Πώς να φτιάξετε εφαρμογή διαχείρισης εργασιών: λίστες, Kanban και ομάδες
Για να φτιάξετε εφαρμογή διαχείρισης εργασιών, ξεκινήστε με μια εργασία που έχει τίτλο, κατάσταση, υπεύθυνο και προθεσμία, ομαδοποιήστε τις εργασίες σε έργα και δώστε στους ανθρώπους μία καλή προβολή τους: μια λίστα ή έναν πίνακα Kanban με στήλες για κάθε κατάσταση. Προσθέστε σύνδεση ώστε ο καθένας να βλέπει τη δική του δουλειά, και μετά σχόλια και ειδοποιήσεις. Ένα εργαλείο δημιουργίας εφαρμογών με τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να φτιάξει αυτό από μια περιγραφή σε μία συνεδρία. Το δυσκολότερο ερώτημα είναι αν πρέπει να το κάνετε: τα γενικά εργαλεία διαχείρισης εργασιών είναι ώριμα και φθηνά, οπότε μια δική σας εφαρμογή αξίζει τον κόπο όταν η δουλειά σας έχει σχήμα που αυτά δεν ταιριάζουν.
Πότε αξίζει να φτιάξετε τη δική σας
Ξεκινήστε με ειλικρίνεια σε αυτό, γιατί η απάντηση είναι συχνά «χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον εργαλείο». Μια δική σας εφαρμογή εργασιών αξίζει όταν:
- Οι εργασίες σας ακολουθούν σταθερή ροή. Οι εργασίες μιας εταιρείας καθαρισμού χρειάζονται λίστα ελέγχου, φωτογραφίες πριν και μετά και έγκριση από τον πελάτη. Οι εργασίες ενός recruiter ακολουθούν τα στάδια πρόσληψης. Τα γενικά εργαλεία μπορούν να το προσεγγίσουν, αλλά είναι άβολο.
- Οι εργασίες προέρχονται από τα άλλα δεδομένα σας. Μια νέα παραγγελία, ένα αίτημα υποστήριξης ή μια αποτυχημένη επιθεώρηση πρέπει να δημιουργούν εργασία αυτόματα.
- Χρειάζεστε συγκεκριμένα πεδία και κανόνες. «Μια εργασία δεν μπορεί να κλείσει χωρίς φωτογραφία», «μόνο οι διαχειριστές μπορούν να μετακινήσουν κάρτες στο Εγκρίθηκε».
- Οι άνθρωποι που κάνουν τη δουλειά δεν είναι γραφειακοί. Οι εργαζόμενοι στο πεδίο ή οι συνεργάτες θέλουν μία οθόνη με τις δουλειές της ημέρας, όχι ένα πλήρες προϊόν διαχείρισης έργων.
- Η τιμολόγηση ανά θέση σας κοστίζει. Πολλοί περιστασιακοί χρήστες μπορεί να κάνουν τις συνδρομές ανά θέση ακριβές.
Αν τίποτα από αυτά δεν ισχύει, ένα ώριμο έτοιμο προϊόν είναι πιθανώς η καλύτερη επιλογή. Ο οδηγός για αντικατάσταση ακριβού SaaS με δικό σας εργαλείο καλύπτει γενικά τα trade-offs.
Τι χρειάζεται η εφαρμογή
Βασικά δεδομένα
| Δεδομένο | Κύρια πεδία |
|---|---|
| Εργασία | Τίτλος, περιγραφή, κατάσταση, υπεύθυνος, προθεσμία, προτεραιότητα, έργο, θέση (για ταξινόμηση), δημιουργήθηκε από, ώρα δημιουργίας, ώρα ολοκλήρωσης |
| Έργο ή λίστα | Όνομα, ιδιοκτήτης, μέλη, αρχειοθετημένο |
| Χρήστης | Όνομα, email, ρόλος |
| Σχόλιο | Εργασία, συγγραφέας, κείμενο, ώρα |
| Συνημμένο | Εργασία, αρχείο, ανέβηκε από |
| Δραστηριότητα | Εργασία, τι άλλαξε, ποιος, πότε |
Για εφαρμογή ροής εργασιών, προσθέστε τα πεδία που κάνουν τη δουλειά σας διαφορετική: λίστα ελέγχου ανά εργασία, έναν πελάτη, μια τοποθεσία, υποχρεωτικές φωτογραφίες, ένα βήμα έγκρισης.
Προβολές
| Προβολή | Καλύτερη για |
|---|---|
| Λίστα | Προσωπικές εκκρεμότητες, ταξινόμηση και φιλτράρισμα ανά προθεσμία ή προτεραιότητα |
| Πίνακας Kanban | Δουλειά που περνά από στάδια (Για κάνω, Σε εξέλιξη, Αναθεώρηση, Ολοκληρώθηκε) |
| Ημερολόγιο | Δουλειά βασισμένη σε προθεσμίες, προγραμματισμός εργασιών στο πεδίο |
| Σήμερα («Οι εργασίες μου») | Όποιος χρειάζεται απλώς να ξέρει τι να κάνει στη συνέχεια |
Φτιάξτε μία προβολή καλά πριν προσθέσετε άλλες. Για ομάδα, ο πίνακας Kanban είναι συνήθως το πιο χρήσιμο σημείο εκκίνησης· για προσωπική χρήση, μια λίστα με ενότητες «Σήμερα» και «Επερχόμενα».
Αποφάσεις πριν χτίσετε
Προσωπική ή ομαδική
Μια προσωπική εφαρμογή εργασιών μπορεί να είναι πολύ απλή: ένας χρήστης, χωρίς δικαιώματα, ίσως χωρίς σύνδεση αν τρέχει μόνο για εσάς. Είναι καλό πρώτο έργο, παρόμοιο ως σχήμα με έναν παρακολουθητή συνηθειών. Μια ομαδική εφαρμογή χρειάζεται λογαριασμούς, κοινά έργα, υπευθύνους και κανόνες για το ποιος βλέπει και αλλάζει τι. Εκεί πηγαίνει το μεγαλύτερο μέρος της προσπάθειας.
Σταθερές ή προσαρμοσμένες καταστάσεις
Οι σταθερές καταστάσεις (Για κάνω, Σε εξέλιξη, Ολοκληρώθηκε) είναι απλούστερες στην κατασκευή, στην αναφορά και στη διατήρηση συνέπειας. Οι προσαρμοσμένες στήλες ανά έργο είναι πιο ευέλικτες, αλλά δυσκολεύουν τις αναφορές, γιατί το «Ολοκληρώθηκε» μπορεί να λέγεται αλλιώς σε κάθε έργο. Αν χρειάζεστε προσαρμοσμένες στήλες, δώστε σε κάθε μία μια κρυφή «κατηγορία» (δεν έχει ξεκινήσει, ενεργή, ολοκληρωμένη) ώστε οι αναφορές να συνεχίζουν να λειτουργούν.
Ζωντανές ενημερώσεις ή ανανέωση
Αν δύο άνθρωποι έχουν ανοιχτό τον ίδιο πίνακα και ο ένας μετακινήσει μια κάρτα, πρέπει ο άλλος να τη δει να μετακινείται αμέσως; Οι ζωντανές ενημερώσεις φαίνονται καλές, αλλά προσθέτουν πολυπλοκότητα (μια σύνδεση σε πραγματικό χρόνο, και διαχείριση του ότι δύο άνθρωποι επεξεργάζονται την ίδια εργασία). Για μικρές ομάδες, η ανανέωση όταν η σελίδα ξαναγίνεται ενεργή, μαζί με μια σαφή ένδειξη «τελευταία ενημέρωση», συχνά αρκεί για αρχή.
Ειδοποιήσεις
Αποφασίστε τι προκαλεί ειδοποίηση, αλλιώς οι άνθρωποι θα τις απενεργοποιήσουν όλες. Ένα λογικό αρχικό σύνολο: σας ανατέθηκε εργασία, κάποιος σχολίασε την εργασία σας, μια εργασία που σας ανήκει λήγει αύριο. Το email είναι ο ευκολότερος κανάλι· μια ημερήσια σύνοψη είναι πιο φιλική από ένα email για κάθε γεγονός.
Κατασκευή βήμα βήμα
Βήμα 1: Περιγράψτε τη ροή, όχι τα χαρακτηριστικά
Γράψτε πώς γεννιέται μια εργασία, ποιος δουλεύει πάνω της, τα στάδια από τα οποία περνά και τι σημαίνει «ολοκληρώθηκε». Αυτό είναι το πρώτο σας prompt.
Φτιάξε έναν πίνακα εργασιών για την Brightside Cleaning, μια ομάδα 12 καθαριστών και 2 διαχειριστών. Οι διαχειριστές δημιουργούν δουλειές με πελάτη, διεύθυνση, ημερομηνία, καθαριστή που αναλαμβάνει και λίστα ελέγχου επιλεγμένη από πρότυπα (τυπικός καθαρισμός, βαθύς καθαρισμός, καθαρισμός μετά από μίσθωση). Στήλες του πίνακα: Προγραμματισμένα, Σε εξέλιξη, Χρειάζεται έλεγχο, Ολοκληρώθηκε. Οι καθαριστές συνδέονται και βλέπουν μόνο τις δουλειές τους για σήμερα, ως λίστα φιλική στο κινητό· τσεκάρουν στοιχεία της λίστας, ανεβάζουν τουλάχιστον μία φωτογραφία μετά τον καθαρισμό και πατούν «Ολοκληρώθηκε», που μετακινεί τη δουλειά στο Χρειάζεται έλεγχο. Μόνο οι διαχειριστές μπορούν να μετακινήσουν δουλειές στο Ολοκληρώθηκε. Αποθήκευσε τα πάντα σε βάση δεδομένων. Απλός, καθαρός σχεδιασμός με μεγάλα κουμπιά.
Βήμα 2: Κάντε σωστό τον βασικό κύκλο
Δημιουργήστε μια εργασία, αναθέστε την, μετακινήστε την σε κάθε στάδιο, ολοκληρώστε την. Κάντε το για κάθε τύπο χρήστη. Ελέγξτε ότι οι άνθρωποι βλέπουν και κάνουν μόνο ό,τι πρέπει: συνδεθείτε ως καθαριστής και δοκιμάστε να ανοίξετε τη δουλειά ενός άλλου καθαριστή μέσω URL.
Βήμα 3: Κάντε τον πίνακα να λειτουργεί σωστά
Το σύρσιμο και την απόθεση σε πίνακα Kanban χρειάζεται προσοχή: οι κάρτες πρέπει να μένουν εκεί που τις αφήσατε μετά από ανανέωση, η σειρά μέσα σε μια στήλη πρέπει να διατηρείται, και πρέπει να δουλεύει με αφή σε κινητά και tablet. Δοκιμάστε με 50 ή περισσότερες εργασίες ώστε να δείτε τη συμπεριφορά σε πραγματικό όγκο, όχι μόνο με πέντε δείγματα κάρτες.
Βήμα 4: Προσθέστε σχόλια, αρχεία και δραστηριότητα
Τα σχόλια κρατούν τη συζήτηση πάνω στην εργασία αντί για εφαρμογές chat. Ένα αρχείο δραστηριότητας («Ο Σάμ μετακίνησε αυτό στην Αναθεώρηση, 15:14») απαντά στα περισσότερα ερωτήματα «τι συνέβη;». Τα ανεβάσματα αρχείων χρειάζονται αποθηκευτικό χώρο και όριο μεγέθους.
Βήμα 5: Προσθέστε ειδοποιήσεις
Ξεκινήστε με email για αναθέσεις και υπενθυμίσεις «λήγει αύριο». Ο οδηγός για αποστολή email από την εφαρμογή σας καλύπτει παρόχους και ρύθμιση.
Βήμα 6: Μεταφέρετε σταδιακά την πραγματική δουλειά
Τρέξτε ένα έργο ή μία ομάδα πάνω της για δύο εβδομάδες. Κρατήστε το παλιό εργαλείο σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση αντί να το διαγράψετε, μέχρι οι άνθρωποι να εμπιστευτούν το νέο.
Συνηθισμένα λάθη
- Ξαναχτίζετε ένα γενικό εργαλείο χαρακτηριστικό προς χαρακτηριστικό. Αν προσθέτετε διαγράμματα Gantt, καταγραφή χρόνου και έγγραφα, ανταγωνίζεστε προϊόντα που το κάνουν εδώ και χρόνια. Μείνετε εστιασμένοι στη ροή σας.
- Χωρίς δικαιώματα. Σε ομαδική εφαρμογή, κάποιος θα διαγράψει την εργασία κάποιου άλλου πιο σύντομα απ' όσο νομίζετε. Προσθέστε βήμα επιβεβαίωσης και μαλακή διαγραφή.
- Ξεχασμένες ζώνες ώρας στις προθεσμίες. Το «Λήγει Παρασκευή» πρέπει να σημαίνει Παρασκευή εκεί που βρίσκεται το άτομο.
- Πάρα πολλές ειδοποιήσεις. Οι άνθρωποι τις αγνοούν όλες. Ξεκινήστε με λίγες και αφήστε τους χρήστες να επιλέξουν.
- Δεν αποθηκεύετε τη σειρά. Ένας πίνακας που ανακατεύει τις κάρτες σε κάθε ανανέωση είναι άχρηστος.
- Δοκιμή μόνο σε laptop. Πολλές ενημερώσεις εργασιών γίνονται στα κινητά.
Πότε είναι καλύτερη επιλογή ένα έτοιμο προϊόν
Τα Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp και πολλά άλλα είναι ώριμα και καλά δοκιμασμένα, με εφαρμογές για κινητά, ολοκληρώσεις και, σε αρκετές περιπτώσεις, λειτουργία εκτός σύνδεσης που θα σας έπαιρνε πολύ χρόνο να φτιάξετε μόνοι σας. Χρησιμοποιήστε ένα όταν:
- Η δουλειά σας είναι γενική γνώση εργασίας: έργα, προθεσμίες, αναθέσεις
- Χρειάζεστε εγγενείς εφαρμογές για κινητά με λειτουργία εκτός σύνδεσης
- Θέλετε δεκάδες ολοκληρώσεις με άλλα εργαλεία από την πρώτη μέρα
- Κανείς στην ομάδα δεν θέλει να είναι υπεύθυνος για κομμάτι λογισμικού
Φτιάξτε τη δική σας όταν η ροή εργασίας είναι το ίδιο το προϊόν, όταν οι εργασίες πρέπει να συνδέονται με τα δικά σας δεδομένα ή όταν το εργαλείο που θα χρειαζόσασταν είναι ένα κλάσμα ενός μεγάλου προϊόντος με τιμή ανά θέση. Πολλές προσαρμοσμένες εφαρμογές εργασιών είναι στην πραγματικότητα εσωτερικά εργαλεία με έναν πίνακα από πάνω.
Φτιάχνοντάς το με το Mythex
Το Mythex είναι ένας δημιουργός εφαρμογών με τεχνητή νοημοσύνη: περιγράφετε τη ροή σας, και δημιουργεί τον πίνακα, τις λίστες και τις φόρμες σε ζωντανή προεπισκόπηση, προσθέτοντας βάση δεδομένων στο project για εργασίες και σχόλια, και αποθηκευτικό χώρο για συνημμένα και φωτογραφίες. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Plan πρώτα αν θέλετε να συμφωνήσετε στις καταστάσεις και τους ρόλους πριν γραφτεί κώδικας, και τα checkpoints σας επιτρέπουν να γυρίσετε πίσω μια αλλαγή που πάει στραβά. Κάτι που πρέπει να ξέρετε: οι λογαριασμοί και οι συνεργάτες του Mythex είναι για τους ανθρώπους που φτιάχνουν την εφαρμογή. Οι άνθρωποι που θα χρησιμοποιούν την εφαρμογή εργασιών χρειάζονται τη δική τους σύνδεση, που την προσθέτετε με μια βιβλιοθήκη ή πάροχο ταυτοποίησης της επιλογής σας· δείτε πώς να προσθέσετε σύνδεση στην εφαρμογή σας και τις τεκμηριώσεις για προσθήκη ταυτοποίησης και δημιουργία εφαρμογής CRUD.
Για να ξεκινήσετε από ένα γραπτό πρώτο prompt, δοκιμάστε το πρότυπο πίνακα ομαδικής δουλειάς Kanban ή το πρότυπο πίνακα sprint Agile.
Ερωτήσεις
Ποια χαρακτηριστικά χρειάζεται μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών;
Εργασίες με τίτλο, κατάσταση, υπεύθυνο και προθεσμία· έναν τρόπο να τις ομαδοποιείτε σε έργα ή λίστες· τουλάχιστον μία προβολή, όπως λίστα ή πίνακα Kanban· και αναζήτηση. Σχόλια, ειδοποιήσεις, επαναλαμβανόμενες εργασίες και προβολές ημερολογίου είναι τα συνηθισμένα επόμενα βήματα.
Πώς αποθηκεύει ένας πίνακας Kanban τη σειρά των καρτών;
Κάθε εργασία αποθηκεύει την κατάστασή της (σε ποια στήλη βρίσκεται) και έναν αριθμό θέσης μέσα σε εκείνη τη στήλη. Όταν σύρετε μια κάρτα, ενημερώνονται και τα δύο, και ο πίνακας ταξινομεί τις κάρτες με βάση τη θέση όταν φορτώνει.
Αξίζει να φτιάξω εφαρμογή εργασιών όταν υπάρχουν Trello και Todoist;
Για γενική παρακολούθηση εργασιών, συνήθως όχι: αυτά τα προϊόντα είναι ώριμα και φθηνά. Η δική σας εφαρμογή έχει νόημα όταν οι εργασίες σας ακολουθούν συγκεκριμένη ροή, χρειάζονται δεδομένα από άλλα συστήματά σας ή πεδία και κανόνες που ένα γενικό εργαλείο δεν μπορεί να δώσει.
Μπορούν πολλοί άνθρωποι να χρησιμοποιούν ταυτόχρονα εφαρμογή εργασιών που φτιάχνω;
Ναι, αν αποθηκεύει τις εργασίες σε κοινή βάση δεδομένων και έχει λογαριασμούς χρηστών. Αποφασίστε νωρίς αν οι άνθρωποι πρέπει να βλέπουν τις αλλαγές των άλλων αμέσως ή μετά από ανανέωση, επειδή οι ζωντανές ενημερώσεις προσθέτουν δουλειά.