የተግባር አስተዳደር መተግበሪያ እንዴት መገንባት እንደሚቻል፦ የተግባር ዝርዝሮች፣ ካንባን እና ቡድኖች

የተግባር አስተዳደር መተግበሪያ ለመገንባት፣ ርዕስ፣ ሁኔታ፣ ተመዳቢና የመጨረሻ ቀን ያለው ተግባር ይጀምሩ፣ ተግባሮችን ወደ ፕሮጀክቶች ይሰብስቡ፣ እና ለሰዎች አንድ ጥሩ እይታ ይስጡ፦ ዝርዝር፣ ወይም ለእያንዳንዱ ሁኔታ አምድ ያለው ካንባን ሰሌዳ። ሰው የራሱን ስራ ብቻ እንዲያይ መግቢያ ጨምሩ፣ ከዚያም አስተያየቶችና ማሳወቂያዎች። የAI መተግበሪያ ገንቢ ይህንን ከመግለጫ በአንድ ቀን ውስጥ ሊፈጥር ይችላል። ከባድ ጥያቄው ይህንን ማድረግ ይገባችኋል ወይ የሚለው ነው፦ አጠቃላይ ዓላማ ያላቸው የተግባር መሣሪያዎች የበሰሉና ርካሽ ናቸው፣ ስለዚህ የራስ መሣሪያ የሚገባው ስራዎ ከእነሱ ቅርጽ ሲለይ ነው።

የራስዎን መገንባት የሚገባው መቼ ነው

መጀመሪያ በሐቀኝነት ይመልሱ፣ መልሱ ብዙ ጊዜ "ያለውን መሣሪያ ተጠቀሙ" ነው። ብጁ የተግባር መተግበሪያዎች የሚገባቸው፦

• ተግባሮችዎ ቋሚ የስራ ፍሰት ሲከተሉ። የጽዳት ኩባንያ ሥራዎች ቼክሊስት፣ ከፊት-እና-በኋላ ፎቶዎችና የደንበኛ ፈቃድ ያስፈልጋቸዋል። የቅጥር ሰው ተግባሮች የቅጥር ደረጃን ይከተላሉ። አጠቃላይ መሣሪያዎች ይህን ሊጠጉ ይችላሉ፣ ግን ያስቸግራል።
• ተግባሮች ከሌሎች ዳታዎ የሚመጡ ሲሆኑ። አዲስ ትዕዛዝ፣ የድጋፍ ጥያቄ ወይም ያልተሳካ ፍተሻ ተግባር በራስ-ሰር መፍጠር አለበት።
• የተወሰኑ መስኮችና ህጎች ሲያስፈልጉ። "ፎቶ ሳይኖር ተግባር መዝጋት አይቻልም"፣ "ካርድን ወደ ጸድቋል ማንቀሳቀስ የሚችሉት አስተዳዳሪዎች ብቻ ናቸው"።
• ስራውን የሚሠሩ ሰዎች የቢሮ ሰራተኞች ካልሆኑ። የመስክ ሰራተኞች ወይም ተቋራጮች የዛሬ ስራዎቻቸውን በአንድ ስክሪን ብቻ ይፈልጋሉ፣ ሙሉ የፕሮጀክት አስተዳደር ምርት አይደለም።
• በሰው ዋጋ ያለው ክፍያ ሲጎዳ። ብዙ አልፎ አልፎ የሚጠቀሙ ሰዎች በሰው ክፍያ እቅዶች ውድ ሊሆን ይችላል።

ከእነዚህ ምንም ካልተገበረ፣ የበሰለ የተግባር ምርት ምናልባት የተሻለ ምርጫ ነው። ውድ SaaSን በራስዎ መሣሪያ እንዴት መተካት በአጠቃላይ ንግዶቹን ይሸፍናል።

መተግበሪያው ምን ያስፈልገዋል

ዋና ዳታ

ለስራ ፍሰት መተግበሪያ፣ ስራዎን የተለየ የሚያደርጉትን መስኮች ጨምሩ፦ በእያንዳንዱ ተግባር ቼክሊስት፣ ደንበኛ፣ ቦታ፣ የሚፈለጉ ፎቶዎች፣ የማጽደቂያ ደረጃ።

እይታዎች

አንድ እይታ በደንብ ገንቡ ከዚያ በፊት ሌሎችን ከመጨመርዎ። ለቡድን፣ ካንባን ሰሌዳው አብዛኛውን ጊዜ በጣም ጠቃሚው መነሻ ነው፤ ለግል አገልግሎት፣ "ዛሬ" እና "ወደፊት" ክፍሎች ያሉት ዝርዝር።

ከመገንባትዎ በፊት የሚወሰኑ ውሳኔዎች

ግላዊ ወይስ የቡድን

ግላዊ የተግባር መተግበሪያ በጣም ቀላል ሊሆን ይችላል፦ አንድ ተጠቃሚ፣ ፈቃድ የለም፣ ምናልባት ለእርስዎ ብቻ ከሆነ መግቢያ አይኖርም። የቡድን መተግበሪያ መለያዎች፣ የጋራ ፕሮጀክቶች፣ ተመዳቢዎችና ማን ምን ማየትና መለወጥ እንደሚችል ህጎች ያስፈልጉታል። አብዛኛው የግንባታ ጥረት እዚያ ይሄዳል።

የተወሰኑ ወይም የራሳቸው ሁኔታዎች

የተወሰኑ ሁኔታዎች (ለመሥራት፣ በመሥራት ላይ፣ ተጠናቀቀ) ለመገንባት፣ ሪፖርት ለማድረግና ወጥ ለማድረግ ቀላል ናቸው። በፕሮጀክት የራሳቸው አምዶች የበለጠ ተለዋዋጭ ናቸው፣ ነገር ግን ሪፖርቶችን ያስቸግራሉ፣ ምክንያቱም "ተጠናቀቀ" በእያንዳንዱ ፕሮጀክት የተለየ ስም ሊኖረው ይችላል። የራስ አምዶች ከፈለጉ፣ እያንዳንዱን አምድ የተደበቀ "ምድብ" ይስጡ (ያልተጀመረ፣ ንቁ፣ የተጠናቀቀ) ስለዚህ ሪፖርቶቹ አሁንም ይሠራሉ።

የቀጥታ ዝማኔዎች ወይስ ማደስ

ሁለት ሰዎች ተመሳሳይ ሰሌዳ ከፍተው አንዱ ካርድ ቢያንቀሳቅስ፣ ሌላኛው ወዲያውኑ ያየው ይገባል? የቀጥታ ዝማኔዎች ጥሩ ስሜት ይሰጣሉ፣ ግን ውስብስብነት ይጨምራሉ (የቀጥታ ግንኙነት፣ ሁለት ሰዎች አንድ ተግባር ሲያስተካክሉ መያዝ)። ለትናንሽ ቡድኖች፣ ገጹ ትኩረት ሲያገኝ ማደስና ግልጽ "መጨረሻ የተዘመነ" ጊዜ ለመጀመር ብዙ ጊዜ ይበቃል።

ማሳወቂያዎች

ማሳወቂያ የሚያስነሳውን ይወስኑ፣ ያለበለዚያ ሰዎች ሁሉንም ያጠፋሉ። ምክንያታዊ የመጀመሪያ ስብስብ፦ ተግባር ሲመደብልዎ፣ በተግባርዎ ላይ ሰው ሲያስተያይ፣ የራስዎ ተግባር ነገ ሲደርስ። ኢሜይል ቀላሉ ቻናል ነው፤ ለእያንዳንዱ ክስተት አንድ ኢሜይል ከመላክ ይልቅ ዕለታዊ ማጠቃለያ ይሻላል።

ደረጃ በደረጃ መገንባት

ደረጃ 1፦ ባህሪያትን ሳይሆን የስራ ፍሰቱን ግለጹ

ተግባር እንዴት እንደሚፈጠር፣ ማን እንደሚሰራበት፣ ምን ደረጃዎች እንደሚያልፍ እና "ተጠናቀቀ" ማለት ምን እንደሆነ ጻፉ። ይህ የመጀመሪያ ጥያቄዎ ነው።

ለBrightside Cleaning የተግባር ሰሌዳ ገንባ፣ 12 ጽዳት ሰራተኞችና 2 አስተዳዳሪዎች ያሉት ቡድን። አስተዳዳሪዎች ስራዎችን በደንበኛ፣ አድራሻ፣ ቀን፣ ለተመደበው ጽዳት ሰራተኛ እና ከአብነቶች በተመረጠ ቼክሊስት (መደበኛ ጽዳት፣ ጥልቅ ጽዳት፣ የተከራይ መውጫ ጽዳት) ይፈጥራሉ። የሰሌዳ አምዶች፦ የታቀደ፣ በመሥራት ላይ፣ ግምገማ ያስፈልጋል፣ ተጠናቀቀ። ጽዳት ሰራተኞች ይገባሉ እና ዛሬ የራሳቸውን ስራዎች ብቻ በስልክ ተስማሚ ዝርዝር ያያሉ፤ የቼክሊስት ነገሮችን ምልክት ያደርጋሉ፣ ቢያንስ አንድ ከጽዳት በኋላ ፎቶ ይጭናሉ፣ እና "ጨርሻለሁ" ይነካሉ፣ ይህም ስራውን ወደ ግምገማ ያስፈልጋል ያንቀሳቅሰዋል። ስራዎችን ወደ ተጠናቀቀ ማንቀሳቀስ የሚችሉት አስተዳዳሪዎች ብቻ ናቸው። ሁሉንም በዳታቤዝ ውስጥ አስቀምጥ። ቀላል፣ ግልጽ ዲዛይን ትላልቅ ቁልፎች ያሉት።

ደረጃ 2፦ ዋናውን ዑደት ትክክል አድርጉ

ተግባር ፍጠሩ፣ ለሰው መድቡ፣ በእያንዳንዱ ደረጃ አንቀሳቅሱት፣ ጨርሱት። ይህን እያንዳንዱ አይነት ተጠቃሚ ሆናችሁ ሥሩ። ሰዎች ማየትና ማድረግ የሚገባቸውን ብቻ እንደሚያዩ ፈትሹ፦ እንደ ጽዳት ሰራተኛ ግቡና የሌላ ጽዳት ሰራተኛ ስራን በURL ለመክፈት ሞክሩ።

ደረጃ 3፦ ሰሌዳውን ትክክለኛ ስሜት እንዲሰጥ አድርጉ

በካንባን ሰሌዳ ላይ መጎተት-እና-መጣል በጥንቃቄ ያስፈልጋል፦ ካርዶች ከተጣሉበት ቦታ ከማደስ በኋላ መቆየት አለባቸው፣ በአምድ ውስጥ ያለው ቅደም ተከተል መቀመጥ አለበት፣ እና በስልኮችና ታብሌቶች ላይ በመንካት መሥራት አለበት። በ50 ወይም ከዚያ በላይ ተግባራት ሞክሩት፣ በአምስት የናሙና ካርዶች ብቻ ሳይሆን በእውነተኛ መጠን ምን እንደሚሆን ለማየት።

ደረጃ 4፦ አስተያየቶችን፣ ፋይሎችንና እንቅስቃሴን ጨምሩ

አስተያየቶች ውይይቱን ከቻት መተግበሪያዎች ይልቅ በተግባሩ ላይ ያቆያሉ። የእንቅስቃሴ መዝገብ ("ሳም ወደ ግምገማ አንቀሳቀሰው፣ 3:14 ከሰዓት") ብዙዎቹን "ምን ተከሰተ?" ጥያቄዎች ይመልሳል። የፋይል ጭነቶች ማከማቻና የመጠን ገደብ ያስፈልጋቸዋል።

ደረጃ 5፦ ማሳወቂያዎችን ጨምሩ

ለመመደብና ነገ ለሚደርሱ አስታዋሾች በኢሜይል ጀምሩ። ከመተግበሪያዎ ኢሜይል እንዴት መላክ እንደሚቻል አቅራቢዎችንና ማዋቀርን ይሸፍናል።

ደረጃ 6፦ እውነተኛ ስራን ቀስ በቀስ ወደ ውስጡ አምጡ

አንድ ፕሮጀክት ወይም አንድ ቡድን ለሁለት ሳምንታት በላዩ ያሂዱ። ሰዎች አዲሱን ከማመናቸው በፊት ድሮውን መሣሪያ ሳትሰርዙ ለማንበብ ብቻ ያዙት።

የተለመዱ ስህተቶች

• አጠቃላይ መሣሪያን ባህሪ በባህሪ እንደገና መገንባት። Gantt ቻርቶችን፣ የጊዜ መከታተልንና ሰነዶችን እየጨመራችሁ ከሆነ፣ ለዓመታት ይህን ያደረጉ ምርቶች ጋር እየተፎካከራችሁ ነው። በስራ ፍሰታችሁ ላይ ትኩረት ያድርጉ።
• ፈቃድ የለም። በቡድን መተግበሪያ፣ ማንም የማንንም ተግባር መሰረዝ ከምትጠብቁት በላይ ቶሎ ይከሰታል። የማረጋገጫ እርምጃና ለስላሳ መሰረዝ ጨምሩ።
• የመጨረሻ ቀኖች ላይ የሰዓት ዞን መርሳት። "አርብ ያበቃል" ማለት ሰውየው ባለበት ቦታ አርብ ማለት አለበት።
• በጣም ብዙ ማሳወቂያዎች። ሰዎች ሁሉንም ችላ ይላሉ። ጥቂት ጀምሩ፣ እና ሰዎች እንዲመርጡ ፍቀዱ።
• ቅደም ተከተልን አለማስቀመጥ። ካርዶችን በእያንዳንዱ ማደስ የሚያደራጅ ሰሌዳ ለመጠቀም አይቻልም።
• በላፕቶፕ ላይ ብቻ መሞከር። ብዙ የተግባር ዝማኔዎች በስልኮች ላይ ይደረጋሉ።

የተዘጋጀ ምርት የተሻለ ምርጫ ሲሆን

Trello፣ Asana፣ Todoist፣ Linear፣ Notion፣ ClickUp እና ሌሎች ብዙ የበሰሉና በደንብ የተፈተኑ ናቸው፣ የሞባይል መተግበሪያዎች፣ ውህደቶችና በአንዳንድ ሁኔታዎች ከመስመር ውጭ ድጋፍ ያላቸው፣ ይህም እራስዎ ለመገንባት ብዙ ጊዜ ይወስዳል። ይጠቀሙባቸው፦

• ስራዎ አጠቃላይ የእውቀት ስራ ሲሆን፦ ፕሮጀክቶች፣ የመጨረሻ ቀኖች፣ ምደባዎች
• ከመስመር ውጭ ድጋፍ ያላቸው የሞባይል መተግበሪያዎች ሲፈልጉ
• ከሌሎች መሣሪያዎች ጋር በመጀመሪያው ቀን ብዙ ውህደቶች ሲፈልጉ
• በቡድኑ ውስጥ ማንም መሣሪያውን ለመያዝ ፍላጎት ሳያሳይ

የራስዎን ይገንቡ የስራ ፍሰቱ ምርቱ ሲሆን፣ ተግባሮቹ ከራስዎ ዳታ ጋር መገናኘት ሲኖርባቸው፣ ወይም የሚያስፈልገው መሣሪያ በመቀመጫ ዋጋ ከሚሸጥ ትልቅ ምርት ክፍል ሲሆን። ብዙ ብጁ የተግባር መተግበሪያዎች በእውነቱ ከላይ ሰሌዳ ያለባቸው ውስጣዊ መሣሪያዎች ናቸው።

በMythex መገንባት

Mythex የAI መተግበሪያ ገንቢ ነው፦ የስራ ፍሰትዎን ይገልጻሉ፣ ሰሌዳውን፣ ዝርዝሮቹንና ቅጾቹን በቀጥታ ቅድመ-እይታ ይገነባል፣ ለተግባሮችና አስተያየቶች ዳታቤዝ፣ ለአባሪዎችና ፎቶዎች ደግሞ የፋይል ማከማቻ ይጨምራል። ኮድ ከመጻፉ በፊት በሁኔታዎችና ሚናዎች ላይ መስማማት ከፈለጉ የ"እቅድ" ሁነታን አስቀድመው ይጠቀሙ፣ ቼክፖይንቶችም ስህተት የሆነ ለውጥን እንዲመለሱ ያስችሉዎታል። ማወቅ ያለበት፦ የMythex መለያዎችና ተባባሪዎች ለመተግበሪያውን ለሚገነቡ ሰዎች ናቸው። የተግባር መተግበሪያዎን የሚጠቀሙ ሰዎች የራሳቸው መግቢያ ያስፈልጋቸዋል፣ ይህም በመረጡት የማረጋገጫ ቤተ-መጽሐፍት ወይም አቅራቢ የሚጨመር ነው፤ ይመልከቱ መግቢያ ወደ መተግበሪያዎ እንዴት ማከል እንደሚቻል እና የማረጋገጫ መጨመር እና CRUD መተግበሪያ መገንባት ሰነዶችን።

ከተጻፈ የመጀመሪያ ጥያቄ ለመጀመር፣ የቡድን ካንባን ሰሌዳ አብነት ወይም የአጊል ስፕሪንት ሰሌዳ አብነት ይሞክሩ።

ጥያቄዎች