ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ એપ કેવી રીતે બનાવવી: ટુ-ડૂ લિસ્ટ, કાનબાન અને ટીમ
ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ એપ બનાવવા માટે શીર્ષક, સ્થિતિ, અસાઇની અને નિયત તારીખ ધરાવતા ટાસ્કથી શરૂઆત કરો, ટાસ્કને પ્રોજેક્ટમાં જૂથબદ્ધ કરો, અને લોકોને તેમનું એક સારું દૃશ્ય આપો: એક લિસ્ટ, અથવા દરેક સ્થિતિ માટે કૉલમવાળું કાનબાન બોર્ડ. દરેક વ્યક્તિ પોતાનું કામ જુએ તે માટે લોગિન ઉમેરો, પછી કોમેન્ટ અને નોટિફિકેશન. AI એપ બિલ્ડર વર્ણન પરથી આ એક બેઠકમાં બનાવી શકે છે. વધુ મુશ્કેલ પ્રશ્ન એ છે કે શું તમારે બનાવવું જોઈએ: સામાન્ય-હેતુના ટાસ્ક ટૂલ પરિપક્વ અને સસ્તાં છે, તેથી કસ્ટમ એપ ત્યારે જ યોગ્ય છે જ્યારે તમારા કામનો આકાર તેમાં ફિટ ન થાય.
પોતાનું બનાવવું ક્યારે યોગ્ય છે
આ પર પહેલાં પ્રામાણિક રહો, કારણ કે જવાબ ઘણી વાર "હાલનું સાધન વાપરો" હોય છે. કસ્ટમ ટાસ્ક એપ ત્યારે મૂલ્યવાન છે જ્યારે:
- તમારા ટાસ્ક નિશ્ચિત વર્કફ્લોને અનુસરે. સફાઈ કંપનીના કામને ચેકલિસ્ટ, પહેલાં-પછીના ફોટા અને ગ્રાહકની સહી જોઈએ. ભરતી કરનારના ટાસ્ક ભરતીના તબક્કાને અનુસરે. સામાન્ય ટૂલ આનો અંદાજ કાઢી શકે, પણ તે અણઘડ લાગે છે.
- ટાસ્ક તમારા અન્ય ડેટામાંથી આવે. નવો ઓર્ડર, સપોર્ટ ટિકિટ કે નિષ્ફળ નિરીક્ષણ આપમેળે ટાસ્ક બનાવવો જોઈએ.
- તમને ચોક્કસ ફીલ્ડ અને નિયમો જોઈએ. "ફોટો વિના ટાસ્ક બંધ ન થઈ શકે", "ફક્ત મેનેજર કાર્ડને Approved માં ખસેડી શકે".
- કામ કરનારા લોકો ઓફિસ સ્ટાફ નથી. ફીલ્ડ વર્કર કે કૉન્ટ્રાક્ટરને આજના કામ દર્શાવતી એક સ્ક્રીન જોઈએ, સંપૂર્ણ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ પ્રોડક્ટ નહીં.
- પ્રતિ-સીટ કિંમત નડે છે. ઘણા ક્યારેક-ક્યારેક વપરાશકર્તાઓ પ્રતિ-સીટ પ્લાન પર મોંઘા પડી શકે છે.
જો આમાંથી કંઈ લાગુ ન પડે, તો પરિપક્વ ટાસ્ક પ્રોડક્ટ કદાચ વધુ સારી પસંદગી છે. મોંઘા SaaS ને તમારા પોતાના ટૂલથી કેવી રીતે બદલવું સામાન્ય રીતે ટ્રેડ-ઓફ સમજાવે છે.
એપને શું જોઈએ
મુખ્ય ડેટા
| ડેટા | મુખ્ય ફીલ્ડ |
|---|---|
| Task | શીર્ષક, વર્ણન, સ્થિતિ, અસાઇની, નિયત તારીખ, પ્રાથમિકતા, પ્રોજેક્ટ, સ્થાન (ક્રમ માટે), બનાવનાર, બનાવ્યાનો સમય, પૂર્ણ થયાનો સમય |
| Project or list | નામ, માલિક, સભ્યો, આર્કાઇવ થયેલ કે નહીં |
| User | નામ, ઈમેલ, ભૂમિકા |
| Comment | ટાસ્ક, લેખક, લખાણ, સમય |
| Attachment | ટાસ્ક, ફાઇલ, અપલોડ કરનાર |
| Activity | ટાસ્ક, શું બદલાયું, કોણે, ક્યારે |
વર્કફ્લો એપ માટે, તમારા કામને અલગ બનાવતા ફીલ્ડ ઉમેરો: દરેક ટાસ્ક માટે ચેકલિસ્ટ, ગ્રાહક, સ્થળ, જરૂરી ફોટા, મંજૂરીનું પગલું.
દૃશ્યો
| દૃશ્ય | શ્રેષ્ઠ ક્યાં |
|---|---|
| List | વ્યક્તિગત ટુ-ડૂ, નિયત તારીખ કે પ્રાથમિકતા પ્રમાણે ગોઠવણી અને ફિલ્ટર |
| Kanban board | તબક્કાઓમાંથી પસાર થતું કામ (To do, Doing, Review, Done) |
| Calendar | ડેડલાઇન આધારિત કામ, ફીલ્ડ જોબનું શેડ્યૂલિંગ |
| "My tasks" today | જેને ફક્ત હવે શું કરવું તે જાણવું હોય તે કોઈ પણ |
બીજા ઉમેરતા પહેલાં એક દૃશ્ય સારી રીતે બનાવો. ટીમ માટે કાનબાન બોર્ડ સામાન્ય રીતે સૌથી ઉપયોગી શરૂઆત છે; વ્યક્તિગત ઉપયોગ માટે "Today" અને "Upcoming" વિભાગવાળી લિસ્ટ.
બનાવતા પહેલાં લેવાના નિર્ણયો
વ્યક્તિગત કે ટીમ
વ્યક્તિગત ટુ-ડૂ એપ ખૂબ સરળ હોઈ શકે: એક યુઝર, કોઈ પરવાનગી નહીં, જો ફક્ત તમારા માટે ચાલતી હોય તો કદાચ લોગિન પણ નહીં. તે સારો પહેલો પ્રોજેક્ટ છે, હેબિટ ટ્રેકર જેવા જ આકારમાં. ટીમ એપને ખાતા, શેર્ડ પ્રોજેક્ટ, અસાઇની અને કોણ શું જોઈ-બદલી શકે તેના નિયમો જોઈએ. બનાવવાનો મોટા ભાગનો પ્રયત્ન ત્યાં જાય છે.
નિશ્ચિત કે કસ્ટમ સ્થિતિઓ
નિશ્ચિત સ્થિતિઓ (To do, In progress, Done) બનાવવામાં, રિપોર્ટ કરવામાં અને સુસંગત રાખવામાં સરળ છે. પ્રોજેક્ટ દીઠ કસ્ટમ કૉલમ વધુ લવચીક છે, પણ રિપોર્ટ મુશ્કેલ બનાવે છે, કારણ કે દરેક પ્રોજેક્ટમાં "Done" કંઈક જુદા નામે હોઈ શકે. જો તમને કસ્ટમ કૉલમ જોઈએ, તો દરેકને છુપી "કેટેગરી" (શરૂ નથી થયું, સક્રિય, પૂર્ણ) આપો જેથી રિપોર્ટ હજી કામ કરે.
લાઇવ અપડેટ કે રિફ્રેશ
જો બે લોકોનું એક જ બોર્ડ ખુલ્લું હોય અને એક કાર્ડ ખસેડે, તો બીજાએ તે તરત જોવું જોઈએ? લાઇવ અપડેટ સારાં લાગે છે, પણ જટિલતા ઉમેરે છે (રિયલ-ટાઇમ કનેક્શન, એક જ ટાસ્ક બે લોકો એડિટ કરે તે સંભાળવું). નાની ટીમ માટે, પેજ ફોકસ પર રિફ્રેશ કરવું અને સ્પષ્ટ "છેલ્લે અપડેટ" સમય શરૂ કરવા માટે ઘણી વાર પૂરતું છે.
નોટિફિકેશન
કયું ઇવેન્ટ નોટિફિકેશન ટ્રિગર કરે તે નક્કી કરો, નહીં તો લોકો બધાં બંધ કરી દેશે. વાજબી શરૂઆતનો સમૂહ: તમને ટાસ્ક સોંપાયો, કોઈએ તમારા ટાસ્ક પર કોમેન્ટ કરી, તમારો ટાસ્ક આવતી કાલે નિયત છે. ઈમેલ સૌથી સરળ ચેનલ છે; દરેક ઘટના માટે એક ઈમેલ કરતાં દૈનિક સારાંશ વધુ સારો છે.
પગલાં દ્વારા બનાવો
પગલું 1: ફીચર નહીં, વર્કફ્લોનું વર્ણન કરો
લખો કે ટાસ્ક કેવી રીતે જન્મે છે, તેના પર કોણ કામ કરે છે, તે કયા તબક્કાઓમાંથી પસાર થાય છે, અને "પૂર્ણ" નો અર્થ શું છે. એ તમારો પહેલો પ્રોમ્પ્ટ છે.
Brightside Cleaning માટે ટાસ્ક બોર્ડ બનાવો, જેમાં 12 સફાઈ કામદારો અને 2 મેનેજર છે. મેનેજર ગ્રાહક, સરનામું, તારીખ, સોંપાયેલ સફાઈ કામદાર અને ટેમ્પલેટમાંથી પસંદ થયેલી ચેકલિસ્ટ (સ્ટાન્ડર્ડ ક્લીન, ડીપ ક્લીન, એન્ડ ઓફ ટેનન્સી) સાથે જોબ બનાવે. બોર્ડ કૉલમ: Scheduled, In progress, Needs review, Done. સફાઈ કામદારો લોગિન કરીને ફક્ત આજના પોતાના જોબ ફોન-ફ્રેન્ડલી લિસ્ટમાં જુએ; તેઓ ચેકલિસ્ટ આઇટમ ટિક કરે, ઓછામાં ઓછો એક પછીનો ફોટો અપલોડ કરે, અને "Finished" પર ટૅપ કરે, જેથી જોબ Needs review માં જાય. ફક્ત મેનેજર જોબને Done માં ખસેડી શકે. બધું ડેટાબેઝમાં સંગ્રહ કરો. મોટાં બટન સાથે સરળ, સ્પષ્ટ ડિઝાઇન.
પગલું 2: મુખ્ય લૂપ સાચો કરો
ટાસ્ક બનાવો, સોંપો, દરેક તબક્કામાંથી ખસેડો, પૂર્ણ કરો. દરેક પ્રકારના વપરાશકર્તા તરીકે આ કરો. તપાસો કે લોકો ફક્ત તે જ જોઈ અને કરી શકે જે તેમણે કરવું જોઈએ: સફાઈ કામદાર તરીકે લોગિન કરો અને URL દ્વારા બીજા સફાઈ કામદારનો જોબ ખોલવાનો પ્રયાસ કરો.
પગલું 3: બોર્ડને યોગ્ય લાગે તેવું બનાવો
કાનબાન બોર્ડ પર ડ્રૅગ-એન્ડ-ડ્રોપને કાળજીની જરૂર છે: રિફ્રેશ પછી કાર્ડ જ્યાં છોડ્યું ત્યાં રહેવું જોઈએ, કૉલમની અંદરનો ક્રમ ટકવો જોઈએ, અને ફોન તથા ટેબ્લેટ પર ટચ સાથે કામ કરવું જોઈએ. પાંચ નમૂના કાર્ડ નહીં, પણ 50 કે વધુ ટાસ્ક સાથે પરીક્ષણ કરો, જેથી વાસ્તવિક પ્રમાણમાં તે કેવી રીતે વર્તે છે તે જોવા મળે.
પગલું 4: કોમેન્ટ, ફાઇલ અને પ્રવૃત્તિ ઉમેરો
કોમેન્ટ ચર્ચાને ચેટ એપને બદલે ટાસ્ક પર રાખે છે. પ્રવૃત્તિ લોગ ("Sam એ આને Review માં ખસેડ્યું, 3:14pm") મોટા ભાગના "શું થયું?" પ્રશ્નોના જવાબ આપે છે. ફાઇલ અપલોડ માટે સ્ટોરેજ અને કદ મર્યાદા જોઈએ.
પગલું 5: નોટિફિકેશન ઉમેરો
સોંપણી અને "આવતી કાલે નિયત" રિમાઇન્ડર માટે ઈમેલથી શરૂઆત કરો. તમારી એપમાંથી ઈમેલ કેવી રીતે મોકલવા પ્રોવાઇડર અને સેટઅપ આવરી લે છે.
પગલું 6: ધીમે ધીમે વાસ્તવિક કામ તેમાં ખસેડો
એક પ્રોજેક્ટ કે એક ટીમ તેના પર બે અઠવાડિયા ચલાવો. જૂના ટૂલને કાઢી નાખવાને બદલે વાંચવા-પૂરતું રાખો, જ્યાં સુધી લોકો નવા પર વિશ્વાસ ન કરે.
સામાન્ય ભૂલો
- સામાન્ય ટૂલની સુવિધાઓ એક પછી એક ફરીથી બનાવવી. જો તમે Gantt ચાર્ટ, ટાઇમ ટ્રેકિંગ અને ડૉક્સ ઉમેરી રહ્યા છો, તો વર્ષોથી આ કરતી પ્રોડક્ટ્સ સાથે સ્પર્ધા કરી રહ્યા છો. તમારા વર્કફ્લો પર ધ્યાન રાખો.
- કોઈ પરવાનગી નહીં. ટીમ એપમાં, કોઈ બીજાનો ટાસ્ક કોઈ કાઢી નાખે તે તમે ધાર્યા કરતાં વહેલું થશે. પુષ્ટિ પગલું અને સોફ્ટ ડિલીટ ઉમેરો.
- નિયત તારીખોના ટાઇમ ઝોન ભૂલવા. "Due Friday" નો અર્થ એ થવો જોઈએ કે વ્યક્તિ જ્યાં છે ત્યાં શુક્રવાર.
- બહુ બધાં નોટિફિકેશન. લોકો બધાંને અવગણશે. થોડાંથી શરૂ કરો, અને લોકોને પસંદગી કરવા દો.
- ક્રમ સંગ્રહ ન કરવો. દરેક રિફ્રેશ પર કાર્ડ ફરી ગોઠવતું બોર્ડ નકામું છે.
- ફક્ત લેપટોપ પર પરીક્ષણ. ઘણાં ટાસ્ક અપડેટ ફોન પર થાય છે.
ક્યારે તૈયાર પ્રોડક્ટ વધુ સારી પસંદગી છે
Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp અને બીજાં ઘણાં પરિપક્વ અને સારી રીતે ચકાસાયેલાં છે, જેમાં મોબાઇલ એપ, ઇન્ટિગ્રેશન અને કેટલાક કેસમાં ઓફલાઇન સપોર્ટ છે, જે જાતે બનાવવામાં લાંબો સમય લાગે. જ્યારે:
- તમારું કામ સામાન્ય નોલેજ વર્ક છે: પ્રોજેક્ટ, ડેડલાઇન, સોંપણી
- તમને ઓફલાઇન સપોર્ટ સાથે નેટિવ મોબાઇલ એપ જોઈએ છે
- પહેલા દિવસે જ અન્ય ટૂલ્સ સાથે ડઝનો ઇન્ટિગ્રેશન જોઈએ છે
- ટીમમાં કોઈ સૉફ્ટવેરનો એક ભાગ સંભાળવા માંગતું નથી
જ્યારે વર્કફ્લો પોતે પ્રોડક્ટ હોય, ટાસ્ક તમારા પોતાના ડેટા સાથે જોડાવા જોઈએ, અથવા જે ટૂલ જોઈએ તે પ્રતિ-સીટ કિંમતવાળા મોટા પ્રોડક્ટનો એક અંશ હોય ત્યારે પોતાનું બનાવો. ઘણી કસ્ટમ ટાસ્ક એપ ખરેખર ટોચ પર બોર્ડ સાથેની ઇન્ટર્નલ ટૂલ્સ છે.
Mythex સાથે તે બનાવવું
Mythex એક AI એપ બિલ્ડર છે: તમે તમારા વર્કફ્લોનું વર્ણન કરો, અને તે લાઇવ પ્રિવ્યૂમાં બોર્ડ, લિસ્ટ અને ફોર્મ બનાવે છે, ટાસ્ક અને કોમેન્ટ માટે પ્રોજેક્ટમાં ડેટાબેઝ, અને જોડાણો તથા ફોટા માટે ફાઇલ સ્ટોરેજ ઉમેરે છે. કોઈ કોડ લખાય તે પહેલાં સ્ટેટસ અને ભૂમિકાઓ પર સહમત થવું હોય તો પહેલા Plan mode વાપરો, અને ચેકપોઇન્ટ ખોટી થયેલી ફેરફાર પાછી ફેરવવા દે છે. એક વાત જાણવી: Mythex ખાતા અને સહયોગીઓ એપ બનાવનારા લોકો માટે છે. તમારી ટાસ્ક એપ વાપરનારા લોકોને પોતાનું લોગિન જોઈએ, જે તમે પસંદ કરેલી ઓથ લાઇબ્રેરી અથવા પ્રોવાઇડર વડે ઉમેરો છો; જુઓ તમારી એપમાં લોગિન કેવી રીતે ઉમેરવું અને દસ્તાવેજો: ઓથેન્ટિકેશન ઉમેરવું તથા CRUD એપ બનાવવી.
લખેલા પહેલા પ્રોમ્પ્ટથી શરૂ કરવા માટે, ટીમ કાનબાન બોર્ડ ટેમ્પલેટ અથવા એજાઇલ સ્પ્રિન્ટ બોર્ડ ટેમ્પલેટ અજમાવો.
પ્રશ્નો
ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ એપમાં કઈ સુવિધાઓ જોઈએ?
શીર્ષક, સ્થિતિ, અસાઇની અને નિયત તારીખ સાથેના ટાસ્ક; તેમને પ્રોજેક્ટ અથવા લિસ્ટમાં જૂથબદ્ધ કરવાનો રસ્તો; ઓછામાં ઓછું એક દૃશ્ય જેમ કે લિસ્ટ અથવા કાનબાન બોર્ડ; અને શોધ. કોમેન્ટ, નોટિફિકેશન, પુનરાવર્તિત ટાસ્ક અને કેલેન્ડર દૃશ્યો આગળના સામાન્ય પગલાં છે.
કાનબાન બોર્ડ કાર્ડનો ક્રમ કેવી રીતે સંગ્રહ કરે છે?
દરેક ટાસ્ક પોતાની સ્થિતિ (કયા કૉલમમાં છે) અને તે કૉલમમાં સ્થાન નંબર સંગ્રહ કરે છે. કાર્ડ ખેંચવાથી બંને અપડેટ થાય છે, અને બોર્ડ લોડ થતાં કાર્ડને સ્થાન પ્રમાણે ગોઠવે છે.
જ્યારે Trello અને Todoist હોય ત્યારે શું ટુ-ડૂ એપ બનાવવી યોગ્ય છે?
સામાન્ય ટાસ્ક ટ્રેકિંગ માટે, સામાન્ય રીતે નહીં: તે ઉત્પાદનો પરિપક્વ અને સસ્તાં છે. જ્યારે તમારા ટાસ્ક ચોક્કસ વર્કફ્લોને અનુસરે, તમારી અન્ય સિસ્ટમોનો ડેટા જોઈએ, અથવા સામાન્ય સાધન ન આપી શકે એવાં ફીલ્ડ અને નિયમો જોઈએ ત્યારે પોતાનું બનાવવું સમજદારી છે.
મેં બનાવેલી ટાસ્ક એપનો એક સાથે ઘણા લોકો ઉપયોગ કરી શકે?
હા, જો તે શેર્ડ ડેટાબેઝમાં ટાસ્ક સંગ્રહ કરે અને યુઝર ખાતા હોય. શરૂઆતમાં નક્કી કરો કે લોકો એકબીજાના ફેરફાર તરત જુએ કે રિફ્રેશ પછી, કારણ કે લાઇવ અપડેટ વધારાનું કામ ઉમેરે છે.