Feladatkezelő app készítése: teendőlisták, kanban és csapatok

Feladatkezelő app építéséhez kezdd egy olyan feladattal, amelynek van címe, állapota, felelőse és határideje. Csoportosítsd a feladatokat projektekbe, és adj az embereknek egy jó nézetet: egy listát, vagy kanban táblát, amelynek oszlopai az állapotok. Adj hozzá bejelentkezést, hogy mindenki a saját munkáját lássa, majd jöhetnek a megjegyzések és értesítések. Egy AI-s app-készítő egy leírásból egy ülés alatt el tudja készíteni ezt. Nehezebb kérdés, hogy érdemes-e: az általános feladatkezelő eszközök kiforrottak és olcsók, így a saját megoldás akkor éri meg, ha a munkád alakja nem illik beléjük.

Mikor éri meg saját appot építeni

Előbb legyél őszinte, mert a válasz gyakran az, hogy használj meglévő eszközt. Egyedi feladatkezelő app akkor éri meg, ha:

• A feladataid rögzített munkafolyamatot követnek. Egy takarítócég munkáihoz ellenőrzőlista, a takarítás előtti és utáni fotók, és ügyfél-jóváhagyás kell. Egy toborzó feladatai egy felvételi szakaszt követnek. Az általános eszközökkel ez közelíthető, de körülményes.
• A feladatok a többi adataidból jönnek. Egy új rendelés, egy ügyfélszolgálati jegy vagy egy sikertelen ellenőrzés automatikusan hozzon létre feladatot.
• Konkrét mezőkre és szabályokra van szükséged. „Feladat nem zárható le fotó nélkül”, „csak vezetők mozgathatják a kártyákat Jóváhagyva oszlopba”.
• A munkát végzők nem irodai dolgozók. Terepen dolgozók vagy alvállalkozók egyetlen képernyőt akarnak a mai munkákkal, nem egy teljes projektmenedzsment terméket.
• A munkahelyi-alapú díjazás fájdalmas. Sok alkalmi felhasználó felhasználónkénti díjas csomagokon gyorsan drágává válik.

Ha egyik sem áll fenn, egy kiforrott feladatkezelő termék valószínűleg a jobb választás. A hogyan cseréld le a drága SaaS-t a saját eszközöddel útmutató általánosságban tárgyalja a kompromisszumokat.

Mit kell tudnia az appnak

Alapadatok

Munkafolyamat-appnál adj hozzá azokat a mezőket, amelyek a munkádat mássá teszik: feladatonkénti ellenőrzőlistát, ügyfelet, helyszínt, kötelező fotókat, jóváhagyási lépést.

Nézetek

Előbb egy nézetet építs jól, mielőtt másokat adnál hozzá. Csapatnak általában a kanban tábla a legjobb kiindulópont; személyes használatra egy lista „Ma” és „Közelgő” szakaszokkal.

Döntések építés előtt

Személyes vagy csapat-app

A személyes teendőlista nagyon egyszerű lehet: egy felhasználó, nincs jogosultság, talán bejelentkezés sincs, ha csak neked fut. Jó első projekt, hasonló formájú, mint egy szokáskövető. A csapat-app fiókokat, közös projekteket, felelősöket és szabályokat igényel arról, ki mit láthat és módosíthat. Az építési munka nagy része itt van.

Rögzített vagy egyedi állapotok

A rögzített állapotok (Teendő, Folyamatban, Kész) egyszerűbben épülnek, jelenthetők és egységesen tarthatók. A projektenkénti egyedi oszlopok rugalmasabbak, de nehezítik a jelentéseket, mert a „Kész” minden projektben másképp hívhatják. Ha egyedi oszlopok kellenek, adj mindegyiknek egy rejtett kategóriát (nem kezdett, aktív, lezárt), hogy a jelentések továbbra is működjenek.

Élő frissítés vagy frissítés

Ha két embernek ugyanaz a tábla van nyitva, és az egyik áthúz egy kártyát, lássa-e a másik azonnal? Az élő frissítés jól érzés, de plusz bonyolultságot hoz (valós idejű kapcsolat, két ember egyidejű szerkesztésének kezelése). Kis csapatnál gyakran elég fókuszváltáskor frissíteni, és egy világos „utoljára frissítve” időt mutatni.

Értesítések

Döntsd el, mi váltson ki értesítést, különben az emberek mindet kikapcsolják. Egy ésszerű kezdő készlet: hozzád rendelték a feladatot, valaki megjegyzést írt a feladatodhoz, egy általad birtokolt feladat holnap esedékes. Az e-mail a legkönnyebb csatorna; napi összefoglaló kellemesebb, mint eseményenként egy e-mail.

Építés lépésenként

1. lépés: Írd le a munkafolyamatot, ne a funkciókat

Írd le, hogyan születik egy feladat, ki dolgozik rajta, milyen szakaszokon megy át, és mit jelent a „kész”. Ez lesz az első promptod.

Építs feladattáblát a Brightside Cleaninghez, egy 12 takarítóból és 2 menedzserből álló csapathoz. A menedzserek munkákat hoznak létre ügyféllel, címmel, dátummal, kijelölt takarítóval és sablonból választott ellenőrzőlistával (standard takarítás, mély takarítás, bérleti szerződés végén). Táblaoszlopok: Ütemezve, Folyamatban, Átnézésre vár, Kész. A takarítók bejelentkeznek, és csak a mai munkáikat látják egy telefonbarát listában; pipálják az ellenőrzőlista-elemeket, legalább egy utáni fotót feltöltenek, és megnyomják a „Befejeztem” gombot, ami a munkát Átnézésre vár állapotba teszi. Csak menedzserek tehetnek munkát Kész állapotba. Mindent adatbázisban tárolj. Egyszerű, tiszta dizájn, nagy gombokkal.

2. lépés: A fő folyamat legyen jó

Hozz létre feladatot, rendeld hozzá, vidd végig minden szakaszon, zárd le. Csináld végig minden felhasználótípusra. Ellenőrizd, hogy az emberek csak azt láthatják és tehetik, amit kell: jelentkezz be takarítóként, és próbáld URL-lel megnyitni egy másik takarító munkáját.

3. lépés: Tedd jóvá a táblát

A kanban húzás-és-ejtés gondos munkát igényel: a kártyák a húzás után maradjanak ott frissítés után is, az oszlopon belüli sorrend megmaradjon, és érintéssel telefonon és táblagépen is működjön. Teszteld legalább 50 feladattal, hogy lásd, hogyan viselkedik valós mennyiségnél, ne csak öt mintakártyánál.

4. lépés: Megjegyzések, fájlok és aktivitás

A megjegyzések a beszélgetést a feladaton tartják, nem csevegőappokban. Az aktivitásnapló („Sam Átnézésre tette, 15:14”) a legtöbb „mi történt?” kérdésre választ ad. A fájlfeltöltéshez tárhely és méretkorlát kell.

5. lépés: Értesítések

Kezdd e-mailben a hozzárendelésekről és a holnapi határidőkről. A hogyan küldj e-mailt az appodból útmutató a szolgáltatókat és a beállítást tárgyalja.

6. lépés: Fokozatosan vidd át a valódi munkát

Futtass egy projektet vagy egy csapatot rajta pár hétig. A régi eszközt tartsd csak olvasható módban, ne töröld, amíg az emberek meg nem bíznak az újban.

Gyakori hibák

• Általános eszköz funkcióit egyenként újraépíteni. Ha Gantt-diagramot, időkövetést és dokumentumokat adsz hozzá, olyan termékekkel versenyzel, amelyek ezt évek óta csinálják. Maradj a munkafolyamatodon.
• Nincs jogosultságkezelés. Csapat-appban hamarabb fog előfordulni, hogy valaki törli valaki más feladatát, mint gondolnád. Adj megerősítő lépést és soft delete-et.
• Időzóna elfelejtése a határidőknél. A „Határidő péntek” azt jelentse, hogy péntek ott, ahol az illető van.
• Túl sok értesítés. Az emberek mindet figyelmen kívül hagyják. Kezdj kevéssel, és hagyd, hogy az emberek válasszanak.
• A sorrend nem tárolása. Az a tábla, amely frissítésnél újrarendezi a kártyákat, használhatatlan.
• Csak laptopon tesztelni. Sok feladatfrissítés telefonon történik.

Mikor jobb egy kész termék

A Trello, az Asana, a Todoist, a Linear, a Notion, a ClickUp és sok más kiforrott és jól tesztelt, mobilappokkal, integrációkkal, sőt több esetben offline működéssel, amit magadnak hosszú idő lenne megépíteni. Használd, ha:

• A munkád általános tudásmunka: projektek, határidők, hozzárendelések
• Natív mobilappokra van szükséged offline támogatással
• Az első naptól tucatnyi integrációt akarsz más eszközökkel
• A csapatban senki nem akar szoftvert üzemeltetni

Saját építs, ha maga a munkafolyamat a termék, ha a feladatoknak a saját adataidhoz kell kapcsolódniuk, vagy ha a szükséges eszköz egy nagy, felhasználónkénti díjas termék töredéke. Sok egyedi feladatkezelő app valójában egy belső eszköz, amelyen tábla fut.

Építés a Mythexszel

A Mythex egy AI app-készítő: leírod a munkafolyamatodat, és az élő előnézetben felépíti a táblát, a listákat és az űrlapokat, a feladatokhoz és megjegyzésekhez adatbázist, a mellékletekhez és fotókhoz fájltárhelyet adva a projekthez. Ha előbb meg akarsz egyezni a státuszokról és szerepkörekről, mielőtt bármi kód készülne, használd először a Tervezés módot; a checkpointok pedig lehetővé teszik, hogy visszagörgess egy elrontott változtatást. Fontos tudni: a Mythex-fiókok és együttműködők az app építőinek szólnak. Az app használóinak saját bejelentkezésre van szükségük, amelyet egy általad választott hitelesítő könyvtárral vagy szolgáltatóval adsz hozzá; lásd: hogyan adj bejelentkezést az appodhoz, valamint a dokumentáció hitelesítés hozzáadása és CRUD app építése oldalait.

Kész, írott első prompttal kezdéshez próbáld ki a csapat kanban tábla sablont vagy az agilis sprinttábla sablont.

Kérdések