Тапсырмаларды басқару қолданбасын қалай жасау керек: тізімдер, канбан және командалар
Тапсырмалар басқару қолданбасын жасау үшін атауы, күйі, орындаушысы және мерзімі бар тапсырмадан бастаңыз, тапсырмаларды жобаларға топтаңыз және адамдарға олармен жұмыс істеудің бір жақсы көрінісін беріңіз: тізім немесе әр күйге арналған бағандары бар канбан тақтасы. Әр адам тек өз жұмысын көретіндей кіруді қосыңыз, содан кейін пікірлер мен хабарламаларды қосыңыз. AI қолданба құрастырушысы мұны бір отырыста сипаттамадан жасай алады. Қиыныраққы сұрақ — оны жасау керек пе деген: жалпы тапсырмалар құралдары жетілген және арзан, сондықтан өз құралыңыз тек жұмысыңыздың пішіні оларға сай болмаған жағдайда ақталады.
Өз құралыңызды жасаудың мәні қашан бар
Алдымен бұған шынайы жауап беріңіз, себебі жиі жауап «дайын құралды пайдаланыңыз» болады. Арнайы тапсырмалар қолданбасы мына жағдайларда ақталады:
- Тапсырмаларыңыз бекітілген жұмыс үдерісін ұстанады. Тазалау компаниясының жұмыстарына тексеру парағы, таза және бұрынғы суреттер мен клиенттің қолтаңбасы керек. Рекрутердің тапсырмалары жалдау кезеңдеріне сәйкес келеді. Жалпы құралдар мұның бәрін жасауға жуықтай алады, бірақ ыңғайсыз.
- Тапсырмалар басқа деректеріңізден келеді. Жаңа тапсырыс, қолдау сұрауы немесе сәтсіз тексеру тапсырма автоматты түрде жасауы керек.
- Сізге нақты өрістер мен ережелер керек. «Фотосуреті жоқ тапсырманы жабуға болмайды», «Қабылданды бағанына карточканы тек менеджерлер жылжыта алады».
- Жұмысты атқаратын адамдар кеңсе қызметкерлері емес. Дала қызметкерлері немесе мердігерлер жоба басқару өнімі емес, бүгінгі жұмыстары бар бір экранды қалайды.
- Орындаушы бойынша төлем ауырлық етеді. Көп адам сирек пайдаланатын команда орындаушы бойынша жоспарларда қымбатқа түседі.
Бұлардың ешқайсысы сәйкес келмесе, жетілген тапсырма өнімі, көбінесе, дұрыс таңдау. Қымбат SaaS-ты өз құралыңызбен ауыстыру бұл сауда-жүйелерді жалпы түрде қарастырады.
Қолданбаға не керек
Негізгі деректер
| Деректер | Негізгі өрістер |
|---|---|
| Тапсырма | Атауы, сипаттамасы, күйі, орындаушысы, мерзімі, басымдығы, жоба, позиция (реттеу үшін), кім жасады, қашан жасалды, қашан аяқталды |
| Жоба немесе тізім | Атауы, иесі, мүшелері, мұрағатталған ба |
| Пайдаланушы | Аты, email, рөлі |
| Пікір | Тапсырма, автор, мәтін, уақыт |
| Қосымша файл | Тапсырма, файл, кім жүктеді |
| Белсенділік | Тапсырма, не өзгерді, кім, қашан |
Жұмыс үдерісі қолданбасы үшін жұмысыңызды ерекшелейтін өрістерді қосыңыз: тапсырмаға тексеру тізімі, клиент, орын, міндетті фотосуреттер, мақұлдау қадамы.
Көріністер
| Көрініс | Ең жақсы қолданылуы |
|---|---|
| Тізім | Жеке тапсырмалар, мерзім немесе басымдық бойынша сұрыптау мен сүзу |
| Канбан тақтасы | Белгілі кезеңдерден өтетін жұмыс (Орындауға, Жұмыс істелуде, Тексеруде, Аяқталды) |
| Күнтізбе | Мерзімге байланысты жұмыс, дала жұмыстарын жоспарлау |
| «Менің тапсырмаларым» бүгін | Келесі не істеу керек екенін білгісі келетін кез келген адам |
Бір көріністі жақсы жасаңыз, басқаларын кейін қосыңыз. Команда үшін канбан тақтасы әдетте ең пайдалы бастапқы нүкте; жеке пайдалану үшін «Бүгін» және «Алдағы» бөлімдері бар тізім.
Құрудан бұрын шешілетін шешімдер
Жеке немесе командалық
Жеке тапсырмалар қолданбасы өте қарапайым бола алады: бір пайдаланушы, рұқсат ережелері жоқ, тек сіз үшін жұмыс істесе, кіру де қажет емес. Бұл жақсы бастапқы жоба, әдеттер трекеріне ұқсас. Командалық қолданбаға аккаунттар, ортақ жобалар, орындаушылар және кім нені көре алатыны мен өзгерте алатыны туралы ережелер керек. Құрастыру күшінің көп бөлігі осы жерге жұмсалады.
Бекітілген немесе өз күйлері
Бекітілген күйлер (Орындауға, Жұмыста, Аяқталды) жасау, есеп беру және сақтау үшін оңай. Жобаға бөлек бағандар әрқашан икемді, бірақ есептер қиындайды, себебі әр жобада «Аяқталды» әртүрлі атала алады. Өз бағандар керек болса, әр бағанға жасырын «санат» беріңіз (бастамаған, белсенді, аяқталған), сонда есептер әлі жұмыс істейді.
Нақты уақыт немесе жаңарту
Екі адам бірдей тақтаны ашып тұрса және біреуі карточканы жылжытса, екіншісі оны бірден көруі керек пе? Нақты уақыттағы жаңартулар ұнайды, бірақ күрделілік қосады (нақты уақыттағы байланыс, бір тапсырманы екі адам өңдеуі). Шағын командалар үшін бет фокусқа келгенде жаңарту және «соңғы жаңарту уақыты» көрсетілген жеткілікті болуы мүмкін.
Хабарламалар
Кім нені хабарлама туғызатынын шешіңіз, әйтпесе адамдар бәрін өшіреді. Бастапқы ең қарапайым жиын: тапсырма тағайындалды, сіздің тапсырмаңызға пікір жазылды, сіз иесі болған тапсырманың мерзімі ертең. Email — ең оңай арна; әр оқиға үшін бір email емес, күнделікті дайджест жақсырақ.
Қадам-қадам құру
1-қадам: мүмкіндіктерді емес, жұмыс үдерісін сипаттаңыз
Тапсырма қалай пайда болатынын, оған кімдер жұмыс істейтінін, қандай кезеңдерден өтетінін және «аяқталды» нені білдіретінін жазыңыз. Бұл сіздің бірінші промпт.
Brightside Cleaning үшін тапсырма тақтасын жасаңыз, ол 12 тазалаушы мен 2 менеджерден тұрады. Менеджерлер клиент, мекенжай, күн, тағайындалған тазалаушы және шаблоннан таңдалған тексеру тізімі (стандартты тазалау, терең тазалау, жалдау мерзімінің соңы) бар жұмыстар жасайды. Тақта бағандары: Жоспарланған, Орындалуда, Тексеруге қажет, Аяқталды. Тазалаушылар кіріп, тек бүгінгі жұмыстарын телефонға ыңғайлы тізім ретінде көреді; тексеру тізімінің элементтерін белгілейді, кемінде бір кейінгі суретті жүктейді және «Бітті» түймесін басады, ол жұмысты Тексеруге қажет бағанына жылжытады. Жұмысты тек менеджерлер Аяқталды бағанына жылжыта алады. Барлығын дерекқорда сақтаңыз. Қарапайым, түсінікті дизайн, үлкен түймелер.
2-қадам: негізгі циклді дұрыс жасаңыз
Тапсырма жасаңыз, тағайындаңыз, оны барлық кезеңдер арқылы жылжытыңыз, аяқтаңыз. Мұны әр пайдаланушы түрі ретінде жасаңыз. Адамдар тек өз міндеттерін көріп, орындай алатынын тексеріңіз: тазалаушы ретінде кіріп, басқа тазалаушының жұмысын URL арқылы ашуға тырысыңыз.
3-қадам: тақтаның дұрыс жұмыс істеуін қамтамасыз етіңіз
Канбан тақтасында сүйреп апару мұқият жасалуы керек: карточкалар беттерін жаңартқаннан кейін де тасталған жерінде қалуы, баған ішіндегі реттілік сақталуы және телефондар мен планшеттерде сенсорлық енгізумен жұмыс істеуі керек. 50 немесе одан да көп тапсырмамен сынаңыз, сонда тек бес үлгі карточкамен емес, нақты көлеммен қалай жұмыс істейтінін көресіз.
4-қадам: пікірлер, файлдар және белсенділікті қосыңыз
Пікірлер талқылауды чаттағы қолданбалардың орнына тапсырманың өзінде ұстайды. Белсенділік журналы («Сэм жоғары қарады, Тексеруде, 15:14») «не болды?» деген сұрақтардың көбіне жауап береді. Файл жүктеу үшін сақтау орны мен өлшем шегі керек.
5-қадам: хабарламаларды қосыңыз
Тағайындаулар мен ертеңгі мерзім еске салғыштары үшін email-мен бастаңыз. Қолданбадан email жіберу провайдерлер мен баптауды түсіндіреді.
6-қадам: нақты жұмысты біртіндеп көшіріңіз
Бір жобаны немесе бір команданы екі аптаға іске қосыңыз. Ескі құрал адамдар жаңасына сенбесе, оны өшірмей, тек оқу режимінде қалдырыңыз.
Жиі кездесетін қателер
- Жалпы құралдың мүмкіндіктерін бірден қайталау. Егер Гантт диаграммалары, уақыт трекері және құжаттар қоссаңыз, бірнеше жылдан бері осыларды жасап келе жатқан өнімдермен бәсекелесесіз. Жұмыс үдерісіңізге назар аударыңыз.
- Рұқсаттардың жоқтығы. Командалық қолданбада кез келген адам кез келген тапсырманы өшіреді, сіз күткеннен де жиі. Растау қадамын және жұмсақ өшіруді қосыңыз.
- Мерзімдердегі уақыт белдеулерін ескермеу. «Жұма мерзімі» адам тұрған жерде жұма болуы керек.
- Тым көп хабарлама. Адамдар барлығын елемейді. Азырақтан бастаңыз, адамдарға таңдауға мүмкіндік беріңіз.
- Реттілікті сақтамау. Беттің әр жаңартуында карточкаларды қайта реттейтін тақта пайдаланылмайды.
- Тек ноутбукта сынау. Тапсырманы жаңартудың көп бөлігі телефонда болады.
Дайын өнім қашан жақсырақ
Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp және басқа көптеген құралдар жетілген, жақсы сыналған, мобильді қолданбалары, интеграциялары және кейбіреуінде офлайн жұмыс істеу мүмкіндігі бар, оларды өзіңіз жасау ұзақ уақытқа созылар еді. Мына жағдайларда оларды таңдаңыз:
- Жұмысыңыз жалпы білімді жұмыс: жобалар, мерзімдер, тағайындаулар
- Офлайн жұмыс істейтін жергілікті мобильді қолданбалар керек
- Бірінші күннен бастап басқа құралдармен онда интеграция керек
- Команданың ешкімі бағдарламаны өз қолына алғысы келмейді
Өз құралыңызды жасаңыз, егер жұмыс үдерісі өнімнің өзі болса, тапсырмалар өз деректеріңізге қосылуы керек болса, немесе қажетті құрал үлкен өнімнің толық бағасынан арзан болса. Көп арнайы тапсырма қолданбалары шын мәнінде үстіндегі тақтасы бар ішкі құралдар болып табылады.
Mythex-пен құру
Mythex — AI қолданба құрастырушысы: жұмыс үдерісін сипаттайсыз, ол тақтаны, тізімдер мен формаларды тірі алдын ала қарауда жасайды, тапсырмалар мен пікірлерге дерекқорды, ал қосымша файлдар мен фотосуреттерге файл сақтауды қосады. Статустар мен рөлдерді ешқандай код жазылмастан бұрын келісіп алғыңыз келсе, Plan режимін бірінші пайдаланыңыз; чекпоинттер дұрыс емес кеткен өзгерісті кері қайтаруға мүмкіндік береді. Бір ескерту: Mythex аккаунттары мен бірлескен қатысушылар қолданбаны құрып жатқан адамдарға арналған. Сіздің тапсырма қолданбаңызды пайдаланатын адамдарға өз кірісі керек, оны таңдаған авторизация кітапханасымен немесе провайдерімен қосасыз; қолданбаға кіруді қосу нұсқаулығын және құжаттамадағы аутентификацияны қосу мен CRUD қолданбасын құру бөлімдерін қараңыз.
Мәтінге негізделген бірінші промптпен бастау үшін команда канбан тақтасы шаблонын немесе agile спринт тақтасы шаблонын қараңыз.
Сұрақтар
Тапсырмаларды басқару қолданбасында қандай мүмкіндіктер болуы керек?
Атауы, күйі, орындаушысы және мерзімі бар тапсырмалар; оларды жобаларға немесе тізімдерге топтау мүмкіндігі; тізім немесе канбан тақтасы сияқты кемінде бір көрініс; және іздеу. Пікірлер, хабарламалар, қайталанатын тапсырмалар және күнтізбе көріністері — келесі қадамдар.
Канбан тақтасы карточкалардың ретін қалай сақтайды?
Әр тапсырма өз күйін (қай бағандакасында тұрғанын) және сол бағандағы позиция нөмірін сақтайды. Карточканы сүйреген кезде екеуі де жаңарады, ал тақта жүктелгенде карточкаларды позиция бойынша сұрыптайды.
Trello мен Todoist бар болғанда, тапсырмалар қолданбасын жасаудың мәні бар ма?
Жалпы тапсырмаларды бақылау үшін әдетте жоқ: бұл өнімдер жетілген және арзан. Өз қолданбаңызды жасау тапсырмалар нақты жұмыс үдерісімен жүрсе, басқа жүйелеріңіздің деректері керек болса немесе жалпы құрал бере алмайтын өрістер мен ережелер қажет болса ғана мағыналы.
Мен жасаған тапсырмалар қолданбасын бірнеше адам бір уақытта пайдалана ала ма?
Иә, егер ол тапсырмаларды ортақ дерекқорда сақтап, пайдаланушылық аккаунттары болса. Адамдар бір-бірінің өзгерістерін бірден көруі керек пе, әлде беттерін жаңартқаннан кейін ме, соны ерте шешіңіз, себебі нақты уақыттағы жаңартулар қосымша жұмыс қосады.