ടാസ്ക് മാനേജ്മെന്റ് ആപ്പ് എങ്ങനെ നിർമ്മിക്കാം: ടു-ഡു ലിസ്റ്റുകൾ, കാൻബൻ, ടീമുകൾ

ടാസ്ക് മാനേജ്മെന്റ് ആപ്പ് നിർമ്മിക്കാൻ, ശീർഷകം, സ്റ്റാറ്റസ്, ഉത്തരവാദി, അവസാന തീയതി എന്നിവയുള്ള ഒരു ടാസ്ക്കിൽ തുടങ്ങുക, ടാസ്കുകളെ പ്രോജക്റ്റുകളായി തരംതിരിക്കുക, ആളുകൾക്ക് അവയ്ക്കായി ഒരു നല്ല കാഴ്ച നൽകുക: ഒരു ലിസ്റ്റ്, അല്ലെങ്കിൽ ഓരോ സ്റ്റാറ്റസിനും കോളങ്ങളുള്ള ഒരു കാൻബൻ ബോർഡ്. ഓരോരുത്തരും സ്വന്തം ജോലി കാണാൻ ലോഗിൻ ചേർക്കുക, പിന്നീട് കമന്റുകളും അറിയിപ്പുകളും. ഒരു AI ആപ്പ് ബിൽഡറിന് ഒരു വിവരണത്തിൽ നിന്ന് ഇത് ഒറ്റയിരുപ്പിൽ നിർമ്മിക്കാം. കഠിനമായ ചോദ്യം ഇതാണ്: നിങ്ങൾ അത് ചെയ്യണമോ? പൊതു ടാസ്ക് ഉപകരണങ്ങൾ പക്വമായതും വിലകുറഞ്ഞതുമാണ്, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ ജോലിക്ക് അവ യോജിക്കാത്ത രൂപമുള്ളപ്പോൾ മാത്രമാണ് സ്വന്തമായ ഒന്ന് മൂല്യമുള്ളത്.

സ്വന്തമായി നിർമ്മിക്കുന്നത് എപ്പോൾ അർത്ഥമുള്ളത്

ഇത് ആദ്യം സത്യസന്ധമായി ചിന്തിക്കുക, കാരണം ഉത്തരം പലപ്പോഴും “നിലവിലുള്ള ഒരു ഉപകരണം ഉപയോഗിക്കുക” ആണ്. കസ്റ്റം ടാസ്ക് ആപ്പ് മൂല്യമുള്ളത് ഇവിടെയാണ്:

• നിങ്ങളുടെ ടാസ്കുകൾ ഒരു നിശ്ചിത വർക്ക്ഫ്ലോ പിന്തുടരുന്നു. ഒരു ക്ലീനിങ് കമ്പനിയുടെ ജോലികൾക്ക് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റും ‘മുമ്പും പിമ്പും’ ഫോട്ടോകളും ക്ലയന്റിന്റെ ഒപ്പും വേണം. ഒരു റിക്രൂട്ടറുടെ ടാസ്കുകൾ ഒരു നിയമന ഘട്ടം പിന്തുടരുന്നു. പൊതു ഉപകരണങ്ങൾക്ക് ഇത് ഏകദേശം അനുകരിക്കാനാകും, പക്ഷേ അത് വിചിത്രമാകും.
• ടാസ്കുകൾ നിങ്ങളുടെ മറ്റ് ഡാറ്റയിൽ നിന്ന് വരുന്നു. ഒരു പുതിയ ഓർഡർ, ഒരു സപ്പോർട്ട് ടിക്കറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ പരാജയപ്പെട്ട ഒരു പരിശോധന സ്വയമേവ ഒരു ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കണം.
• നിങ്ങൾക്ക് പ്രത്യേക ഫീൽഡുകളും നിയമങ്ങളും വേണം. “ഫോട്ടോ ഇല്ലാതെ ഒരു ടാസ്ക് അടയ്ക്കാനാകില്ല”, “മാനേജർമാർക്ക് മാത്രമേ കാർഡുകൾ Approved-ലേക്ക് മാറ്റാനാകൂ”.
• ജോലി ചെയ്യുന്നവർ ഓഫീസ് ജീവനക്കാരല്ല. ഫീൽഡ് ജോലിക്കാരോ കരാറുകാരോ ഇന്നത്തെ ജോലികൾ ഒറ്റ സ്ക്രീനിൽ കാണാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു, ഒരു പൂർണ്ണ പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് ഉൽപ്പന്നമല്ല.
• ഒരു സീറ്റിന് വിലയീടാക്കുന്നത് വേദനിപ്പിക്കുന്നു. ധാരാളം ഇടയ്ക്കിടെ ഉപയോഗിക്കുന്നവർ ഒരു സീറ്റ് പ്ലാനിൽ ചെലവേറിയതാകാം.

ഇവയൊന്നും ബാധകമല്ലെങ്കിൽ, ഒരു പക്വമായ ടാസ്ക് ഉൽപ്പന്നമാണ് പൊതുവെ മികച്ച തിരഞ്ഞെടുപ്പ്. SaaS-ന് പകരം സ്വന്തം ഉപകരണം പൊതുവായി ഈ വിട്ടുവീഴ്ചകൾ വിശദീകരിക്കുന്നു.

ആപ്പിന് വേണ്ടവ

പ്രധാന ഡാറ്റ

ഒരു വർക്ക്ഫ്ലോ ആപ്പിന്, നിങ്ങളുടെ ജോലിയെ വ്യത്യസ്തമാക്കുന്ന ഫീൽഡുകൾ ചേർക്കുക: ഓരോ ടാസ്കിനും ഒരു ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്, ഒരു ക്ലയന്റ്, ഒരു സ്ഥലം, ആവശ്യമായ ഫോട്ടോകൾ, ഒരു അംഗീകാര ഘട്ടം.

കാഴ്ചകൾ

മറ്റൊന്ന് ചേർക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു കാഴ്ച നന്നായി നിർമ്മിക്കുക. ഒരു ടീമിന്, കാൻബൻ ബോർഡ് സാധാരണയായി ഏറ്റവും ഉപകാരപ്രദമായ തുടക്കമാണ്; വ്യക്തിഗത ഉപയോഗത്തിന്, “ഇന്ന്”, “വരാനിരിക്കുന്നത്” വിഭാഗങ്ങളുള്ള ഒരു ലിസ്റ്റ്.

നിർമ്മിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് എടുക്കേണ്ട തീരുമാനങ്ങൾ

വ്യക്തിഗതമോ ടീമോ

വ്യക്തിഗത ടു-ഡു ആപ്പ് വളരെ ലളിതമാകാം: ഒരു ഉപയോക്താവ്, അനുമതികളില്ല, നിങ്ങൾക്ക് മാത്രമാണെങ്കിൽ ലോഗിനും ഇല്ലാതിരിക്കാം. ഇത് നല്ലൊരു ആദ്യ പ്രോജക്റ്റാണ്, ശീല ട്രാക്കർ ആപ്പിന് സമാനമായ രൂപത്തിൽ. ടീം ആപ്പിന് അക്കൗണ്ടുകൾ, പങ്കിട്ട പ്രോജക്റ്റുകൾ, ഉത്തരവാദികൾ, ആർക്ക് എന്ത് കാണാനും മാറ്റാനും കഴിയും എന്ന നിയമങ്ങൾ വേണം. നിർമ്മാണ പരിശ്രമത്തിന്റെ ഏറെയും പോകുന്നത് അവിടേക്കാണ്.

നിശ്ചിത അല്ലെങ്കിൽ കസ്റ്റം സ്റ്റാറ്റസുകൾ

നിശ്ചിത സ്റ്റാറ്റസുകൾ (To do, In progress, Done) നിർമ്മിക്കാനും റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യാനും സ്ഥിരമായി നിലനിർത്താനും ലളിതമാണ്. ഓരോ പ്രോജക്റ്റിനും കസ്റ്റം കോളങ്ങൾ കൂടുതൽ വഴക്കമുള്ളതാണ്, പക്ഷേ റിപ്പോർട്ടുകൾ ബുദ്ധിമുട്ടാക്കുന്നു, കാരണം ഓരോ പ്രോജക്റ്റിലും “Done” വ്യത്യസ്ത പേരിൽ വിളിക്കപ്പെടാം. കസ്റ്റം കോളങ്ങൾ വേണമെങ്കിൽ, ഓരോന്നിനും മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന ഒരു “വിഭാഗം” (തുടങ്ങിയിട്ടില്ല, സജീവം, പൂർത്തിയായി) നൽകുക, അങ്ങനെ റിപ്പോർട്ടുകൾ പ്രവർത്തിക്കുന്നത് തുടരും.

ലൈവ് അപ്‌ഡേറ്റുകളോ റീഫ്രഷോ

രണ്ടുപേർ ഒരേ ബോർഡ് തുറന്നിരിക്കുകയും ഒരാൾ കാർഡ് മാറ്റുകയും ചെയ്താൽ, മറ്റേയാൾ അത് ഉടനെ കാണണോ? തത്സമയ അപ്‌ഡേറ്റുകൾ നല്ലതാണ്, പക്ഷേ സങ്കീർണ്ണത കൂട്ടുന്നു (തത്സമയ കണക്ഷൻ, ഒരേ ടാസ്ക് രണ്ടുപേർ എഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നത് കൈകാര്യം ചെയ്യൽ). ചെറിയ ടീമുകൾക്ക്, പേജ് ഫോക്കസ് ആകുമ്പോൾ റീഫ്രഷ് ചെയ്യലും വ്യക്തമായ “അവസാനം അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്തത്” സമയവും തുടങ്ങാൻ മതിയാകും.

അറിയിപ്പുകൾ

ഏതൊക്കെ കാര്യങ്ങൾ അറിയിപ്പ് ഉണ്ടാക്കും എന്ന് തീരുമാനിക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ ആളുകൾ എല്ലാം ഓഫ് ചെയ്യും. യുക്തിസഹമായ തുടക്ക സെറ്റ്: ഒരു ടാസ്ക് നിങ്ങൾക്ക് നൽകി, നിങ്ങളുടെ ടാസ്കിൽ ആരോ കമന്റ് ചെയ്തു, നിങ്ങളുടെ ടാസ്കിന്റെ അവസാന തീയതി നാളെയാണ്. ഇമെയിലാണ് ഏറ്റവും എളുപ്പമുള്ള വഴി; ഓരോ സംഭവത്തിനും ഒരു ഇമെയിലിനേക്കാൾ ദിവസേനയുള്ള ഡൈജസ്റ്റ് ദയയുള്ളതാണ്.

ഘട്ടം ഘട്ടമായി നിർമ്മിക്കുക

ഘട്ടം 1: സവിശേഷതകളല്ല, വർക്ക്ഫ്ലോ വിവരിക്കുക

ഒരു ടാസ്ക് എങ്ങനെ ജനിക്കുന്നു, ആരാണ് അതിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നത്, അത് കടന്നുപോകുന്ന ഘട്ടങ്ങൾ, “പൂർത്തിയായി” എന്നതിന്റെ അർത്ഥം എന്നിവ എഴുതുക. അതാണ് നിങ്ങളുടെ ആദ്യ പ്രോംപ്റ്റ്.

Brightside Cleaning-നായി ഒരു ടാസ്ക് ബോർഡ് നിർമ്മിക്കുക, 12 ക്ലീനർമാരും 2 മാനേജർമാരുമുള്ള ഒരു ടീം. മാനേജർമാർ ക്ലയന്റ്, വിലാസം, തീയതി, നിയോഗിച്ച ക്ലീനർ, ടെംപ്ലേറ്റുകളിൽ നിന്ന് തിരഞ്ഞെടുത്ത ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് (സ്റ്റാൻഡേർഡ് ക്ലീൻ, ഡീപ് ക്ലീൻ, എൻഡ് ഓഫ് ടെനൻസി) എന്നിവയോടെ ജോലികൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു. ബോർഡ് കോളങ്ങൾ: Scheduled, In progress, Needs review, Done. ക്ലീനർമാർ ലോഗിൻ ചെയ്ത് ഇന്നത്തെ തങ്ങളുടെ ജോലികൾ മാത്രം ഫോണിന് സൗഹൃദമായ ലിസ്റ്റായി കാണുന്നു; ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് ഇനങ്ങൾ ടിക്ക് ചെയ്യുന്നു, കുറഞ്ഞത് ഒരു ശേഷ-ഫോട്ടോ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്നു, “Finished” അമർത്തുന്നു, അത് ജോലിയെ Needs review-ലേക്ക് മാറ്റുന്നു. മാനേജർമാർക്ക് മാത്രമേ ജോലികളെ Done-ലേക്ക് മാറ്റാനാകൂ. എല്ലാം ഒരു ഡാറ്റാബേസിൽ സൂക്ഷിക്കുക. വലിയ ബട്ടണുകളോടു കൂടിയ ലളിതവും വ്യക്തവുമായ ഡിസൈൻ.

ഘട്ടം 2: പ്രധാന ചക്രം ശരിയാക്കുക

ടാസ്ക് സൃഷ്ടിക്കുക, നിയോഗിക്കുക, ഓരോ ഘട്ടത്തിലൂടെയും നീക്കുക, പൂർത്തിയാക്കുക. ഓരോ തരം ഉപയോക്താവായും ഇത് ചെയ്യുക. ആളുകൾക്ക് കാണാനും ചെയ്യാനും കഴിയേണ്ടതേ കാണാനും ചെയ്യാനും കഴിയൂ എന്ന് പരിശോധിക്കുക: ഒരു ക്ലീനറായി ലോഗിൻ ചെയ്ത് മറ്റൊരു ക്ലീനറുടെ ജോലി URL വഴി തുറക്കാൻ ശ്രമിക്കുക.

ഘട്ടം 3: ബോർഡ് ശരിയായി അനുഭവപ്പെടുത്തുക

കാൻബൻ ബോർഡിലെ ഡ്രാഗ്-ആൻഡ്-ഡ്രോപ്പിന് ശ്രദ്ധ വേണം: കാർഡുകൾ ഇട്ട സ്ഥലത്ത് റീഫ്രഷിന് ശേഷവും നിലനിൽക്കണം, കോളത്തിനുള്ളിലെ ക്രമം സൂക്ഷിക്കപ്പെടണം, ഫോണിലും ടാബ്‌ലെറ്റിലും ടച്ചിലും പ്രവർത്തിക്കണം. യഥാർത്ഥ അളവ് കാണാൻ അഞ്ച് സാമ്പിൾ കാർഡുകളിൽ മാത്രമല്ല, 50-ഓ അതിലധികമോ ടാസ്കുകളോടെ പരിശോധിക്കുക.

ഘട്ടം 4: കമന്റുകളും ഫയലുകളും പ്രവർത്തനവും ചേർക്കുക

കമന്റുകൾ ചർച്ച ചാറ്റ് ആപ്പുകളിൽ അല്ലാതെ ടാസ്കിൽ തന്നെ നിലനിർത്തുന്നു. ഒരു പ്രവർത്തന ലോഗ് (“സാം ഇത് Review-ലേക്ക് മാറ്റി, 3:14pm”) മിക്ക “എന്താണ് സംഭവിച്ചത്?” ചോദ്യങ്ങൾക്കും ഉത്തരം നൽകുന്നു. ഫയൽ അപ്‌ലോഡുകൾക്ക് സ്റ്റോറേജും വലുപ്പ പരിധിയും വേണം.

ഘട്ടം 5: അറിയിപ്പുകൾ ചേർക്കുക

നിയോഗിക്കലിനും നാളെ അവസാന തീയതിയുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾക്കും ഇമെയിലിൽ തുടങ്ങുക. ദാതാക്കളെയും സജ്ജീകരണത്തെയും കുറിച്ച് ആപ്പിൽ നിന്ന് ഇമെയിൽ അയക്കുന്നത് എങ്ങനെ പറയുന്നു.

ഘട്ടം 6: യഥാർത്ഥ ജോലി ക്രമേണ അതിലേക്ക് മാറ്റുക

ഒരു പ്രോജക്റ്റോ ഒരു ടീമോ രണ്ടാഴ്ചത്തേക്ക് ഇതിൽ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുക. പുതിയ ഉപകരണത്തിൽ ആളുകൾക്ക് വിശ്വാസം വരുന്നതുവരെ പഴയ ഉപകരണം മാറ്റമില്ലാതെ (read-only) സൂക്ഷിക്കുക, ഉടനെ ഇല്ലാതാക്കരുത്.

സാധാരണ തെറ്റുകൾ

• ഒരു പൊതു ഉപകരണത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ ഓരോന്നായി വീണ്ടും നിർമ്മിക്കുന്നത്. ഗാന്റ് ചാർട്ടുകളും സമയ ട്രാക്കിങ്ങും ഡോക്യുമെന്റുകളും ചേർക്കുകയാണെങ്കിൽ, വർഷങ്ങളായി ഇത് ചെയ്യുന്ന ഉൽപ്പന്നങ്ങളോടാണ് മത്സരിക്കുന്നത്. നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോയിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക.
• അനുമതികളില്ലാത്തത്. ഒരു ടീം ആപ്പിൽ, ആരെങ്കിലും മറ്റൊരാളുടെ ടാസ്ക് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നത് നിങ്ങൾ കരുതുന്നതിലും വേഗം സംഭവിക്കും. ഒരു സ്ഥിരീകരണ ഘട്ടവും സോഫ്റ്റ് ഡിലീറ്റും ചേർക്കുക.
• അവസാന തീയതികളിലെ സമയമേഖല മറക്കുന്നത്. “Friday-ക്ക് അവസാനം” എന്നാൽ ആ വ്യക്തി ഇരിക്കുന്ന സ്ഥലത്തെ വെള്ളിയാഴ്ച എന്നാകണം.
• വളരെയധികം അറിയിപ്പുകൾ. ആളുകൾ അവയെല്ലാം അവഗണിക്കും. കുറച്ചുകൊണ്ട് തുടങ്ങി, ആളുകൾക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ അനുവദിക്കുക.
• ക്രമം സൂക്ഷിക്കാത്തത്. ഓരോ റീഫ്രഷിലും കാർഡുകൾ പുനഃക്രമീകരിക്കുന്ന ബോർഡ് ഉപയോഗയോഗ്യമല്ല.
• ലാപ്ടോപ്പിൽ മാത്രം പരിശോധിക്കുന്നത്. ടാസ്ക് അപ്‌ഡേറ്റുകളിൽ പലതും ഫോണുകളിലാണ് നടക്കുന്നത്.

റെഡിമെയ്ഡ് ഉൽപ്പന്നം മികച്ച തിരഞ്ഞെടുപ്പാകുമ്പോൾ

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp തുടങ്ങി പലതും പക്വമായതും നന്നായി പരീക്ഷിക്കപ്പെട്ടതുമാണ്. മൊബൈൽ ആപ്പുകൾ, ഇന്റഗ്രേഷനുകൾ, ചിലതിൽ ഓഫ്‌ലൈൻ പിന്തുണ എന്നിവ പലതും നിങ്ങൾ സ്വയം നിർമ്മിക്കാൻ ദീർഘകാലമെടുക്കും. ഇവ ഉപയോഗിക്കുക:

• നിങ്ങളുടെ ജോലി പൊതുവായ അറിവ് ജോലിയാണ്: പ്രോജക്റ്റുകൾ, അവസാന തീയതികൾ, നിയോഗങ്ങൾ
• ഓഫ്‌ലൈൻ പിന്തുണയോടെ നേറ്റീവ് മൊബൈൽ ആപ്പുകൾ വേണം
• ആദ്യ ദിവസം മുതൽ മറ്റ് ഉപകരണങ്ങളുമായി ഡസൻ കണക്കിന് ഇന്റഗ്രേഷനുകൾ വേണം
• ടീമിലാരും സോഫ്റ്റ്‌വെയറിന്റെ ഒരു ഭാഗം സ്വന്തമാക്കാൻ താല്പര്യപ്പെടുന്നില്ല

വർക്ക്ഫ്ലോ തന്നെയാണ് ഉൽപ്പന്നം എന്നാകുമ്പോഴോ, ടാസ്കുകൾ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഡാറ്റയുമായി ബന്ധിപ്പിക്കണമെന്നാകുമ്പോഴോ, ആവശ്യമായ ഉപകരണം ഒരു വലിയ സീറ്റ് വിലയുള്ള ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ ഒരംശമാകുമ്പോഴോ സ്വന്തമായി നിർമ്മിക്കുക. പല കസ്റ്റം ടാസ്ക് ആപ്പുകളും യഥാർത്ഥത്തിൽ മുകളിൽ ഒരു ബോർഡുള്ള ഇന്റേണൽ ടൂളുകളാണ്.

Mythex ഉപയോഗിച്ച് നിർമ്മിക്കുന്നത്

Mythex ഒരു AI ആപ്പ് ബിൽഡറാണ്: നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോ വിവരിക്കുക, ലൈവ് പ്രിവ്യൂവിൽ ബോർഡും ലിസ്റ്റുകളും ഫോമുകളും അത് നിർമ്മിക്കുന്നു, ടാസ്കുകൾക്കും കമന്റുകൾക്കുമായി പ്രോജക്റ്റിൽ ഒരു ഡാറ്റാബേസും അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾക്കും ഫോട്ടോകൾക്കുമായി ഫയൽ സ്റ്റോറേജും ചേർക്കുന്നു. കോഡ് എഴുതുന്നതിന് മുമ്പ് സ്റ്റാറ്റസുകളും റോളുകളും തീരുമാനിക്കണമെങ്കിൽ ആദ്യം പ്ലാൻ മോഡ് ഉപയോഗിക്കുക. തെറ്റായ മാറ്റം വന്നാൽ ചെക്ക്‌പോയിന്റുകൾ അതിനെ പിൻവലിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു. ഒരു കാര്യം അറിയേണ്ടത്: Mythex അക്കൗണ്ടുകളും സഹകാരികളും നിർമ്മിക്കുന്ന ആളുകൾക്കുള്ളതാണ്. നിങ്ങളുടെ ടാസ്ക് ആപ്പ് ഉപയോഗിക്കുന്നവർക്ക് സ്വന്തം ലോഗിൻ വേണം, അത് നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന ഓത്ത് ലൈബ്രറിയോ ദാതാവോ വഴി ചേർക്കുക. ആപ്പിൽ ലോഗിൻ ചേർക്കുന്നത് എങ്ങനെ കാണുക, കൂടാതെ ഡോക്സിലെ authentication ചേർക്കൽ, CRUD ആപ്പ് നിർമ്മാണം എന്നിവയും.

ഒരു എഴുതിയ ആദ്യ പ്രോംപ്റ്റിൽ നിന്ന് തുടങ്ങാൻ, ടീം കാൻബൻ ബോർഡ് ടെംപ്ലേറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ അജൈൽ സ്പ്രിന്റ് ബോർഡ് ടെംപ്ലേറ്റ് പരീക്ഷിക്കുക.

ചോദ്യങ്ങൾ