Жобаларды басқару құралын қалай жасауға болады: жобалар, тапсырмалар, тақталар және мерзімдер

Жобаларды басқару құралы команданың әр жобаны, оның ішіндегі тапсырмаларды, әр тапсырманың иесін, мәртебесін және мерзімін көруіне мүмкіндік береді. Оны жасау үшін деректер қорында жобалар мен тапсырмалар, тақта мен тізім көрінісі, «менің тапсырмаларым» беті, пікірлер және кім не көріп, не өзгерте алатынын анық ережелер керек. AI қолданба құрастырушысы пайдалануға жарамды алғашқы нұсқаны тез жасай алады. Негізгі жұмыс — үлкен өнімнің барлық мүмкіндіктерін қайта жасау азғындығына бермей, команданың шын мәнінде ұстанатын бір жұмыс үдерісін енгізу.

Мүмкіндіктер тізімінен емес, жұмыс үдерісіңізден бастаңыз

Жалпы құралдар барлығына сай болуы керек болғандықтан икемді. Өз құралыңыз бір ғана жұмыс тәсіліне сай келуі мүмкін. Сұраныс жазбас бұрын мына нәрселерді жазып алыңыз:

• Сіз үшін жоба не үшін керек. Клиенттік жұмыс, өнім шығарылымы, құрылыс жұмысы, маркетингтік науқан.
• Жұмыс өтетін кезеңдер. Мысалы: Брифинг → Орындалуда → Клиент тексеруі → Дайын. Бұлар сіздің мәртебелеріңіз бен тақта бағандарыңыз болады.
• Кім не істейді. Кім жоба жасайды, кім тапсырма береді, кім мақұлдайды.
• Адамдар күнделікті немен танысады. Әдетте «менікі не және нені кешіктірдім».
• Менеджерлерге аптасына не керек. Қауіпте тұрған жобалар, мерзімі өткен жұмыс, әр адамның жүктемесі.

Жауаптарыңыз жалпы канбан тақтасына толық ұқсаса, дайын құрал жақсырақ шешім болуы мүмкін (төменде бұл туралы көбірек). Егер олар клиенттің қолтаңбасы, жоба түріне бекітілген тексеру тізімдері немесе өз жұмыстарыңыз бен шоттарыңызға сілтемелер сияқты қадамдарды қамтыса, арнайы жасалған құралдың пайдасы осында.

Құралға не керек

Деректер

Тапсырмадағы орын өрісі адамдарға карточкаларды сақталатын ретпен сүйреуге мүмкіндік береді. Белсенділік журналы «бұны кім «Орындалуда» күйіне қайтарды?» деген сұраққа дәлелсіз жауап береді.

Беттер

• Мәртебесі, иесі, мерзімі және ашық пен мерзімі өткен тапсырмалар саны бар жобалар тізімі.
• Тақта көрінісі (мәртебе бойынша бағандар) және сұрыпталатын, сүзілетін тізім көрінісі бар жоба беті.
• Бүйірлік панель немесе бет ретіндегі тапсырма мәліметі: сипаттама, орындаушы, мерзім, пікірлер, файлдар.
• Әр адамға арналған менің тапсырмаларым, мерзімі өткендер, бүгін, осы апта, кейінірек деп топтастырылған.
• Менеджерлерге арналған шолу: қауіпте тұрған жобалар, мерзімі өткен тапсырмалар, әр адамға тапсырмалар.

Рұқсаттар

Алдын ала шешіңіз:

• Барлық адам әр жобаны көре ала ма, әлде тек мүшесі болған жобаларды ма?
• Жобаларды кім жасай және мұрағаттай алады?
• Адамдар басқаға тағайындалған тапсырмаларды өңдей ала ма?
• Клиенттер немесе мердігерлер қол жеткізе ала ма? Олай болса, қандай жобаларға, және ішкі пікірлерді көре ме?

Сыртқы қол жеткізу дизайнды едәуір өзгертеді. Клиенттерге прогресті көру керек болса, оларды ішкі құралға шақырғаннан гөрі бөлек тек оқуға арналған көріністі немесе клиенттік порталды қарастырыңыз.

Шешімдер мен компромисстер

Тұрақты мәртебелер немесе жобаға арналған бағандар

Барлық жобада бірдей мәртебелер есептілікті оңай етеді («шолуда нешеу тапсырма бар?»). Әр жобадағы арнайы бағандар икемді, бірақ жобааралық көріністі қиындатады. Бір жұмыс үдерісі бар жалғыз команда үшін тұрақты мәртебелер жақсы бастама.

Тақта, тізім немесе уақыт сызығы

Тақталар ағын үшін, тізімдер сұрыптау және топтық өңдеу үшін, уақыт сызықтары күнге байланысты жұмыс үшін жақсы. Алдымен тақта мен тізімді жасаңыз. Уақыт сызығы немесе Gantt көрінісі (күнтізбе бойынша жолақтар) күрделілікті едәуір арттырады, әсіресе тапсырмалар арасындағы тәуелділіктермен. Мерзімдер жұмысыңызды шынымен басқарса ғана қосыңыз.

Хабарламалар

Адамдар тапсырма тағайындалғанда немесе пікірде аталғанда хабар алуды күтеді. Қолданба ішіндегі хабарламалар (тізімі бар қоңырау белгісі) электрондық поштаға қарағанда бастау үшін қарапайым. Электрондық пошта хабар жіберу провайдерін қажет етеді; қараңыз: қолданбаңыздан электрондық хат жіберу. Мерзімі өткен тапсырмалардың күнделікті жиынтығы кестеге сай іске қосылатын нәрсені қажет етеді, сондықтан уәде бермес бұрын хостингіңіз мұны қалай өңдейтінін тексеріңіз.

Нақты уақыттағы жаңартулар

Бір тақтаны қарап отырған екі адам уақыт өте ескі деректерді көреді. Шағын команда үшін беті ашылған кезде немесе мезгіл-мезгіл деректерді жаңарту жиі жеткілікті. Тірі жаңартулар жақсы, бірақ бірінші нұсқа үшін қажет емес.

Жұмыс істейтін алғашқы сұраныс

10 адамдық маркетинг агенттігіне арналған жобаларды басқару құралын жасаңыз. Жобаларда атауы, клиенті, иесі, мерзімі және мәртебесі бар (Жоспарлау, Белсенді, Кідіртілген, Дайын). Тапсырмалар жобаға тиесілі және тақырыбы, сипаттамасы, орындаушысы, мерзімі, басымдығы (Төмен, Қалыпты, Жоғары) және мәртебесі бар (Орындау керек, Орындалуда, Клиент тексеруі, Дайын). Беттер: ашық және мерзімі өткен тапсырма саны көрсетілген Жобалар тізімі; мәртебе бойынша сүйреу-тастау тақтасы және сұрыпталатын тізім көрінісі бар Жоба беті; пікірлері бар тапсырма бүйірлік панелі; Мерзімі өткен, Бүгін, Осы апта және Кейінірек бойынша топтастырылған Менің тапсырмаларым беті; және адам бойынша мерзімі өткен тапсырмалардың менеджер шолуы. Бәрін деректер қорында сақтаңыз, мәртебе мен орындаушы өзгерістерінің белсенділік журналын жүргізіңіз және тақтадағы карточка ретін есте сақтаңыз. Таза, тығыз макет ноутбукте де, телефонда да жұмыс істесін.

Мұнда мәртебелер, беттер және демо мен команда пайдалана алатын құралды ажырататын бірнеше нақты мәлімет (белсенділік журналы, карточка реті) анық жазылған.

Құру қадамдары

1. Жобалар мен тапсырмалар тізім ретінде. Жасау, өңдеу, тағайындау, мерзім қою. Кез келген көрініс қоспас бұрын деректердің дұрыстығын тексеріңіз.
2. Тақта көрінісі. Мәртебе бойынша бағандар, мәртебені өзгерту үшін сүйреу, есте сақталған реті.
3. Тапсырма панелі және пікірлер.
4. Менің тапсырмаларым. Адамдардың көбі әр таңертең ашатын бет; оны жылдам жасаңыз.
5. Кіру және жоба мүшелігі. Нақты жұмыс енгізілмес бұрын қосыңыз.
6. Белсенділік журналы және тағайындаулар мен аталулар үшін қолданба ішіндегі хабарламалар.
7. Менеджер шолуы. Адам бойынша мерзімі өткендер, қауіпте тұрған жобалар.
8. Ағымдағы жобаларыңызды импорттаңыз электрондық кестеден немесе экспорттан, команда нақты деректермен бастасын.
9. Екі адаммен бір уақытта сынаңыз. Бір карточканы жылжытыңыз, бір тапсырманы өңдеңіз, ештеңе жоғалмағанын тексеріңіз.

Жиі кездесетін қателер

• Үлкен құралдың әр мүмкіндігін көшіру. Ішкі тапсырмалар, тәуелділіктер, арнайы өрістер, автоматтандыру және Gantt диаграммалары әрқайсысы аптаған шеткі жағдайларды қосады. Оларсыз бастаңыз.
• «Менің тапсырмаларым» көрінісінің жоқтығы. Адамдар жұмысын табу үшін он тақтаны ақтармайды.
• Кез келгенге жобаларды жоюға рұқсат беру. Жоймай, мұрағаттаңыз, ал мұны кімнің жасай алатынын шектеңіз.
• Еркін мәтінді мәртебелер. Тізімі бекітілген қолданыңыз, әйтпесе есептер бұзылады.
• Уақыт бақылауын араластыру. Сағат қажет болса, уақыт бақылау қолданбасын жасаңыз немесе қосыңыз да, жазбаларды тапсырмаларға байланыстырыңыз.
• Бос күйде іске қосу. Деректері жоқ жаңа құрал пайдаланылмайды. Алдымен ағымдағы жұмысты импорттаңыз.

Trello, Asana немесе Jira қашан жақсырақ таңдау болады

Команданың жұмысы стандартты тақта немесе тізімге сыйса және бүгін сенімді бірдеңе керек болса, қалыптасқан құрал оны жеңу қиын. Олармен мобильді қолданбалар, чат және күнтізбе құралдарымен интеграциялар, автоматтандыру ережелері және жылдар бойы жетілдірілген сапа бар. Біздің Trello және Asana салыстыруы мен Jira балама нұсқалары опцияларды қамтиды.

Арнайы құрал мағынасы бар, егер жұмыс үдерісіңізде бұл құралдар ыңғайсыз өңдейтін қадамдар болса, жобалар өз деректеріңізге (клиенттер, жұмыстар, қойма, шоттар) байланысты болса, конфигурацияланатын экранның орнына бір қарапайым экран керек болса, немесе үлкен команда үшін әр пайдаланушыға төлем өзгеруі нақты шығынға айналса. Көптеген команда екеуін де пайдаланады: жалпы жұмыс үшін жалпы құрал, бір арнайы үдеріс үшін шағын арнайы құрал. Егер сізге жеке немесе шағын команда үшін тапсырмалар тақтасы ғана керек болса, қарапайым тапсырмаларды басқару қолданбасы нұсқауы сәйкесірек.

Mythex арқылы жасау

Mythex-те құралды чатта сипаттайсыз, ол тірі алдын ала қарауда пішін алғанын бақылайсыз, ал тапсырмаларды сақтау керек болғанда агент арнайы Postgres деректер қорын қосады (сұраңыз немесе /database теріңіз). Тапсырмаларға файл қосымшалары жоба файл сақтауын пайдаланады (/storage). Команда кіруі — өз аутентификация тәсіліңізбен қосатын нәрсе; қараңыз: кіру рецепті.

Мұнда жоспар режимі пайдалы: агенттен код жазар алдында деректер моделі мен беттерді жоспарлауды сұраңыз, жоспарды қараңыз, содан кейін құрыңыз. Әр кезеңнен кейін /test агентке алдын ала қарауда басып өтуді (жоба жасау, тапсырма қосу, оны тақта бойынша сүйреу) және мәселелерді хабарлауды бұйырады. Бастапқы нүкте ретінде команда канбан тақтасы, agile спринт тақтасы немесе өнім жол картасы үлгілерін қараңыз.

Сұрақтар