Cara Bina Apl Pengurusan Tugas: Senarai Tugasan, Kanban dan Pasukan
Untuk membina apl pengurusan tugas, mulakan dengan tugasan yang mempunyai tajuk, status, penerima dan tarikh akhir, kumpulkan tugasan dalam projek, dan berikan orang satu paparan yang baik untuk melihatnya: senarai, atau papan kanban dengan lajur untuk setiap status. Tambah log masuk supaya setiap orang melihat kerjanya sendiri, kemudian ulasan dan pemberitahuan. Pembina apl AI boleh mencipta ini daripada penerangan dalam satu sesi. Soalan yang lebih sukar ialah sama ada anda patut melakukannya: alat pengurusan tugas tujuan umum sudah matang dan murah, jadi apl tersuai hanya berbaloi apabila kerja anda mempunyai bentuk yang alat-alat itu tidak padankan.
Bila membina sendiri masuk akal
Jujur tentang ini dahulu, kerana jawapannya selalunya "gunakan alat sedia ada". Apl tugas tersuai berbaloi apabila:
- Tugasan anda mengikut aliran kerja tetap. Kerja syarikat pembersihan memerlukan senarai semak, foto sebelum dan selepas serta pengesahan pelanggan. Tugas perekrut mengikut peringkat pengambilan. Alat umum boleh menghampiri ini, tetapi janggal.
- Tugasan datang daripada data lain anda. Pesanan baharu, tiket sokongan atau pemeriksaan yang gagal sepatutnya mencipta tugasan secara automatik.
- Anda memerlukan medan dan peraturan tertentu. "Tugasan tidak boleh ditutup tanpa foto", "hanya pengurus boleh memindahkan kad ke Diluluskan".
- Orang yang melakukan kerja bukan kakitangan pejabat. Pekerja lapangan atau kontraktor mahukan satu skrin dengan tugas hari ini, bukan produk pengurusan projek yang lengkap.
- Harga setiap tempat duduk memberi kesan. Ramai pengguna sekali-sekala boleh menjadi mahal pada pelan setiap tempat duduk.
Jika tiada satu pun ini terpakai, produk tugas yang matang mungkin pilihan yang lebih baik. Cara menggantikan SaaS mahal dengan alat anda sendiri meliputi pertukaran secara umum.
Apa yang diperlukan apl itu
Data teras
| Data | Medan utama |
|---|---|
| Tugasan | Tajuk, penerangan, status, penerima, tarikh akhir, keutamaan, projek, kedudukan (untuk susunan), dicipta oleh, masa dicipta, masa selesai |
| Projek atau senarai | Nama, pemilik, ahli, diarkibkan |
| Pengguna | Nama, e-mel, peranan |
| Ulasan | Tugasan, pengarang, teks, masa |
| Lampiran | Tugasan, fail, dimuat naik oleh |
| Aktiviti | Tugasan, apa yang berubah, siapa, bila |
Untuk apl aliran kerja, tambah medan yang menjadikan kerja anda berbeza: senarai semak bagi setiap tugasan, pelanggan, lokasi, foto wajib, langkah kelulusan.
Paparan
| Paparan | Paling sesuai untuk |
|---|---|
| Senarai | Senarai tugas peribadi, menyusun dan menapis mengikut tarikh akhir atau keutamaan |
| Papan kanban | Kerja yang bergerak melalui peringkat (Untuk dilakukan, Sedang dibuat, Semakan, Selesai) |
| Kalendar | Kerja yang dipacu tarikh akhir, menjadualkan tugas lapangan |
| "Tugas saya" hari ini | Sesiapa yang hanya perlu tahu apa yang perlu dibuat seterusnya |
Bina satu paparan dengan baik sebelum menambah yang lain. Untuk pasukan, papan kanban biasanya titik permulaan yang paling berguna; untuk kegunaan peribadi, senarai dengan bahagian "Hari ini" dan "Akan datang".
Keputusan yang perlu dibuat sebelum membina
Peribadi atau pasukan
Apl senarai tugas peribadi boleh sangat ringkas: satu pengguna, tiada kebenaran, mungkin tiada log masuk jika ia hanya untuk anda. Ia permulaan projek yang baik, serupa bentuknya dengan penjejak tabiat. Apl pasukan memerlukan akaun, projek dikongsi, penerima, dan peraturan tentang siapa yang boleh melihat dan menukar apa. Di situlah kebanyakan usaha binaan dihabiskan.
Status tetap atau tersuai
Status tetap (Untuk dilakukan, Sedang dibuat, Selesai) lebih mudah untuk dibina, dilaporkan dan dikekalkan secara konsisten. Lajur tersuai bagi setiap projek lebih fleksibel tetapi menyukarkan laporan, kerana "Selesai" mungkin dinamakan berbeza dalam setiap projek. Jika anda memerlukan lajur tersuai, beri setiap satu "kategori" tersembunyi (belum dimulakan, aktif, selesai) supaya laporan tetap berfungsi.
Kemas kini langsung atau muat semula
Jika dua orang membuka papan yang sama dan seorang menggerakkan kad, adakah yang lain patut melihatnya bergerak serta-merta? Kemas kini langsung terasa baik tetapi menambah kerumitan (sambungan masa nyata, mengendalikan dua orang yang menyunting tugas yang sama). Untuk pasukan kecil, memuat semula apabila halaman difokuskan serta paparan masa "kemas kini terakhir" yang jelas selalunya sudah memadai untuk bermula.
Pemberitahuan
Tentukan apa yang mencetuskan pemberitahuan, atau orang akan mematikannya semua. Set permulaan yang munasabah: anda ditugaskan sesuatu tugasan, seseorang mengulas tugasan anda, tugasan yang anda miliki tamat tarikh esok. E-mel ialah saluran paling mudah; ringkasan harian lebih baik daripada satu e-mel bagi setiap peristiwa.
Bina langkah demi langkah
Langkah 1: Terangkan aliran kerja, bukan ciri
Tulis bagaimana tugasan dicipta, siapa yang mengerjakannya, peringkat yang dilaluinya, dan maksud "selesai". Itulah arahan pertama anda.
Bina papan tugas untuk Brightside Cleaning, pasukan 12 pembersih dan 2 pengurus. Pengurus mencipta kerja dengan pelanggan, alamat, tarikh, pembersih yang ditugaskan dan senarai semak yang dipilih daripada templat (pembersihan standard, pembersihan mendalam, pada akhir penyewaan). Lajur papan: Dijadualkan, Sedang dijalankan, Perlu semakan, Selesai. Pembersih log masuk dan hanya melihat kerja mereka untuk hari ini, sebagai senarai mesra telefon; mereka menanda item senarai semak, memuat naik sekurang-kurangnya satu foto selepas kerja, dan menekan "Selesai", yang memindahkan kerja ke Perlu semakan. Hanya pengurus boleh memindahkan kerja ke Selesai. Simpan semuanya dalam pangkalan data. Reka bentuk yang ringkas dan jelas dengan butang besar.
Langkah 2: Betulkan gelung teras
Cipta tugasan, tugaskannya, pindahkannya melalui setiap peringkat, dan selesaikannya. Lakukan ini sebagai setiap jenis pengguna. Semak bahawa orang hanya boleh melihat dan melakukan apa yang sepatutnya: log masuk sebagai pembersih dan cuba buka kerja pembersih lain melalui URL.
Langkah 3: Jadikan papan terasa betul
Seret-dan-lepas pada papan kanban memerlukan perhatian: kad mesti kekal di tempat anda lepaskannya selepas muat semula, susunan dalam lajur mesti kekal, dan ia mesti berfungsi dengan sentuhan pada telefon dan tablet. Uji dengan 50 tugasan atau lebih supaya anda melihat cara ia berkelakuan dengan jumlah sebenar, bukan hanya lima kad sampel.
Langkah 4: Tambah ulasan, fail dan aktiviti
Ulasan memastikan perbincangan kekal pada tugasan dan bukannya dalam apl sembang. Log aktiviti ("Sam memindahkan ini ke Semakan, 3:14 ptg") menjawab kebanyakan soalan "apa yang berlaku?". Muat naik fail memerlukan storan dan had saiz.
Langkah 5: Tambah pemberitahuan
Mulakan dengan e-mel untuk penugasan dan peringatan tarikh esok. Cara menghantar e-mel dari apl anda meliputi pembekal dan persediaan.
Langkah 6: Pindahkan kerja sebenar secara beransur-ansur
Jalankan satu projek atau satu pasukan di atasnya selama beberapa minggu. Biarkan alat lama dalam mod baca sahaja dan jangan padamkannya sehingga orang mempercayai yang baharu.
Kesilapan lazim
- Membina semula alat umum ciri demi ciri. Jika anda menambah carta Gantt, penjejakan masa dan dokumen, anda bersaing dengan produk yang sudah melakukannya bertahun-tahun. Kekal fokus pada aliran kerja anda.
- Tiada kebenaran. Dalam apl pasukan, seseorang akan memadamkan tugasan orang lain lebih cepat daripada yang anda jangka. Tambah langkah pengesahan dan pemadaman lembut.
- Terlupa zon waktu pada tarikh akhir. "Tamat Jumaat" sepatutnya bermaksud Jumaat di tempat orang itu berada.
- Terlalu banyak pemberitahuan. Orang mengabaikan semuanya. Mulakan dengan sedikit, dan biarkan orang memilih.
- Tidak menyimpan susunan. Papan yang menyusun semula kad setiap kali dimuat semula tidak boleh digunakan.
- Hanya menguji pada komputer riba. Banyak kemas kini tugas berlaku pada telefon.
Bila produk siap sedia lebih sesuai
Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp dan ramai lagi sudah matang dan diuji dengan baik, dengan apl mudah alih, integrasi dan, dalam beberapa kes, sokongan luar talian yang memakan masa lama untuk dibina sendiri. Gunakan salah satu apabila:
- Kerja anda ialah kerja pengetahuan umum: projek, tarikh akhir, penugasan
- Anda memerlukan apl mudah alih asli dengan sokongan luar talian
- Anda mahukan berpuluh integrasi dengan alat lain pada hari pertama
- Tiada seorang pun dalam pasukan mahu memiliki sebahagian perisian
Bina sendiri apabila aliran kerja adalah produknya, apabila tugas mesti bersambung dengan data anda sendiri, atau apabila alat yang anda perlukan hanyalah sebahagian kecil daripada produk besar yang dibayar setiap tempat duduk. Banyak apl tugas tersuai sebenarnya ialah alat dalaman dengan papan di atasnya.
Membinanya dengan Mythex
Mythex ialah pembina apl AI: anda terangkan aliran kerja anda, dan ia membina papan, senarai dan borang dalam pratonton langsung, dengan menambah pangkalan data pada projek untuk tugasan dan ulasan, serta storan fail untuk lampiran dan foto. Gunakan mod Plan dahulu jika anda mahu bersetuju tentang status dan peranan sebelum sebarang kod ditulis, dan checkpoint membolehkan anda kembali kepada perubahan yang tersasar. Perkara yang perlu diketahui: akaun Mythex dan rakan kolaborator adalah untuk orang yang membina apl. Orang yang menggunakan apl tugas anda memerlukan log masuk sendiri, yang anda tambah dengan pustaka atau pembekal auth pilihan anda; lihat cara menambah log masuk pada apl anda dan dokumentasi tentang menambah pengesahan serta membina apl CRUD.
Untuk bermula daripada arahan pertama bertulis, cuba templat papan kanban pasukan atau templat papan sprint agile.
Soalan lazim
Apakah ciri yang diperlukan apl pengurusan tugas?
Tugasan dengan tajuk, status, penerima dan tarikh akhir; cara mengumpulkannya dalam projek atau senarai; sekurang-kurangnya satu paparan seperti senarai atau papan kanban; dan carian. Ulasan, pemberitahuan, tugasan berulang dan paparan kalendar ialah langkah seterusnya yang biasa.
Bagaimana papan kanban menyimpan susunan kad?
Setiap tugasan menyimpan statusnya (ia berada dalam lajur mana) dan nombor kedudukan dalam lajur itu. Menyeret kad mengemas kini kedua-duanya, dan papan menyusun kad mengikut kedudukan apabila ia dimuatkan.
Berbaloikah membina apl tugas apabila Trello dan Todoist wujud?
Untuk penjejakan tugas umum, biasanya tidak: produk tersebut sudah matang dan murah. Membina sendiri masuk akal apabila tugasan anda mengikut aliran kerja tertentu, memerlukan data daripada sistem lain, atau memerlukan medan dan peraturan yang tidak dapat diberikan oleh alat umum.
Bolehkah beberapa orang menggunakan apl tugas yang saya bina pada masa yang sama?
Ya, jika ia menyimpan tugasan dalam pangkalan data kongsi dan mempunyai akaun pengguna. Tentukan awal sama ada orang harus melihat perubahan satu sama lain serta-merta atau selepas muat semula, kerana kemas kini langsung menambah kerja.