Kaip sukurti projektų valdymo įrankį: projektai, užduotys, lentos ir terminai

Projektų valdymo įrankis leidžia komandai matyti kiekvieną projektą, jame esančias užduotis, kas atsakingas už kiekvieną užduotį, jos statusą ir kada ji turi būti baigta. Jam sukurti reikia projektų ir užduočių duomenų bazėje, lentos ir sąrašo vaizdo, puslapio „mano užduotys“, komentarų ir aiškių taisyklių, kas ką gali matyti ir keisti. DI programėlių kūrimo įrankis gali greitai sukurti naudingą pirmą versiją. Sunkiausia — nepasiduoti noro perkurti kiekvieną didelio produkto funkciją, o užkoduoti vieną darbo procesą, kurio jūsų komanda iš tikrųjų laikosi.

Pradėkite nuo darbo proceso, o ne nuo funkcijų sąrašo

Bendros paskirties įrankiai yra lankstūs, nes turi tikti visiems. Jūsų įrankis gali tikti tik vienam darbo būdui. Prieš rašydami užklausą, užsirašykite:

• Ką jums reiškia projektas. Kliento darbas, produkto išleidimas, statybos objektas, rinkodaros kampanija.
• Etapus, per kuriuos eina darbas. Pavyzdžiui: Brief → Vykdoma → Kliento peržiūra → Atlikta. Tai taps jūsų statusais ir lentos stulpeliais.
• Kas ką daro. Kas kuria projektus, kas priskiria užduotis, kas tvirtina.
• Ką žmonės žiūri kiekvieną dieną. Paprastai „kas mano ir kas pavėluota“.
• Ką vadovams reikia kas savaitę. Projektai, kuriems gresia rizika, pavėluoti darbai, kiekvieno žmogaus krūvis.

Jei jūsų atsakymai tiksliai atitinka bendrą kanbano lentą, geresnis gali būti paruoštas produktas (daugiau apie tai žemiau). Jei juose yra tokių žingsnių kaip kliento patvirtinimas, fiksuoti kontroliniai sąrašai pagal projekto tipą ar nuorodos į jūsų pačių darbus ir sąskaitas, būtent čia pasirinktinis kūrimas atsiperka.

Ko reikia įrankiui

Duomenys

Užduočių pozicijos laukas leidžia žmonėms vilkti korteles į tvarką, kuri išlieka. Veiklos žurnalas atsako į klausimą „kas perkėlė šią atgal į Vykdoma?“ be ginčų.

Puslapiai

• Projektų sąrašas su statusu, atsakingu asmeniu, terminu ir atvirų bei pavėluotų užduočių skaičiumi.
• Projekto puslapis su lentos vaizdu (stulpeliai pagal statusą) ir sąrašo vaizdu (rūšiuojamas, filtruojamas).
• Užduoties detalės kaip šoninis skydelis arba puslapis: aprašymas, vykdytojas, terminas, komentarai, failai.
• Mano užduotys kiekvienam asmeniui, grupuotos pagal pavėluotas, šiandien, šią savaitę ir vėliau.
• Apžvalga vadovams: projektai, kuriems gresia rizika, pavėluotos užduotys, užduotys pagal asmenį.

Leidimai

Nuspręskite anksti:

• Ar visi mato visus projektus, ar tik tuos, kuriuose jie yra nariai?
• Kas gali kurti ir archyvuoti projektus?
• Ar žmonės gali redaguoti kitiems priskirtas užduotis?
• Ar prieigą gaus klientai ar rangovai? Jei taip, prie kurių projektų ir ar jie turėtų matyti vidinius komentarus?

Išorinė prieiga labai keičia dizainą. Jei klientams reikia matyti eigą, apsvarstykite atskirą tik skaitymui skirtą vaizdą ar klientų portalą, o ne kviesti juos į vidinį įrankį.

Sprendimai ir kompromisai

Fiksuoti statusai ar stulpeliai kiekviename projekte

Bendri fiksuoti statusai visuose projektuose palengvina ataskaitas („kiek užduočių peržiūroje?“). Pasirinktiniai stulpeliai kiekvienam projektui yra lankstūs, bet apsunkina tarpprojektinius vaizdus. Vienai komandai su vienu darbo procesu geresnė pradžia — fiksuoti statusai.

Lenta, sąrašas ar laiko juosta

Lentos gerai tinka srautui, sąrašai — rikiavimui ir masiniam redagavimui, laiko juostos — datomis grindžiamam darbui. Pirmiausia sukurkite lentą ir sąrašą. Laiko juosta ar Ganto vaizdas (juostos per kalendorių) prideda daug sudėtingumo, ypač su užduočių priklausomybėmis. Pridėkite jį tik tada, kai terminai iš tikrųjų lemia jūsų darbą.

Pranešimai

Žmonės tikisi žinios, kai jiems priskiriama užduotis ar paminima komentare. Programėlės viduje rodomi pranešimai (varpelis su sąrašu) pradžiai paprastesni nei el. paštas. El. paštui reikia siuntimo teikėjo; žr. kaip siųsti el. laiškus iš programėlės. Kasdieniams pavėluotų užduočių suvestiniams reikia veikimo pagal grafiką, todėl prieš ką nors žadėdami patikrinkite, kaip jūsų talpinimas tai palaiko.

Realaus laiko atnaujinimai

Du žmonės, žiūrintys tą pačią lentą, anksčiau ar vėliau pamatys pasenusius duomenis. Mažai komandai dažniausiai pakanka atnaujinti duomenis atidarius puslapį arba retkarčiais. Gyvi atnaujinimai patogūs, bet pirmai versijai nebūtini.

Pirmoji veikianti užklausa

Sukurkite projektų valdymo įrankį 10 žmonių rinkodaros agentūrai. Projektai turi pavadinimą, klientą, atsakingą asmenį, terminą ir statusą (Planavimas, Vykdoma, Sustabdyta, Atlikta). Užduotys priklauso projektui ir turi pavadinimą, aprašymą, vykdytoją, terminą, prioritetą (Žemas, Įprastas, Aukštas) ir statusą (Reikia padaryti, Vykdoma, Kliento peržiūra, Atlikta). Puslapiai: Projektų sąrašas, rodantis atvirų ir pavėluotų užduočių skaičių; Projekto puslapis su vilkimo ir metimo lenta pagal statusą bei rūšiuojamu sąrašo vaizdu; užduoties šoninis skydelis su komentarais; puslapis Mano užduotys, grupuotas pagal Pavėluotas, Šiandien, Šią savaitę ir Vėliau; ir vadovo apžvalga pavėluotų užduočių pagal asmenį. Viską saugokite duomenų bazėje, veiklos žurnale fiksuokite statusų ir vykdytojų pakeitimus ir išsaugokite kortelių tvarką lentoje. Švarus, tankus maketas, kuris veikia nešiojamajame kompiuteryje ir telefone.

Joje nurodyti statusai, puslapiai ir keletas detalių (veiklos žurnalas, kortelių tvarka), kurios skiria demonstracinę versiją nuo to, ką komanda gali naudoti.

Kūrimo žingsniai

1. Projektai ir užduotys kaip sąrašai. Kurkite, redaguokite, priskirkite, nustatykite terminus. Prieš pridedant bet kokius vaizdus patikrinkite, ar duomenys teisingi.
2. Lentos vaizdas. Stulpeliai pagal statusą, vilkimu keičiamas statusas, išsaugoma tvarka.
3. Užduoties skydelis ir komentarai.
4. Mano užduotys. Tai puslapis, kurį dauguma žmonių atidarys kiekvieną rytą; padarykite jį greitą.
5. Prisijungimas ir narystė projektuose. Pridėkite prieš įkeliant tikrą darbą.
6. Veiklos žurnalas ir programėlės pranešimai apie priskyrimus ir paminėjimus.
7. Vadovo apžvalga. Pavėluoti darbai pagal asmenį, projektai, kuriems gresia rizika.
8. Importuokite dabartinius projektus iš skaičiuoklės ar eksporto, kad komanda pradėtų su tikrais duomenimis.
9. Išbandykite su dviem žmonėmis vienu metu. Perkelkite tą pačią kortelę, redaguokite tą pačią užduotį ir patikrinkite, ar niekas nedingsta.

Dažniausios klaidos

• Didelio įrankio kiekvienos funkcijos kopijavimas. Papildomos užduotys, priklausomybės, pasirinktiniai laukai, automatizavimai ir Ganto diagramos kiekviena prideda savaites ribinių atvejų. Pradėkite be jų.
• Nėra vaizdo „mano užduotys“. Žmonės nesikapstys per dešimt lentų ieškodami savo darbo.
• Leidimas bet kam trinti projektus. Archyvuokite vietoj trynimo ir apribokite, kas tai gali daryti.
• Laisvai įvedami statusai. Naudokite fiksuotą sąrašą, kitaip ataskaitos sugenda.
• Laiko apskaitos maišymas. Jei reikia valandų, sukurkite ar prijunkite laiko apskaitos programėlę ir susiekite įrašus su užduotimis.
• Paleidimas tuščiu. Naujas įrankis be duomenų nebus naudojamas. Pirmiausia importuokite dabartinį darbą.

Kada geresnis Trello, Asana ar Jira

Jei jūsų komandos darbas telpa į standartinę lentą ar sąrašą ir jums reikia patikimo įrankio šiandien, įsitvirtinusiam įrankiui sunku prilygti. Jie turi mobiliąsias programėles, integracijas su pokalbių ir kalendoriaus įrankiais, automatizavimo taisykles ir metų metus trunkantį šlifavimą. Mūsų palyginimai Trello ir Asana bei Jira alternatyvos aprašo pasirinkimus.

Pasirinktinis įrankis prasmingas, kai jūsų darbo procesas turi žingsnių, kuriuos tie įrankiai tvarko nepatogiai, kai projektams reikia jungtis prie jūsų pačių duomenų (klientų, darbų, atsargų, sąskaitų), kai norite vieno paprasto ekrano vietoj konfigūruojamo, arba kai mokestis už vietas dideliai komandai tampa realia išlaida. Daugelis komandų naudoja abu: bendram darbui — bendrą įrankį, o vienam specializuotam procesui — nedidelį pasirinktinį. Jei ieškote tik asmeninės ar mažos komandos darbų lentos, paprastesnis užduočių valdymo programėlės vadovas tiks geriau.

Kuriama su Mythex

Mythex sistemoje aprašote įrankį pokalbyje, stebite, kaip jis formuojasi tiesioginėje peržiūroje, o agentas prideda atskirą Postgres duomenų bazę, kai užduotis reikia išsaugoti (paprašykite arba įveskite /database). Užduočių failų priedai naudoja projekto failų saugyklą (/storage). Komandos prisijungimą pridedate su savo pasirinktu autentifikavimo metodu; žr. prisijungimo pridėjimo receptą.

Planavimo režimas čia naudingas: prašykite agento suplanuoti duomenų modelį ir puslapius prieš rašant kodą, peržiūrėkite planą, tada kurkite. Po kiekvieno etapo /test leidžia agentui naršyti peržiūrą (sukurti projektą, pridėti užduotį, perkelti ją per lentą) ir pranešti apie problemas. Kaip pradžios tašką pažiūrėkite komandos kanbano lentos, agile sprintų lentos ar produkto plano šablonus.

Klausimai