Näin rakennat ajanseurantasovelluksen: ajastimet, tuntilistat ja raportit

Ajanseurantasovellus kirjaa, kuka teki mitä, kuinka kauan ja voidaanko se laskuttaa. Sen rakentamiseen tarvitset asiakkaat ja projektit, joita vasten seurata, ajastimen, joka selviää suljetusta selainvälilehdestä, tavan lisätä ja korjata kirjauksia käsin, viikkotuntilistan sekä raportit, jotka muuttavat raakakirjaukset summiksi. Tekoälyllä toimiva sovellusrakentaja voi tuottaa toimivan ensiversion yhdestä selkeästä kehotteesta. Ratkaisevat päätökset koskevat sääntöjä: pyöristystä, sitä kuka saa muokata mitäkin, sitä milloin viikko lukitaan ja sitä, mikä on laskutettavaa.

Päätä, mihin aikaa seurataan

Sama sovellus näyttää erilaiselta sen mukaan, mikä on syy taustalla:

• Asiakkaiden laskutus. Tunnit asiakasta kohden, taksa henkilöä tai projektia kohden ja siisti vienti laskuja varten. Tarkkuus ja tarkastusjälki ovat tärkeimpiä.
• Palkanlaskenta tuntipalkkaisille. Sisään- ja uloskirjautuminen, tauot, ylityösäännöt ja esimiehen hyväksyntä. Paikalliset työlainsäädännön säännöt koskevat tätä, joten tarkista, mitä kirjauksia sinun on pakko säilyttää.
• Ymmärtää, minne aika menee. Henkilökohtainen tai tiimin oivallus, arvioiden ja toteutuneiden erot. Kirjaamisen nopeus on tärkeämpi kuin hyväksyntäprosessit.

Valitse yksi pääasiallinen tehtävä ensimmäiseen versioon. Freelancerin laskutusseuranta ja varaston vuorokello jakavat ajastimen ja hyvin vähän muuta.

Mitä sovellus tarvitsee

Data

Tallenna aloitus- ja lopetusaika jokaiseen kirjaukseen ja johda kesto niistä. Kirjaukset, jotka on kirjoitettu „2h 15min” ilman aikoja, voivat tallentaa pelkän keston, mutta säilytä päivämäärä.

Sivut

• Ajastin ja tänään: iso käynnistys- ja pysäytyspainike, projektin valitsin ja tämän päivän kirjaukset sen alla.
• Viikkonäkymä: ruudukko, jossa projektit ovat rivejä ja päivät sarakkeina ja johon ihmiset kirjoittavat tunnit suoraan. Monet pitävät tästä enemmän kuin ajastimista.
• Raportit: tunnit asiakkaittain, projekteittain ja henkilöittäin valitulla aikavälillä, jaettuna laskutettaviin ja ei-laskutettaviin, sekä CSV-vienti.
• Ylläpito: asiakkaiden, projektien, henkilöiden ja taksojen hallinta.

Oikeudet

Kirjoita ylös, kuka saa tehdä mitä ennen rakentamista:

• Ihmiset näkevät ja muokkaavat omia kirjauksiaan.
• Esimiehet näkevät tiiminsä kirjaukset ja hyväksyvät viikot.
• Vain ylläpitäjät muuttavat taksoja, ja mieluiten vain ylläpitäjät näkevät ne ylipäätään.
• Kukaan ei muokkaa kirjausta, kun se on hyväksytty tai laskutettu, ellei ylläpitäjä avaa sitä uudelleen.

Tuo viimeinen sääntö tekee raporteista luotettavia. Oppaamme kirjautumisen lisäämisestä sovellukseesi kattaa kirjautumisen puolen ja roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta roolit.

Päätökset ja kompromissit

Ajastin, manuaalinen kirjaus vai molemmat

Ajastimet ovat tarkkoja, kun ihmiset muistavat käynnistää ne, mikä ei aina tapahdu. Manuaalinen kirjaus on nopea ihmisille, jotka täyttävät viikkonsa perjantaina. Useimmat tiimit tarvitsevat molempia sekä tavan muokata ajastimen kirjausta jälkikäteen. Jos rakennat vain yhden, rakenna viikkoruudukko: se on yksinkertaisempi ja kattaa unohtamistapauksen.

Missä käynnissä oleva ajastin elää

Selaimessa laskeva ajastin menettää kaiken, kun välilehti suljetaan. Tallenna aloitusaika tietokantaan heti, kun joku painaa käynnistystä, ja näytä kulunut aika vähentämällä siitä nykyhetki. Ajastin jatkuu silloin päivitysten, kannettavien ja puhelimien yli. Päätä, voiko yksi henkilö käyttää kahta ajastinta yhtä aikaa. Yleensä vastaus on ei: uuden aloittaminen pysäyttää vanhan.

Pyöristys

Yleisiä sääntöjä ovat pyöristys ylöspäin lähimpään 6, 15 tai 30 minuuttiin. Säilytä tarkat ajat tietokannassa ja tee pyöristys vain raporteissa ja laskuissa. Näytä molemmat luvut raporteissa, ettei kukaan yllty.

Lukitus ja hyväksynnät

Ilman lukitusta viime kuun laskutettuja tunteja voi muuttaa laskun lähdettyä. Yksinkertainen malli: ihmiset lähettävät viikon, esimies hyväksyy sen ja hyväksytyt kirjaukset muuttuvat vain luettaviksi. Jos laskutat sovelluksesta, merkitse kirjaukset laskutetuiksi, jotta niitä ei laskuteta kahdesti.

Aikavyöhykkeet ja keskiyö

Tallenna ajat UTC-muodossa ja näytä ne henkilön aikavyöhykkeellä. Päätä, mihin päivään kirjaus kuuluu, joka kestää klo 23:sta klo 01:een. Yleinen vastaus on päivä, jona se alkoi.

Ensimmäinen toimiva kehote

Rakenna ajanseurantasovellus kuuden hengen suunnittelutoimistolle. Data: asiakkaat (nimi, tuntihinta), projektit (asiakas, nimi, budjettitunnit) ja ajankirjaukset (henkilö, projekti, alku, loppu, muistiinpano, laskutettava kyllä/ei, tila luonnos/lähetetty/hyväksytty). Sivut: Tänään-sivu, jossa on käynnistys- ja pysäytysajastin sekä projektin valitsin, joka tallentaa aloitusajan tietokantaan, jotta ajastin säilyy päivityksen yli; Viikko-sivu, jossa projektit ovat rivejä ja maanantai–sunnuntai sarakkeina ja jossa ihmiset voivat kirjoittaa tunnit suoraan; Raportit-sivu, joka näyttää tunnit asiakkaittain, projekteittain ja henkilöittäin valitulla aikavälillä, jaettuna laskutettaviin ja ei-laskutettaviin, CSV-viennillä; sekä Ylläpito-sivu asiakkaille, projekteille ja henkilöille. Yhdellä henkilöllä voi olla vain yksi ajastin käynnissä. Hyväksyttyjä kirjauksia ei voi muokata. Tallenna ajat UTC-muodossa ja näytä ne käyttäjän aikavyöhykkeellä. Siisti, nopea ja näppäimistöystävällinen muotoilu.

Kehote nimeää taulut, sivut, ajastimen käyttäytymisen ja lukitussäännön — asiat, jotka tekoäly muuten arvaisi.

Rakennusvaiheet

1. Projektit ja manuaaliset kirjaukset ensin. Asiakkaat, projektit, lomake kirjauksen lisäämiseen ja lista. Varmista, että summat täsmäävät.
2. Ajastin. Käynnistys, pysäytys, yksi käynnissä oleva ajastin henkilöä kohden, tallennettu aloitusaika. Testaa käynnistämällä ajastin, sulkemalla välilehti ja avaamalla se uudelleen.
3. Viikkoruudukko. Tuntien kirjoittaminen soluun luo tai päivittää kirjauksen.
4. Kirjautuminen ja roolit. Lisää ne ennen kuin oikeat ihmiset käyttävät sovellusta, jotta kukaan ei vahingossa näe taksoja tai toisten kirjauksia.
5. Lähetys ja hyväksyntä. Viikoittainen lähetys, esimiehen hyväksyntä, vain luettava hyväksynnän jälkeen.
6. Raportit ja vienti. Aikaväli, ryhmittely, laskutettavien jako, CSV.
7. Taksat ja laskutuksen liitännät, jos laskutat asiakkaita. Pidä laskun luominen erillisessä vaiheessa tai sovelluksessa; katso miten rakennat laskutussovelluksen.
8. Testaa reunatapaukset. Keskiyön yli menevä kirjaus, kesäajan vaihtuva viikko, kaksi ajastinta kahdelta laitteelta, hyväksytyn kirjauksen muokkaaminen.

Yleisiä virheitä

• Ajan laskeminen vain selaimessa. Se toimii demossa ja menettää tunteja todellisessa käytössä.
• Tallennettujen arvojen pyöristäminen. Tarkkaa aikaa ei voi enää palauttaa.
• Ei lukitusta hyväksytyille viikoille. Raportit lakkaavat vastaamasta laskuja.
• Kaikki näkevät kaikkien taksat. Piilota taksat roolin mukaan ensimmäisestä päivästä lähtien.
• Liian monta pakollista kenttää. Jos ajan kirjaaminen vie enemmän kuin muutaman sekunnin, ihmiset lopettavat sen ja data muuttuu fiktioksi. Tee tehtävä ja muistiinpano alussa valinnaisiksi.
• Täyden projektinhallintatyökalun rakentaminen seurannan sisään. Pidä projektit yksinkertaisina nimilappuina. Jos tarvitset tehtäviä, tauluja ja deadlineja, kyse on projektinhallintatyökalusta, erillisestä rakennelmasta.

Milloin valmis seurantatyökalu on parempi valinta

Jos tiimisi tarvitsee ajastimen, viikkonäkymän ja raportit, erikoistuneet ajanseurantatuotteet hoitavat tämän jo hyvin. Ne tulevat myös valmiina asioista, joiden rakentaminen vaatii todellista työtä: työpöytä- ja puhelinsovellukset, tyhjäkäynnin tunnistus, kalenteri- ja työkaluintegraatiot sekä muistutukset tuntilistojen täyttämisestä. Tuntipalkan laskentaan työkalu, joka on tehty sitä varten, käsittelee tauot, ylityön ja kirjanpidon turvallisemmin kuin ensimmäisen version oma sovellus.

Rakenna oma, kun sääntösi eivät sovi, kun haluat tunnit kytkettynä dataan, jota jo ylläpidät (työt, työmääräykset, retainerit, laskut), kun käyttäjäkohtainen hinnoittelu suuressa tiimissä kasvaa suureksi tai kun ajanseuranta on osa suurempaa sisäistä työkalua. Oman ja valmiin ohjelmiston vertailu käy kompromissin läpi, ja jos tuntisi ovat nyt jaetussa taulukossa, katso miten muutat taulukon sovellukseksi.

Rakentaminen Mythexillä

Mythexissä kuvaat seurantatyökalun chatissa, ja agentti rakentaa sen live-esikatselussa. Se lisää oman Postgres-tietokannan, kun kirjauksia täytyy tallentaa; voit pyytää sitä suoraan tai kirjoittaa /database. Sisäisen työkalun käyttötapaus dokumentaatiossa ehdottaa yhden kivuliaan vaiheen valitsemista ensimmäiseen versioon, mikä sopii tähän hyvin: aloita kirjauksista ja viikkoruudukosta ja lisää ajastimet ja hyväksynnät myöhemmin.

Tiimisi kirjautuminen lisätään omalla autentikointitavallasi (lisää kirjautuminen -resepti). Mythex-tilit ovat rakentajille, eivät sovelluksesi käyttäjille. Kun ydinvirta toimii, /test antaa agentin klikkailla esikatselua läpi (käynnistä ajastin, lisää kirjaus, aja raportti) ja kertoa, mikä hajoaa. Visuaaliseen lähtökohtaan selaa sovellusmalleja.

Kysymykset