Kuidas luua ülesannete haldamise rakendust: tegevuste nimekirjad, kanban ja meeskonnad

Ülesannete haldamise rakenduse ehitamiseks alustage ülesandest, millel on pealkiri, olek, vastutaja ja tähtaeg, rühmitage ülesanded projektidesse ja andke inimestele üks hea vaade nendele: nimekiri või kanban-tahvel, kus on iga oleku jaoks veerud. Lisage sisselogimine, et igaüks näeks oma tööd, seejärel kommentaarid ja teavitused. AI-rakendusehitaja saab selle kirjelduse põhjal valmis ühe istumisega. Raskem küsimus on, kas peaksite seda üldse tegema: üldotstarbelised ülesannete tööriistad on küpsed ja odavad, seega on oma tööriist õigustatud siis, kui teie töö kuju ei sobi nende omaga.

Millal oma rakenduse ehitamine on mõttekas

Olge selles esmalt aus, sest vastus on sageli „kasuta olemasolevat tööriista“. Oma ülesannete rakendus on väärt, kui:

• Teie ülesanded järgivad kindlat töövoogu. Koristusfirma tööd vajavad kontrollnimekirja, pilte enne ja pärast ning kliendi kinnitust. Värbaja ülesanded järgivad palkamisetappe. Üldised tööriistad saavad seda ligikaudu teha, kuid see on kohmakas.
• Ülesanded tulevad teistest teie andmetest. Uus tellimus, tugipilet või ebaõnnestunud kontroll peaks automaatselt looma ülesande.
• Vajate kindlaid välju ja reegleid. „Ülesannet ei saa sulgeda ilma fotota“, „ainult juhid saavad kaarte viia staatusesse Kinnitatud“.
• Inimesed, kes tööd teevad, ei ole kontoritöötajad. Välitöötajad või alltöövõtjad tahavad ühte ekraani tänaste tööde jaoks, mitte täielikku projektijuhtimise toodet.
• Kasutajapõhine hinnastamine kahjustab. Paljud juhuslikud kasutajad võivad kohakaupa hinnastatud pakettides kalliks minna.

Kui ükski neist ei kehti, on küpse ülesannete toote valimine tõenäoliselt parem. Kuidas asendada kallis SaaS oma tööriistaga käsitleb üldiselt kompromisse.

Mida rakendus vajab

Põhiandmed

Töövoo rakenduse puhul lisage väljad, mis teevad teie töö erinevaks: iga ülesande kontrollnimekiri, klient, asukoht, nõutavad fotod, kinnitussamm.

Vaated

Ehitage enne teiste lisamist üks vaade hästi. Meeskonna jaoks on kanban-tahvel tavaliselt kõige kasulikum algpunkt; isiklikuks kasutuseks nimekiri jaotistega „Täna“ ja „Tulevased“.

Otsused enne ehitamist

Isiklik või meeskonna

Isiklik tegevuste rakendus võib olla väga lihtne: üks kasutaja, ilma õigusteta, ehk isegi ilma sisselogimiseta, kui see töötab ainult teie jaoks. See on hea esimene projekt, sarnane harjumuste jälgijaga. Meeskonna rakendus vajab kontosid, jagatud projekte, vastutajaid ja reegleid selle kohta, kes mida näha ja muuta võib. Just sinna läheb enamik ehitustööst.

Kindlad või kohandatavad staatused

Kindlad staatused (Teha, Tegemisel, Tehtud) on lihtsamad ehitada, aruandlust teha ja ühtsena hoida. Projekti kohta kohandatavad veerud on paindlikumad, kuid raskendavad aruandeid, sest „Tehtud“ võib igas projektis nimetatud olla erinevalt. Kui vajate kohandatavaid veerge, andke igaühele peidetud „kategooria“ (pole alustatud, aktiivne, lõpetatud), et aruanded ikka töötaksid.

Reaalajas uuendused või värskendamine

Kui kaks inimest on sama tahvli avatud ja üks liigutab kaarti, kas teine peaks selle liikumise kohe nägema? Reaalajas uuendused tunduvad head, kuid lisavad keerukust (reaalajas ühendus, kahe inimese samaaegse ülesande muutmise käsitlemine). Väikestele meeskondadele piisab alguseks sageli lehe fookusele värskendamisest ja selgest „viimati uuendatud“ ajast.

Teavitused

Otsustage, mis teavitust käivitab, sest muidu lülitavad inimesed need kõik välja. Mõistlik algkomplekt: teile on määratud ülesanne, keegi on kommenteerinud teie ülesannet, teie ülesanne on homme tähtaega. E-post on kõige lihtsam kanal; igapäevane kokkuvõte on sündmuse kohta ühe kirja saatmisest inimlikum.

Ehitamine samm-sammult

Samm 1: kirjeldage töövoogu, mitte funktsioone

Kirjutage üles, kuidas ülesanne sünnib, kes sellega töötab, millistest etappidest see läbib ja mida tähendab „tehtud“. See on teie esimene käsk.

Ehita ülesannete tahvel ettevõttele Brightside Cleaning, meeskond 12 koristajat ja 2 juhti. Juhid loovad töid kliendi, aadressi, kuupäeva, määratud koristaja ja kontrollnimekirjaga, mis valitakse mallidest (standardne koristus, põhjalik koristus, üürilepingu lõppemine). Tahvli veerud: Ajastatud, Tegemisel, Vajab ülevaatust, Tehtud. Koristajad logivad sisse ja näevad ainult tänaseid töid telefonisõbralikus nimekirjas; nad märgivad kontrollnimekirja punkte, laadivad üles vähemalt ühe pildi pärast koristust ning vajutavad „Lõpetatud“, mis viib töö staatusesse Vajab ülevaatust. Ainult juhid saavad viia tööd staatusesse Tehtud. Salvesta kõik andmebaasi. Lihtne, selge disain suurte nuppudega.

Samm 2: saage põhitsükkel korda

Loo ülesanne, määra see, viige see läbi iga etapi ja lõpetage. Tehke seda igat tüüpi kasutajana. Kontrollige, et inimesed näevad ja teevad ainult seda, mida peaksid: logige sisse koristajana ja proovige avada teise koristaja töö URL-i kaudu.

Samm 3: tehke tahvel õigesti tundma

Kanban-tahvli lohistamine-ja-asetamine vajab hoolt: kaardid peavad pärast värskendamist jääma sinna, kuhu te need panite, järjestus veerus peab püsima ja see peab töötama puuteekraaniga telefonides ja tahvelarvutites. Testige vähemalt 50 ülesandega, et näha, kuidas see käitub reaalse mahu juures, mitte ainult viie näidiskaardiga.

Samm 4: lisage kommentaarid, failid ja tegevused

Kommentaarid hoiavad arutelu ülesande juures, mitte vestlusrakendustes. Tegevuste logi („Sam liigutas selle ülevaatusse, kell 15.14“) vastab enamikule küsimustele „mis juhtus?“. Failide üleslaadimine vajab salvestusruumi ja suuruspiirangut.

Samm 5: lisage teavitused

Alustage e-postiga määratud ülesannete ja homse tähtaja meeldetuletuste jaoks. Kuidas saata oma rakendusest e-kirju käsitleb teenusepakkujaid ja seadistust.

Samm 6: viige päris töö sinna järk-järgult

Laske ühel projektil või ühel meeskonnal töötada selle peal paar nädalat. Hoidke vana tööriist kirjutuskaitstuna, selle asemel et see kustutada, kuni inimesed uut usaldavad.

Levinud vead

• Üldise tööriista funktsioonide ümberehitamine ükshaaval. Kui lisate Gantti diagramme, ajaarvestust ja dokumente, konkureerite toodetega, mis on seda aastaid teinud. Jääge oma töövoo juurde.
• Õiguste puudumine. Meeskonna rakenduses juhtub, et keegi kustutab kellegi teise ülesande, kiiremini kui arvate. Lisage kinnitussamm ja pehme kustutamine.
• Tähtaegade ajavööndi unustamine. „Tähtaeg reede“ peaks tähendama reedet inimese asukohas.
• Liiga palju teavitusi. Inimesed ignoreerivad kõiki. Alustage vähestega ja laske inimestel valida.
• Järjekorra salvestamata jätmine. Tahvel, mis iga värskendusega kaarte ümber paigutab, on kasutamatu.
• Testimine ainult sülearvutil. Paljud ülesannete uuendused toimuvad telefonis.

Millal on valmislahendus parem valik

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp ja paljud teised on küpsed ja hästi testitud, neil on mobiilirakendused, integratsioonid ja mõnel juhul võrguühenduseta tugi, mille enda ehitamine võtaks kaua aega. Kasutage üht neist, kui:

• Teie töö on üldine teadmistöö: projektid, tähtajad, määramised
• Vajate natiivseid mobiilirakendusi võrguühenduseta toega
• Soovite esimesest päevast kümneid integratsioone teiste tööriistadega
• Keegi meeskonnas ei soovi hoida tarkvara osa

Ehitage oma, kui töövoog on toode, kui ülesanded peavad olema seotud teie enda andmetega või kui vajalik tööriist on suure, kohapeal hinnastatud toote murdosa. Paljud kohandatud ülesannete rakendused on tegelikult sisemised tööriistad tahvliga peal.

Ehitamine Mythexis

Mythex on AI-rakendusehitaja: kirjeldate oma töövoogu ning see ehitab tahvli, nimekirjad ja vormid reaalajas eelvaates, lisades projektile andmebaasi ülesannete ja kommentaaride jaoks ning failisalvestuse manuste ja fotode jaoks. Kui soovite enne koodi kirjutamist kokku leppida staatustes ja rollides, kasutage esmalt planeerimisrežiimi; kontrollpunktid võimaldavad valesti läinud muudatuse tagasi võtta. Üks asi, mida peab teadma: Mythexi kontod ja kaastöötajad on mõeldud rakendust ehitavatele inimestele. Teie ülesannete rakendust kasutavad inimesed vajavad oma sisselogimist, mille lisate valitud autentimisteegi või teenusepakkujaga; vt kuidas lisada oma rakendusse sisselogimist ning dokumentatsiooni autentimise lisamise ja CRUD-rakenduse ehitamise kohta.

Kirjalikust esimesest käsust alustamiseks proovige meeskonna kanban-tahvli malli või agiilse sprindi tahvli malli.

Küsimused