Як створити застосунок для керування завданнями: списки справ, канбан і команди

Щоб створити застосунок для керування завданнями, почніть із завдання, яке має заголовок, статус, виконавця та термін, згрупуйте завдання в проєкти й дайте людям один добрий вигляд на них: список або канбан-дошку з колонками для кожного статусу. Додайте вхід, щоб кожна людина бачила власну роботу, а потім коментарі та сповіщення. Конструктор застосунків на основі ШІ може створити це з опису за один сеанс. Складніше питання — чи варто це робити: універсальні інструменти для завдань зрілі й недорогі, тож власний застосунок виправданий, коли ваша робота має форму, яку вони не підтримують.

Коли власний застосунок має сенс

Спочатку чесно оцініть це, бо часто відповідь така: «скористайтеся наявним інструментом». Власні застосунки для завдань варті зусиль, коли:

• Ваші завдання йдуть за фіксованим процесом. Завдання клінінгової компанії потребують чек-листа, фото до і після та підтвердження клієнта. Завдання рекрутера йдуть за етапами найму. Загальні інструменти можуть це приблизно імітувати, але незграбно.
• Завдання надходять з ваших інших даних. Нове замовлення, звернення в підтримку чи невдала перевірка мають автоматично створювати завдання.
• Потрібні специфічні поля й правила. «Завдання не можна закрити без фото», «лише менеджери можуть переміщувати картки в статус Затверджено».
• Люди, що виконують роботу, — не офісні працівники. Польові працівники чи підрядники хочуть один екран із завданнями на сьогодні, а не повноцінний продукт для керування проєктами.
• Оплата за користувача ускладнює витрати. Багато епізодичних користувачів можуть коштувати дорого за тарифами з оплатою за місце.

Якщо жодне з цього не стосується вас, зрілий продукт для завдань, імовірно, краще. Як замінити дорогий SaaS власним інструментом загалом розглядає компроміси.

Що потрібно застосунку

Основні дані

Для застосунку робочого процесу додайте поля, які роблять вашу роботу іншою: чек-лист для кожного завдання, клієнта, локацію, обов’язкові фото, крок затвердження.

Вигляди

Спочатку добре зробіть один вигляд, а потім додавайте інші. Для команди найкорисніша зазвичай канбан-дошка; для особистого користування — список із розділами «Сьогодні» і «Найближчі».

Рішення, які потрібно ухвалити до початку роботи

Особисто чи для команди

Застосунок особистих справ може бути дуже простим: один користувач, без прав доступу, можливо, без входу, якщо працює лише для вас. Це гарний перший проєкт, схожий за формою на трекер звичок. Командний застосунок потребує облікових записів, спільних проєктів, виконавців і правил, хто що може бачити та змінювати. Саме там іде більшість зусиль.

Фіксовані чи власні статуси

Фіксовані статуси (До виконання, У роботі, Готово) простіше створити, за ними легше звітувати й тримати їх узгодженими. Власні колонки для кожного проєкту гнучкіші, але звіти стають складнішими, бо «Готово» в кожному проєкті може називатися по-різному. Якщо потрібні власні колонки, призначте кожній приховану «категорію» (не розпочато, активно, завершено), щоб звіти працювали.

Оновлення в реальному часі чи вручну

Якщо двоє людей мають відкриту одну й ту саму дошку і один переміщує картку, чи має інший одразу побачити переміщення? Оновлення в реальному часі добре виглядають, але додають складності (з’єднання в реальному часі, обробка ситуації, коли двоє редагують одне завдання). Для невеликих команд для початку часто достатньо оновлювати сторінку при поверненні фокусу та показувати чіткий час «останнього оновлення».

Сповіщення

Визначте, що викликає сповіщення, інакше люди вимкнуть їх усі. Розумний початковий набір: вам призначили завдання, хтось прокоментував ваше завдання, завдання, яке ви ведете, має термін завтра. Електронна пошта — найпростіший канал; щоденний дайджест м’якший, ніж окремий лист на кожну подію.

Побудова крок за кроком

Крок 1: Опишіть робочий процес, а не функції

Запишіть, як народжується завдання, хто з ним працює, які етапи воно проходить і що означає «готово». Це і буде ваш перший промпт.

Створи дошку завдань для Brightside Cleaning, команди з 12 прибиральників і 2 менеджерів. Менеджери створюють роботи з клієнтом, адресою, датою, призначеним прибиральником і чек-листом, обраним із шаблонів (стандартне прибирання, глибоке прибирання, після закінчення оренди). Колонки дошки: Заплановано, У роботі, Потребує перевірки, Готово. Прибиральники входять і бачать лише свої роботи на сьогодні у вигляді списку, зручного для телефону; вони відмічають пункти чек-листа, завантажують щонайменше одне фото після прибирання та натискають «Завершено», що переміщує роботу в «Потребує перевірки». Лише менеджери можуть переміщувати роботи в «Готово». Зберігай усе в базі даних. Простий, зрозумілий дизайн із великими кнопками.

Крок 2: Налаштуйте основний цикл

Створіть завдання, призначте його, проведіть через кожен етап і завершіть. Зробіть це від імені кожного типу користувача. Перевірте, що люди бачать і можуть робити лише те, що їм дозволено: увійдіть як прибиральник і спробуйте відкрити роботу іншого прибиральника за URL.

Крок 3: Зробіть дошку зручною

Перетягування на канбан-дошці потребує уваги: картки мають лишатися там, куди їх кинули, після оновлення сторінки; порядок у межах колонки має зберігатися; і це має працювати з дотиком на телефонах і планшетах. Протестуйте з 50 або більше завданнями, щоб побачити поведінку зі справжнім обсягом, а не з п’ятьма тестовими картками.

Крок 4: Додайте коментарі, файли й активність

Коментарі тримають обговорення у завданні, а не в месенджерах. Журнал активності («Сем перемістив це в Перевірку, 15:14») відповідає на більшість запитань «що сталося?». Завантаження файлів потребує сховища та обмеження розміру.

Крок 5: Додайте сповіщення

Почніть з електронної пошти для призначень і нагадувань про завдання, що мають термін завтра. Як надсилати електронні листи з вашого застосунку описує провайдерів і налаштування.

Крок 6: Поступово переносьте реальну роботу

Запустіть один проєкт або одну команду на ній на пару тижнів. Залиште старий інструмент лише для читання, а не видаляйте його, доки люди не довіряють новому.

Типові помилки

• Повторне створення загального інструмента функція за функцією. Якщо ви додаєте діаграми Ганта, облік часу й документи, ви конкуруєте з продуктами, які роблять це роками. Зосередьтеся на своєму робочому процесі.
• Немає прав доступу. У командному застосунку хтось видалить чуже завдання раніше, ніж ви очікуєте. Додайте крок підтвердження і м’яке видалення.
• Забуті часові пояси для термінів. «Термін — п’ятниця» має означати п’ятницю там, де знаходиться людина.
• Занадто багато сповіщень. Люди ігнорують їх усі. Почніть з небагатьох і дозвольте людям обирати.
• Не зберігати порядок. Дошка, яка перетасовує картки під час кожного оновлення, непридатна.
• Тестування лише на ноутбуці. Багато оновлень завдань роблять з телефонів.

Коли готовий продукт — краще рішення

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp та багато інших — зрілі й добре перевірені, з мобільними застосунками, інтеграціями і в деяких випадках офлайн-режимом, на створення якого у вас пішло б багато часу. Скористайтеся одним із них, коли:

• Ваша робота — загальна робота зі знаннями: проєкти, дедлайни, призначення
• Потрібні нативні мобільні застосунки з офлайн-режимом
• Потрібні десятки інтеграцій з іншими інструментами з першого дня
• Ніхто в команді не хоче відповідати за шматок програмного забезпечення

Створюйте власний інструмент, коли сам робочий процес є продуктом, коли завдання мають бути пов’язані з вашими власними даними або коли потрібний інструмент — це частка великого продукту з ціною за місце. Багато власних застосунків для завдань насправді є внутрішніми інструментами з дошкою зверху.

Створення з Mythex

Mythex — це конструктор застосунків на основі ШІ: ви описуєте робочий процес, а він створює дошку, списки та форми в живому попередньому перегляді, додаючи базу даних для завдань і коментарів та сховище файлів для вкладень і фото. Використовуйте режим планування, якщо хочете погодити статуси та ролі до написання коду, а контрольні точки дають змогу відкотити зміну, яка пішла не так. Важливо знати: облікові записи Mythex і співробітники призначені для людей, які створюють застосунок. Людям, які користуватимуться вашим застосунком для завдань, потрібен власний вхід, який ви додаєте за допомогою бібліотеки автентифікації чи провайдера на свій вибір; див. як додати вхід до застосунку і документацію про додавання автентифікації та створення CRUD-застосунку.

Щоб почати з написаного першого промпту, спробуйте шаблон командної канбан-дошки або шаблон дошки спринтів agile.

Запитання