டாஸ்க் மேனேஜ்மென்ட் செயலியை எப்படி உருவாக்குவது: செய்ய வேண்டியவை, கன்பான் மற்றும் குழுக்கள்

டாஸ்க் மேனேஜ்மென்ட் செயலியை உருவாக்க, தலைப்பு, நிலை, ஒப்படைக்கப்பட்டவர் மற்றும் காலக்கெடு கொண்ட ஒரு பணியில் தொடங்குங்கள், பணிகளைத் திட்டங்களாகத் தொகுங்கள், மக்களுக்கு ஒரு நல்ல பார்வை கொடுங்கள்: ஒரு பட்டியல், அல்லது ஒவ்வொரு நிலைக்கும் நெடுவரிசைகள் கொண்ட கன்பான் பலகை. ஒவ்வொருவரும் தங்கள் சொந்த வேலையை மட்டும் பார்க்கும்படி உள்நுழைவைச் சேர்த்து, பின்னர் கருத்துகளையும் அறிவிப்புகளையும் சேர்க்கவும். ஒரு AI செயலி உருவாக்கி விளக்கத்திலிருந்து இதை ஒரே அமர்வில் உருவாக்க முடியும். கடினமான கேள்வி, இதை உருவாக்கலாமா என்பதுதான்: பொதுவான பணி கருவிகள் முதிர்ச்சியடைந்தவை, மலிவானவை, எனவே உங்கள் பணிக்கு அவை பொருந்தாத வடிவம் இருந்தால் மட்டுமே சொந்தமாக உருவாக்குவது பொருள் தரும்.

சொந்தமாக உருவாக்குவது எப்போது பொருள் தரும்

இதில் முதலில் நேர்மையாக இருங்கள், ஏனெனில் பதில் பெரும்பாலும் "ஏற்கெனவே உள்ள கருவியைப் பயன்படுத்துங்கள்" என்பதுதான். தனிப்பயன் பணிச் செயலிகள் பின்வரும்போது மதிப்புள்ளவை:

• உங்கள் பணிகள் ஒரு நிலையான பணிப்பாய்வைப் பின்பற்றுகின்றன. ஒரு துப்புரவு நிறுவனத்தின் வேலைகளுக்கு ஒரு சரிபார்ப்புப் பட்டியல், முன்-பின் புகைப்படங்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர் ஒப்புதல் தேவை. ஒரு ஆட்சேர்ப்பாளரின் பணிகள் ஒரு பணியமர்த்தல் நிலையைப் பின்பற்றுகின்றன. பொதுக் கருவிகள் இதை ஓரளவு செய்யலாம், ஆனால் அது விகாரமாக இருக்கும்.
• பணிகள் உங்கள் பிற தரவிலிருந்து வருகின்றன. ஒரு புதிய ஆர்டர், ஆதரவு டிக்கெட் அல்லது தோல்வியடைந்த ஆய்வு தானாகவே ஒரு பணியை உருவாக்க வேண்டும்.
• உங்களுக்கு குறிப்பிட்ட புலங்களும் விதிகளும் தேவை. "புகைப்படம் இல்லாமல் ஒரு பணியை மூட முடியாது", "மேலாளர்கள் மட்டுமே கார்டுகளை அங்கீகரிக்கப்பட்டதுக்கு நகர்த்த முடியும்".
• வேலை செய்பவர்கள் அலுவலக ஊழியர்கள் அல்ல. கள ஊழியர்கள் அல்லது ஒப்பந்ததாரர்கள் முழுத் திட்ட மேலாண்மைத் தயாரிப்பு அல்ல, இன்றைய வேலைகளைக் காட்டும் ஒரே திரையையே விரும்புவார்கள்.
• ஒரு இருக்கைக்கு கட்டணம் வலிக்கும். அடிக்கடி பயன்படுத்தாத பலர் இருந்தால், இருக்கை வாரியான திட்டங்கள் விலை உயர்ந்ததாகிவிடும்.

இவற்றில் எதுவும் பொருந்தாவிட்டால், முதிர்ந்த பணிக் கருவி பெரும்பாலும் சிறந்த தேர்வு. உங்கள் சொந்த கருவியால் விலையுயர்ந்த SaaS-ஐ மாற்றுவது எப்படி என்பது பொதுவான பரிமாற்றங்களை விளக்குகிறது.

செயலிக்குத் தேவையானவை

முக்கிய தரவு

ஒரு பணிப்பாய்வுச் செயலிக்கு, உங்கள் வேலையை வித்தியாசமாக்கும் புலங்களைச் சேருங்கள்: ஒரு பணிக்கான சரிபார்ப்புப் பட்டியல், ஒரு வாடிக்கையாளர், ஒரு இடம், கட்டாயப் புகைப்படங்கள், ஒரு அங்கீகார படி.

பார்வைகள்

மற்றவற்றைச் சேர்ப்பதற்கு முன் ஒரு பார்வையை நன்றாகச் செய்யுங்கள். ஒரு குழுவுக்கு கன்பான் பலகைதான் பொதுவாக மிகப் பயனுள்ள தொடக்கம்; தனிப் பயன்பாட்டுக்கு "இன்று" மற்றும் "வரவிருப்பவை" பிரிவுகளுடன் ஒரு பட்டியல்.

கட்டுவதற்கு முன் எடுக்க வேண்டிய முடிவுகள்

தனிப்பட்டதா அல்லது குழுவா

தனிப்பட்ட செய்ய-வேண்டியவை செயலி மிக எளிமையாக இருக்கலாம்: ஒரே பயனர், அனுமதிகள் இல்லை, உங்களுக்கு மட்டும் ஓடினால் உள்நுழைவும் இல்லாமல் இருக்கலாம். இது ஒரு நல்ல முதல் திட்டம், வடிவத்தில் பழக்கக் கண்காணிப்பு செயலி போன்றது. குழு செயலிக்கு கணக்குகள், பகிரப்பட்ட திட்டங்கள், ஒப்படைக்கப்பட்டவர்கள், மற்றும் யார் எதைப் பார்க்கலாம், மாற்றலாம் என்ற விதிகள் தேவை. கட்டும் முயற்சியின் பெரும்பகுதி அங்குதான் செல்லும்.

நிலையான அல்லது தனிப்பயன் நிலைகள்

நிலையான நிலைகள் (செய்ய வேண்டியவை, நடந்துகொண்டிருப்பது, முடிந்தது) உருவாக்கவும், அறிக்கை செய்யவும், ஒரே மாதிரியாக வைக்கவும் எளிமையானவை. ஒவ்வொரு திட்டத்துக்கும் தனிப்பயன் நெடுவரிசைகள் இன்னும் நெகிழ்வானவை, ஆனால் அறிக்கைகளைக் கடினமாக்கும், ஏனெனில் ஒவ்வொரு திட்டத்திலும் "முடிந்தது" வேறு பெயரில் இருக்கலாம். தனிப்பயன் நெடுவரிசைகள் தேவைப்பட்டால், ஒவ்வொன்றுக்கும் மறைவான "வகை" (தொடங்கவில்லை, செயலில், முடிந்தது) கொடுங்கள், அப்போதும் அறிக்கைகள் வேலை செய்யும்.

நேரடி புதுப்பிப்புகள் அல்லது புதுப்பித்தல்

இரண்டு பேர் ஒரே பலகையைத் திறந்திருந்து ஒருவர் ஒரு அட்டையை நகர்த்தினால், மற்றவர் உடனே அதைப் பார்க்க வேண்டுமா? நேரடி புதுப்பிப்புகள் நன்றாக உணரவைக்கின்றன, ஆனால் சிக்கலைச் சேர்க்கின்றன (நிகழ்நேர இணைப்பு, ஒரே பணியை இருவர் திருத்துவதைக் கையாளுதல்). சிறிய குழுக்களுக்கு, பக்கம் கவனத்துக்கு வரும்போது புதுப்பிப்பதும் தெளிவான "கடைசியாகப் புதுப்பிக்கப்பட்ட" நேரமும் தொடங்குவதற்குப் போதுமானதாக இருக்கும்.

அறிவிப்புகள்

எந்த நிகழ்வு அறிவிப்பைத் தூண்டுகிறது என்று முடிவு செய்யுங்கள், இல்லாவிட்டால் மக்கள் அனைத்தையும் அணைத்துவிடுவார்கள். நியாயமான தொடக்கத் தொகுப்பு: ஒரு பணி உங்களுக்கு ஒப்படைக்கப்பட்டது, உங்கள் பணியில் ஒருவர் கருத்து எழுதினார், நீங்கள் உரிமையாளராக இருக்கும் ஒரு பணி நாளைக் காலக்கெடு. மின்னஞ்சல் எளிதான சேனல்; ஒவ்வொரு நிகழ்வுக்கும் ஒரு மின்னஞ்சலை விட தினசரி சுருக்கம் கனிவானது.

படிப்படியாக உருவாக்குதல்

படி 1: அம்சங்களை அல்ல, பணிப்பாய்வை விவரிக்கவும்

ஒரு பணி எப்படிப் பிறக்கிறது, அதில் யார் வேலை செய்கிறார்கள், அது கடந்து செல்லும் நிலைகள், "முடிந்தது" என்றால் என்ன என்பதை எழுதுங்கள். அதுவே உங்கள் முதல் prompt.

Brightside Cleaning-க்கு ஒரு பணிப் பலகை உருவாக்குங்கள், 12 துப்புரவாளர்கள் மற்றும் 2 மேலாளர்கள் கொண்ட குழு. மேலாளர்கள் வாடிக்கையாளர், முகவரி, தேதி, ஒதுக்கப்பட்ட துப்புரவாளர் மற்றும் வார்ப்புருக்களிலிருந்து தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட சரிபார்ப்புப் பட்டியல் (நிலையான சுத்தம், ஆழமான சுத்தம், குத்தகை முடிவு) கொண்ட வேலைகளை உருவாக்குகிறார்கள். பலகை நெடுவரிசைகள்: திட்டமிடப்பட்டது, நடந்துகொண்டிருக்கிறது, மதிப்பாய்வு தேவை, முடிந்தது. துப்புரவாளர்கள் உள்நுழைந்து இன்றைய தங்கள் வேலைகளை மட்டுமே கைபேசிக்கு ஏற்ற பட்டியலாகப் பார்க்கிறார்கள்; சரிபார்ப்புப் பட்டியல் உருப்படிகளைக் குறிக்கிறார்கள், குறைந்தது ஒரு பின்-புகைப்படம் பதிவேற்றுகிறார்கள், "முடிந்தது" என்பதைத் தட்டுகிறார்கள், அது வேலையை மதிப்பாய்வு தேவை நிலைக்கு நகர்த்துகிறது. மேலாளர்கள் மட்டுமே வேலைகளை முடிந்தது நிலைக்கு நகர்த்த முடியும். எல்லாவற்றையும் ஒரு தரவுத்தளத்தில் சேமிக்கவும். எளிமையான, தெளிவான வடிவமைப்பு, பெரிய பொத்தான்களுடன்.

படி 2: முக்கிய சுழற்சியைச் சரியாக்குங்கள்

ஒரு பணியை உருவாக்குங்கள், ஒப்படையுங்கள், ஒவ்வொரு நிலையிலும் நகர்த்துங்கள், முடியுங்கள். ஒவ்வொரு வகைப் பயனராகவும் இதைச் செய்யுங்கள். மக்கள் பார்க்கவும் செய்யவும் வேண்டியதை மட்டுமே பார்க்கவும் செய்யவும் முடிகிறதா என்று சரிபாருங்கள்: ஒரு துப்புரவாளராக உள்நுழைந்து, இன்னொரு துப்புரவாளரின் வேலையை URL மூலம் திறக்க முயலுங்கள்.

படி 3: பலகையை சரியாக உணரவையுங்கள்

கன்பான் பலகையில் இழுத்து விடுதல் கவனமாகக் கையாளப்பட வேண்டும்: நீங்கள் விட்ட இடத்திலேயே அட்டைகள் புதுப்பித்த பிறகும் இருக்க வேண்டும், ஒரு நெடுவரிசைக்குள் வரிசை நிலைத்திருக்க வேண்டும், மற்றும் தொடுதிரை கைபேசிகளிலும் டேப்லெட்களிலும் வேலை செய்ய வேண்டும். 50 அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட பணிகளுடன் சோதியுங்கள், ஐந்து மாதிரி அட்டைகளுடன் அல்ல, உண்மையான அளவில் அது எப்படி நடக்கிறது என்று பார்க்க.

படி 4: கருத்துகள், கோப்புகள் மற்றும் செயல்பாட்டைச் சேருங்கள்

கருத்துகள் உரையாடலை அரட்டைச் செயலிகளில் அல்லாமல் பணியிலேயே வைத்திருக்கும். ஒரு செயல்பாட்டுப் பதிவு ("சாம் இதை மதிப்பாய்வுக்கு நகர்த்தினார், மாலை 3:14") பெரும்பாலான "என்ன நடந்தது?" கேள்விகளுக்குப் பதில் சொல்லும். கோப்புப் பதிவேற்றங்களுக்கு சேமிப்பகமும் அளவு வரம்பும் தேவை.

படி 5: அறிவிப்புகளைச் சேருங்கள்

ஒப்படைப்புகளுக்கும் "நாளைக் காலக்கெடு" நினைவூட்டல்களுக்கும் மின்னஞ்சலுடன் தொடங்குங்கள். செயலியிலிருந்து மின்னஞ்சல் அனுப்புவது எப்படி வழங்குநர்கள் மற்றும் அமைப்பை விளக்குகிறது.

படி 6: உண்மையான வேலையை படிப்படியாக அதில் நகர்த்துங்கள்

ஒரு திட்டத்தை அல்லது ஒரு குழுவை இரண்டு வாரங்களுக்கு அதில் இயக்குங்கள். புதிய கருவியை மக்கள் நம்பும் வரை பழைய கருவியை நீக்காமல் படிக்க மட்டும் வையுங்கள்.

பொதுவான தவறுகள்

• ஒரு பொதுக் கருவியின் அம்சங்களை ஒவ்வொன்றாக மீண்டும் உருவாக்குவது. காண்ட் சார்ட், நேரக் கண்காணிப்பு, ஆவணங்களைச் சேர்த்தால், பல ஆண்டுகளாக அதைச் செய்துவரும் தயாரிப்புகளுடன் போட்டியிடுகிறீர்கள். உங்கள் பணிப்பாய்வில் கவனம் வையுங்கள்.
• அனுமதிகள் இல்லாதது. ஒரு குழு செயலியில், ஒருவர் இன்னொருவரின் பணியை நீக்குவது நீங்கள் நினைப்பதை விட விரைவில் நடக்கும். உறுதிப்படுத்தல் படியையும் மென்மையான நீக்கத்தையும் (soft delete) சேருங்கள்.
• காலக்கெடுக்களில் நேர மண்டலத்தை மறப்பது. "வெள்ளிக்கிழமை காலக்கெடு" என்பது நபர் இருக்கும் இடத்தில் வெள்ளிக்கிழமையைக் குறிக்க வேண்டும்.
• அதிக அறிவிப்புகள். மக்கள் அனைத்தையும் புறக்கணிப்பார்கள். சிலவற்றுடன் தொடங்குங்கள், தேர்வு மக்களிடமே இருக்கட்டும்.
• வரிசையைச் சேமிக்காதது. ஒவ்வொரு புதுப்பிப்பிலும் அட்டைகளை மறுவரிசைப்படுத்தும் பலகை பயன்படுத்த முடியாதது.
• மடிக்கணினியில் மட்டும் சோதிப்பது. பல பணிப் புதுப்பிப்புகள் கைபேசிகளில்தான் நடக்கின்றன.

தயாரான ஒரு தயாரிப்பு சிறந்த தேர்வாக இருக்கும்போது

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp மற்றும் பல முதிர்ந்தவை, நன்கு சோதிக்கப்பட்டவை; கைபேசி செயலிகள், ஒருங்கிணைப்புகள், சில நேரங்களில் ஆஃப்லைன் ஆதரவு ஆகியவற்றுடன், நீங்களே உருவாக்க நீண்ட காலம் ஆகும். பின்வரும்போது ஒன்றைப் பயன்படுத்துங்கள்:

• உங்கள் வேலை பொதுவான அறிவு வேலை: திட்டங்கள், காலக்கெடுக்கள், ஒப்படைப்புகள்
• ஆஃப்லைன் ஆதரவுடன் சொந்த கைபேசி செயலிகள் தேவை
• முதல் நாளிலிருந்தே பிற கருவிகளுடன் டஜன் கணக்கான ஒருங்கிணைப்புகள் தேவை
• குழுவில் யாருக்கும் ஒரு மென்பொருள் துண்டைப் பராமரிக்கும் விருப்பம் இல்லை

பணிப்பாய்வே தயாரிப்பாக இருக்கும்போது, பணிகள் உங்கள் சொந்தத் தரவுடன் இணைய வேண்டியிருக்கும்போது, அல்லது நீங்கள் தேவைப்படும் கருவி இருக்கை வாரியாக விலை வைக்கப்பட்ட பெரிய தயாரிப்பின் ஒரு பகுதியாக இருக்கும்போது சொந்தமாக உருவாக்குங்கள். பல தனிப்பயன் பணிச் செயலிகள் உண்மையில் ஒரு பலகை போட்ட உள் கருவிகள் ஆகும்.

Mythex உடன் உருவாக்குதல்

Mythex ஒரு AI செயலி உருவாக்கி: உங்கள் பணிப்பாய்வை விவரிக்கிறீர்கள், அது நேரடி முன்னோட்டத்தில் பலகை, பட்டியல்கள் மற்றும் படிவங்களை உருவாக்குகிறது, பணிகள் மற்றும் கருத்துகளுக்குத் திட்டத்தில் ஒரு தரவுத்தளத்தையும், இணைப்புகளுக்கும் புகைப்படங்களுக்கும் கோப்பு சேமிப்பகத்தையும் சேர்க்கிறது. நிலைகளையும் பாத்திரங்களையும் எந்தக் குறியீடும் எழுதப்படுவதற்கு முன்பே ஒப்புக்கொள்ள விரும்பினால் முதலில் Plan mode-ஐப் பயன்படுத்துங்கள்; தவறான ஒரு மாற்றத்தை மீட்டெடுக்க checkpoints உதவும். ஒன்றை நினைவில் வையுங்கள்: Mythex கணக்குகளும் ஒத்துழைப்பாளர்களும் செயலியை உருவாக்குபவர்களுக்கானவை. உங்கள் பணிச் செயலியைப் பயன்படுத்தும் மக்களுக்கு அவர்களுக்கென ஒரு உள்நுழைவு தேவை, அதை நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் அங்கீகார நூலகம் அல்லது வழங்குநர் மூலம் சேர்ப்பீர்கள்; பார்க்க செயலியில் உள்நுழைவைச் சேர்ப்பது எப்படி, மற்றும் docs-இல் அங்கீகாரத்தைச் சேர்ப்பது மற்றும் CRUD செயலியை உருவாக்குவது.

எழுதப்பட்ட முதல் prompt-இலிருந்து தொடங்க, குழு கன்பான் பலகை டெம்ப்ளேட் அல்லது அஜைல் ஸ்பிரிண்ட் பலகை டெம்ப்ளேட் முயற்சியுங்கள்.

கேள்விகள்