Comment créer une application de suivi du temps : minuteurs, feuilles de temps et rapports

Une application de suivi du temps enregistre qui a travaillé sur quoi, pendant combien de temps, et si ce temps peut être facturé. Pour en créer une, il vous faut des clients et des projets à suivre, un minuteur qui survit à la fermeture d'un onglet, un moyen d'ajouter et de corriger des entrées à la main, une feuille de temps hebdomadaire et des rapports qui transforment les entrées brutes en totaux. Un générateur d'applications par IA peut produire une première version fonctionnelle à partir d'une invite claire. Les décisions qui comptent concernent les règles : l'arrondissement, qui peut modifier quoi, quand une semaine est verrouillée et ce qui est facturable.

Décider à quoi servira le suivi du temps

La même application ressemble à autre chose selon la raison qui la motive :

Facturer des clients. Heures par client, taux par personne ou par projet, et exportation propre pour les factures. La précision et une piste de vérification comptent le plus.
La paie du personnel horaire. Pointage d'entrée et de sortie, pauses, règles des heures supplémentaires et approbation par un gestionnaire. Les règles du travail locales s'appliquent, alors vérifiez les registres que vous devez conserver.
Comprendre où va le temps. Estimations par rapport au réel, pour une personne ou une équipe. La vitesse de saisie compte davantage que les flux d'approbation.

Choisissez une fonction principale pour la première version. Un outil de facturation pour un travailleur autonome et une horloge de quart pour un entrepôt partagent un minuteur et très peu d'autres choses.

Ce dont l'application a besoin

Données

Table	Champs clés
Clients	Nom, taux horaire par défaut, actif oui/non
Projets	Client, nom, budget en heures (facultatif), facturable par défaut oui/non
Tâches ou catégories	Projet, nom (conception, réunions, soutien) — facultatif au début
Entrées de temps	Personne, projet, tâche, heure de début, heure de fin, durée, note, facturable oui/non, statut (brouillon, soumis, approuvé), facturé oui/non
Personnes	Nom, courriel, rôle, taux de coût ou taux de facturation

Enregistrez l'heure de début et l'heure de fin pour chaque entrée et dérivez la durée à partir de celles-ci. Les entrées saisies comme « 2 h 15 min » sans heures peuvent n'enregistrer que la durée, mais conservez une date.

Autorisations

Écrivez qui peut faire quoi avant de construire :

Les personnes voient et modifient leurs propres entrées.
Les gestionnaires voient les entrées de leur équipe et approuvent les semaines.
Seuls les administrateurs modifient les taux, et idéalement seuls les administrateurs les voient.
Personne ne modifie une entrée une fois approuvée ou facturée, sauf si un administrateur la rouvre.

Cette dernière règle est ce qui rend les rapports dignes de confiance. Notre guide sur l'ajout d'une connexion à votre application couvre la partie connexion, et le contrôle d'accès basé sur les rôles couvre les rôles.

Décisions et compromis

Minuteur, saisie manuelle ou les deux

Les minuteurs sont précis lorsque les gens pensent à les démarrer, ce qui n'est pas toujours le cas. La saisie manuelle est rapide pour les personnes qui remplissent leur semaine le vendredi. La plupart des équipes ont besoin des deux, ainsi que d'un moyen de modifier une entrée de minuteur après coup. Si vous n'en construisez qu'un, construisez la grille hebdomadaire : elle est plus simple et couvre le cas de l'oubli de démarrer le minuteur.

Où vit le minuteur en cours

Un minuteur qui compte dans le navigateur perd tout quand l'onglet se ferme. Enregistrez l'heure de début dans la base de données au moment où la personne appuie sur démarrer, et affichez le temps écoulé en soustrayant cette heure de l'heure actuelle. Le minuteur continue alors de fonctionner d'un rafraîchissement à l'autre, sur un ordinateur portable comme sur un téléphone. Décidez si une personne peut lancer deux minuteurs à la fois. La réponse habituelle est non : en démarrer un nouveau arrête l'ancien.

Arrondissement

Les règles courantes consistent à arrondir chaque entrée au multiple supérieur de 6, 15 ou 30 minutes. Conservez les heures exactes dans la base de données et n'appliquez l'arrondissement que dans les rapports et les factures. Affichez les deux nombres dans les rapports pour que personne ne soit surpris.

Verrouillage et approbations

Sans verrouillage, les heures facturées du mois dernier peuvent changer après l'envoi de la facture. Un modèle simple : les personnes soumettent une semaine, un gestionnaire l'approuve, et les entrées approuvées deviennent en lecture seule. Si vous facturez depuis l'application, marquez les entrées comme facturées pour qu'elles ne puissent pas l'être deux fois.

Fuseaux horaires et minuit

Stockez les heures en UTC et affichez-les dans le fuseau horaire de la personne. Décidez à quel jour appartient une entrée qui va de 23 h à 1 h. La réponse habituelle est le jour où elle a commencé.

Une première invite qui fonctionne

Créez une application de suivi du temps pour un studio de design de six personnes. Données : clients (nom, taux horaire), projets (client, nom, heures budgétées) et entrées de temps (personne, projet, début, fin, note, facturable oui/non, statut brouillon/soumis/approuvé). Pages : une page Aujourd'hui avec un minuteur démarrer/arrêter et un sélecteur de projet qui enregistre l'heure de début dans la base de données pour que le minuteur survive à un rafraîchissement; une page Semaine avec les projets en lignes, du lundi au dimanche en colonnes, où les personnes peuvent saisir directement les heures; une page Rapports affichant les heures par client, projet et personne pour une période donnée, réparties entre facturable et non facturable, avec exportation CSV; et une page Administration pour les clients, les projets et les personnes. Une seule minuterie peut fonctionner par personne. Les entrées approuvées ne peuvent pas être modifiées. Stockez les heures en UTC et affichez-les dans le fuseau horaire de l'utilisateur. Design propre, rapide et utilisable au clavier.

Elle nomme les tables, les pages, le comportement du minuteur et la règle de verrouillage, ce que l'IA devinerait autrement.

Étapes de construction

Projets et saisies manuelles d'abord. Clients, projets, un formulaire pour ajouter une entrée et une liste. Assurez-vous que les totaux s'additionnent.
Minuteur. Démarrer, arrêter, un seul minuteur actif par personne, heure de début enregistrée. Testez : démarrez un minuteur, fermez l'onglet, rouvrez-le.
Grille hebdomadaire. Saisir des heures dans une cellule crée ou met à jour une entrée.
Connexion et rôles. Ajoutez-les avant que de vraies personnes utilisent l'application, pour que personne ne voie les taux ou les entrées des autres par accident.
Soumettre et approuver. Soumission hebdomadaire, approbation par le gestionnaire, lecture seule après approbation.
Rapports et exportation. Période, regroupement, répartition facturable, CSV.
Taux et points d'accès à la facturation si vous facturez des clients. Gardez la création de factures dans une étape ou une application distincte; voir comment créer une application de facturation.
Testez les cas limites. Une entrée qui chevauche minuit, une semaine de changement d'heure, deux minuteurs démarrés depuis deux appareils, la modification d'une entrée approuvée.

Erreurs courantes

Compter le temps seulement dans le navigateur. Cela fonctionne dans la démo et fait perdre des heures en usage réel.
Arrondir les valeurs stockées. Vous ne pourrez jamais retrouver l'heure exacte.
Aucun verrouillage des semaines approuvées. Les rapports ne correspondent plus aux factures.
Tout le monde voit les taux de tout le monde. Masquez les taux selon le rôle dès le premier jour.
Trop de champs obligatoires. Si saisir du temps prend plus de quelques secondes, les gens arrêtent de le faire, et les données deviennent de la fiction. Rendez la tâche et la note facultatives au début.
Construire un gestionnaire de projet complet dans l'outil de suivi. Gardez les projets comme de simples étiquettes. Si vous avez besoin de tâches, de tableaux et d'échéances, c'est un outil de gestion de projet, une construction distincte.

Quand un outil de suivi prêt à l'emploi est préférable

Si votre équipe a besoin d'un minuteur, d'une vue hebdomadaire et de rapports, les produits de suivi du temps spécialisés font déjà cela très bien. Ils offrent aussi des choses qui demandent un réel travail à construire : applications de bureau et mobiles, détection d'inactivité, intégrations avec le calendrier et les autres outils, et rappels pour remplir les feuilles de temps. Pour la paie horaire, un outil conçu pour cela gérera les pauses, les heures supplémentaires et la tenue de registres plus sûrement qu'une application sur mesure de première version.

Créez le vôtre lorsque vos règles ne conviennent pas, lorsque vous voulez relier les heures aux données que vous conservez déjà (travaux, bons de travail, forfaits de services, factures), lorsque la tarification par siège pour une grande équipe s'accumule, ou lorsque le suivi du temps est une partie d'un outil interne plus vaste. Notre guide sur acheter ou construire un logiciel présente le compromis, et si vos heures se trouvent actuellement dans une feuille de calcul partagée, voir comment transformer un tableur en application.

Le construire avec Mythex

Dans Mythex, vous décrivez l'outil de suivi dans le clavardage, et l'agent le construit dans un aperçu en direct. Il ajoute une base de données Postgres dédiée lorsque les entrées doivent être enregistrées, et vous pouvez le demander directement ou taper /database. Le cas d'usage d'outil interne dans la documentation suggère de choisir une étape pénible pour la première version, ce qui convient ici : commencez par les entrées et la grille hebdomadaire, puis ajoutez les minuteurs et les approbations.

La connexion pour votre équipe est quelque chose que vous ajoutez avec votre propre approche d'authentification (recette d'ajout de connexion). Les comptes Mythex sont destinés aux personnes qui construisent, pas à celles qui utilisent votre application. Une fois le flux principal fonctionnel, /test demande à l'agent de parcourir l'aperçu (démarrer un minuteur, ajouter une entrée, produire un rapport) et de signaler ce qui ne fonctionne pas. Pour un point de départ visuel, parcourez les modèles d'applications.

Questions

Quelles fonctions une application de suivi du temps doit-elle avoir?

Une liste de clients et de projets, un minuteur démarrer/arrêter, un moyen d'ajouter ou de corriger des entrées à la main, une vue de feuille de temps hebdomadaire et un rapport des heures par projet et par personne. Les approbations, les taux facturables et les exportations viennent ensuite.

Comment empêcher un minuteur de perdre du temps quand le navigateur se ferme?

Enregistrez l'heure de début dans la base de données dès que le minuteur démarre, et calculez la durée écoulée à partir de cette heure enregistrée. Ainsi, fermer l'onglet, rafraîchir la page ou changer d'appareil ne fait rien perdre.

Faut-il arrondir le temps?

Enregistrez les heures exactes de début et de fin, et n'appliquez l'arrondissement que dans les rapports et les factures. Vous pourrez ainsi changer la règle d'arrondissement plus tard sans réécrire l'historique.

Vaut-il la peine de créer son propre outil de suivi du temps?

Généralement seulement si vos règles sont inhabituelles ou si vous voulez relier les heures à d'autres données que vous conservez déjà, comme les mandats, les clients ou les factures. Pour des minuteurs et des rapports simples, un outil existant est moins coûteux et plus rapide.