प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट टूल कसे बनवावे: प्रोजेक्ट्स, टास्क्स, बोर्ड्स आणि डेडलाइन्स

प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट टूल टीमला प्रत्येक प्रोजेक्ट, त्यातील टास्क्स, प्रत्येक टास्कचा मालक, त्याची स्थिती आणि देय तारीख पाहू देते. ते बनवण्यासाठी डेटाबेसमध्ये प्रोजेक्ट्स आणि टास्क्स, एक बोर्ड आणि यादी दृश्य, “माझी कामे” पेज, कमेंट्स, आणि कोण काय पाहू आणि बदलू शकतो याचे स्पष्ट नियम लागतात. AI अॅप बिल्डर पटकन उपयोगी पहिली आवृत्ती तयार करू शकतो. खरे काम म्हणजे मोठ्या उत्पादनाची प्रत्येक वैशिष्ट्य पुन्हा बनवण्याची इच्छा टाळणे, आणि त्याऐवजी तुमची टीम प्रत्यक्षात ज्या एका कार्यप्रवाहाचे पालन करते तो अंगीकारणे.

वैशिष्ट्यांच्या यादीपासून नव्हे, तुमच्या कार्यप्रवाहापासून सुरुवात करा

सामान्य टूल्स लवचिक असतात कारण त्यांना सर्वांमध्ये बसावे लागते. तुमचे स्वतःचे टूल फक्त एका कामाच्या पद्धतीत अचूक बसू शकते. प्रॉम्प्ट लिहिण्यापूर्वी खालील गोष्टी लिहून ठेवा:

• तुमच्यासाठी प्रोजेक्ट म्हणजे काय. क्लायंट कामगिरी, उत्पादन रिलीज, बांधकाम काम, मार्केटिंग मोहीम.
• काम ज्या टप्प्यांमधून जाते. उदाहरणार्थ: ब्रीफ → प्रगतीत → क्लायंट पुनरावलोकन → पूर्ण. हे तुमच्या स्थिती आणि बोर्ड स्तंभ बनतील.
• कोण काय करतो. कोण प्रोजेक्ट्स तयार करतो, कोण टास्क्स नियुक्त करतो, कोण मंजुरी देतो.
• लोक रोज काय पाहतात. सहसा “माझे काय आहे आणि काय उशीर झाले आहे”.
• व्यवस्थापकांना साप्ताहिक काय हवे असते. धोक्यात असलेले प्रोजेक्ट्स, उशीर झालेले काम, प्रति व्यक्ती कामाचा भार.

तुमची उत्तरे सामान्य कानबान बोर्डसारखी दिसत असतील तर तयार प्रॉडक्ट कदाचित चांगला पर्याय आहे (त्याबद्दल खाली अधिक). क्लायंट सही, प्रत्येक प्रोजेक्ट प्रकारासाठी ठरावीक चेकलिस्ट, किंवा तुमच्या स्वतःच्या जॉब्स आणि इनव्हॉइसशी जोडणी यासारखे टप्पे असतील, तेथे सानुकूल बांधणीचे मूल्य सिद्ध होते.

टूलला काय लागते

डेटा

टास्क्सवरील position फील्ड लोकांना कार्ड्स टिकणाऱ्या क्रमात ओढू देते. Activity लॉग “हे कोणी पुन्हा प्रगतीत आणले?” या प्रश्नाचे उत्तर वादाशिवाय देते.

पेजेस

• प्रोजेक्ट्सची यादी स्थिती, मालक, देय तारीख आणि उघड व उशीर झालेल्या टास्क्सच्या संख्येसह.
• प्रोजेक्ट पेज बोर्ड दृश्य (स्थितीनुसार स्तंभ) आणि यादी दृश्य (क्रमवारी आणि फिल्टर करता येणारे) सह.
• टास्क तपशील बाजूच्या पॅनेल किंवा पेज म्हणून: वर्णन, नियुक्त व्यक्ती, देय तारीख, कमेंट्स, फाइल्स.
• माझी कामे प्रत्येक व्यक्तीसाठी, उशीर झालेले, आज, या आठवड्यात, नंतर अशा गटांत.
• आढावा व्यवस्थापकांसाठी: धोक्यात असलेले प्रोजेक्ट्स, उशीर झालेले टास्क्स, प्रति व्यक्ती टास्क्स.

परवानग्या

सुरुवातीलाच ठरवा:

• प्रत्येकाला प्रत्येक प्रोजेक्ट दिसेल, की फक्त ज्यांचे सदस्य आहेत तेच प्रोजेक्ट्स?
• प्रोजेक्ट्स कोण तयार आणि संग्रहित करू शकतो?
• इतरांना नियुक्त केलेले टास्क लोक संपादित करू शकतात का?
• क्लायंट किंवा कंत्राटदारांना प्रवेश मिळेल का? मिळाल्यास कोणत्या प्रोजेक्ट्सना, आणि त्यांना अंतर्गत कमेंट्स दिसाव्यात का?

बाह्य प्रवेशामुळे डिझाइन खूप बदलते. क्लायंटला प्रगती पाहायची असेल, तर त्यांना अंतर्गत टूलमध्ये आमंत्रित करण्याऐवजी वेगळे फक्त-वाचन दृश्य किंवा क्लायंट पोर्टल विचारात घ्या.

निर्णय आणि तडजोडी

निश्चित स्थिती की प्रति-प्रोजेक्ट स्तंभ

सर्व प्रोजेक्ट्समध्ये निश्चित स्थिती ठेवल्याने अहवाल सोपे होतात (“किती टास्क्स पुनरावलोकनात आहेत?”). प्रति-प्रोजेक्ट सानुकूल स्तंभ लवचिक असतात, पण प्रोजेक्ट-ओलांडून दृश्ये कठीण करतात. एकाच कार्यप्रवाहासह एकाच टीमसाठी निश्चित स्थिती ही चांगली सुरुवात आहे.

बोर्ड, यादी, की टाइमलाइन

बोर्ड प्रवाहासाठी चांगले, यादी क्रमवारी आणि सामूहिक संपादनासाठी, टाइमलाइन तारीख-आधारित कामासाठी. आधी बोर्ड आणि यादी बनवा. टाइमलाइन किंवा Gantt दृश्य (कॅलेंडरवर पट्ट्या) खूप गुंतागुंत वाढवते, विशेषतः टास्क्समधील अवलंबित्वांसोबत. देय तारखा खरोखर तुमचे काम चालवत असतील तरच ते जोडा.

सूचना

नियुक्ती झाल्यावर किंवा कमेंटमध्ये उल्लेख झाल्यावर लोकांना कळावे अशी अपेक्षा असते. अॅपमधील सूचना (घंटी आणि यादी) ईमेलपेक्षा सुरू करायला सोप्या आहेत. ईमेलसाठी पाठवणारा प्रदाता लागतो; पहा अॅपमधून ईमेल कसे पाठवायचे. उशीर झालेल्या टास्क्सचे दैनिक सारांश अशा शेड्यूलवर चालणाऱ्या गोष्टीने पाठवावे लागतात, म्हणून वचन देण्यापूर्वी तुमची होस्टिंग ते कसे हाताळते ते तपासा.

रिअल-टाइम अपडेट्स

एकाच बोर्डवर पाहणाऱ्या दोन लोकांना कधी ना कधी जुना डेटा दिसेल. लहान टीमसाठी, कोणी पेज उघडल्यावर किंवा अधूनमधून डेटा रिफ्रेश करणे सहसा पुरेसे असते. लाईव्ह अपडेट्स छान आहेत, पण पहिल्या आवृत्तीसाठी गरजेचे नाहीत.

काम करणारा पहिला प्रॉम्प्ट

10 जणांच्या मार्केटिंग एजन्सीसाठी प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट टूल बनवा. प्रोजेक्ट्समध्ये नाव, क्लायंट, मालक, देय तारीख आणि स्थिती (Planning, Active, On hold, Done) असते. टास्क्स प्रोजेक्टचे असतात आणि त्यात शीर्षक, वर्णन, नियुक्त व्यक्ती, देय तारीख, प्राधान्य (Low, Normal, High) आणि स्थिती (To do, In progress, Client review, Done) असते. पेजेस: उघड आणि उशीर झालेल्या टास्क्सच्या संख्येसह प्रोजेक्ट्सची यादी; ड्रॅग-अँड-ड्रॉप स्थितीनुसार बोर्ड आणि क्रमवारी लावता येणारे यादी दृश्य असलेले प्रोजेक्ट पेज; कमेंट्ससह टास्क बाजूचा पॅनेल; उशीर झालेले, आज, या आठवड्यात आणि नंतर अशा गटांत “माझी कामे” पेज; आणि व्यवस्थापकासाठी व्यक्तीनुसार उशीर झालेल्या टास्क्सचा आढावा. सर्व काही डेटाबेसमध्ये साठवा, स्थिती आणि नियुक्ती बदलांचा activity लॉग ठेवा, आणि बोर्डवर कार्डांचा क्रम लक्षात ठेवा. स्वच्छ, दाट लेआउट जो लॅपटॉप आणि फोनवर चालेल.

यात स्थिती, पेजेस आणि काही तपशील (activity लॉग, कार्ड क्रम) स्पष्ट केले आहेत, जे डेमो आणि टीम वापरू शकेल अशा गोष्टीमध्ये फरक करतात.

बांधकामाचे टप्पे

1. प्रोजेक्ट्स आणि टास्क्स यादी म्हणून. तयार करा, संपादित करा, नियुक्त करा, देय तारखा सेट करा. कोणतेही दृश्य जोडण्यापूर्वी डेटा बरोबर आहे का ते तपासा.
2. बोर्ड दृश्य. स्थितीनुसार स्तंभ, स्थिती बदलण्यासाठी ड्रॅग, आणि लक्षात ठेवलेला क्रम.
3. टास्क पॅनेल आणि कमेंट्स.
4. माझी कामे. हे असे पेज आहे जे बहुतेक लोक दररोज सकाळी उघडतील; ते जलद बनवा.
5. लॉगिन आणि प्रोजेक्ट सदस्यत्व. खरे काम येण्यापूर्वी जोडा.
6. Activity लॉग आणि नियुक्ती व उल्लेखांसाठी अॅपमधील सूचना.
7. व्यवस्थापक आढावा. व्यक्तीनुसार उशीर, धोक्यात असलेले प्रोजेक्ट्स.
8. तुमचे सध्याचे प्रोजेक्ट्स आयात करा स्प्रेडशीट किंवा एक्सपोर्टमधून, जेणेकरून टीम खऱ्या डेटासह सुरू करेल.
9. एकाच वेळी दोन लोकांसोबत तपासा. एकच कार्ड हलवा, एकच टास्क संपादित करा, आणि काहीही हरवत नाही ते पहा.

सामान्य चुका

• मोठ्या टूलची प्रत्येक वैशिष्ट्य कॉपी करणे. सबटास्क्स, अवलंबित्व, सानुकूल फील्ड्स, ऑटोमेशन आणि Gantt चार्ट प्रत्येकी आठवडे भर अतिरिक्त प्रकरणे आणतात. त्यांच्याशिवाय सुरुवात करा.
• “माझी कामे” दृश्याचा अभाव. दहा बोर्डांमधून आपले काम शोधत बसणार नाहीत लोक.
• कोणालाही प्रोजेक्ट्स हटवू देणे. हटवण्याऐवजी संग्रहित करा, आणि कोण करू शकतो ते मर्यादित करा.
• मुक्त-मजकूर स्थिती. निश्चित यादी वापरा, नाहीतर अहवाल तुटतात.
• वेळ ट्रॅकिंग मिसळणे. तुम्हाला तास हवे असतील तर वेळ ट्रॅकिंग अॅप बनवा किंवा जोडा आणि नोंदी टास्क्सशी जोडा.
• रिकाम्या डेटासह लाँच. रिकामे नवीन टूल कोणी वापरत नाही. आधी सध्याचे काम आयात करा.

Trello, Asana किंवा Jira कधी चांगला पर्याय आहे

तुमच्या टीमचे काम मानक बोर्ड किंवा यादीत बसत असेल आणि तुम्हाला आज विश्वसनीय काहीतरी हवे असेल, तर प्रस्थापित टूल हरवणे कठीण. त्यांच्यासोबत मोबाइल अॅप्स, चॅट आणि कॅलेंडर टूल्सशी इंटिग्रेशन, ऑटोमेशन नियम आणि वर्षांची परिपूर्णता येते. Trello आणि Asana आणि Jira पर्याय यांच्या तुलना पर्याय समजावून सांगतात.

सानुकूल टूल तेव्हा अर्थपूर्ण आहे जेव्हा तुमच्या कार्यप्रवाहात त्या टूल्सना अवघड पडणारे टप्पे असतात, जेव्हा प्रोजेक्ट्सना तुमच्या स्वतःच्या डेटाशी (क्लायंट, जॉब्स, स्टॉक, इनव्हॉइस) जोडायचे असते, जेव्हा तुम्हाला कॉन्फिगर करण्यायोग्य स्क्रीनऐवजी एक साधी स्क्रीन हवी असते, किंवा जेव्हा मोठ्या टीमसाठी प्रति-सीट किंमत खरा खर्च बनते. अनेक टीम्स दोन्ही करतात: सामान्य कामासाठी सामान्य टूल, आणि एका खास प्रक्रियेसाठी छोटे सानुकूल टूल. तुम्हाला वैयक्तिक किंवा लहान-टीम टू-डू बोर्ड हवा असेल, तर सोपे टास्क मॅनेजमेंट अॅप मार्गदर्शक अधिक योग्य आहे.

Mythex सह बनवणे

Mythex वर तुम्ही चॅटमध्ये टूलचे वर्णन करता, लाईव्ह प्रिव्ह्यूमध्ये ते आकार घेताना पाहता, आणि टास्क्स साठवण्याची गरज असताना एजंट समर्पित Postgres डेटाबेस जोडतो (ते मागा किंवा /database टाइप करा). टास्क्सवरील फाइल जोडण्या प्रोजेक्ट फाइल स्टोरेज (/storage) वापरतात. टीम साइन-इन तुम्ही स्वतःच्या ऑथ पद्धतीने जोडता; पहा लॉगिन जोडण्याची रेसिपी.

येथे प्लॅन मोड उपयोगी आहे: कोड लिहिण्यापूर्वी डेटा मॉडेल आणि पेजेसचा प्लॅन एजंटकडून मागवा, प्लॅन तपासा, मग बनवा. प्रत्येक टप्प्यानंतर /test एजंटला प्रिव्ह्यूमध्ये क्लिक करून चाचणी करायला लावते (प्रोजेक्ट तयार करा, टास्क जोडा, बोर्डवर ड्रॅग करा) आणि समस्या नोंदवायला सांगते. सुरुवातीसाठी टीम कानबान बोर्ड, अॅजाइल स्प्रिंट बोर्ड किंवा प्रोडक्ट रोडमॅप टेम्पलेट्स पहा.

प्रश्न