačuvati, a to možete zatražiti direktno ili upisati /database. Primjer internog alata u dokumentaciji predlaže da za prvu verziju izaberete jedan bolan korak, što ovdje odgovara: počnite s unosima i sedmičnom mrežom, pa dodajte tajmere i odobravanja.

Prijavu za vaš tim dodajete sopstvenim pristupom za autentifikaciju (recept za dodavanje prijave). Mythex nalozi su za ljude koji prave aplikaciju, a ne za ljude koji je koriste. Kada osnovni tok radi, /test nalaže agentu da klikće po pregledu (pokrene tajmer, doda unos, napravi izvještaj) i prijavi šta se pokvari. Za vizuelnu polaznu tačku pogledajte šablone aplikacija.

Pitanja