Kaip sukurti laiko sekimo programą: laikmačiai, laiko apskaitos lapai ir ataskaitos

Laiko sekimo programa įrašo, kas, su kuo ir kiek laiko dirbo bei ar tą laiką galima apmokestinti. Norint ją sukurti, reikia klientų ir projektų, prieš kuriuos sekti laiką, laikmačio, kuris išgyvena uždarytą naršyklės skirtuką, būdo rankiniu būdu pridėti ir taisyti įrašus, savaitinio laiko apskaitos lapo ir ataskaitų, kurios paverčia žaliavinius įrašus sumomis. DI programų kūrimo įrankis gali sukurti veikiančią pirmą versiją pagal vieną aiškų raginimą. Svarbiausi sprendimai yra taisyklės: apvalinimas, kas gali ką redaguoti, kada savaitė užrakinama ir kas laikoma apmokėtina.

Nuspręskite, dėl ko sekate laiką

Ta pati programa atrodo skirtingai priklausomai nuo priežasties:

• Klientų apmokestinimas. Valandos pagal klientą, kaina už asmenį ar projektą ir aiškus eksportas sąskaitoms. Tikslumas ir audito pėdsakas svarbiausi.
• Atlyginimai valandiniams darbuotojams. Įėjimas ir išėjimas, pertraukos, viršvalandžių taisyklės ir vadovo parašas. Galioja vietinės darbo teisės, todėl patikrinkite, kokius įrašus privalote saugoti.
• Supratimas, kur eina laikas. Asmeninė ar komandinė įžvalga, sąmatos palyginus su faktais. Įvedimo greitis svarbesnis už patvirtinimo srautus.

Pirmai versijai pasirinkite vieną pagrindinį tikslą. Laisvai samdomo dizainerio apmokestinimo sekiklis ir sandėlio pamainų laikrodis turi laikmatį ir labai mažai daugiau.

Ko reikia programai

Duomenys

Kiekviename įraše saugokite pradžios ir pabaigos laiką ir trukmę išvedkite iš jų. Įrašai, įvesti kaip „2 val. 15 min.“ be laiko, gali saugoti tik trukmę, bet turi išlaikyti datą.

Puslapiai

• Laikmatis ir šiandien: didelis paleidimo/sustabdymo mygtukas, projekto pasirinkimas ir šiandienos įrašai žemiau.
• Savaitės vaizdas: tinklelis, kur projektai eina žemyn, o dienos – skersai, ir žmonės valandas įveda tiesiai į langelius. Daugelis žmonių tai mėgsta labiau nei laikmačius.
• Ataskaitos: valandos pagal klientą, projektą ir asmenį pasirinktam datų intervalui, su apmokėtinų ir neapmokėtinų padalijimu bei CSV eksportu.
• Administravimas: klientų, projektų, žmonių ir kainų valdymas.

Leidimai

Prieš kurdami užrašykite, kas ką gali daryti:

• Žmonės mato ir redaguoja savo įrašus.
• Vadovai mato savo komandos įrašus ir tvirtina savaites.
• Kainas keičia tik administratoriai, o idealiu atveju kainas mato tik jie.
• Niekas nekeičia įrašo, kai jis patvirtintas arba įtrauktas į sąskaitą, nebent administratorius jį vėl atidaro.

Paskutinė taisyklė padaro ataskaitas patikimas. Prisijungimo pusę aprašo kaip pridėti prisijungimą prie programos, o vaidmenis – vaidmenimis grįstas prieigos valdymas.

Sprendimai ir kompromisai

Laikmatis, rankinis įvedimas ar abu

Laikmačiai tikslūs, kai žmonės prisimena juos paleisti, o tai ne visada nutinka. Rankinis įvedimas greitas žmonėms, kurie pildo savo savaitę penktadienį. Dauguma komandų reikia abiejų, taip pat galimybės redaguoti laikmačio įrašą vėliau. Jei kursite tik vieną, kurkite savaitės tinklelį: jis paprastesnis ir padengia atvejį „pamiršau paleisti“.

Kur gyvena veikiantis laikmatis

Naršyklėje skaičiuojantis laikmatis praranda viską, kai skirtukas uždaromas. Kai žmogus paspaudžia pradėti, išsaugokite pradžios laiką duomenų bazėje ir rodykite praėjusį laiką atimdami jį iš dabar. Tada laikmatis veikia ir per perkrovimus, nešiojamuosius ir telefonus. Nuspręskite, ar vienas žmogus gali paleisti du laikmačius vienu metu. Paprastai atsakymas – ne: naujo paleidimas sustabdo senąjį.

Apvalinimas

Dažnos taisyklės – kiekvieną įrašą apvalinti iki artimiausių 6, 15 ar 30 minučių. Tikslius laikus laikykite duomenų bazėje, o apvalinimą taikykite tik ataskaitose ir sąskaitose. Ataskaitose rodykite abu skaičius, kad niekas nenustebtų.

Užrakinimas ir patvirtinimai

Be užrakinimo praėjusio mėnesio apmokėtos valandos gali pasikeisti jau išsiuntus sąskaitą. Paprastas modelis: žmonės pateikia savaitę, vadovas ją patvirtina, o patvirtinti įrašai tampa tik skaitomi. Jei sąskaitas kuriate programoje, pažymėkite įrašus kaip įtrauktus į sąskaitą, kad jų nebūtų galima apmokestinti dukart.

Laiko juostos ir vidurnaktis

Laikus saugokite UTC ir rodykite žmogaus laiko juostoje. Nuspręskite, kuriai dienai priklauso įrašas, vykstantis nuo 23:00 iki 01:00. Įprastas atsakymas – diena, kurioje jis prasidėjo.

Pirmasis veikiantis raginimas

Sukurk laiko sekimo programą šešių žmonių dizaino studijai. Duomenys: klientai (pavadinimas, valandinė kaina), projektai (klientas, pavadinimas, biudžeto valandos) ir laiko įrašai (asmuo, projektas, pradžia, pabaiga, pastaba, apmokėtinas taip/ne, būsena juodraštis/pateikta/patvirtinta). Puslapiai: Šiandien su paleidimo/sustabdymo laikmačiu ir projekto pasirinkimu, kuris laikmačio pradžios laiką išsaugo duomenų bazėje, kad laikmatis išliktų po perkrovimo; Savaitė su projektais eilutėmis ir pirmadieniu–sekmadieniu stulpeliais, kur žmonės gali tiesiai įrašyti valandas; Ataskaitos su valandomis pagal klientą, projektą ir asmenį pasirinktam datų intervalui, padalintomis į apmokėtinas ir neapmokėtinas, su CSV eksportu; ir Administravimo puslapis klientams, projektams ir žmonėms. Vienam asmeniui gali veikti tik vienas laikmatis. Patvirtinti įrašai negali būti redaguojami. Laikus saugok UTC ir rodyk naudotojo laiko juostoje. Švarus, greitas, patogus klaviatūrai dizainas.

Kūrimo žingsniai

1. Pirmiausia projektai ir rankiniai įrašai. Klientai, projektai, įrašo forma ir sąrašas. Įsitikinkite, kad sumos sutampa.
2. Laikmatis. Paleidimas, sustabdymas, vienas veikiantis laikmatis vienam asmeniui, išsaugotas pradžios laikas. Patikrinkite: paleiskite laikmatį, uždarykite skirtuką ir vėl atidarykite.
3. Savaitės tinklelis. Įrašius valandas į langelį, sukuriamas arba atnaujinamas įrašas.
4. Prisijungimas ir vaidmenys. Pridėkite juos prieš tai, kai programą naudoja tikri žmonės, kad niekas per klaidą nematytų kainų ar kitų žmonių įrašų.
5. Pateikimas ir patvirtinimas. Savaitinis pateikimas, vadovo patvirtinimas, skaitymas po patvirtinimo.
6. Ataskaitos ir eksportas. Datų intervalas, grupavimas, apmokėtinų padalijimas, CSV.
7. Kainos ir sąskaitų kūrimo jungtys, jei apmokestinate klientus. Sąskaitų kūrimą laikykite atskirame žingsnyje ar programoje; žr. kaip sukurti sąskaitų programą.
8. Išbandykite kraštutinius atvejus. Įrašas per vidurnaktį, savaitė su laiko perjungimu, du laikmačiai paleisti iš dviejų įrenginių, patvirtinto įrašo redagavimas.

Dažniausios klaidos

• Laiko skaičiavimas tik naršyklėje. Tai veikia demonstracijoje, bet realiame naudojime praranda valandas.
• Apvalinimas saugomose reikšmėse. Tikslaus laiko niekada nebegalėsite atkurti.
• Nėra užrakinimo patvirtintoms savaitėms. Ataskaitos nebeatitinka sąskaitų.
• Visi mato visų kainas. Slėpkite kainas pagal vaidmenį nuo pirmos dienos.
• Per daug privalomų laukų. Jei laiko įvedimas trunka ilgiau nei kelias sekundes, žmonės nustoja tai daryti, o duomenys tampa fikcija. Iš pradžių užduotį ir pastabą padarykite neprivalomais.
• Pilno projektų valdytojo kūrimas sekiklio viduje. Projektus laikykite paprastomis etiketėmis. Jei reikia užduočių, lentų ir terminų, tai yra projektų valdymo įrankis – atskiras darbas.

Kada geresnis gatavas laiko sekiklis

Jei jūsų komandai reikia laikmačio, savaitės vaizdo ir ataskaitų, specialūs laiko sekimo produktai tai jau gerai daro. Jie taip pat turi dalykų, kurių kurti patiems reikėtų daug darbo: darbalaukio ir telefono programėles, neaktyvumo aptikimą, kalendoriaus ir įrankių integracijas bei priminimus pildyti laiko apskaitos lapus. Atlyginimams skaičiuoti valandomis įrankis, sukurtas tam, tiksliau tvarkys pertraukas, viršvalandžius ir įrašų saugojimą nei pirmos versijos savarankiška programa.

Kurkite savo, kai jūsų taisyklės netinka, kai norite valandas susieti su duomenimis, kuriuos jau turite (darbais, darbo užsakymais, retainerais, sąskaitomis), kai mokestis už vietą dideliai komandai sudaro didelę sumą arba kai laiko sekimas yra viena didesnio vidinio įrankio dalis. Mūsų vadovas apie programinės įrangos kūrimą ar pirkimą aptaria šį kompromisą, o jei jūsų valandos dabar gyvena bendroje skaičiuoklėje, žr. kaip paversti skaičiuoklę programa.

Kaip tai padaryti su Mythex

Mythex platformoje sekiklį aprašote pokalbyje, o agentas jį sukuria gyvame peržiūros lange. Kai įrašams reikia saugojimo, pridedama atskira Postgres duomenų bazė, ir tai galite paprašyti tiesiogiai arba įvesti /database. Vidinio įrankio naudojimo atvejis dokumentacijoje siūlo pasirinkti vieną skausmingą žingsnį pirmai versijai, o tai čia tinka: pradėkite nuo įrašų ir savaitės tinklelio, vėliau pridėkite laikmačius ir patvirtinimus.

Prisijungimą savo komandai pridedate savo autentifikavimo būdu (prisijungimo pridėjimo receptas). Mythex paskyros skirtos žmonėms, kurie kuria, o ne žmonėms, kurie naudos jūsų programą. Kai pagrindinis srautas veikia, /test leidžia agentui pačiam paspausti per peržiūrą (paleisti laikmatį, pridėti įrašą, paleisti ataskaitą) ir praneša, kas nutrūksta. Vizualiam pradžios taškui naršykite programų šablonus.

Klausimai