టాస్క్ మేనేజ్‌మెంట్ యాప్ ఎలా నిర్మించాలి: టూ-డూ జాబితాలు, కాన్‌బాన్ మరియు బృందాలు
టాస్క్ మేనేజ్‌మెంట్ యాప్ నిర్మించడానికి, శీర్షిక, స్థితి, అసైనీ మరియు గడువు తేదీ ఉన్న టాస్క్‌తో ప్రారంభించండి, టాస్క్‌లను ప్రాజెక్ట్‌లుగా సమూహపరచండి, మరియు ప్రజలకు వాటిని చూడటానికి ఒక మంచి వీక్షణ ఇవ్వండి: జాబితా, లేదా ప్రతి స్థితికి కాలమ్‌లు ఉన్న కాన్‌బాన్ బోర్డ్. ప్రతి వ్యక్తికి తన స్వంత పని మాత్రమే కనిపించేలా లాగిన్ జోడించండి, ఆ తర్వాత వ్యాఖ్యలు మరియు నోటిఫికేషన్‌లు. AI యాప్ బిల్డర్ ఒకే సెషన్‌లో వివరణ నుండి దీనిని సృష్టించగలదు. కఠినమైన ప్రశ్న ఏమిటంటే, దీనిని నిర్మించాలా వద్దా: సాధారణ-ప్రయోజన టాస్క్ సాధనాలు పరిపక్వమైనవి మరియు చౌకైనవి, కాబట్టి మీ పని ఆకారం వాటికి సరిపోనప్పుడు మాత్రమే సొంత సాధనం విలువైనది.
మీ స్వంతది ఎప్పుడు అర్థవంతం
దీని గురించి ముందుగా నిజాయితీగా ఉండండి, ఎందుకంటే సమాధానం తరచుగా “ఇప్పటికే ఉన్న సాధనం వాడండి” అవుతుంది. కస్టమ్ టాస్క్ యాప్ ఇవి అయినప్పుడు విలువైనది:
- మీ టాస్క్‌లు నిర్ణీత వర్క్‌ఫ్లో అనుసరిస్తాయి. ఒక క్లీనింగ్ కంపెనీ ఉద్యోగాలకు చెక్‌లిస్ట్, ముందు-తర్వాత ఫోటోలు మరియు క్లయింట్ ఆమోదం అవసరం. ఒక రిక్రూటర్ టాస్క్‌లు నియామక దశను అనుసరిస్తాయి. సాధారణ సాధనాలు దీనిని కొంతవరకు అనుకరించగలవు, కానీ అది ఇబ్బందిగా ఉంటుంది.
- టాస్క్‌లు మీ ఇతర డేటా నుండి వస్తాయి. కొత్త ఆర్డర్, సపోర్ట్ టికెట్ లేదా విఫలమైన తనిఖీ స్వయంచాలకంగా టాస్క్ సృష్టించాలి.
- మీకు నిర్దిష్ట ఫీల్డ్‌లు మరియు నియమాలు కావాలి. “ఫోటో లేకుండా టాస్క్ మూయలేరు”, “Approved కు కార్డు మార్చడానికి మేనేజర్లు మాత్రమే”.
- పని చేసేవారు ఆఫీస్ సిబ్బంది కాదు. ఫీల్డ్ వర్కర్లు లేదా కాంట్రాక్టర్లకు ఈ రోజు ఉద్యోగాలు చూపే ఒకే స్క్రీన్ కావాలి, పూర్తి ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ ఉత్పత్తి కాదు.
- ప్రతి-సీటు ధర బాధిస్తుంది. అప్పుడప్పుడు వాడే చాలా మంది ప్రతి-సీటు ప్లాన్‌లపై ఖరీదుగా మారవచ్చు.
ఇవేవీ వర్తించకపోతే, పరిపక్వ టాస్క్ ఉత్పత్తి బహుశా మెరుగైన ఎంపిక. మీ స్వంత సాధనంతో ఖరీదైన SaaSను ఎలా మార్చాలి ట్రేడ్-ఆఫ్‌లను సాధారణంగా వివరిస్తుంది.
యాప్‌కు ఏమి కావాలి
కోర్ డేటా
| డేటా | ముఖ్య ఫీల్డ్‌లు |
|---|---|
| Task | శీర్షిక, వివరణ, స్థితి, అసైనీ, గడువు తేదీ, ప్రాధాన్యత, ప్రాజెక్ట్, position (క్రమం కోసం), సృష్టించినవారు, సృష్టించిన సమయం, పూర్తి అయిన సమయం |
| Project లేదా list | పేరు, యజమాని, సభ్యులు, ఆర్కైవ్ చేయబడిందా |
| User | పేరు, ఇమెయిల్, పాత్ర |
| Comment | టాస్క్, రచయిత, వచనం, సమయం |
| Attachment | టాస్క్, ఫైల్, అప్‌లోడ్ చేసినవారు |
| Activity | టాస్క్, ఏమి మారింది, ఎవరు, ఎప్పుడు |
వర్క్‌ఫ్లో యాప్ కోసం, మీ పనిని వేరుగా చేసే ఫీల్డ్‌లు జోడించండి: ప్రతి టాస్క్‌కు చెక్‌లిస్ట్, క్లయింట్, స్థానం, తప్పనిసరి ఫోటోలు, ఆమోద దశ.
వీక్షణలు
| వీక్షణ | ఉత్తమం |
|---|---|
| List | వ్యక్తిగత టూ-డూలు, గడువు తేదీ లేదా ప్రాధాన్యత ప్రకారం క్రమబద్ధీకరణ మరియు ఫిల్టర్ |
| Kanban board | దశల ద్వారా కదిలే పని (To do, Doing, Review, Done) |
| Calendar | గడువు ఆధారిత పని, ఫీల్డ్ ఉద్యోగాల షెడ్యూలింగ్ |
| "నా టాస్క్‌లు" ఈ రోజు | తదుపరి ఏమి చేయాలో తెలుసుకోవాలనుకునే ఎవరికైనా |
ఇతరాలు జోడించే ముందు ఒక వీక్షణను బాగా నిర్మించండి. బృందానికి కాన్‌బాన్ బోర్డ్ సాధారణంగా అత్యంత ఉపయోగకరమైన ప్రారంభ స్థానం; వ్యక్తిగత వినియోగానికి “Today” మరియు “Upcoming” విభాగాలతో జాబితా.
నిర్మించే ముందు తీసుకోవాల్సిన నిర్ణయాలు
వ్యక్తిగతమా లేక బృందమా
వ్యక్తిగత టూ-డూ యాప్ చాలా సరళంగా ఉండవచ్చు: ఒక యూజర్, అనుమతులు లేవు, బహుశా మీరు మాత్రమే వాడితే లాగిన్ కూడా లేదు. ఇది అలవాటు ట్రాకర్ లాంటి మంచి మొదటి ప్రాజెక్ట్. బృంద యాప్‌కు ఖాతాలు, షేర్డ్ ప్రాజెక్ట్‌లు, అసైనీలు, మరియు ఎవరు ఏమి చూడగలరో మార్చగలరో నియమాలు కావాలి. నిర్మాణ ప్రయత్నంలో ఎక్కువ భాగం అక్కడే వెళ్తుంది.
స్థిర లేదా కస్టమ్ స్థితులు
స్థిర స్థితులు (To do, In progress, Done) నిర్మించడానికి, రిపోర్ట్ చేయడానికి, మరియు స్థిరంగా ఉంచడానికి సులభం. ప్రాజెక్ట్‌కు కస్టమ్ కాలమ్‌లు మరింత సరళంగా ఉంటాయి, కానీ రిపోర్ట్‌లు కష్టతరం చేస్తాయి, ఎందుకంటే ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌లో “Done” వేరే పేరుతో ఉండవచ్చు. కస్టమ్ కాలమ్‌లు కావాలంటే, ప్రతిదానికి దాచిన “వర్గం” ఇవ్వండి (ప్రారంభించలేదు, క్రియాశీలం, పూర్తయింది), తద్వారా రిపోర్ట్‌లు ఇంకా పనిచేస్తాయి.
ప్రత్యక్ష అప్‌డేట్‌లు లేదా రిఫ్రెష్
ఇద్దరు వ్యక్తులు ఒకే బోర్డ్‌ను తెరిచి ఉంచి, ఒకరు కార్డ్ కదిలిస్తే, రెండోవారు దానిని వెంటనే చూడాలా? ప్రత్యక్ష అప్‌డేట్‌లు బాగుంటాయి కానీ సంక్లిష్టత పెంచుతాయి (నిజ-సమయ కనెక్షన్, ఒకే టాస్క్‌ను ఇద్దరు ఎడిట్ చేయడం). చిన్న బృందాలకు, పేజీ ఫోకస్ అయినప్పుడు రిఫ్రెష్ చేయడం మరియు స్పష్టమైన “చివరిగా అప్‌డేట్ చేసిన సమయం” సాధారణంగా ప్రారంభించడానికి సరిపోతుంది.
నోటిఫికేషన్‌లు
ఏది నోటిఫికేషన్ ప్రేరేపిస్తుందో నిర్ణయించండి, లేదా ప్రజలు అన్నీ ఆపేస్తారు. సహేతుకమైన ప్రారంభ సెట్: మీకు టాస్క్ కేటాయించబడినప్పుడు, మీ టాస్క్‌పై ఎవరైనా వ్యాఖ్య పెట్టినప్పుడు, మీరు యజమాని అయిన టాస్క్ రేపు గడువు ఉన్నప్పుడు. ఇమెయిల్ సులభమైన ఛానల్; ప్రతి ఈవెంట్‌కు ఒక ఇమెయిల్ కంటే రోజువారీ డైజెస్ట్ దయగలది.
దశలవారీగా నిర్మించడం
దశ 1: ఫీచర్లు కాదు, వర్క్‌ఫ్లో వివరించండి
ఒక టాస్క్ ఎలా పుడుతుంది, ఎవరు దానిపై పనిచేస్తారు, ఏ దశల గుండా వెళ్తుంది, మరియు “పూర్తయింది” అంటే ఏమిటో రాయండి. అదే మీ మొదటి ప్రాంప్ట్.
Brightside Cleaning కోసం ఒక టాస్క్ బోర్డ్ నిర్మించండి, 12 మంది క్లీనర్లు మరియు 2 మేనేజర్ల బృందం. మేనేజర్లు క్లయింట్, చిరునామా, తేదీ, కేటాయించిన క్లీనర్ మరియు టెంప్లేట్ల నుండి ఎంచుకున్న చెక్‌లిస్ట్ (స్టాండర్డ్ క్లీన్, డీప్ క్లీన్, ఎండ్ ఆఫ్ టెనెన్సీ)తో జాబ్‌లు సృష్టిస్తారు. బోర్డ్ కాలమ్‌లు: Scheduled, In progress, Needs review, Done. క్లీనర్లు లాగిన్ అయి, ఫోన్-స్నేహపూర్వక జాబితాగా ఈ రోజు తమ జాబ్‌లను మాత్రమే చూస్తారు; చెక్‌లిస్ట్ అంశాలను టిక్ చేస్తారు, కనీసం ఒక తర్వాత-ఫోటో అప్‌లోడ్ చేస్తారు, మరియు “Finished” నొక్కుతారు, ఇది జాబ్‌ను Needs review కు మారుస్తుంది. Done కు జాబ్‌లను మేనేజర్లు మాత్రమే మార్చగలరు. ప్రతిదీ డేటాబేస్‌లో నిల్వ చేయండి. సరళమైన, స్పష్టమైన డిజైన్, పెద్ద బటన్‌లతో.
దశ 2: ప్రధాన లూప్ సరిగ్గా చేయండి
టాస్క్ సృష్టించండి, కేటాయించండి, ప్రతి దశ ద్వారా కదపండి, పూర్తి చేయండి. ప్రతి రకమైన యూజర్‌గా దీన్ని చేయండి. ప్రజలు తాము చూడాల్సినవి మరియు చేయాల్సినవి మాత్రమే చూడగలరని, చేయగలరని తనిఖీ చేయండి: క్లీనర్‌గా లాగిన్ అయి, URL ద్వారా మరో క్లీనర్ జాబ్ తెరవడానికి ప్రయత్నించండి.
దశ 3: బోర్డ్‌ను సరిగ్గా అనిపించేలా చేయండి
కాన్‌బాన్ బోర్డ్‌లో డ్రాగ్-అండ్-డ్రాప్‌కు జాగ్రత్త అవసరం: కార్డులు రిఫ్రెష్ తర్వాత మీరు వదిలిన చోటే ఉండాలి, కాలమ్‌లో క్రమం భద్రంగా ఉండాలి, మరియు ఫోన్‌లు, టాబ్లెట్‌లలో టచ్‌తో పనిచేయాలి. 50 లేదా అంతకంటే ఎక్కువ టాస్క్‌లతో పరీక్షించండి, కేవలం ఐదు నమూనా కార్డులతో కాదు, అసలు పరిమాణంలో అది ఎలా ప్రవర్తిస్తుందో చూడటానికి.
దశ 4: వ్యాఖ్యలు, ఫైళ్లు మరియు కార్యకలాపం జోడించండి
వ్యాఖ్యలు చర్చను చాట్ యాప్‌లలో కాకుండా టాస్క్‌పైనే ఉంచుతాయి. కార్యకలాప లాగ్ (“Sam దీన్ని Review కు మార్చారు, మధ్యాహ్నం 3:14”) చాలా “ఏమి జరిగింది?” ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇస్తుంది. ఫైల్ అప్‌లోడ్‌లకు స్టోరేజ్ మరియు పరిమాణ పరిమితి కావాలి.
దశ 5: నోటిఫికేషన్‌లు జోడించండి
కేటాయింపులు మరియు రేపు గడువు రిమైండర్‌ల కోసం ఇమెయిల్‌తో ప్రారంభించండి. మీ యాప్ నుండి ఇమెయిల్ ఎలా పంపాలి ప్రొవైడర్లు మరియు సెటప్‌ను వివరిస్తుంది.
దశ 6: నిజమైన పనిని క్రమంగా ఇందులోకి తరలించండి
ఒక ప్రాజెక్ట్ లేదా ఒక బృందాన్ని కొన్ని వారాల పాటు దీనిపై నడపండి. ప్రజలు కొత్త సాధనాన్ని నమ్మే వరకు పాత సాధనాన్ని తొలగించకుండా చదవడానికి మాత్రమే ఉంచండి.
సాధారణ తప్పులు
- ఒక సాధారణ సాధనాన్ని ఫీచర్ వారీగా మళ్లీ నిర్మించడం. Gantt చార్ట్‌లు, టైమ్ ట్రాకింగ్, డాక్స్ జోడిస్తుంటే, సంవత్సరాలుగా వాటిని చేస్తున్న ఉత్పత్తులతో పోటీ పడుతున్నారు. మీ వర్క్‌ఫ్లోపై దృష్టి పెట్టండి.
- అనుమతులు లేకపోవడం. బృంద యాప్‌లో, ఎవరైనా ఎవరి టాస్క్‌నైనా తొలగించడం మీరు అనుకున్నదానికంటే త్వరగా జరుగుతుంది. నిర్ధారణ దశ మరియు సాఫ్ట్ డిలీట్ జోడించండి.
- గడువు తేదీల టైమ్ జోన్‌లను మర్చిపోవడం. “Friday కు గడువు” అంటే ఆ వ్యక్తి ఉన్న చోట శుక్రవారం అని అర్థం కావాలి.
- చాలా ఎక్కువ నోటిఫికేషన్‌లు. ప్రజలు అన్నింటినీ విస్మరిస్తారు. కొన్నింటితో ప్రారంభించి, ఎంచుకునే అవకాశం ఇవ్వండి.
- క్రమాన్ని నిల్వ చేయకపోవడం. ప్రతి రిఫ్రెష్‌లో కార్డులను మళ్లీ కలిపే బోర్డ్ ఉపయోగించలేనిది.
- ఫోన్‌లపై పరీక్షించకపోవడం. చాలా టాస్క్ అప్‌డేట్‌లు ఫోన్‌లలో జరుగుతాయి.
రెడీమేడ్ ఉత్పత్తి మెరుగైన ఎంపిక అయినప్పుడు
Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp మరియు అనేక ఇతర సాధనాలు పరిపక్వమైనవి మరియు బాగా పరీక్షించబడినవి, మొబైల్ యాప్‌లు, ఇంటిగ్రేషన్‌లు మరియు కొన్ని సందర్భాల్లో ఆఫ్‌లైన్ మద్దతుతో — ఇవి మీరు సొంతంగా నిర్మించడానికి చాలా సమయం పడుతుంది. ఇవి ఉపయోగించండి:
- మీ పని సాధారణ జ్ఞాన-పని: ప్రాజెక్ట్‌లు, గడువులు, కేటాయింపులు
- ఆఫ్‌లైన్ మద్దతుతో నేటివ్ మొబైల్ యాప్‌లు కావాలి
- మొదటి రోజు నుండే డజన్ల కొద్దీ ఇతర సాధనాలతో ఇంటిగ్రేషన్‌లు కావాలి
- బృందంలో ఎవరూ సాఫ్ట్‌వేర్ ముక్కను సొంతం చేసుకోవాలనుకోరు
వర్క్‌ఫ్లోనే ఉత్పత్తి అయినప్పుడు, టాస్క్‌లు మీ స్వంత డేటాకు కనెక్ట్ కావాల్సినప్పుడు, లేదా అవసరమైన సాధనం సీటుకు ధర ఉన్న పెద్ద ఉత్పత్తిలో కొంత భాగమైనప్పుడు సొంతంగా నిర్మించండి. చాలా కస్టమ్ టాస్క్ యాప్‌లు నిజానికి పైన ఒక బోర్డ్ ఉన్న అంతర్గత సాధనాలు మాత్రమే.
Mythex తో నిర్మించడం
Mythex ఒక AI యాప్ బిల్డర్: మీరు మీ వర్క్‌ఫ్లోను వివరిస్తారు, మరియు అది ప్రత్యక్ష ప్రివ్యూలో బోర్డ్, జాబితాలు మరియు ఫారమ్‌లు నిర్మిస్తుంది, టాస్క్‌లు మరియు వ్యాఖ్యల కోసం ప్రాజెక్ట్‌కు డేటాబేస్ జోడిస్తుంది, మరియు అటాచ్‌మెంట్‌లు మరియు ఫోటోల కోసం ఫైల్ స్టోరేజ్. ఏ కోడ్ రాయకముందే స్టేటస్‌లు మరియు పాత్రలపై అంగీకారానికి రావాలంటే ముందుగా Plan mode వాడండి; తప్పు చేసిన మార్పును వెనక్కి తీసుకోవడానికి చెక్‌పాయింట్‌లు సహాయపడతాయి. ఒక విషయం గుర్తుంచుకోండి: Mythex ఖాతాలు మరియు సహకారులు యాప్‌ను నిర్మించే వ్యక్తుల కోసం. మీ టాస్క్ యాప్‌ను ఉపయోగించే వ్యక్తులకు వారి స్వంత లాగిన్ కావాలి, దానిని మీరు ఎంచుకున్న ఆథ్ లైబ్రరీ లేదా ప్రొవైడర్‌తో జోడిస్తారు; మీ యాప్‌కు లాగిన్ ఎలా జోడించాలి మరియు ఆథెంటికేషన్ జోడించడం, CRUD యాప్ నిర్మించడం డాక్స్ చూడండి.
వ్రాసిన మొదటి ప్రాంప్ట్‌తో ప్రారంభించాలంటే, టీమ్ కాన్‌బాన్ బోర్డ్ టెంప్లేట్ లేదా ఏజైల్ స్ప్రింట్ బోర్డ్ టెంప్లేట్ ప్రయత్నించండి.
ప్రశ్నలు
టాస్క్ మేనేజ్‌మెంట్ యాప్‌కు ఏ ఫీచర్లు కావాలి?
శీర్షిక, స్థితి, అసైనీ మరియు గడువు తేదీతో టాస్క్‌లు; వాటిని ప్రాజెక్ట్‌లు లేదా జాబితాలుగా సమూహపరచే మార్గం; జాబితా లేదా కాన్‌బాన్ బోర్డ్ వంటి కనీసం ఒక వీక్షణ; మరియు శోధన. వ్యాఖ్యలు, నోటిఫికేషన్‌లు, పునరావృత టాస్క్‌లు మరియు క్యాలెండర్ వీక్షణలు తర్వాతి సాధారణ దశలు.
కాన్‌బాన్ బోర్డ్ కార్డుల క్రమాన్ని ఎలా నిల్వ చేస్తుంది?
ప్రతి టాస్క్ తన స్థితిని (ఏ కాలమ్‌లో ఉందో) మరియు ఆ కాలమ్‌లో దాని స్థాన సంఖ్యను నిల్వ చేస్తుంది. కార్డును లాగినప్పుడు ఈ రెండూ మారతాయి, మరియు బోర్డ్ లోడ్ అయినప్పుడు స్థానం ప్రకారం కార్డులను క్రమబద్ధీకరిస్తుంది.
Trello మరియు Todoist ఉన్నప్పుడు టూ-డూ యాప్ నిర్మించడం విలువైనదా?
సాధారణ టాస్క్ ట్రాకింగ్ కోసం సాధారణంగా కాదు: ఆ ఉత్పత్తులు పరిపక్వమైనవి మరియు తక్కువ ఖర్చుతో ఉంటాయి. మీ టాస్క్‌లు ఒక నిర్దిష్ట వర్క్‌ఫ్లో అనుసరిస్తే, మీ ఇతర వ్యవస్థల నుండి డేటా కావాలంటే, లేదా సాధారణ సాధనం ఇవ్వలేని ఫీల్డ్‌లు మరియు నియమాలు కావాలంటే సొంతంగా నిర్మించడం అర్థవంతం.
నేను నిర్మించిన టాస్క్ యాప్‌ను ఒకేసారి చాలా మంది ఉపయోగించగలరా?
అవును, అది షేర్డ్ డేటాబేస్‌లో టాస్క్‌లను నిల్వ చేసి, యూజర్ ఖాతాలు కలిగి ఉంటే. ఒకరి మార్పులు ఇతరులకు వెంటనే కనిపించాలా లేక రిఫ్రెష్ తర్వాతా అని ముందే నిర్ణయించుకోండి, ఎందుకంటే ప్రత్యక్ష అప్‌డేట్‌లు అదనపు పని.